RB Evaluatie pilot tussentijdse rapportages.pdf

gemeente

NOORDOOSTPOLDER Emmeloord, 28 januari 2022. Onderwerp Evaluatie en vervolg pilot tussentijdse rapportages Advies raadscommissie Hamerstuk Aan de raad. Status: ter besluitvorming Voorgesteld besluit In te stemmen met het Voorstel behandeling tussentijdse rapportages 2022, dat bestaat uit de volgende onderdelen: 1. in afwijking van art. 6 van de Financiële beheersverordening presenteert het college in 2022 direct na het zomerreces een Bestuursrapportage over het eerste halfjaar, in plaats van de Voor- en Najaarsrapportages. 2. het college bereidt een vernieuwde Financiële beheersverordening voor waarin deze werkwijze wordt voortgezet. Doelstelling De opgedane ervaringen met de pilot Tussentijdse rapportages 2021 als basis te gebruiken om de nieuwe gemeenteraad te adviseren deze werkwijze over te nemen en deze voor het huidige begrotingsjaar toe te passen en verder te formaliseren. Inleiding De begrotingscyclus kent jaarlijks drie uitgebreide tussentijdse rapportages: - de voorjaarsrapportage (raadsbehandeling in juni/juli), - de najaarsrapportage (raadsbehandeling in november) en - de decemberrapportage. De voorbereiding en bespreking ervan vraagt, zowel ambtelijk, bestuurlijk als politiek, veel capaciteit, tijd en energie.

Naar aanleiding van de bespreking in de raadscommissie BFE van 8 februari 2021 heeft de raad besloten om in het begrotingsjaar 2021 te experimenteren met een alternatieve werkwijze met betrekking tot de rapportages: de pilot tussentijdse rapportages. De pilot bestond uit de volgende onderdelen: a. in plaats van de Voor- en Najaarsrapportages presenteerde het college direct na het zomerreces een Bestuursrapportage over het eerste halfjaar, waarin op hoofdlijnen de voortgang van de lopende begroting werd weergegeven en de belangrijkste afwijkingen werden vermeld en toegelicht; NB de raad besluit ‘kennis te nemen van de bestuursrapportage’ en stelt deze niet vast. b. elk kwartaal (voor 2021 in de raad van april, juli en oktober) behandelde de raad middels een apart raadsvoorstel de tussentijdse technische begrotingswijzigingen; Aan het eind van het begrotingsjaar is de pilot geëvalueerd en is de conclusie dat de werkwijze door alle geledingen positief is ontvangen. Dit voorstel beoogt daarom ook om het vervolg te regelen.

Beleidsreferentie => Gemeentewet art. 212 => Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BB V) => Financiële beheersverordening gemeente Noordoostpolder Argumenten 1. De raad is positief over de opbrengsten van de pilot en adviseert de nieuwe gemeenteraad de werkwijze definitief te maken en te formaliseren Zoals eerder is genoemd, staat de raad positief tegenover het voortzetten van deze werkwijze. Wel geven raadsleden een aantal suggesties om de tussentijdse begrotingswijzigingen te verbeteren, deze worden ter bespreking aangeboden aan de nieuwe auditcommissie. De nieuwe raad kan vervolgens de werkwijze formaliseren door de Financiële beheersverordening te vernieuwen. 2. Om de werkwijze uit de pilot in 2022 voort te zetten is afwijking van de Financiële beheersverordening nodig Voortvloeiend uit artikel 212 van de Gemeentewet zijn de uitgangspunten voor het financiële beleid en voor de inrichting van de financiële organisatie vastgelegd in de Financiële beheersverordening die stamt uit 2017. In artikel 6 van de verordening zijn de diverse tussentijdse rapportages opgenomen en toegelicht. Er is niet gespecificeerd welke onderdelen de rapportages kennen op het beleidsmatige vlak. Daarmee heeft het college ruimte om de beleidsverantwoording in de rapportages in verschillende vormen aan te bieden.

Deze afwijking duurt zolang er nog geen nieuwe Financiële beheersverordening is vastgesteld. 3. Om de werkwijze definitief te maken dient de Financiële beheersverordening vernieuwd te worden Het college wordt verzocht, in overleg met de nieuwe auditcommissie die na de verkiezingen wordt gevormd, de raad een wijzigingsvoorstel voor te leggen waarin de werkwijze wordt vastgelegd. Kanttekeningen 1. Deze pilot is een afwijking van de Financiële beheersverordening Dit besluit wijkt af van wat in artikel 6 van de Financiële beheersverordening is vastgelegd. Omdat dat artikel geen verplichting vanuit de Gemeentewet of BBV is, kan de raad bij wijze van experiment deze pilot vormgeven. Planning/uitvoering -December 2021 -14 februari 2022 -16 februari 2022 -Voorjaar-zomer 2022

Evaluatie pilot tussentijdse rapportages 2021 Bespreking raadsvoorstel in de raadscommissie BFE Beraadslaging en besluitvorming tijdens de raadsvergadering Beraadslaging vernieuwde Financiële beheersverordening en inwerken nieuwe raad

Bijlagen Geen

Portefeuillehouders Steller

: de heren R.T. de Groot en J.E. Wijnants : de heer H.A.R.E. Prins, 06 48 13 46 26; e.prins@noordoostpolder.nl

gemeente

NOORDOOSTPOLDER RAAD

De raad van de gemeente Noordoostpolder, gelezen het voorstel van burgemeester en griffier van 28 januari 2022, no. 2022.00052, gelet op artikel 6 Financiële beheersverordening gemeente Noordoostpolder, BESLUIT:

In te stemmen met het Voorstel behandeling tussentijdse rapportages 2022, dat bestaat uit de volgende onderdelen: 1. in afwijking van art. 6 van de Financiële beheersverordening presenteert het college in 2022 direct na het zomerreces een Bestuursrapportage over het eerste halfjaar, in plaats van de Voor- en Najaarsrapportages. 2. het college bereidt, in overleg met de nieuwe auditcommissie, een vernieuwde Financiële beheersverordening voor waarin deze werkwijze wordt vastgelegd. Aldus besloten in de openbare vergadering van 16 februari 2022.