D11 03 Bijlage 3 bij nota machtiging belastingdienst - Verwerkersovereenkomst.pdf

Verwerkersovereenkomst uitvoering Machtigingsbesluit gegevensgebruik toeslaggedupeerden gemeente Noordoostpolder Het Ministerie van Financiën, verder te noemen Verwerkingsverantwoordelijke, hierbij rechtsgeldig vertegenwoordigd door de directeur-generaal Toeslagen en Het College van Burgemeester en Wethouders van de gemeente Noordoostpolder, verder te noemen Verwerker hierna afzonderlijk te noemen “Partij”, of gezamenlijk “Partijen” Overwegen het volgende: a) Gedupeerden van de kinderopvangtoeslagaffaire (hierna: belanghebbenden) moeten zo spoedig mogelijk benaderd worden, zodat zij gewezen kunnen worden op de mogelijkheden van gemeentelijke hulp op het gebied van huisvesting, inkomen, schulden, zorg en gezin. Hierbij staat de vrijwillige acceptatie van gemeentelijke hulp door de toeslaggedupeerde centraal. b) Gemeenten, dan wel de door gemeenten gemandateerde organisaties, zijn door hun specialistische kennis en ervaringen bij uitstek in staat om contact te zoeken, een goed gesprek te voeren, vertrouwen te winnen en op gemeentelijke hulp te wijzen aan een ingezetene van de gemeente die mogelijk in de problemen is gekomen door het handelen van Belastingdienst/Toeslagen, dan wel bij wie de uitvoering van de kinderopvangtoeslag heeft geleid tot onbillijkheden van overwegende aard.

c) Verwerkersverantwoordelijke heeft op 18 januari 2021 het Machtigingsbesluit gegevensgebruik toeslaggedupeerden gemeente Noordoostpolder (hierna: de Machtiging) genomen, op grond waarvan Verwerker de volgende dienst levert namens de Verwerkingsverantwoordelijke: a. Alle feitelijke handelingen verrichten die noodzakelijk zijn om in contact te treden met een ingezetene van de gemeente die belanghebbende is in de zin van de Machtiging, met als doel om hen te wijzen op de mogelijkheden van gemeentelijke hulpverlening. d) Verwerker verwerkt voor de uitvoering van de Machtiging persoonsgegevens namens de Verwerkingsverantwoordelijke; e) Op de verwerking van persoonsgegevens door Verwerker zijn de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de Uitvoeringswet AVG (UAVG) van toepassing; f) Partijen leggen overeenkomstig de vereisten van de AVG en de UAVG de volgende afspraken over de verwerking van persoonsgegevens vast in deze verwerkersovereenkomst (hierna: de Verwerkersovereenkomst); En komen het volgende overeen: Artikel 1 Definities 1.1 Begrippen uit de AVG, de UAVG en de Machtiging die in deze Verwerkersovereenkomst worden gebruikt, hebben dezelfde betekenis. 1.2 Bijlage: aanhangsel bij deze Verwerkersovereenkomst, die onlosmakelijk deel uitmaakt van deze Verwerkersovereenkomst.

Artikel 2 Ingangsdatum en duur 2.1 De Verwerkersovereenkomst treedt in werking met ingang van de datum van ondertekening. Met de ondertekening van de Verwerkersovereenkomst wordt ook akkoord gegeven door Verwerker op de Machtiging. 2.2 Deze Verwerkersovereenkomst eindigt wanneer de Machtiging op grond van het Machtigingsbesluit is ingetrokken, dan wel is beëindigd en de afspraken over het teruggeven en/of vernietigen van persoonsgegevens zijn nagekomen. Artikel 3 Onderwerp van deze Verwerkersovereenkomst 3.1 Verwerker verwerkt de door of via Verwerkingsverantwoordelijke ter beschikking gestelde persoonsgegevens uitsluitend in opdracht van Verwerkingsverantwoordelijke voor de uitvoering van de Machtiging en uitsluitend overeenkomstig schriftelijke instructies van Verwerkingsverantwoordelijke, tenzij een op Verwerker van toepassing zijnde Unierechtelijke

Verwerkersovereenkomst uitvoering Machtigingsbesluit gegevensgebruik

1

3.2

of lidstaatrechtelijke wettelijke bepaling hem tot verwerking verplicht. In dat geval zal Verwerker Verwerkingsverantwoordelijke, voorafgaand aan de verwerking, daarvan zonder onredelijke vertraging in kennis stellen, tenzij die wetgeving deze kennisgeving om gewichtige redenen van algemeen belang verbiedt. De door Verwerker uit te voeren verwerkingen staan beschreven in tabel 1 van Bijlage 1.

Artikel 4 Inhoudelijke afspraken 4.1 Wijze van gegevensuitwisseling De Verwerkingsverantwoordelijke stelt een technische voorziening ter beschikking aan Verwerker voor een veilige gegevensuitwisseling. De Verwerker stuurt de gegevens van de contactpersoon die toegang krijgt tot deze technische voorziening namens de gemeente Noordoostpolder aan Verwerkersverantwoordelijke, waarna levering van de gegevens plaatsvindt. De gegevens worden gedurende vier maanden ter beschikking gesteld. 4.2 Terugmelding Verwerker rapporteert maandelijks aan de Vereniging van Nederlandse Gemeenten het aantal belanghebbenden met wie geslaagd contact is gelegd. NB: De terugkoppeling zal niet op persoonsniveau plaatsvinden. 4.3 Beschikbaarheid De Persoonsgegevens zijn per datum van verstrekking vier maanden beschikbaar voor Verwerker. Verwerker verwijdert de gegevens na geslaagd contact, dan wel uiterlijk vier maanden na ontvangst en zoveel eerder als mogelijk is. 4.4 Verlenging termijn beschikbaarheid Op verzoek van Verwerker, ingediend zes weken voor verstrijking van de periode, kan de in 4.2 benoemde periode verlengd worden met maximaal vier maanden. 4.5 Verwijdering van de gegevens Verwerker verwijdert de gegevens uit de ontvangen lijst wanneer er sprake is van geslaagd contact. Wanneer de betrokkene geen hulp wenst te ontvangen, worden de gegevens direct verwijdert.

Wanneer de betrokkene aangeeft gebruik te willen maken van het hulpaanbod, vangt het reguliere hulpproces van de gemeente – onder diens verantwoordelijkheid - aan. 4.6 Subverwerkers Verwerkingsverantwoordelijke verleent in het Machtigingsbesluit algemene schriftelijke toestemming voor de inschakeling van subverwerkers. Bij de inschakeling van subverwerkers blijft deze Verwerkersovereenkomst onverkort van kracht. 4.7 Geheimhouding Personen die werken voor (sub)Verwerker en (sub)Verwerker zelf, moeten Persoonsgegevens waarmee zij werken geheimhouden. De personen die werken voor Verwerker en subverwerkers hebben daarom een geheimhoudingsverklaring getekend, of zich op een andere manier schriftelijk gebonden aan de geheimhouding. 4.8 Rechten van betrokkenen Als een betrokkene een beroep doet op zijn rechten zoals genoemd in artikel 12 t/m 22 AVG, helpt Verwerker Verwerkingsverantwoordelijke om daarop binnen de wettelijke termijnen een beslissing te nemen. 4.9 Extra informatie VNG en Belastingdienst/Toeslagen zullen een script/handreiking met aandachtspunten voor de gegevensverwerking ter beschikking stellen, welke de gemeente, dan wel de door de gemeente gemandateerde organisatie, kan gebruiken tijdens het leggen van het eerste contact met belanghebbenden om de belanghebbenden te wijzen op de mogelijkheden van gemeentelijke hulp.

Artikel 5 Beveiliging van de Verwerking 5.1 Verwerker zorgt voor passende technische en organisatorische maatregelen om de persoonsgegevens goed te beveiligen, zoals bedoeld in artikel 32 AVG en beschreven in bijlage 2. De Verwerker werkt volgens een algemeen erkende overheidsnorm, namelijk de BIO. 5.2 Partijen erkennen dat het waarborgen van een passend beveiligingsniveau voortdurend kan dwingen tot het treffen van aanvullende beveiligingsmaatregelen. Verwerker waarborgt een op het risico afgestemd beveiligingsniveau.

Verwerkersovereenkomst uitvoering Machtigingsbesluit gegevensgebruik

2

Artikel 6 Inbreuk in verband met persoonsgegevens 6.1 Verwerker zal Verwerkingsverantwoordelijke zonder onredelijke vertraging, maar uiterlijk binnen 24 uur, informeren na vaststelling van een (vermoedelijke) inbreuk in verband met de verwerking van persoonsgegevens. Verwerker vermeldt hierbij voor zover bekend de vermeende oorzaak van de (vermoedelijke) inbreuk, de categorie persoonsgegevens, de categorie betrokkenen en het aantal betrokkenen. 6.2 In geval van een inbreuk neemt Verwerker zonder onredelijke vertraging alle maatregelen om de inbreuk te herstellen, de gevolgen daarvan te beperken en verdere Inbreuken te voorkomen. 6.3 Verwerker heeft een gedetailleerd logboek van de inbreuken en de maatregelen die op Inbreuken zijn genomen. Verwerkingsverantwoordelijke mag dat inzien, wanneer deze daarom vraagt. 6.4 Verwerkingsverantwoordelijke beslist of de Inbreuk moet worden gemeld bij de toezichthoudende autoriteit en/of Betrokkene. Verwerker ondersteunt de Verwerkingsverantwoordelijke waar nodig bij de melding aan de toezichthoudende autoriteit en/of Betrokkene. Artikel 7 Beëindigen verwerkersovereenkomst 7.1 Wanneer de Machtiging wordt ingetrokken, dan wel van rechtswege eindigt, vloeit hieruit de verplichting tot vernietiging van de persoonsgegevens voort door de verwerker. 7.2 De geheimhouding, bedoeld in 4.6, geldt ook nog na beëindiging van deze Verwerkersovereenkomst.

Ondertekening Aldus overeengekomen en in tweevoud ondertekend, Ingangsdatum: <……………>

Ministerie van Financiën

Het College van Burgemeester en wethouders van de Noordoostpolder

namens deze de directeur-generaal Toeslagen

namens deze:

D.A. Hak plaats: Den Haag

plaats: <………………………>

datum: 18 januari 2021

datum: <…………………….>

Verwerkersovereenkomst uitvoering Machtigingsbesluit gegevensgebruik

3

Bijlage 1: Overzicht van te verwerken persoonsgegevens 1. Naam verwerking, doeleinden categorieën van betrokkenen, categorieën persoonsgegevens en eventuele doorgifte naar derde landen. Naam verwerking

Verwerkingsdoeleinden

Categorieën van Betrokkenen

Categorieën en soort persoonsgegevens

Gemeentes treden namens Belastingdienst/Toeslag en in contact met gedupeerden van de kinderopvangtoeslagaffa ire of de (wettelijk) vertegenwoordiger, om vast te stellen of deze gedupeerde gemeentelijke hulp wenst

Wijzen op de mogelijkheid van gemeentelijke hulpverlening

Inwoners van de gemeente die mogelijk recht hebben op een tegemoetkoming of een compensatie in het kader van de kinderopvangtoesla gaffaire

Nationaal identificerend nummer:

Het terugkoppelen aan Verwerkingsverantwoor delijke met hoeveel gedupeerden er geslaagd contact is geweest

Monitoren en evalueren

Inwoners van de gemeente die mogelijk recht hebben op een tegemoetkoming of een compensatie in het kader van de kinderopvangtoesla gaffaire

Verwerkersovereenkomst uitvoering Machtigingsbesluit gegevensgebruik



BSN

Gewone persoonsgegevens: 

Naam



Geboortedatum



Telefoonnummer (indien bekend)



E-mailadres (indien bekend)



Telefoonnummer (wettelijk) vertegenwoordiger( indien bekend)



E-mailadres (wettelijk) vertegenwoordiger (indien bekend)

Aantallen

4

Bijlage 2: Passende technische en organisatorische maatregelen De verwerker werkt volgens een algemeen erkende overheidsnorm, namelijk de BIO en zal conform de BIO verantwoording afleggen. Daarnaast worden ten minste de volgende maatregelen genomen: De technische voorziening wordt in een beveiligde omgeving bevraagd. Na export van de persoonsgegevens vanuit de technische voorziening worden de persoonsgegevens in een beveiligde omgeving lokaal opgeslagen. De persoonsgegevens zijn alleen te raadplegen door bevoegde en daartoe geautoriseerde medewerkers, welke voor de uitvoering van hun taken een geheimhoudingsovereenkomst, dan wel zich op een andere manier schriftelijk gebonden aan geheimhouding.

Verwerkersovereenkomst uitvoering Machtigingsbesluit gegevensgebruik

5