RB Verordening op de Auditcommissie Noordoostpolder 2023.pdf

No. 23.0000333-1

gemeente

NOORDOOSTPOLDER Emmeloord, 13 februari 2023. Onderwerp Verordening op de Auditcommissie Noordoostpolder 2023 Advies raadscommissie De raadscommissie adviseert het voorstel als hamerstuk te behandelen. Aan de raad. Status: ter besluitvorming Voorgesteld besluit 1. De Verordening op de Auditcommissie Noordoostpolder 2023 vast te stellen. 2. De volgende personen te benoemen tot lid van de Auditcommissie: - mevr. A. Evers (PU) - mevr. L. Mulder (PvdA) - de heer S. de Boer (CU-SGP) - de heer L. Geerts (CDA) Doelstelling De taken, samenstelling verantwoordelijkheiden en bevoegdheden die de vernieuwde auditcommissie heeft vastleggen en de werkwijze ervan vast te leggen bij verordening. Inleiding Het college legt elk jaar verantwoording af aan de gemeenteraad over de begrotingsuitvoering van het voorgaande jaar, in de vorm van het jaarverslag en de jaarrekening, die samen de jaarstukken vormen. De jaarrekening wordt op getrouwheid en rechtmatigheid gecontroleerd door een externe accountant. De accountant wordt aangesteld door de gemeenteraad. De auditcommissie adviseert de raad en is daarnaast ingesteld om afstemmingsoverleg te voeren met de accountant. De auditcommissie van de gemeente Noordoostpolder vervult in de huidige opzet een beperkt aantal taken en komt twee keer per jaar bij elkaar.

De auditcommissie van Noordoostpolder heeft de ambitie om haar taken breder en dieper op te vatten om zo de raad(scommissie) beter in positie te brengen op het gebied van de financiële beheersing van de gemeente. De basis daarvoor is gelegen in de eigen bestuurlijke P&C-cyclus en het meerjarige beleid. Meer en beter inzicht daarin is de basis voor betere keuzes en acties. Door dit te combineren met keuzes ten aanzien van rol, positie en tijdbesteding kan er vorm worden gegeven aan de dóórontwikkeling van de auditcommissie. Dit is door de auditcommissie geconcludeerd na een reeks gesprekken en een training in juni 2021. De voorliggende verordening formaliseert een nieuwe samenstelling en taakopvatting en beoogt de raad beter in positie te brengen door technische taken explicieter in de auditcommissie te beleggen. Argumenten 1. Verdieping en verbreding van de werkzaamheden van de auditcommissie is belangrijk Het is belangrijk om aan het begin van de raadsperiode goed vast te leggen wat de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de auditcommissie zijn omdat dit het rolbewustzijn vergroot en de raad(scommissie) beter in positie wordt gebracht. Ook is er voorgesteld om niet twee, maar zeker vier keer per jaar een vergadering te beleggen. 2.

In de auditcommissie hoeft niet elke partij uit de gemeenteraad vertegenwoordigd te zijn Het aantal leden van de auditcommissie wordt vastgesteld op vijf (incl. de voorzitter) omdat de auditcommissie enkel technische taken heeft. In de voorliggende verordening is ondervangen dat de auditcommissie een redelijke afspiegeling van de raad moet zijn. De (plv.) voorzitter van de

No. 23.0000333-2

raadscommissie BFE is tevens de voorzitter van de Auditcommissie. 3. De auditcommissie kan de raad(scommissie) beter adviseren door technische taken zoals advisering over P&C-documenten en de indeling hiervan breder en dieper op te pakken Door uitgebreider naar de kwaliteit van planning- en controlinstrumenten, begrotingsindicatoren en de samenhang van rapportages te kijken helpt de auditcommissie de raad(scommissie) bij het verbeteren van de kwaliteit van sturingsinformatie, 4. De communicatie en verslaglegging richting de raad(scommissie) wordt versterkt Door de kwalitatieve versterking van de auditcommissie neemt het belang evan toe om de raadscommissie adequaat te informeren over de financieel-technische bevindingen.

Kanttekeningen De verordening wordt, na bespreking in de auditcommissie en de commissie BFE voorgelegd aan de gemeenteraad. Planning/uitvoering 13 februari 2023 20 maart 2023 3 april 2023

Bespreking in de auditcommissie Behandeling in de commissie BFE Vaststelling in raad

Bijlage 1. Verordening auditcommissie Noordoostpolder 2023. 2. Overige beleidsreferenties: => Verordening op de Auditcommissie Noordoostpolder 2014 => Controleverordening gemeente Noordoostpolder De auditcommissie.

Voorzitter Steller

: mevr. S.J. Schrijver : de heer H A R E. Prins, e.prins@noordoostpolder.nl

No. 23.0000333-3

gemeente

NOORDOOSTPOLDER RAAD

De raad van de gemeente Noordoostpolder, gelezen het voorstel van burgemeester en griffier van 13 februari 2023, no. 23.0000333; gelet op artikel 84 Gemeentewet; BESLUIT:

1. De Verordening op de Auditcommissie Noordoostpolder 2023 vast te stellen. 2. De volgende personen te benoemen tot lid van de Auditcommissie: - mevr. A. Evers (PU) - mevr. L. Mulder (PvdA) - de heer S. de Boer (CU-SGP) - de heer L. Geerts (CDA) Aldus besloten in de openbare vergadering

No. 23.0000333-4

De raad van de gemeente Noordoostpotder, gelezen het voorstel van de auditcommissie van 13 februari 2023, gelet op artikel art. 84 Gemeentewet; BESLUIT:

Vast te stellen de Verordening op de Auditcommissie Noordoostpolder 2023

Artikel 1. Begripsbepalingen 1.

In deze verordening wordt verstaan onder: a. accountant: de in de Controleverordening gemeente Noordoostpolder bedoelde accountant die belast is met de controle op de in artikel 197 van de Gemeentewet bedoelde jaarrekening; b. advies: advies van de auditcommissie aan de raad; c. college: het college van burgemeester en wethouders; d. commissie: de auditcommissie; e. controleprotocol: het controleprotocol voor de accountantscontrole op de jaarrekening; f. controleverordening: controleverordening gemeente Noordoostpolder. g. de commissievergadering: de bijeenkomst waarin raadsvoorstellen worden besproken in voorbereiding op besluitvorming in de raadsvergadering; h. raad: de gemeenteraad; i. voorzitter: de voorzitter van de auditcommissie.

Artikel 2. Instelling en doel 1. Er is een auditcommissie die de raad adviseert. 2. De auditcommissie is ingesteld met als doel: a. de raad te adviseren en besluitvorming voor te bereiden. b. afstemmingsoverleg te voeren met de accountant als bedoeld in artikel 4 van de Controleverordening en uitvoering te geven aan de taken als omschreven in artikel 3 van de verordening op de auditcommissie gemeente Noordoostpolder; c. overleg te voeren met betrekking tot het aanbestedingstraject van de accountant en de raad een voorstel te doen ten aanzien van een contract met een accountant na het aanbestedingstraject. 3. De commissie treedt niet in de bevoegdheden van raad en college. Artikel 3. Taken en bevoegdheid 1. 2. 3. 4. 5. 6.

7.

8.

Decommissie adviseert de raad over de planning- en controlinstrumenten. De commissie adviseert de raad over de verslaglegging en samenhang tussen de verschillende planning- en control instrumenten. De commissie adviseert de raad over de indeling van de programmabegroting. De commissie adviseert de raad over begrotings- en beleidsindicatoren. De commissie adviseert de raad over financiële (beheers)verordeningen. De commissie kan (meerjarig) focus aanbrengen voor technische aandachtsgebieden die gericht zijn op inzicht, beheersing of controle. Deze aandachtsgebieden worden vastgesteld door de commissie. De commissie adviseert over het Programma van Eisen voor de aanbesteding van de accountantscontrole, zoals bepaald in artikel 2 lid 3 van de controleverordeningen bereidt het aanbestedingstraject voor van het contract met de accountant. Jaarlijks voorafgaand aan de accountantscontrole vindt afstemmingsoverleg plaats tussen de commissie en de accountant met de mogelijkheid om specifieke aandacht te besteden aan bepaalde posten of organisatieonderdelen, zoals ook bedoeld in artikel 4 van de Controleverordening.

No. 23.0000333-5

9. De commissie adviseert over het vast te stellen controleprotocol. 10. De commissie bespreekt met de accountant zijn rapport van bevindingen over de controle van de jaarrekening en de boardletter zoals bepaald in artikel 7, vierde lid, van de Controleverordening, en brengt hierover een advies uit. 11. De commissie evalueert de werkzaamheden van deaccountant. 12. De commissie adviseert over de door de accountant ten behoeve van de raad uitgebrachte rapporten. 13. De commissie draagt er zorg voor dat de raad inzicht krijgt in het opvolgen van aanbevelingen van de in het vorige lid van dit artikel genoemde rapporten. 14. De commissie kan adviseren overtaken zoals de onderzoeken van college en rekenkamer (aanbevelingen aan college). Artikel 4. Samenstelling en benoeming 1. De auditcommissie bestaat uit vijf leden, inclusief de voorzitter. 2. Elke in de raad vertegenwoordigde fractie kan voor de auditcommissie maximaal één raadslid voordragen ter benoeming. 3. De benoemde raadsleden moeten een redelijke afspiegeling van de raad vormen; ten minste één raadslid moet komen uit een niet in het college van burgemeester en wethouders vertegenwoordigde partij. 4. De voorzitter is de (plaatsvervangend) voorzitter van de raadscommissie Bestuur, Financiën en Economische zaken. 5.

De commissiegriffier van de raadscommissie Bestuur, Financiën en Economische zaken is secretaris van de commissie. 6. De commissie kan interne en externe adviseurs verzoeken de vergadering bij te wonen en advies uit te brengen aan de commissie. 7. Als interne c.q. externe adviseurs worden in ieder geval aangemerkt: de portefeuillehouder Financiën, de gemeentesecretaris, de clustermanager Belastingen, Financiën Planning & Control (BFPC), een vertegenwoordiger van de rekenkamer en de raadsgriffier. Artikel 5. Zittingsduur 1. De benoeming geschiedt voor de periode, gelijk aan die van de leden van de raad. Dit geldt eveneens voor tussentijdse benoemingen. 2. Het lidmaatschap van de auditcommissie vervalt door het verlies van hoedanigheid als raadslid, door ontslagname of door een met redenen omkleed besluit van de raad. Artikel 6. Taken van de voorzitter De voorzitter draagt zorg voor het tijdig en periodiek bijeenroepen van de commissie, het leiden van de vergaderingen, het bewaken van de uitgangspunten en het bevorderen van zorgvuldige advisering. De voorzitter wordt daarbij ondersteund door de secretaris van de commissie en de griffier. Artikel 7. Vergaderingen, quorum en verslaglegging 1. De commissie vergadert minimaal vier maal per jaar of zoveel maal als zij nodig acht, ter bespreking van de in artikel 3 benoemde taken. 2.

De commissie stelt jaarlijks een vergaderschema vast en geeft daarbij aan welke externe adviseurs daarbij aanwezig zijn. 3. De vergadering van de auditcommissie zal slechts doorgang vinden indien tenminste drie van de door de raad benoemde leden aanwezig zijn. 4. De vergaderingen van de commissie zijn besloten, tenzij de commissie anders bepaalt. 5. De besluitenlijsten, waarin de adviezen van de commissie zijn opgenomen, zijn openbaar, tenzij de commissie anders bepaalt. 6. Van iedere vergadering wordt een verslag gemaakt onder verantwoordelijkheid van de griffier. Het verslag wordt vastgesteld door de commissie. 7. Het vastgestelde verslag is beschikbaar voor raadsleden. Artikel 8. Informeren raad 1. De commissie informeert de raad over gemaakte afspraken met de accountant en/of andere adviserende leden en beoordeelt of het wenselijk is de raad tussentijds te

No. 23.0000333-6

informeren over bevindingen aangaande haar werkzaamheden. 2. De commissie informeert actief de commissie Bestuur, Financiën en Economische zaken over haar tussentijdse bevindingen. De griffier organiseert hiertoe de informatievoorziening. 3. Op verzoek van de raad kan de voorzitter van de commissie een toelichting geven in de vergadering van de raad(scommissie). 4. Vertrouwelijke mededelingen worden in een besloten vergadering gedaan. Artikel 9. Citeertitel Deze verordening kan worden aangehaald als de “Verordening auditcommissie Noordoostpolder 2023". Artikel 10. Inwerkingtreding 1. De verordening treedt de dag na de bekendmaking in werking. 2. De Verordening Auditcommissie 2014 wordt ingetrokken. Aldus besloten in de openbare vergadering Van 3 april 2023,