D14 01 Bijlage 1 bij Nota - Bibliotheek convenant 2022-2028.pdf
Tekst van het document
SAMENWERKINGSCONVENANT GEMEENTEN DRONTEN, LELYSTAD, NOORDOOSTPOLDER, URK, ZEEWOLDE EN FLEVOMEER BIBLIOTHEEK Partijen: 1. Burgemeester en wethouders van de gemeente Dronten, te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door de heer S.J. Lap, 2. Burgemeester en wethouders van de gemeente Lelystad, te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door de heer S. Kruis, 3. Burgemeester en wethouders van de gemeente Noordoostpolder, te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door de heer T. van Steen, 4. Burgemeester en wethouders van de gemeente Urk, te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door de heer F. Brouwer, 5. Burgemeester en wethouders van de gemeente Zeewolde, te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door mevrouw W. Prins, hierna te noemen ‘de gemeenten’, en 6. Stichting FlevoMeer Bibliotheek, statutair gevestigd te Lelystad, te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door mevrouw H. Broekhuizen, directeur-bestuurder, hierna te noemen 'de Bibliotheek’ overwegende het volgende: I de gemeenten en de Bibliotheek werken duurzaam samen om de bibliotheekvoorzieningen, conform de Wet stelsel openbare bibliotheekvoorzieningen (Wsob), voor inwoners van de gemeenten in stand te houden.
De samenwerking draagt bij aan de optimale dienstverlening aan de burgers van de gemeenten; II Het Ministerie van OCW, het IPO, de VNG en de bibliotheekpartners KB, VOB en SPN hebben in het landelijke Bibliotheekconvenant 2020-2023 afspraken gemaakt over de toekomst van de openbare bibliotheek en afgesproken dat zij zich gezamenlijk gaan inzetten voor leesbevordering, digitale inclusie en een leven lang ontwikkelen. Dit samenwerkingsconvenant vindt aansluiting bij het landelijk Bibliotheekconvenant. III de gemeenten hebben elk een subsidierelatie met de Bibliotheek en voeren zelfstandig beleid. De inhoud van de subsidierelatie is neergelegd in de subsidiebeschikking en de daarbij horende eventuele bijlagen; IV de gemeenten en de Bibliotheek wensen ten behoeve van een efficiënte en effectieve samenwerking subsidierelaties op elkaar af te stemmen door een aantal overkoepelende afspraken te maken over de wijze en de inhoud van de samenwerking; V de gemeenten en de Bibliotheek wensen de afspraken over de samenwerking vast te leggen in dit convenant;
en zijn als volgt overeengekomen:
1
Artikel 1 Kernfuncties en Maatschappelijke Opgaven 1. De Bibliotheek richt haar dienstverlening in conform de kernfuncties die in de Wet stelsel openbare bibliotheekvoorzieningen zijn opgedragen. 2. De kernfuncties vormen de basis voor de doelstelling van de wet dat iedereen toegang heeft tot de openbare fysieke en digitale bibliotheekvoorziening. Daarmee kan de bibliotheek, daar waar mogelijk met gemeenten en andere samenwerkingspartners, haar kerntaak uitvoeren: vrije toegang bieden tot informatie en cultuur en burgers helpen zich te ontwikkelen, zodat eenieder zelfredzaam is en goed kan functioneren in de maatschappij. 3. De Bibliotheek staat in het hart van de lokale gemeenschap en verbindt op een actieve manier mensen en kennis, daar waar die verbinding relevant is en niet vanzelf tot stand komt. 4. De Bibliotheek voert haar kernfuncties op ondernemende wijze uit en maakt actief gebruik van landelijke, regionale of lokale projectsubsidies en participeert in landelijke, regionale of lokale netwerken. 5. De Bibliotheek levert een bijdrage aan de maatschappelijke opgaven voortkomend uit het landelijk Bibliotheekconvenant en praktisch uitgewerkt in de Netwerkagenda n.l.: a. Geletterde samenleving (Het bevorderen van geletterdheid en leesplezier) b. Participatie in de informatiesamenleving (digitale inclusie en digitaal burgerschap) c.
Leven lang ontwikkelen (basisvaardigheden en blijvende inzetbaarheid) Artikel 2 Overlegorgaan en penvoerder 1. Er is een overlegorgaan. 2. Het overlegorgaan is het bestuurlijk platform zonder beslissingsbevoegdheid van de partijen die dit convenant zijn overeengekomen. 3. Het overleg van het overlegorgaan heeft tot doel: a. beleidswijzigingen van de gemeente en de Bibliotheek ten aanzien van de subsidierelatie te bespreken, b. elkaar te informeren over de instandhouding en continuïteit van de bibliotheekvoorziening in de gemeenten, c. de ontwikkeling van verdergaande samenwerking op terrein van de maatschappelijke opgaven te onderzoeken en elkaar daartoe te inspireren, bijvoorbeeld m.b.t. de gemeentelijke gezinsaanpak geletterdheid, de gezamenlijke bestrijding van laaggeletterdheid in de arbeidsmarktregio’s of innovaties middels het provinciale innovatiefonds, d. in het algemeen elkaar te informeren over zaken die dit convenant en de samenwerking betreffen.
4. Het overlegorgaan komt minstens tweemaal per jaar bijeen, waarvan eenmaal in een bestuurlijk overleg en eenmaal in een inspiratiebijeenkomst waaraan vanwege de brede bibliotheekfuncties ook genodigden uit andere beleidsdomeinen deel kunnen nemen. De bibliotheek draagt zorg voor de bijbehorende kosten. Indien noodzakelijk, afhankelijk van het onderwerp en de hoogte van de kosten, worden deze door het overlegorgaan gedeeld.
2
5. Veertien dagen voorafgaand aan een bestuurlijk overleg vindt een ambtelijk overleg plaats. 6. Het overlegorgaan bestaat uit de portefeuillehouders en de beleidsambtenaren uit de gemeenten (maximaal twee leden per gemeente) die belast zijn met het bibliotheekwerk en de directeur-bestuurder en beleidsmedewerker van de Bibliotheek. 7. De Bibliotheek heeft de regierol en elk jaar sluit een andere gemeente (beleidsadviseur) aan bij de voorbereiding van de twee bijeenkomsten. De wethouder van de desbetreffende gemeente is voorzitter van dat overleg. Dit geschiedt op alfabetische volgorde. 8. Op basis van één van de volgende gronden dient de penvoerder, de Bibliotheek, op initiatief van een der partijen een bijeenkomst te beleggen, naast de jaarlijkse reguliere overleggen: a. b. c. d. e.
een gemeente wil de subsidierelatie met de Bibliotheek wijzigen/beëindigen en dit heeft mogelijk en direct gevolgen voor de andere gemeenten en de Bibliotheek; een gemeente wil beleid wijzigen en dit heeft mogelijk en direct gevolgen voor de andere gemeenten en de Bibliotheek; een gemeente of de Bibliotheek komt de uit dit convenant voortvloeiende afspraken niet na; een gemeente of de Bibliotheek wil een wijziging van het convenant; op verzoek van een gemeente of de Bibliotheek;
Artikel 3 Duur van het convenant 1. Dit convenant vervangt het samenwerkingsconvenant 2018 – 2021 en treedt in werking op datum van ondertekening door alle deelnemende partijen en loopt tot en met 31 december 2028. Actualisatie is te allen tijde mogelijk bij significante gebeurtenissen. In 2025 wordt een tussentijdse evaluatie geagendeerd voor ambtelijk en bestuurlijk overleg in 2026. 2. In het laatste werkingsjaar van dit convenant wordt in gezamenlijkheid en op basis van evaluatie besloten tot voortgang of wijziging van het convenant.
Artikel 4 Subsidie 1. De kosten van de uitvoering van de dienstverlening door de Bibliotheek worden gedekt door een per gemeente te bepalen subsidiebedrag, eigen inkomsten van de Bibliotheek en waar mogelijk eventuele andere externe (project) financiering. 2. Elke gemeente afzonderlijk verstrekt de Bibliotheek jaarlijks, conform de lokale subsidieverordening, een subsidie voor de uitvoering van de in de subsidiebeschikking omschreven dienstverlening die gebaseerd is op de kernfuncties van de Bibliotheek en de maatschappelijke opgaven zoals genoemd in artikel 1. 3. De Bibliotheek dient jaarlijks voorafgaand aan het nieuwe subsidiejaar, in overeenstemming met de lokale subsidieverordening en subsidiebeleidsregels, bij elke gemeente een subsidieaanvraag in en uiterlijk 1 oktober een programmabegroting. 4. In overeenstemming met de lokale subsidieverordening kan, indien nodig, bij de betreffende gemeente uitstel worden aangevraagd tot 1 oktober voor het indienen van de programmabegroting, met als gevolg dat de subsidiebehandeling wordt opgeschort.
3
5. De Bibliotheek rapporteert na afloop van ieder subsidiejaar vóór juni van het jaar volgend op het subsidiejaar aan iedere gemeente afzonderlijk over de uitvoering van de opdracht(en) voor die gemeente, zowel inhoudelijk als financieel en conform de door de afzonderlijke gemeenten vastgestelde regels. 6. Elke gemeente past de subsidie jaarlijks aan met een indexpercentage conform de lokale begrotingsrichtlijnen of beleidskaders en besluitvorming door de gemeenteraad. 7. De Bibliotheek kan, al dan niet in samenwerking met één of meer gemeenten, voor de dekking van de kosten van activiteiten inkomsten verwerven uit subsidies van andere – niet lokale – overheden, deelnemersbijdragen, kaartverkoop, sponsoring en andere bronnen van inkomsten, mits dit past binnen de vastgestelde gemeentelijke beleidskaders. 8. Elke gemeente houdt in haar beleid en uitvoering rekening met het brede werkterrein van de Bibliotheek (bijv. cultuur, educatie, participatie en inburgering) Elke gemeente bevordert dat de Bibliotheek participeert in netwerken en samenwerkt met partners aan projecten waarvan de resultaten bijdragen aan geïnspireerde, geïnformeerde, betrokken en vaardige burgers. Elke gemeente bevordert dat de Bibliotheek vanuit de brede maatschappelijk educatieve functie een bijdrage levert aan gemeentelijk beleid. 9.
De Bibliotheek stelt zich op als een pro-actieve partner en zoekt waar mogelijk aansluiting bij gemeentelijke beleidsterreinen waar de Bibliotheek een zinvolle bijdrage kan leveren aan de persoonlijke ontwikkeling van burgers en verbetering van de maatschappelijke kansen.
Artikel 5 Gehele of gedeeltelijke beëindiging van de subsidie 1. Indien een gemeente besluit om de subsidie geheel of gedeeltelijk te beëindigen, neemt zij het volgende in acht: a. het voornemen hiertoe wordt tijdig en in overeenstemming met de redelijke termijn volgens de Algemene wet bestuursrecht (Awb) en de Wet stelsel openbare bibliotheekvoorzieningen (Wsob) aan de penvoerder, Bibliotheek, van het overlegorgaan aangekondigd; b. de Bibliotheek krijgt de gelegenheid om via een hoorzitting of schriftelijk een zienswijze in te dienen op het voornemen om de subsidie geheel of gedeeltelijk te beëindigen; c. het besluit tot gehele of gedeeltelijke beëindiging van de subsidie wordt eveneens tijdig en in overeenstemming met de redelijke termijn volgens de Awb kenbaar gemaakt aan de Bibliotheek; d. Uit oogpunt van zorgvuldigheid en vanwege de netwerkverantwoordelijkheid voor het stelsel als geheel en voor de Bibliotheek in het bijzonder, worden voornemens en besluiten als voornoemd in het overlegorgaan geagendeerd met het doel elkaar tijdig te informeren en de effecten van de (voorgenomen) besluiten op de Bibliotheek en voor de andere gemeenten te bespreken.
Artikel 6 Tarieven inwoners
4
1. Inwoners van de gemeenten betalen als lener (en/of gebruiker) van de Bibliotheek gelijke tarieven die door de Bibliotheek worden vastgesteld. 2. Voornemen tot wijziging van het tarievenstelsel wordt in het overlegorgaan besproken. 3. Om het lezen onder de jeugd te stimuleren en vorm te geven aan het Leesoffensief zetten gemeenten en de Bibliotheek zich ervoor in dat uiterlijk in 2025 boetes voor bibliotheekgebruik onder jeugdigen zijn vervallen. Artikel 7 Ondernemerschap & risico’s 1. Naast de door de gemeenten gesubsidieerde dienstverlening kan de Bibliotheek in één of meer gemeenten andere activiteiten en diensten organiseren en daaruit inkomsten verwerven, mits: a. deze passen binnen de doelstellingen van de Bibliotheek en de gemeentelijke afspraken en het vastgesteld beleid van de gemeente waar de activiteiten/diensten wordt uitgevoerd; b. de activiteiten/diensten niet leiden tot onaanvaardbare risico’s voor de Bibliotheek en de gemeenten; c. de activiteiten inhoudelijk en financieel gescheiden zijn van de activiteiten waarvoor de gemeenten een subsidie verstrekken en ook gescheiden worden verantwoord. 2. De Bibliotheek rapporteert jaarlijks aan de gemeenten over deze activiteiten en diensten waarvan de financiële resultaten effect hebben op de Bibliotheek. 3. De ondernemersrisico’s worden in het overlegorgaan besproken. Artikel 8 Kwaliteit 1.
De Bibliotheek zal de opgedragen taken op een kwalitatief voldoende niveau uitvoeren, wat betekent dat aan het landelijk certificeringskader, zoals deze onder meer zijn vastgesteld door de Vereniging van Openbare Bibliotheken (VOB) en de Vereniging Nederlandse Gemeenten (VNG), zal worden voldaan. 2. De Bibliotheek voldoet aan de eisen van de Code Cultural Governance. 3. De bibliotheek voldoet aan de eisen van de Wet Bestuur en Toezicht Rechtspersonen. 4. Kwaliteit wordt getoetst aan de hand van kwaliteitskaders gerelateerd aan Certificeringsorganisatie Bibliotheekwerk, Cultuur en Taal en Certificering van Taalhuizen.
Artikel 9 Maatschappelijke impact 1. De Bibliotheek en gemeenten brengen maatschappelijke effecten teweeg bij het uitvoeren van de maatschappelijke opgaven. 2. De Bibliotheek voert periodiek effectmeting, monitoring, benchmarking en evaluaties uit. Relevante rapportages in relatie met de maatschappelijke opgaven worden onderling uitgewisseld.
5
3. De Bibliotheek werkt met klantsegmentatie die informatie verschaft over
verschillende klantgroepen. De permanente klantdialoog duidt aanvullend de behoeften van de inwoners uit het werkgebied, zodat producten en diensten behoefte gestuurd tot stand komen.
Artikel 10 Geschillenregeling 1. Een geschil is aanwezig als een gemeente of de Bibliotheek dit in een aangetekende brief aan de andere partijen kenbaar maakt. 2. De gemeenten en de Bibliotheek zullen geschillen die mochten ontstaan naar aanleiding van dit convenant in eerste instantie in overleg proberen op te lossen, zo mogelijk onder begeleiding van een gecertificeerd mediator. 3. Indien de gemeenten en de Bibliotheek niet tot een oplossing kunnen komen, zal het geschil bij uitsluiting worden voorgelegd aan het bevoegde rechterlijk orgaan.
Artikel 11 Beëindiging/wijziging 1. Elk der partijen is gerechtigd om buiten rechte door middel van een aangetekend schrijven dit convenant geheel of gedeeltelijk te beëindigen. 2. Indien een partij dit convenant wil beëindigen, dan zal deze alle overige partijen schriftelijk informeren over de redenen van beëindiging en de datum waarop deze ingaat. 3. Wijziging(en) van dit convenant komen niet tot stand zonder schriftelijke instemming van elk der partijen.
6
Aldus overeengekomen en getekend in zesvoud te …. op …………………………………...
………………………………………………………………………… Burgemeester en wethouders van de gemeente Dronten S.J. Lap
………………………………………………………………………….. Burgemeester en wethouders van de gemeente Lelystad S. Kruis
…………………………………………………………………………. Burgemeester en wethouders van de gemeente Noordoostpolder T. van Steen
…………………………………………………………………………… Burgemeester en wethouders van de gemeente Urk F. Brouwer
……………………………………………………………………………. Burgemeester en wethouders van de gemeente Zeewolde W. Prins
…………………………………………………………… Stichting FlevoMeer Bibliotheek H. Broekhuizen
7