D16 00 Nota IBT Archieven 2022.pdf

INFORMATIENOTA AAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS No. 23.0000718 Afdeling/eenheid/cluster: Advies

Projectnaam: -

Bijl.: Datum: 4 9 juni 2023

Steller: EH Heeringa

Portefeuille: I Onderwerp: IBT Archieven 2022 Voorgesteld besluit 1. De rapportage IBT Archieven 2022 vaststellen 2. Het KPI-verslag 2022 vaststellen 3. Het jaarverslag 2022 van de archivaris vaststellen 4. De raad informeren 5. De rapportage IBT Archieven 2022 aanbieden aan de provincie Doel Het doel van deze notitie is om uw college te informeren over het gevoerde archiefbeheer over 2022. In bijgevoegd verslag wordt een stand van zaken gegeven, inclusief aanbevelingen en actiepunten waaraan de komende tijd gewerkt moet worden. Inleiding Als gemeente hebben we te maken met de uitvoering van de Archiefwet 1995. Ingevolge artikel 3 is uw college dan ook verplicht de onder u berustende archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren, alsmede zorg te dragen voor de vernietiging van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden. Het toezicht hierop wordt uitgeoefend door de Provincie middels het zogenaamde InterBestuurlijk Toezicht (IBT). Hiertoe dient de gemeente jaarlijks verslag uit te brengen. Samenvatting Geconcludeerd kan worden dat het archiefbeheer van de gemeente Noordoostpolder de afgelopen jaren naar een goed niveau gebracht is. Ondanks dat de provinciale toezichthouder dit de afgelopen paar jaar anders waardeerde. Het ging daarbij met name over het punt dat bepaalde historische archieven nog niet zijn overgebracht.

Ondanks dat we hier al jaren hard aan werken en er ruime financiële middelen voor worden beschikbaar gesteld en de Provincie ons machtiging tot uitstel van de overbrenging tot 1 januari 2024 heeft verstrekt. Het is dan ook verheugend kunnen melden dat onze inspanningen er voor hebben gezorgd dat er in dit verslag geen issues meer als “Rood” aangemerkt worden. Dit is geen reden om voldaan achterover te gaan leunen. Er moet in 2023 het nodige gebeuren, zoals: wegwerken laatste deel van de achterstanden in overbrenging; doorontwikkeling Archiefdienst; aanpassing Handboek Vervanging en het Vervangingsbesluit; actualisatie gemeentelijke Archiefverordening, Besluit Informatiebeheer en Calamiteitenplan Archieven invoering Kwaliteits(zorg)systeem Archieven vervanging huidig e-depot beleid archiveren/gebruik Social Media Gevolg/vervolg Daar waar nodig zijn inmiddels de nodige acties in gang gezet. Voor een aantal zaken valt geen directe actie te ondernemen, aangezien er factoren zijn waar we geen tot weinig invloed op hebben. Daarnaast zullen er prioriteiten gesteld moeten worden, aangezien het aantal issues de werkbelasting overstijgt.

Conclusie De Provincie beoordeelt ons voor 2021 wederom als “redelijk adequaat”. Er zijn positieve ontwikkelingen geconstateerd, maar ook zaken die verbetering behoeven. Hier zijn we gericht mee bezig. De doorlooptijd is echter langer dan verwacht/gehoopt. Maar we geven hierbij de voorkeur aan kwaliteit boven kwantiteit. De provinciale toezichthouder wordt regulier meegenomen in de voorgang. Planning/Uitvoering 2023 e.v. Bijlagen 1. 2. 3. 4.

Rapportage IBT Archieven 2022 KPI-verslag 2022 Jaarverslag 2022 van de archivaris Schrijven GS van Flevoland met betrekking tot beoordeling IBT 2021-2022