Aanbiedingsformulier Bouwtaken Noordwijk

Aanbiedingsformulier voor AB Bijlage bij agendapunt

3

Datum

7 februari 2022

Onderwerp

Bouwtaken Noordwijk

Vertrouwelijk

Nee

Doel van agendering

Ter informatie

Toelichting door

Marlies Krul-Seen

Bijlagen

a. Rapport Lysias “Bestuurlijke rapportage organisatie bouwtaken Noordwijk” (Eindrapport dd. 7 december 2021) b. Rapport Berenschot “Uitvoering bouwtaken Noordwijk door ODWH” (definitieve versie dd. 28 januari 2022) c. Raadsvoorstel “Varianten-studie aangaande de uitvoering van de gemeentelijke bouwtaken” (dd. 3 januari 2022) d. (concept) Raadsbesluit “Varianten-studie aangaande de uitvoering van de gemeentelijke bouwtaken” (dd. 3 januari 2022)

SharePoint: 2021007594

Besluitpunten Het algemeen bestuur wordt gevraagd kennis te nemen van: - Het rapport van Lysias “Bestuurlijke rapportage organisatie bouwtaken Noordwijk” - Het rapport van Berenschot “Uitvoering bouwtaken Noordwijk door ODWH” - Het raadsvoorstel en concept raadsbesluit van de gemeente Noordwijk “Variantenstudie aangaande de uitvoering van de gemeentelijke bouwtaken” en zich te beraden op eventuele vervolgstappen. Aanleiding De gemeenteraad van de gemeente Noordwijk heeft in zijn vergadering van 29 juni 2021 een motie aangenomen om te laten onderzoeken of de bouwtaken weer door de gemeente zelf uitgevoerd moeten worden. Aanleiding is een begrotingstekort op de bouwtaken van ca. € 7 ton, omdat de legesinkomsten de uitgaven aan de werkzaamheden van de Omgevingsdienst niet dekken. De gemeente heeft bureau Lysias ingehuurd om het onderzoek uit te voeren. Lysias constateert dat de dienst goed werk levert, maar dat verbeteringen wenselijk zijn op het gebied van informatievoorziening. Lysias adviseert om een verbetertraject met elkaar te doorlopen. Tevens waarschuwt Lysias de gemeente dat de omgevingsdienst niet zonder meer zal meewerken aan het beëindigen van de bouwtaak.

De dienst heeft opdracht gegeven aan bureau Berenschot om de uitvoering van de bouwtaken voor Noordwijk te onderzoeken en kritisch tegen het licht te houden, met als doel vanuit de dienst om daar lering uit te trekken. Tevens is aan Berenschot gevraagd een reactie te geven op de het rapport van Lysias (second opinion). Berenschot concludeert dat de dienst de primaire taken goed uitvoert, maar dat er verbetering mogelijk is op het gebied van sturing en rapportage. In grote lijnen onderschrijft Berenschot de rapportage van Lysias. Maar daar waar het Lysias-rapport

Agendapunt 3 AB 7 februari 2022: Bouwtaken Noordwijk (2021007594)

op een aantal cruciale onderwerpen open einden laat bestaan, heeft Berenschot die verder onderzocht, en komt daardoor tot andere conclusies. Inmiddels heeft het college van burgemeester en wethouders van Noordwijk een voorstel aan de raad gestuurd. Anders dan Lysias had geadviseerd wordt de raad voorgesteld om: - de uitvoering van de bouwtaken door de dienst voorwaardelijk op te zeggen met een termijn van twee jaar - op korte termijn verbetering van de dienstverlening te eisen - een plan van aanpak te maken om de taken zelf uit te gaan voeren - het AB van de dienst te verzoeken om de GR aan te passen (met name voor wat betreft de uittredingsregels). (Wettelijk) kader Gemeenschappelijke regeling (wijziging 11, 1-1-2020) Nota Planning & Control 2020 – 2023. Inhoudelijke punten In de motie en in het raadsvoorstel wordt een aantal onderwerpen aangesneden waarop we graag een nadere toelichting geven. 1. Kostendekkendheid leges Noordwijk gaat voor de bouwtaken uit van een percentage kostendekkendheid van de bouwleges van 80. Als wij zelf op een rij zetten welke taken de dienst uitvoert en welke daarvan gedekt worden door legesinkomsten, dan komen wij niet verder dan een percentage van ca 50 à 60. Op een omzet voor de bouwtaken van meer dan € 3 mln. per jaar verklaart dat het aangegeven tekort in de financiële dekking van Noordwijk.

Noordwijk wil voor een aantal taken geen leges heffen, omdat de gemeente deze diensten kosteloos wil aanbieden aan de inwoners (bijv. het Bouwloket). Uiteraard is die keuze aan Noordwijk. Alleen is het voor de dienst niet mogelijk om de taak ‘gratis’ uit te voeren, omdat de kosten dan voor rekening komen van alle deelnemers van de dienst. 2. Kengetallen Voor het werkplan van 2020 heeft de dienst voor het eerst op brede schaal gewerkt met kengetallen. Dat gold voor alle deelnemers, en ook voor de bouwtaken voor Noordwijk. De kengetallen zijn gebruikt voor het ramen van de werkzaamheden en ter informatie gedeeld met de deelnemers. Aan het eind van het jaar is afgerekend op werkelijk gemaakte uren, zoals ook was afgesproken. In opdracht van Noordwijk heeft Lysias aan het einde van het onderzoek eenzijdig een controle uitgevoerd op de kengetallen. Daarbij is een eigen interpretatie gegeven van wat er wel en niet in het kengetal meegerekend diende te worden, terwijl in onze PDC (producten diensten catalogus) een beschrijving van het bij het kengetal behorende product is opgenomen. Dit heeft geleid tot een ‘onverklaard’ aantal uren equivalent aan 4,7 fte’s, die de dienst ten onrechte in rekening gebracht zou hebben. Uiteraard hebben wij deze uren aan een grondig onderzoek onderworpen.

Daaruit blijkt dat de uren voor de werkzaamheden voor toezicht op verleende omgevingsvergunningen, voor het bouwloket en voor het vooroverleg met aanvragers van vergunningen in deze kengetallen zijn meegerekend, terwijl die niet in de Agendapunt 3 AB 7 februari 2022: Bouwtaken Noordwijk (2021007594)

omschrijving van het kengetal staan. Daarmee is het verschil grotendeels verklaard. Berenschot becijfert het verschil op nog geen 4% van de totale omzet. Uiteraard is dit verschil wat de dienst betreft nog steeds te groot en streven we naar goede kengetallen, het uitvoeren van het werk daarbinnen en het nakomen van afspraken. Alleen verhoudt een zeer strakke sturing op ‘uren maal tarief’ (p*q-sturing) zich moeilijk met de complexiteit van het werk voor de bouwtaak en de onvoorziene vragen die dat werk regelmatig met zich meebrengt. Hierbij kan worden gedacht aan het beantwoorden van raadsvragen, het leveren van diverse extra rapportages, aanpassingen van systemen en het bijwonen van diverse bestuurlijke en ambtelijke overleggroepen. Uiteraard levert de bouwtaak een substantiële bijdrage aan de dekking van de overhead van de dienst, maar deze staat niet in verhouding tot deze hoeveelheid werk, die zich ook niet of nauwelijks in kengetallen laat uitrekenen. Niet voor niets heeft de Commissie Van Aartsen in haar advies over de omgevingsdiensten gewaarschuwd voor een te ver doorgevoerde p*q-financiering van de diensten. 3. Rapportages en dienstverlening Rapportages zijn een zwak punt van de dienst. Daar zijn we bepaald niet trots op en we onderkennen dat dat beter moet.

We werken daar hard aan: uiteraard heeft dit een relatie met de uitvoering van het verbeterplan van Informatiemangement. De door Noordwijk vereiste Kwartaalrapportages hebben wij niet kunnen leveren (het zijn halfjaarrapportages geworden, extra en specifiek voor de bouwtaak) omdat ze ons onevenredig veel tijd gekost zouden hebben. Daarnaast is nooit helemaal duidelijk geworden waarover Noordwijk exact gerapporteerd wilde worden, waardoor de geleverde rapportages bijna per definitie als niet toereikend werden ervaren. De suggestie om een nieuwe Dienstverleningsovereenkomst met elkaar te sluiten ziet de dienst als een goede mogelijk om wederzijds de afspraken tussen Noordwijk en de dienst te herijken. In de afgelopen periode is met enige regelmaat de vraag aan de orde geweest of de dienstverlening zelf niet op orde of dat is de informatie over de dienstverlening niet op orde is. De vraag of de dienst het werk, de primaire taken, goed uitvoert lijkt eigenlijk niet aan de orde te zijn. Lysias en Berenschot geven beide aan dat de kwaliteit van het inhoudelijke werk goed is. Desondanks lijken de rapportages over de dienstverlening en de beeldvorming in de kranten maatgevender te zijn dan de feitelijke prestaties.

Opstelling van de dienst Voor de medewerkers van de dienst die de bouwtaken uitvoeren is het een hard gelag om (weer) onderwerp van kritiek te zijn, terwijl zij zich zeer inzetten voor het leveren van een goed product. Waar zij volgens beide onderzoeksbureaus ook in slagen. De goede dingen goed blijven doen is het uitgangspunt van de dienst, waarbij wij ons zeer bewust zijn dat de rapportages kunnen verbeteren. Mede door de structurele aanpak van de verbetering van het informatiemanagement worden hierin dienstbreed stappen gezet. Uiteraard bereidt de dienst zich voor op het vervolgproces. In het kader van het nauwer samenwerken van de Zuid-Hollandse Omgevingsdiensten onderzoekt de dienst met de Omgevingsdienst Midden-Holland (en mogelijk de Omgevingsdienst ZuidHolland Zuid) of een samenwerking op het gebied van de bouwtaken van meerwaarde voor alle deelnemers zou kunnen zijn.

Agendapunt 3 AB 7 februari 2022: Bouwtaken Noordwijk (2021007594)

Vervolgtraject Het raadsvoorstel wordt op 10 februari 2022 behandeld in de raadscommissie van Noordwijk en op 22 februari 2022 in de gemeenteraad. Afhankelijk van de besluitvorming kunnen vervolgstappen worden voorbereid. Conclusie Het algemeen bestuur wordt gevraagd kennis te nemen van: - Het rapport van Lysias “Bestuurlijke rapportage organisatie bouwtaken Noordwijk” - Het rapport van Berenschot “Uitvoering bouwtaken Noordwijk door ODWH” - Het raadsvoorstel en concept raadsbesluit van de gemeente Noordwijk “Variantenstudie aangaande de uitvoering van de gemeentelijke bouwtaken” en zich te beraden op eventuele vervolgstappen. Ingestemd in de vergadering van het algemeen bestuur van 7 februari 2022, De voorzitter,

de secretaris,

Y. Peters-Adrian

M.E. Krul-Seen

Agendapunt 3 AB 7 februari 2022: Bouwtaken Noordwijk (2021007594)