Griffiejaarverslag 2024.pdf

Griffiejaarverslag 2024 1. Inleiding Voor u ligt het jaarverslag van de griffie van de gemeenteraad van Noordoostpolder 2024. We beschrijven, na onze visie op ons werk en een overzicht van de verantwoordelijkheden, taken en werkzaamheden van de griffie. de highlights van het afgelopen jaar. In februari 2023 presenteerden we het Griffieplan 2023-2024, daarvan melden we de standvanzaken. We wensen u veel leesplezier!

Robert Wassink raadsgriffier

Elles Kroon plv. griffier/ raadsadviseur (t/m 31 mei)

Eduard Prins plv. griffier/ raadsadviseur

Pieter Groot raadsadviseur (vanaf 1 sept.)

Boukje Hoekstra medewerker griffie (t/m 30 april)

Alice Polhoud medewerker griffie (vanaf 1 juli)

2. Visie van de raadsgriffie van Noordoostpolder De griffie heeft als hoofdtaak het goed in positie brengen van de gemeenteraad. Wij willen kwaliteit leveren en zo mogelijk verbeterslagen maken. Daarbij maken wij gebruik van onze politiek-bestuurlijke sensitiviteit en onze proactieve houding. Belangrijk(er): dit willen wij te allen tijde op een onafhankelijke en integere manier doen. Dit betekent primair onafhankelijkheid in onze professionaliteit. Wij adviseren en ondersteunen de raad als collectief en raads- en commissieleden individueel, vanuit onze professionele integriteit, zonder onderscheid te maken tussen fracties, coalitie, oppositie, voorzitters, enz. Ons streven daarbij is om toegankelijk en dienstverlenend te zijn, waarbij we enerzijds geen onnodige drempels opwerpen en anderzijds de gemaakte afspraken te bewaken. Alles ten dienste van de gemeenteraad en lokale democratie. Tegen die achtergrond zijn wij ook gericht op een goede samenwerking met de ambtelijke organisatie en het college, want we staan gezamenlijk voor dezelfde opdracht: het goede te doen voor de samenleving. 3. Overzicht van de verantwoordelijkheden, taken en werkzaamheden van de raadsgriffie Tot de reguliere werkzaamheden van de raadsgriffie rekenen we de volgende taken: 1. Het voorbereiden van en inhoudelijke ondersteuning tijdens raadsvergaderingen en de afhandeling van de vergaderingen; 2.

Het voorbereiden van en inhoudelijke ondersteuning tijdens de commissievergaderingen en overige (thema-)bijeenkomsten van raad en commissies en de afhandeling ervan; 3. Het voorbereiden van, de inhoudelijke ondersteuning tijdens vergaderingen en het voeren van het secretariaat van diverse overleggen en commissies: - fractievoorzittersoverleg - agendacommissie - auditcommissie - klankbordcommissie burgemeester-gemeenteraad - werkgeverscommissie 4. Het voorbereiden van en de inhoudelijke ondersteuning tijdens vergaderingen en het voeren van het secretariaat van werkgroepen: werkgroep communicatie, werkgroep omgevingswet, werkgroep ideeënmarkt; 5. Het ondersteunen van raads- en en commissieleden (vraagbaak- en coachfunctie) bij het raadswerk, onder meer bij het inzetten van raadsinstrumenten; 6. Aanspreekpunt zijn voor commissie- en raadsaangelegenheden: - intern voor de ambtelijke organisatie en het college - extern voor inwoners en organisaties en ondersteuning bieden in contacten tussen de raad en inwoners; 7. Het bewaken van de door de raad vastgestelde procedures en de afspraken en werkwijzen die daarbij horen;

8. Voorlichting geven over de lokale politiek en het verzorgen van het representatie- en communicatiebeleid van de raad en zijn onderdelen; 9. Het verzorgen van de raadscommunicatie t.b.v. de (sociale) media en schrijvende pers; 10. Het organiseren van werkbezoeken en overige (externe) activiteiten van de raad; 11. Het organiseren en verzorgen van opleidingen en trainingen voor raads- en commissieleden; 12. De informatievoorziening op de website, het raadsinformatiesysteem; 13. De technische ondersteuning van het raadsinformatiesysteem; 14. Het afhandelen van alle correspondentie aan de raad; 15. Het opzetten en bijhouden van deugdelijke archivering; 16. Het beheren van de raads- en griffiebudgetten en het budget van de rekenkamer; 17. Financiële administratie en verwerken declaraties van raadsleden en fracties; 18. Verbeteren kwaliteit besluitvormingsproces; 19. Het voorbereiden en opstellen van verordeningen met betrekking tot de raad; 20. Het onderhouden van contacten met verbonden partijen. 4.

Highlights van 2024 Naast wat we gedaan hebben in het kader van het overzicht van ‘verantwoordelijkheden, taken en werkzaamheden’ (zie onder 3.) sprongen er in 2024 de volgende onderdelen uit: Personeel In het jaarverslag van 2023 meldden we: ‘wat we zien en ervaren (en ook van verschillende kanten terug horen) is dat er voor wat betreft de griffie een mooie kwaliteitsslag gemaakt is in de versterking van de tactische en strategische advisering en ondersteuning van de gemeenteraad’. Vanaf de eerste maanden van 2024 moesten we echter alle zeilen bijzetten om het basisniveau overeind te houden, na het vertrek van een raadsadviseur en de medewerker griffie. Voor beide functies hebben we tijdelijke overbrugging kunnen organiseren. Werving en selectie leverden twee nieuwe, enthousiaste collega’s op. Zij hebben een mooie start gemaakt en groeiden er gaandeweg steeds meer in. Flexibele inzet In 2024 vroegen de volgende extra werkzaamheden in het bijzonder onze aandacht: - Werving & selectie en het inwerken van twee nieuwe collega’s (en hun tijdelijke vervangers in het voorjaar); - Verdere digitalisering en archivering; - Afronding vervanging hard- en software raadzaal; - Uitvraag en verwerking 360-graden feedback t.b.v. het jaargesprek met de burgemeester - Voorbereiding van de ideeënmarkt; - Samen met de raadsleden krachtig(er) uitvoering geven aan de Strategische Raadsagenda. 5.

Evaluatie griffieplan 2023-2024 In het Griffieplan 2023-2024 staat een viertal ontwikkelgebieden benoemd: A. Intern samenspel (raad, college, bestuursorganisatie, griffie) B. Gemeenteraad (ontwikkeling, verbreding, verdieping) C. Richting de samenleving D. Ontwikkeling(en) griffie Op basis van de gesprekken met de (nieuwe) raads- en commissieleden en van ontwikkelingen die we op raad en griffie op ons af zien komen, zijn daarbij 25 doelen en activiteiten geformuleerd voor 2023 en 2024. Aan de hand van dit griffieplan kijken we terug naar (bijna) de eerste helft van de raadsperiode. De uitvoering ervan verliep in goede samenwerking van de griffie met de raadsvoorzitter, de gemeentesecretaris en bestuursdienst, met de werkgeverscommissie en de agendacommissie. Onderstaand de vier hoofdthema’s uit het griffieplan 2023-2024 met 25 activiteiten/doelen. In de tweede kolom wat er in 2024 gedaan is en erachter in kleur wat de status van de activiteiten/doelen is. De legenda is als volgt:

Afgerond - beoogde doel is bereikt volgens plan

Uitvoering gestart, niet afgerond

Uitvoering nog niet gestart

Vraagt blijvende aandacht, going concern

A. Intern samenspel (raad, college, bestuursorganisatie, griffie) 1. BOB – versterking interne toelichting/voorbereiding met collega’s: wanneer doe je wat?

- Consultatienota toegevoegd - Participatie als standaard-kopje toegevoegd - Overleggen met intern kwaliteitsteam voor versterking van formuleringen.

2. Gezamenlijke reflectie op ‘hoe gaat het onderlinge samenspel’ (fr.vz., college, directie, griffie)

Informeel overleg Samenspel ingevoerd en jaarlijkse organisatie ervan initiëren.

3. Meer en beter inzicht in het gemeentelijke taakveld bij raadsvoorstellen: waar ga je wél en waar ga je níet over.

- Jaarlijks informeel overleg Samenspel organiseren - Suggesties geven aan de werkgroep kwaliteit raadsvoorstellen - Inzetten op betere annotaties - Duidelijk maken waar keuzes te maken zijn en hoe bevoegdheden georganiseerd zijn, zowel als raad-college als wel gemeente-provincieRijk.

4. Omvorming rekenkamercommissie naar rekenkamer en inrichten klankbordgroep

- Rekenkamer is verzelfstandigd (zonder externe leden en griffier als adviseur) - Klankbordcommissie ingericht en geformaliseerd

5. Nieuwe werkwijze van verantwoording aanbevelingen rekenkamer aan de raad (klankbordgroep) en aan het college (auditcommissie) implementeren

Na inrichting klankbordgroep is werkwijze (splitsing) verantwoording aanbevelingen raad en college geëffectueerd.

6. Bekendheid vergroten van diverse processen raad – college – ambtelijke organisatie via handleidingen

-

De griffie-handleidingen zijn herschreven en verbeterd In samenwerking met de organisatie zijn processen en de beschrijvingen ervan opgesteld en meer ‘lean’ gemaakt, zowel in proces als in de digitale werkwijzen.

B. Gemeenteraad (ontwikkeling, verbreding, verdieping) 7. Versterken van aandacht voor integriteit en ondermijning - integraliteit van diverse documenten, actief het gesprek (blijven) voeren over integriteit

Vastgesteld: - Procesafspraken handhaving integriteit gemeentebestuur Noordoostpolder (2024) Hoe te handelen bij (een vermoeden van) een integriteitsschending? - Gedragscode integriteit raads(commissie)leden Noordoostpolder (2024) - Gedragscode integriteit burgemeester en wethouders Noordoostpolder (2024) Ingevoerd: Jaarlijkse thema-avond voor raad, commissie, college over integriteit, ondermijning, etc.

8. Beleid ontwikkelen voor weerbaar bestuur, veiligheid van politieke ambtsdragers

Ingevoerd en bij basisstukken onder de aandacht: Memo bedreiging politiek ambtsdragers

9. Actualiseren verordeningen Auditcommissie, Rekenkamer, Gedragscode/integriteit, wijzigingen gemeentewet geheimhouding

Geactualiseerd: - Verordening op de auditcommissie (2023) - Verordening op de rekenkamer 2023 (plus wijzigingsverordening 2024) - Gedragscode/integriteit (2024) In voorbereiding: - Wijzigingen gemeentewet m.b.t. geheimhouding

10. Gemeentefinanciën - kennisvergroting gerelateerd aan integraal keuzes maken en sturen en update diverse Financiële verordeningen

-

-

11. Verbonden partijen – afwegingskader aandeelhouderschappen, uitwerken public affairs/lobbyagenda en actualisatie Nota verbonden partijen.

In 2023 is de Verordening op de auditcommissie geactualiseerd. Er is ingezet op het vergroten van de P&Ckennis voor raadsleden door diverse trainingen en aangescherpte beeldvorming vanuit BFPC en de accountant Baker Tilly N.V. Ook is er richting de PPN 2025-2028 inzicht gegeven in de indicatoren die gebruikt kunnen worden in de P&C-cyclus.

De ambtelijke werkgroep ‘Verbonden Partijen’ en het kwartaaloverleg is verder geformaliseerd en de raadsrapporteurs worden eerder dan voorheen betrokken bij P&C-producten van de verschillende samenwerkingsverbanden zoals de ontwerpbegroting, kaderbrief en jaarrekening. In 2023 en 2024 is er regelmatig een zienswijze ingediend op deze stukken. Vanwege het vertrek van de beleidsadviseur Verbonden Partijen is de Nota nog niet geactualiseerd. Dit volgt in 2025.

12. Periodieke vaardigheidstrainingen aanbieden: debat, voorzitten, snellezen, soc. media, etc. (themakeuze naar belangstelling)

Georganiseerd: - Debattraining - Voorzitterstraining - Workshop artificiële intelligence - Mediatraining - Workshop vragenstellen Er bleek onlangs nog behoefte aan een training raadsinstrumenten

13. Kennis en gebruik van het BOB-model actueel houden

Going concern en verdient blijvend attente aandacht.

14. Versterken interactie commissieleden onderling en met het college o.b.v. (politieke) actualiteit. Dit beter in de agenda’s opnemen.

Dit wordt standaard in de agenda opgenomen, de praktijk in nog wel eens weerbarstig: ronde vragenstellen aan college – ronde uitwisseling politieke standpunten.

15. Werkgroep Omgevingswet in positie brengen

Is weer opgetuigd en ingesteld, inmiddels lijkt deze werkgroep richting opheffing te gaan, gezien de invoering van de Omgevingswet, met bijbehorende documenten.

16. Uitrol Teams binnen de fracties.

Voor fracties die daaraan behoefte hadden is dit uitgevoerd.

C. Richting de samenleving 17. Interactie met de samenleving faciliteren (van buiten naar binnen, van binnen naar buiten)

-

-

Activiteiten als ideeënmarkt Tien werkbezoeken georganiseerd aan bedrijven, dorpen, maatschappelijke organisaties en is er regelmatig beeldvorming op locatie geweest Politiek Uurtje meer onder de aandacht gebracht Cursus Politiek Actief gestart

18. Communicatieplan verder uitwerken o.b.v. messagehouse en klankbordgroep, standaardiseren van acties en steeds beter worden. Specifieke prioriteiten voor 2023: bereik vergroten (offline en online, nu ook Instagram), raadsleden helpen met sociale media, vaste zichtbaarheid in de krant, scholenbezoeken en herhalend, verbeterend huidige activiteiten en uitbouw Gast van de raad, Politiek actief (najaar)

In 2024 - Is meer ingezet op scholenbezoeken, zo zijn in 2024 bijna 1000 leerlingen bereikt van verschillende scholen waar onder Firda en verschillende basisscholen - Is Democracity (basisscholen) georganiseerd - Zijn afspraken gemaakt met de krant De Noordoostpolder om raadsnieuws beter onder de aandacht te krijgen in het nieuws. - Is bij werkbezoeken exposure gegeven naar buiten toe door de sociale media. - Is de raad begonnen met Instagram en met succes: er worden gemiddeld 1500 inwoners bereikt per Insta-post. - Eind 2024 is het communicatieplan voor de ideeënmarkt verder uitgewerkt, in 2025 wordt de eerste ideeënmarkt georganiseerd met bijbehorende communicatiemiddelen.

19. Doordenking en bespreking van: wat is het effect van participatie op de rol van de raad?

Een avond belegd met Pascale Georgopoupou (projectleider invoeringsondersteuning bij het Programma Invoering Omgevingswet van de VNG) – minimale belangstelling, geen vervolg aan gegeven.

D. Ontwikkeling(en) griffie 20. Hernieuwde aandacht vragen voor kwaliteit raadsvoorstellen (tekstueel en juridisch) – ludiek middel om kwaliteit te versterken? 21. Kwaliteitsslag voorstellen voor betere begrijpelijkheid van moties en amendementen (publieksvriendelijk)

In samenwerking met de interne werkgroep ‘schrijfhulp’ is gewerkt aan het verbeteren van concept-besluitteksten in raadsvoorstellen en de juridische onderbouwing ervan. In beperkte mate gebeurd, kan nog verder verbeterd.

22. Aandacht voor overname van taken (onderlinge vervangbaarheid)

Was goed voor elkaar, maar verdient na personele wijzigingen opnieuw aandacht. Wel zijn voor meerdere processen beschrijvingen opgesteld, zodat een ander de standaardwerkzaamheden sneller over kan nemen.

23. Individuele ondersteuning/coaching bieden aan raadsleden, voorzitters, etc. (naar behoefte)

Dit is going concern en verdient blijvend aandacht.

24. Aandacht blijven vragen om de LTA betrouwbaarder maken en planmatig krachtiger inzetten

De LTA is, in samenwerking met de manager van de afdeling Beleidsontwikkeling, sterk verbeterd; deze is nu betrouwbaarder, verhelderd en de redenen waarom onderwerpen doorschuiven beargumenteerd. Het onder de aandacht brengen bij de raad is een goede vervolgstap, zodat men weet hoe de LTA ingezet kan worden.

25. Inspiratie opdoen bij griffies van andere gemeenten

We zijn op bezoek geweest bij de griffie van Flevoland en van Urk en hebben we de griffie van Dronten ontvangen. Uitwisseling en inspireren is daarbij het doel en blijkt ook nuttig voor netwerkopbouw. De griffier neemt deel aan het tweemaandelijks Griffiersoverleg binnen Flevoland.