RB Pilot Tussentijdse Rapportages 2021.pdf

gemeente

NOORDOOSTPOLDER Emmeloord, 12 januari 2021. Onderwerp Pilot Tussentijdse rapportages 2021 Advies raadscommissie Hamerstuk Aan de raad. Status: ter besluitvorming Voorgesteld besluit Instemmen met de pilot Tussentijdse rapportages 2021, die bestaat uit de volgende onderdelen: a. in afwijking van art. 6 van de Financiële beheersverordening presenteert het college in 2021 direct na het zomerreces een Bestuursrapportage over het eerste halfjaar, in plaats van de Voor- en Najaarsrapportages. b. over elk kwartaal besluit de raad middels een apart raadsvoorstel over tussentijdse technische begrotingswijzigingen. Doelstelling Ruimte scheppen voor het in 2021 houden van een pilot Tussentijdse rapportages, in afwijking van de Financiële verordening 2017, zodat ervaring kan worden opgedaan met alternatieven voor de drie tussentijdse rapportages. Inleiding De huidige begrotingscyclus kent jaarlijks drie uitgebreide tussentijdse rapportages: - de voorjaarsrapportage (raadsbehandeling in juni), - de najaarsrapportage (raadsbehandeling in november) en - de decemberrapportage. De voorbereiding en bespreking ervan vraagt, zowel ambtelijk, bestuurlijk als politiek, veel capaciteit, tijd en energie. De vraag is gerezen of er ook alternatieven zijn en of daarmee geëxperimenteerd kan worden.

Na de bespreking van de memo Tussentijdse rapportages begrotingscyclus 2021 heeft de raadscommissie BFE gevraagd een voorstel te doen aan de raad voor het houden van een pilot in 2021. Beleidsreferentie => Gemeentewet art. 212 => Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BB V) => Financiële beheersverordening gemeente Noordoostoolder Argumenten 1.1 Tussentijdse rapportages zijn facultatief en vormvrij In de artikelen 189 tot en met 211 van de Gemeentewet is vastgelegd dat gemeenten wettelijk verplicht zijn ieder jaar een begroting en jaarrekening vast te stellen. In het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV) staat aan welke vormvereisten de begroting en de jaarrekening moeten voldoen. Alle overige rapportages in de begrotingscyclus zijn (wettelijk gezien) facultatief en vormvrij.

1.2 Verplichtingen vanuit de Financiële beheersverordening Voortvloeiend uit artikel 212 van de Gemeentewet zijn de uitgangspunten voor het financiële beleid en voor de inrichting van de financiële organisatie vastgelegd in de Financiële beheersverordening die stamt uit 2017. In artikel 6 van de verordening zijn de diverse tussentijdse rapportages opgenomen en toegelicht. Er is niet gespecificeerd welke onderdelen de rapportages kennen op het beleidsmatige vlak. Daarmee heeft het college ruimte om de beleidsverantwoording in de rapportages in verschillende vormen aan te bieden. 1.3 Vaststelling van rapportages is onnodig In Noordoostpolder is het gebruikelijk dat de tussentijdse rapportages door de raad worden vastgesteld. De rapportages zijn echter bedoeld om kennis te nemen van de voortgang. Rapportages wijzigen, bijv. bij amendement, kan niet. Vaststellen is daarom feitelijk niet aan de orde en dat doet de raad dan ook niet meer. 2.1 Rapportage meer op hoofdlijnen en gericht op afwijkingen In Noordoostpolder is het gebruik dat een tussentijdse rapportage, naast financiële beheersing, uitgebreide informatie bevat over voortgang, beleidsplanning en -verantwoording. De bestuursrapportage zal meer een hoofdlijnenrapportage zijn en nadrukkelijk op afwijkingen rapporteren.

3.1 Behandeling van twee rapportages valt samen met andere grote financiële stukken De behandeling van de Voorjaarsrapportage vindt in dezelfde raadscyclus plaats als de perspectiefnota en de jaarrekening. De Najaarsrapportage behandelt de raad gelijktijdig met de begroting. De ervaring leert dat beide rapportages daardoor niet goed tot hun recht komen: het levert in die perioden een overbelasting aan informatie én leidt vervolgens ook tot weinig politisering (moties, politieke vragen) en politieke sturing. De decemberrapportage is nodig voor besluitvorming betreffende overhevelingen en als slotwijziging. 4.1 Pilot Tussentijdse rapportages 2021 De pilot bestaat uit de volgende onderdelen: a. in plaats van de Voor- en Najaarsrapportages presenteert het college direct na het zomerreces een Bestuursrapportage over het eerste halfjaar, waarin op hoofdlijnen de voortgang van de lopende begroting wordt weergegeven en de belangrijkste afwijkingen worden vermeld en toegelicht; NB de raad besluit ‘kennis te nemen van de bestuursrapportage’ en stelt deze niet vast. b. elk kwartaal (voor 2021 in de raad van april, juli, en oktober) behandelt de raad middels een apart raadsvoorstel de tussentijdse technische begrotingswijzigingen; deze worden uiteraard wel vastgesteld.

Kanttekeningen 1.2 Deze pilot is een afwijking van de Financiële beheersverordening Dit besluit wijkt af van wat in artikel 6 van de Financiële beheersverordening is vastgelegd. Omdat dat artikel geen verplichting vanuit de Gemeentewet of BBV is, kan de raad bij wijze van experiment deze pilot vormgeven.

2.11nformatievoorziening De mogelijkheid van informeren van de raad via de Voor- en Najaarsrapportage vervalt dit jaar. Het college zal het agendapunt ‘mededelingen’ tijdens commissievergaderingen vaker gebruiken om te voldoen aan de actieve informatieplicht De halfjaarlijkse informatiemarkt wordt, net als de afgelopen jaren, georganiseerd rondom de jaarrekening en de begroting in resp. juni en eind oktober. 4.1 Evaluatie pilot Na de vaststelling van de decemberrapportage evalueert het presidium de pilot en geeft zij een advies aan de nieuwe raad. Indien nodig past de nieuwe raad na de evaluatie de Financiële beheersverordening aan. Planning/uitvoering 8 februari 2021 Bespreking in raadscommissie BFE 1 maart 2021 Vaststelling raadsvoorstel 30 augustus 2021 Bespreking raadcommissies Bestuursrapportage eerste halfjaar 2021 13 september 2021 Beraadslagingen tijdens raadsvergadering Eind 2021/begin 2022 Evaluatie van de pilot. Bijlagen Geen

Portefeuillehouders Steller

: Joh. C. Westmaas Westi en J.E. Wijnants de heer R.F. Wassink; 06 48 13 46 14; r.wassink@noordoostpolder.nl

gemeente

NOORDOOSTPOLDER RAAD

De raad van de gemeente Noordoostpolder, gelezen het voorstel van burgemeester en griffier van 12 januari 2021, no. 21.0000108; gelet op artikel 6 Financiële beheersverordening gemeente Noordoostpolder BESLUIT:

In te stemmen met de pilot Tussentijdse rapportages 2021, die bestaat uit de volgende onderdelen: a. in afwijking van art. 6 van de Financiële beheersverordening presenteert het college in 2021 direct na het zomerreces een Bestuursrapportage over het eerste halfjaar, in plaats van de Voor- en Najaarsrapportages. b. over elk kwartaal besluit de raad middels een apart raadsvoorstel over tussentijdse technische begrotingswijzigingen. Aldus besloten in de openbare vergadering van 1 maart 2021. De griffier, de voorzitter,