RB Rekenkameronderzoek Majeure Projecten.pdf

No. 25.0001395-1

@

gemeente

NOORDOOSTPOLDER Emmeloord, 8 juli 2025. Onderwerp Rekenkameronderzoek Addendum Majeureprojecten bij Voorzien in Vastgoed (VIV) Advies raadscommissie Hamerstuk

Aan de raad.

Status: ter besluitvorming

Voorgesteld besluit De conclusies van het Addendum Majeure Projecten te onderschrijven en de gedane aanbevelingen over te nemen. Doelstelling Het addendum Majeure projecten bij het rekenkameronderzoek VIV (Voorzien in Vastgoed) aanbieden aan de gemeenteraad ter behandeling en besluitvorming. Dit addendum bij het rekenkameronderzoek Voorzien in Vastgoed (VIV)1 heeft betrekking op de zogenoemde Majeure Projecten binnen de gemeente Noordoostpolder. In 2017 heeft de rekenkamer een onderzoek uitgevoerd, genaamd ‘Grip op grote projecten’. In dat onderzoek zijn diverse aanbevelingen gedaan. In de jaren daarna is er een leidraad en rapportageformat vastgesteld waarmee getracht is meer grip te krijgen op majeure (grote) projecten en programma's. In 2024 is er gerapporteerd over de voortgang van de Majeure Projecten. Voor dit onderzoek naar Majeure Projecten is gekeken naar de aanbevelingen uit 2017 en de opvolging van deze afspraken in de voortgangsrapportage Majeure Projecten uit 2024 in relatie tot VIV2. Daarbij is tevens gekeken of de gemeenteraad voldoende zijn kaderstellende en controlerende rol in kan vullen en daarmee grip heeft op de doelen, ambities en financiën in relatie tot Majeure Projecten. Inleiding De gemeente Noordoostpolder heeft een diversiteit aan vastgoed, wegen en bruggen in haar bezit en/of in gebruik.

De raad ervaart onvoldoende inzicht in de benodigde middelen voor instandhouding en vervanging van het vastgoed. Daarom is verzocht een onderzoek uit te voeren naar inzicht in en grip op de inzet van middelen voor vastgoed en infrastructuur. Tijdens het onderzoek is gebleken dat het beleidsdocument VII (Voorzien in Infrastructuur) nog in ontwikkeling is. Dit geldt ook voor Voortgangsrapportage Majeure Projecten. Om de kwaliteit van het onderzoek te borgen en om te zorgen dat het onderzoek van waarde is voor de gemeenteraad, is besloten eerst het onderzoek VIV uit te voeren en op een later momentVII en Majeure projecten. De verwachting was dat het onderzoek met betrekking tot VII en Majeure Projecten in het vierde kwartaal van 2024 zou worden opgeleverd. Maar voor VII is op dit moment alleen een rapport voorzien in infra — Inzicht in vervangingen voor wegen en kustwerken beschikbaar, maar nog geen uitvoeringsprogramma en dus ook geen specifieke invulling van de financiën. Voor Majeure projecten waren de beleidsdocumenten wel gereed vandaar dat de rekenkamer heeft gekozen om een addendum over majeure projecten op te stellen bij het onderzoek VIV. De planning van het derde deel onderzoek van de rekenkamer, naar VII is afhankelijk van de afronding van de beleidsdocumenten VII en die planning is nog in ontwikkeling. Argumenten 1.1. Conclusies De volgende conclusies opgesteld: 1.

De analysetool en afwegingscriteria voor het definiëren van een Majeur Projectzijn niet GEE Ora

No. 25.0001395-2 Programma's en projecten bestaande uit meerdere projecten (VIV) zijn ook tot Majeure Eire

de voortgangsrapportage nu over een veelheid aan projecten gerapporteerd. Dit leidt er enerzijds toe dat er in de voortgangsrapportage een gebrek aan diepgang is in de Majeure Projecten. Anderzijds is het de vraag of de scope van wat een Majeur Project is nog helder is. De totale rapportagesystematiek zorgt ervoor dat er explicieter aandacht is voor projecten die als Majeur zijn gedefinieerd. Er is bijvoorbeeld expliciet vastgesteld wat er in elke fase over een Majeure Project naar de raad moet. De raad wordt over Majeure Projecten regulier en systematisch geïnformeerd. 1.2 Aanbevelingen Op basis van de bevindingen en conclusies doet de rekenkamer de volgende aanbevelingen zowel aan raad als college tezamen: Herijk de criteria op basis waarvan een project als majeur wordt bestempeld en zorg dat

het proces rondom de afweging navolgbaar is.stDe leidraad inclusief de

beoordelingscriteria dateert uit 2020. Inmiddels zijn er ontwikkelingen geweest in de gemeente, waaronder bijvoorbeeld het meer werken met programma's. Daarbij is geconstateerd dat de analysetool zoals deze nu gehanteerd wordt tot verschillende inzichten kan leiden. Criteria zoals maatschappelijk of bestuurlijk belang kunnen mogelijk door de raad anders ingeschat worden dan door de ambtelijke organisatie. Ga daarom in gesprek, met bijvoorbeeld eenzelfde vertegenwoordiging als waarmee de leidraad is opgesteld, om de criteria te herijken en mogelijk aan te scherpen. Hetis aan te bevelen de beoordelingscriteria SMARTte formuleren, zodat deze minder vrij te interpreteren zijn en navolgbaar zijn. Werk daarbij altijd met een totaaloverzicht van actuele Majeure Projecten en aankomende mogelijke Majeure Projecten. Heroverweeg of programma’s of een veelheid aan projecten (zoals VIV) als Majeur

Project benoemd kunnen wordenitiEr moet expliciet aandacht zijn voor het omgaan met

programma's als Majeur Project, zeker wanneer er binnen die programma's ook specifieke Majeure Projecten zijn zoals VIV met daarbinnen het Bosbad en de VO-campus. Daarbij moet de afweging gemaakt worden: a. Of het wenselijk en overzichtelijk is programma’s als Majeur Project te beschouwen. El ISEP!

b.

Wat in deze gevallen het onderscheidend vermogen is in de rapportagesystematiek. ola

ISEP!

Maak de rollen en verantwoordelijkheden bij de signalering van een Majeur Project

concreetib

Stel met de ambtelijke organisatie een vast moment of vaste verantwoordelijk persoon aan die regulier beoordeeld of een project al dan niet als majeur aangemerkt moet worden. iGezien

de criteria die zijn opgenomen, zoals bijvoorbeeld bestuurlijk en maatschappelijk belang, is het de overweging waard om als raad een signalerende rol te pakken bij het benoemen van mogelijke projecten die als majeur aangemerkt dienen te worden. Maak college en de raad

eindverantwoordelijk voor de aanwijzing van een majeur project. ist!

Ga met de vertegenwoordiging van de ambtelijke organisatie en de raad in gesprek

over de rapportagesystematiekstDe voortgangsrapportage Majeure Projecten geeft een

overzicht van diverse Majeure Projecten en programma's. De samenhang met overige informatievoorziening en rapportages rondom VIV en Majeure Projecten en het onderscheidende karakter van de diverse rapportages is niet altijd duidelijk. Daarbij geldt het uitgangspunt dat er over Majeure Projecten per fase ook gerapporteerd wordt aan de raad. Het vraagt veel van de ambtelijke organisatie qua tijd en inzet. Ook roept het de vraag op of het voor de raad wel het gewenste overzicht biedt en zij door de spreekwoordelijke bomen nog wel het bos kunnen zien. Stel een totaaloverzicht op wat er aan de raad gerapporteerd

wordt over Majeure Projecten en VIV, op welke plek en wanneer. Ga hierover in gesprek met de raad en toetst de gewenste vorm van informatieverstrekking en het onderscheidend vermogen van de verschillende rapportages. Met als doel te komen tot een efficiëntere en effectiever informatievoorziening, zonder daarbij afbreuk te doen aan de aandacht die Majeure Projecten dienen te krijgen in de raad. Om dubbelingen te voorkomen is het raadzaam (zoveel

No. 25.0001395-3 als mogelijk en wenselijk is) aan te sluiten bij de regulier P&C cyclus. Dat laat onverlet de mogelijkheid voor het college om over grote afwijkingen bij de majeure projecten tijdig en

afzonderlijk de raad te informeren. iste:

Kanttekeningen Rekenkamerrapporten zijn er om de controlerende rol van de gemeenteraad te versterken en het beleid en bestuur van de gemeente Noordoostpolder te helpen verbeteren. Dat vraagt van alle betrokkenen een kritische, onderzoekende en lerende houding. Voorgesteld wordt de gedane aanbevelingen, zoals deze in het raadsvoorstel staan beschreven en nader zijn gespecificeerd, over te nemen. Aan het eind van het rapport is de bestuurlijke reactie van het college opgenomen en het sluit af met een nawoord van de voorzitter. Planning/uitvoering In de beeldvormende behandeling op 19 juni 2025 krijgt u gelegenheid de opstellers van het rapport vragen te stellen. Op 1 september 2025 is vervolgens de oordeelsvormende bespreking tussen commissie en college. Tijdens de raadsvergadering van 15 september 2025 dient u zich uit te spreken over de conclusies en aanbevelingen. Voorgesteld wordt de conclusies te onderschrijven en de gedane aanbevelingen, zoals deze in het raadsvoorstel staan beschreven over te nemen. Bijlage Rekenkameronderzoek Addendum Majeure projecten bij VIV De Rekenkamer Noordoostpolder. Portefeuillehouder : J.E. Wijnants Steller : namens de rekenkamer Noordoostpolder Esther Fogl (secretaris rekenkamer); 06 30 92 69 65; Esther.fogl@mac.com

*

No. 25.0001395-4

cS gemeente

De raad van de gemeente Noordoostpolder,

NOORDOOSTPOLDER RAAD

gelezen het voorstel van de rekenkamervan 8 juli 2025, no. 25.0001395; gelet op artikel 81 Gemeentewet BESLUIT: De conclusies van het Addendum Majeure Projecten te onderschrijven en de gedane aanbevelingen over te nemen. Aldus besloten in de openbare vergadering van 15 september 2025. De griffier,

2