D26 00 Nota Vaststelling subsidie FlevoMeer Bibliotheek 2020.pdf

BESLUITVORMENDE NOTA AAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS No. 21.0005487 Afdeling/eenheid/cluster:

Projectnaam:

Bijl.: Datum:

Maatschappelijke Ontwikkeling

31 augustus 2021

Steller: M. Visscher

Portefeuille: IV Onderwerp: Vaststelling subsidie FlevoMeer Bibliotheek 2020 Voorgesteld besluit 1. De subsidie over 2020 aan de FlevoMeer Bibliotheek vaststellen op €1.038.432 2. Het onverschuldigd betaald bedrag van de subsidie van € 48.865 terugvorderen; 3. De aanvullende incidentele subsidie FlevoMeer Bibliotheek conform beschikking tot verlening vaststellen op €50.000; 4. De FlevoMeer Bibliotheek toestemming verlenen om €14.522 te doteren aan het bestemmingsfonds Brandschade; 5. De gemeenteraad informeren. Inleiding De FlevoMeer Bibliotheek (FMB) heeft op 28 mei 2021 een verzoek ingediend tot het vaststellen van de subsidie over 2020 en de lokale verantwoording ingediend. Dit baseerden zij op de resultaatafspraken die u voor 2020 maakte met de FMB. Ook zond de FlevoMeer Bibliotheek de jaarrekening 2020 inclusief controleverklaring mee. Op 22 juni 2021 heeft het verantwoordingsgesprek plaatsgevonden. In de begeleidende brief (bijlage 1) verzoekt de FMB u: 1. In te stemmen met een dotatie van € 14.522 aan het bestemmingsfonds Brandschade waar vervolgens jaarlijks een bedrag uit vrijvalt gelijk aan de afschrijvingstermijn van de gemaakte opknapkosten; 2. De subsidie 2020 conform de toekenning vast te stellen op €1.087.297 voor het reguliere bibliotheekwerk en €50.000 voor de aanvullende, incidentele subsidie; 3.

In te stemmen met de vorming van een bestemmingsfonds Herinrichting de Plek ter grootte van het positief resultaat van 2020. In dit collegevoorstel adviseren we u om in te stemmen met verzoek 1. We adviseren u verzoek 2 en 3 niet te honoreren en lichten toe waarom niet. Doelstelling Het vaststellen van de subsidie aan de FMB over 2020 en besluiten over de aanvullende verzoeken van de FMB. Argumenten 1.1 Er is aan de verantwoordingsverplichtingen voldaan Er kan overgegaan worden tot vaststelling, omdat aan de verantwoordingsverplichting die zijn opgenomen in de verleningsbeschikking 2020 is voldaan. De FMB heeft, “De toelichting 2020 voor de vestiging Noordoostpolder”, de jaarrekening 2020 en aanvullend de factsheet FMB aangeleverd, waaruit verantwoording van de activiteiten blijkt. 1.2 De subsidie is besteed aan de daarvoor bedoelde doelstellingen De FMB heeft voldaan aan de inhoudelijke activiteiten die verbonden zijn aan de verleende subsidie. De dienstverlening is, vanwege de coronamaatregelen, anders uitgevoerd dan was voorzien bij de aanvraag. Hierover is uitgebreid gerapporteerd (pagina 7 t/m 12 van het document ‘Verantwoording en toelichting 2020 FlevoMeer Bibliotheek Noordoostpolder’). Door de snelle inzet van alternatieve dienstverlening heeft de FMB haar klanten behouden.

Voorbeelden hiervan zijn de Onlinebibliotheek, Bel de Bieb, Bel de Klant, AfhaalBieb en de ledentassen. Uiteraard hadden de coronamaatregelen wel effect op de groepsactiviteiten: die konden geen doorgang vinden. We adviseren u hier coulant mee 1

om te gaan. Uit het document ‘Verantwoording en toelichting 2020 FlevoMeer Bibliotheek Noordoostpolder,’ leest u ook hoe de FMB omging met de gemaakte resultaatafspraak en in welke mate de resultaten zijn behaald. We verwijzen u hiervoor naar het genoemde document in de bijlage. 2.1 De bestemming van het positieve resultaat van 2020 is een nieuwe aanvraag FMB vraagt ons om in te stemmen met de vorming van een bestemmingsfonds ‘Herinrichting De Plek’ ter grootte van het positieve resultaat van € 48.865. Dit is eigenlijk een nieuwe subsidieaanvraag voor 2021 en verder. Deze is nog onvoldoende onderbouwd om mee akkoord te gaan. Het is voor de hand liggend dat de FMB hiervoor een incidentele subsidie aan zou vragen die we dan separaat kunnen beoordelen. We beschikken nu niet over voldoende informatie om hier positief over te besluiten. We adviseren u daarom de subsidie over 2020 lager vast te stellen en het positief resultaat van € 48.865 terug te vorderen. U kunt dit terug te vorderen bedrag voor 2021 beschikbaar houden voor een eventuele, onderbouwde, incidentele aanvraag van de FMB. In het verantwoordingsgesprek met de FMB hebben we aangegeven dat dit ons advies aan u zal zijn. 2.2. De vermogenspositie van de FMB biedt geen ruimte voor toevoeging aan de egalisatiesreserve De vermogenspositie is robuuster dan het gestelde maximum van 10% van het subsidiebedrag.

Dit kan vastgesteld worden op basis van de jaarrekening en de verleende subsidie. U leest meer over de vermogenspositie van de FMB in Bijlage 7 van de jaarrekening. Voor de Noordoostpolder is het eigen vermogen € 446.917. De egalisatiereserve (het vrij besteedbare deel) bedraagt € 146.737. Dat is ruim 13% van de jaarlijkse subsidiesom. Volgens artikel 5 van de ‘Subsidieregeling financiën en reservevorming bij subsidieverstrekking’ mag een uit subsidiemiddelen opgebouwde egalisatiereserve van maximaal 10% van het gemiddeld jaarlijks subsidiebedrag worden aangehouden. De FMB komt dit jaar voor het eerst boven deze 10% uit. Het is daardoor niet meer mogelijk om de niet bestede middelen te reserveren. We adviseren u dan ook om het positief resultaat volledig terug te vorderen. Mocht de vermogenspositie de komende jaren op dit hogere niveau blijven, dan kunt u hier later apart op sturen. Mede gelet op de bezuinigingstaakstelling voor de FMB achten we dat nu nog niet nodig. 3.1 De aanvullende subsidie is besteed aan de daarvoor bedoelde doelstellingen De FMB heeft voldaan aan de inhoudelijke activiteiten van de drie projecten die verbonden zijn aan de verleende subsidie. Dat blijkt uit het document ‘Verantwoording en toelichting 2020 FlevoMeer Bibliotheek Noordoostpolder:’ a. De FMB richtte zich op digitale vaardigheden in de dorpen.

De bibliotheek heeft de cursussen Klik&Tik en Digisterker gerealiseerd. Beide bevorderen de digitale vaardigheden, zelfredzaamheid en participatie van deelnemers. b. De FMB richtte zich aantoonbaar op de taalontwikkeling van kinderen. Met de VoorleesExpress (een landelijk leesbevorderingsprogramma) hielpen ze gezinnen op een leuke wijze de taalontwikkeling van kinderen te stimuleren. Het programma zorgt ervoor dat kinderen met een taalachterstand extra aandacht krijgen. De VoorleesExpress was er voor kinderen van 4 tot en met 8 jaar. Er namen in totaal 17 gezinnen deel. c. De FMB richtte zich tenslotte op een zomerprogramma voor kinderen die niet met vakantie kunnen gaan. Kinderen konden in de zomervakantie meedoen aan workshops. Gezinnen die gebruik maakten van de Meedoen-bon van onze gemeente, konden zich gratis aanmelden. Anderen betaalden een bijdrage van 3 euro per workshop. Er waren in totaal 193 aanmeldingen voor 21 workshops. 4.1 Het vormen van een bestemmingsreserve is eerder vastgesteld In de zomer van 2019 ontstond er brandschade aan de bibliotheek in Emmeloord. De totale herstelkosten hiervan lagen rond de € 178.000. De definitieve schade-afhandeling door de verzekeraar vond inmiddels plaats. In 2019 is er rekening gehouden met een vergoeding van de gemaakte kosten van zo’n 95%. In 2020 is het resterende bedrag van € 14.522 uitgekeerd.

Het vormen van de bestemmingsreserve brandschade is een administratieve handeling die in lijn is met de huidige wet-en regelgeving en op aangeven van de accountant van de FMB is. In lijn met uw besluit van vorig jaar om met deze reservevorming in te stemmen, adviseren we u ook dit jaar in te stemmen met de (laatst resterende) dotatie van €14.522 aan het bestemmingsfonds Brandschade.

2

5.1 De gemeenteraad is betrokken De FlevoMeer Bibliotheek is een van de belangrijkste uitvoerders van ons cultuurbeleid en ontvangt hiervoor meer dan € 1 miljoen aan subsidie. Het is daarom gebruikelijk en logisch om de raad te informeren door hen dit collegevoorstel met bijlagen toe te sturen. Kanttekeningen 3.1 Vanwege Corona zijn niet alle projectmiddelen besteed. In totaal is er € 2.158 van het incidentele subsidiebedrag van € 50.000 niet besteed. Een deel van de subsidie is niet besteed of anders besteed dan afgesproken. Dat komt doordat activiteiten niet (fysiek) uitgevoerd konden worden vanwege de coronamaatregelen. Partijen hebben zoveel mogelijk ingespeeld om de activiteiten “Corona proof “ te organiseren voor onze inwoners. We adviseren u het beperkte niet bestede budget niet terug te vorderen. Op 19 maart 2020 besloot u “coulant om te gaan met de afhandeling van de subsidieverleningen 2020 aan maatschappelijke partners, wanneer als gevolg van de Coronacrisis, gedurende de crisis er sprake is van geen of verminderde of alternatieve activiteiten dan wel resultaten”. Planning/Uitvoering FMB ontvangt direct na uw besluit de vaststellingsbeschikking 2020. Ook wordt de gemeenteraad geïnformeerd. Bijlagen 1. Aanbiedingsbrief FMB van de FMB d.d. 28 mei 2021 met drie verzoeken. 2. Verantwoording en toelichting 2020 FlevoMeer Bibliotheek Noordoostpolder. 3.

Jaarrekening FMB 2020 4. Factsheet FMB 2020 5. Uitgaande vaststellingsbeschikking subsidie FMB 2020

3