D16 01 Bijlage 1 bij Nota AvA HVC - Uitnodiging volgende Algemene Vergadering 27 mei 2021.pdf

Postbus 9199 1800 GD Alkmaar Telefoon (072) 5411 311 info@hvcgroep.nl www.hvcgroep.nl

Aan: De aandeelhouders van NV HVC (zie: geadresseerde)

datum : 16 april 2020 onderwerp : Algemene Vergadering d.d. 27 mei 2021

IBAN: NL95 RABO 0376 4500 10 BIC: RABONL2U IBAN: NL41 INGB 0651 0045 00 BIC: INGBNL2A K.v.K. nr. 37061260 BTW nr. NL 8106.96.459.B.01

uw kenmerk : uw brief van :

ons kenmerk : D&A bijlage(n) : diversen

Geachte aandeelhouder, Mede namens de Raad van Commissarissen nodig ik u hierbij uit voor deelname aan de Algemene Vergadering van HVC, die gehouden zal worden op donderdag 27 mei a.s., aanvang 13.30 uur, in beginsel* in Sportcomplex De Meent, Terborchlaan 301 te Alkmaar. (*)

Op grond van de huidige richtlijnen van de Rijksoverheid om verspreiding van het cornavirus te beheersen1, is het houden van wettelijk verplichte bijeenkomsten op dit moment alleen mogelijk indien de aanwezigen tenminste 1,5 meter afstand van elkaar houden. Ook de aandeelhoudersvergadering van HVC behoort tot dit type bijeenkomsten. Er zal gebruik worden gemaakt van een grote vergaderruimte, met een tafelopstelling die borgt dat er meer dan voldoende afstand tussen de aanwezigen is. Indien in de week voorafgaand aan de algemene vergadering mocht blijken dat deze vanwege aangescherpte maatregelen niet in fysieke vorm georganiseerd kan worden, dan zullen wij u nader informeren over de wijze waarop de aandeelhoudersvergadering zal plaatsvinden.

Het is gebruikelijk dat wij in het kader van de voorbereiding op de vergadering bestuurders en ambtenaren van aandeelhouders de mogelijkheid bieden om deel te nemen aan een informatiebijeenkomst. De locaties en data van deze vergaderingen zijn met de aandeelhoudende gemeenten en waterschappen afgestemd. U wordt verzocht om met bijgaand machtigingsformulier de naam op te geven van de persoon die uw organisatie als aandeelhouder in de vergadering vertegenwoordigt.

1 https://www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/coronavirus-covid-19/uitgelicht-corona/coronamaatregelen

1

Ik verwacht u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd. Voor vragen of nadere informatie kunt u contact opnemen met Jan van Raaij, secretaris, telefoon 072-5411311 of per e-mail j.vanraaij@hvcgroep.nl. Met vriendelijke groeten, HVC Dion van Steensel, algemeen directeur

Bijlagen: x agenda en stukken x machtigingsformulier voor vertegenwoordigers van aandeelhouders voor deelname aan de vergadering

2

Aanmeldingsformulier voor deelname aan de Algemene Vergadering van NV HVC d.d. donderdag 27 mei 2021 De aandeelhouder: ____________________________________ (naam rechtspersoon)

Hierbij rechtsgeldig vertegenwoordigd door:

_____________________________________ (naam (loco-)burgemeester/bestuursvoorzitter) machtigt de heer/mevrouw: ___________________________ om met het recht van substitutie op te treden als vertegenwoordiger van voornoemde aandeelhouder tijdens de Algemene Vergadering van NV HVC d.d. 27 mei 2021

____________,______________________ (datum) (handtekening)

Graag retour zenden uiterlijk 20 mei a.s. per e-mail aan mw. M. Braun: m.braun@hvcgroep.nl