D09 01 Bijlage bij Nota - Kerncijfers HR 2020.pdf

Kerncijfers HR 2020

1

Inleiding

Ook dit jaar is het document ‘Kerncijfers HR’ samengesteld. In dit document staan overzichten over onderwerpen die variëren van het aantal medewerkers in dienst, het ziekteverzuimpercentage, de meldingen op het gebied van agressie en geweld en bedrijfsongevallen, contacten met vertrouwenspersonen, de besteding van het ontwikkelbudget, klachten, etcetera. De peildatum voor deze onderwerpen is 31 december 2020. De onderwerpen laten de cijfers zien over de jaren 2018, 2019 en 2020. Alleen de beloningsinformatie heeft als peildatum 1 januari 2021. Eelke de Vries gemeentesecretaris

2

Inhoudsopgave

Onderwerp

Pagina

Kerncijfers

4

Vaste personeelsformatie en –bezetting

5

In- en uitdienst en doorstroming

6

Reden uitdiensttreding

6

Medewerkers naar percentage dienstverband

7

Duur dienstverband in jaren

7

Ziekteverzuim

7

Gemiddelde leeftijd

8

Leeftijdsopbouw per leeftijdsklasse

8

Indeling naar functieschaal

8

Toelagen naar aantal medewerkers

9

Bijzonderheden naar aantal medewerkers

9

HR-cyclus

10

Besteding ontwikkelbudget per cluster

11

Ontwikkelbudget

11

Inhuur externen

12

Stagiaires

13

Garantiebanen

13

Vertrouwenspersonen

13

Integriteit

14

Agressie en geweld

14

Bedrijfsongevallen

14

Klachtbehandeling

15

Ondernemingsraad

16

Lokaal Overleg

16

3

KERNCIJFERS 2018

2019

2020

Vastgestelde formatie in fte’s

317,5

325,7

328,1

Bezetting in fte’s

276,8

296,6

308,3

Aantal medewerkers

313

332

342

Gemiddelde leeftijd

48,7

48,1

48,1

Aantal deeltijdmedewerkers

144

147

148

Aantal deeltijdmedewerkers %

46

44

43

Aantal vrouwen

151

163

175

Aantal vrouwen %

48,2

49,1

51,2

Instroom medewerkers

27

45

41

Uitstroom medewerkers

29

25

29

Ziekteverzuim %

4,5

4,2

4,0

De cijfers hebben als peildatum 31 december van het betreffende jaar.

4

VASTE PERSONEELSFORMATIE – EN BEZETTING Bestuursdienst en griffie Directie Griffie Advies Belasting en Financial Planning & Control Interne Dienstverlening Klant Contact Centrum Ingenieursbureau Maatschappelijke Ontwikkeling Ruimtelijke Ontwikkeling Uitvoering Sociaal 1 Domein Sociaal Team

Formatie

2018 Fte Bezet 2 2 2 3 24,9 29

2019 Fte Bezet 3 3 1,7 2 26,6 30

2020 Fte Bezet 3 3 3,2 4 29,4 33

21,2

24,6

24,6

20,1

22

22,6

25

22,4

24

47,6

42,1

42,9

43,8

53

41,0

50

42,4

49

22,4

24,2

25,8

18,3

23

21,7

27

22,8

28

25,9

29,8

28,8

23,3

24

28

29

25,0

26

21,9

23,2

21,2

15,9

19

19,6

22

20,5

22

18,8

19,6

20,4

17

18

17,6

19

17,8

19

50

55,2

53,9

46,2

54

50,4

57

56,7

64

4,8

7

2

Vergunningen, toezicht en handhaving Wijkbeheer Totaal Bestuursdienst en Griffie

Aantal medewerkers bezetting

Vastgesteld 2018 2019 2020 2 3 3 2 2,7 2,7 24,9 27,5 31,1

4,8

27

26,8

25,9

18,6

21

21,3

24

18,6

21

53,8

47,0

46,9

44,7

45

43,6

44

41,7

42

317,5

325,7

331,9

276,8

313

290,2

332

308,3

342

1

Medewerkers van de WerkCorporatie zijn in dienst bij het cluster Uitvoering Sociaal Domein en van daar uit gedetacheerd. 2 Apart team sinds april 2020. 5

IN- EN UITDIENST EN DOORSTROOM 2020 Doorstroom

In en uit dienst

3

Totaal aantal medewerkers

Interne In

Uit

In

Uit

Totaal

Directie

0

0

0

0

0

0

0

0

Griffie

2

0

0

1

0

2

0

2

Advies Belastingen en Financial Planning & Control Interne Dienstverlening

4

1

1

5

1

4

2

3

1

2

1

2

-1

3

3

3

4

-1

Klant Contact Centrum

2

2

3

2

1

Ingenieursbureau Maatschappelijke Ontwikkeling Ruimtelijke Ontwikkeling

2

4

1

2

5

-3

2

1

1

2

2

0

3

2

1

4

3

1

Uitvoering Sociaal Domein

7

4

WerkCorporatie

5

1

7

4

3

5

1

4

Sociaal Team Vergunningen, toezicht en handhaving Wijkbeheer

6

0

6

0

7

3

6

3

6

-3

1

3

1

1

2

3

-1

Totaal

41

29

5

11

43

31

12

inEigen uitstroom cluster stroom

1 1

2

1 2 1

5

Er zijn in 2020 meer werknemers ingestroomd dan uitgestroomd. Dit komt onder andere door de wijziging bij het Sociaal Team. Een 6-tal medewerkers zijn van de samenwerkingsorganisatie overgenomen door de gemeente. Door de wijziging van het Sociaal Team zijn ook bij het cluster Uitvoering Sociaal Domein een aantal werknemers meer in dienst gekomen. Ten behoeve van de Werkcorporatie is een aantal werknemers in dienst getreden welke eerst op detacherings- of payrollbasis werkzaam waren. Bij de griffie heeft uitbreiding van formatie plaats gevonden en is de vacature voor een plaatsvervangend griffier in 2021 ingevuld.

REDEN UITDIENSTTREDING

Pensioen Einde tijdelijke aanstelling Eigen verzoek Overlijden Totaal

3

2018

2019

2020

8 5 15 1 29

9 3 14

11

26

15 3 29

Bij de doorstroomcijfers zijn ook mutaties meegenomen als taken van werknemers verplaatst zijn naar een ander cluster. 6

De reden van uitdiensttreding heeft diverse oorzaken. Bij ontslag op ‘eigen verzoek’ varieert dit van loopbaanperspectief, kortere reisafstand woon-werkverkeer tot andere werkinhoud.

MEDEWERKERS NAAR PERCENTAGE DIENSTVERBAND 2018 < 50% 50 – 60% 60 – 80% 80 – 100% 100% Totaal

2019

V 4 15

M 1 1

Totaal

42 62 28 151

5 14 141 162

2020

V 4 12

M 5 1

Totaal

5 16

% 1,6 5,1

V 1 13

M 0 2

Totaal

5 13

% 1,5 3,9

1 15

% 0,3 4,4

47 76 169 313

15 24,3 54 100

45 67 35 163

4 13 150 169

49 80 185 332

14,8 24,1 55,7 100

55 64 42 175

2 11 152 167

57 75 194 342

16,7 21,9 56,7 100

DUUR DIENSTVERBAND IN JAREN

ZIEKTEVERZUIM

Ziekteverzuimpercentage Gemiddeld aantal meldingen

2018

2019

2020

4,5 0,9

4,2 0,8

4,0 0,6

Het ziekteverzuimpercentage over het jaar 2020 bedroeg 4,04%. Het landelijke ziekteverzuimpercentage voor overheidsdiensten in 2020, is op het moment van schrijven van dit document nog niet bekend. In 2020 is er 4 keer een Sociaal Medisch Team overleg geweest. Er zijn 168 consulten bij de bedrijfsarts geweest (dit is inclusief de afspraken bij de bedrijfsarts naar aanleiding van het Preventief Medisch Onderzoek) en 59 consulten bij de bedrijfsmaatschappelijk werker.

7

GEMIDDELDE LEEFTIJD 2018 50,4 47,1 48,7

Man Vrouw Totaal

2019 50 46,2 48,1

2020 49,6 46,6 48,1

LEEFTIJDSOPBOUW PER LEEFTIJDSKLASSE Leeftijdsklassen 20-24 25-34 35-44 45-54 55-59 60-66 Totaal

V 1 21 40 47 20 22 151

2018 Totaa M l 1 13 34

%

V

0,3 10,9

33 45 41 30 162

23,3 29,4 19,5 16,6 100

2 25 42 49 23 22 163

73 92 61 52 313

2019 Totaa M l 1 3 15 40

%

V

0,9 12

35 44 40 34 169

23,2 28 19 16,9 100

3 29 48 48 22 25 175

77 93 63 56 332

2020 Totaa M l 3 6 18 47

1,8 13,7

34 43 34 35 167

24 26,6 16,4 17,5 100

82 91 56 60 342

%

INDELING NAAR FUNCTIESCHAAL PER 1-1-2021 functieschalen ≤6

7-8

9 – 10A

11 - 12

≥13

Totaal

Aantal medewerkers

49

75

184

28

6

342

Aantal medewerkers op maximum van functieschaal

44

39

121

25

4

233

Aantal medewerkers niet op maximum van functieschaal

5

36

63

3

2

109

8

TOELAGEN NAAR AANTAL MEDEWERKERS PER 1-1-2021 functieschalen ≤6

7-8

9 – 10A

11 - 12

≥13

Garantiesalaris

2

4

9

3

18

Garantietoelage (Persoonlijke toelage)

1

2

3

6

12

Garantietoelage (Uitlooptoeslag)

35

23

34

5

Totaal

1

98

Functioneringstoelage

2

2

Arbeidsmarkttoelage

2

2

Module coördinator HR21

9

Waarnemingstoelage

1

10

1

1

Met garantiesalaris wordt een salaris bedoeld dat ontstaan is als gevolg van een organisatieverandering, functieherindeling en het wijzigen van de functie.

BIJZONDERHEDEN NAAR AANTAL MEDEWERKERS PER 1-1-2021 functieschalen ≤6

7-8

Outplacementtraject/ VWNW-traject 40-Urige werkweek

9 – 10A

1

9

11 - 12

≥13

Totaal

1

HR-cyclus De HR-cyclus is een jaarlijks terugkerend patroon van gesprekken tussen de werknemer en de leidinggevende. In deze gesprekken worden afspraken gemaakt en bewaakt over resultaten in het werk, de kwaliteiten die werknemers nodig hebben om hun werk goed te kunnen doen en over ontwikkelwensen op de langere termijn. Het was gebruikelijk dat hiervoor drie gesprekken per jaar werden gevoerd. Het plangesprek, het voortgangsgesprek en het beoordelingsgesprek. De laatste jaren werd duidelijk dat deze vorm niet altijd goed aansluit bij de feitelijke omstandigheden van de werknemer. De HR-gesprekken worden steeds vaker gecombineerd met andere persoonlijke gesprekken of gesprekken in het kader van Strategische Personeelsplanning. Zo is er regelmatig aandacht en ruimte voor de werknemer om met de leidinggevende in gesprek te zijn. Vanzelfsprekend blijft het hierbij van belang dat gemaakte afspraken worden vastgelegd. 2020 was een bijzonder jaar. Niet alleen door de Corona-pandemie (velen werkten thuis), maar ook vanwege werkdruk en wijzigingen in het management. Dit had gevolgen voor het aantal gevoerde gesprekken zoals bedoeld in de HR-cyclus. Daar waar geen gesprekken zijn gevoerd, is hierover afstemming geweest.

HR-CYCLUS Beoordelingsgesprek

2018

2019

2020

gesprekken afgerond

82%

90%

68%

gesprekken niet gehouden ivm ziekte e.d.

9%

4%

2%

niet gehouden gesprekken

9%

6%

30%

Voortgangsgesprek

2018

2019

2020

gesprekken afgerond

68%

96%

65%

gesprekken niet gehouden ivm ziekte e.d.

25%

4%

1%

niet gehouden gesprekken

7%

Plangesprek

2018

2019

2020

gesprekken afgerond

89%

96%

73%

gesprekken niet gehouden ivm ziekte e.d.

7%

4%

1%

niet gehouden gesprekken

4%

10

34%

26%

Investeren in ontwikkeling van medewerkers Ieder jaar wordt 2,5% van de loonsom beschikbaar gesteld voor de ontwikkeling van onze medewerkers. Dit budget is als volgt verdeeld:  Circa een kwart van dit budget wordt gebruikt voor opleidingen en trainingen die centraal worden aangeboden. Dit centrale budget is bedoeld voor de organisatiebrede ontwikkelbehoefte of ontwikkelnoodzaak afgeleid van de bedrijfsvoeringsspeerpunten. Bijvoorbeeld ten behoeve van het management developmenttraject voor leidinggevenden, het traject voor teamleiders en coördinatoren, vergroten van het informatieveiligheidsbewustzijn, LEAN, zaakgericht werken, etcetera.  Circa driekwart van het budget wordt gebruikt voor ontwikkelingen die zich specifiek richten op een deel van de organisatie om medewerkers toe te rusten voor hun (nieuwe) taken (decentralisaties, digitalisering, bevoegdheidscertificeringen).

BESTEDING ONTWIKKELBUDGET 2020 Naam cluster

Budget

Directie en management Advies Belastingen en Financial Planning & Control Interne Dienstverlening Klant Contact Centrum Ingenieursbureau Maatschappelijke Ontwikkeling Ruimtelijke Ontwikkeling Uitvoering Sociaal Domein Vergunningen, toezicht en handhaving Wijkbeheer WerkCorporatie Sociaal Team Griffie Organisatiebreed budget Totaal

Uitgaven 17.052 26.276 32.174 20.150 16.762 50.465 21.533 31.438 41.723 14.733 21.204 4.232 6.544 6.870 70.580 381.735

568.628

ONTWIKKELBUDGET

Budget begroot Decentraal besteed budget Organisatiebreed besteed budget Totaal besteed budget

11

2018

2019

2020

416.927 380.103 116.900 497.003

491.911 433.315 66.534 499.849

568.628 311.156 70.580 381.736

Inhuur externen Als organisatie kiezen wij bewust voor een flexibele schil. Dit doen we omdat niet alle werkzaamheden waarvoor we inhuren, repeterende werkzaamheden zijn en we niet structureel alle specialismen altijd nodig hebben. Een flexibele schil maakt dat we als organisatie wendbaarder zijn en makkelijker op en af kunnen schalen wat betreft de hoeveelheid in te zetten medewerkers. Met een flexibele schil, kunnen we ook opschalen als er door werkdruk, ziekte of krapte op de arbeidsmarkt extra inzet nodig is. De kosten van deze inhuur worden gedekt uit onder meer de vacatureruimte in de kostenplaatsen van de betreffende clusters. Daarnaast hebben we te maken met de decentralisaties in het Sociale domein en de invoering van de Omgevingswet, waardoor inhuur noodzakelijk is. Deze kosten worden gedekt uit budgetten die beschikbaar zijn gesteld door de raad voor deze projecten.

OVERZICHT TOTALE LOONSOM 2020 Loonsom 2020 Uitgaven salaris 2020 Vacatureruimte 2020 Bestedingsruimte 2020 (vacatureruimte, inkomsten en extra budgetten)

24.562.549 22.255.130 2.307.419

9,4% van de loonsom

5.510.691 22,4% van de loonsom Waarvan 5.295.403 5.480.004 externe inhuur 30.687

Uitgaven inhuur/diensten 2020 Totaal

INHUUR EXTERNEN Cluster

Bedrag 2018

Directie Advies Belastingen & Financial, Planning & Control Klant Contact Centrum Interne Dienstverlening Ingenieursbureau Maatschappelijke Ontwikkeling Ruimtelijke Ontwikkeling Sociaal Team Uitvoering Sociaal Domein Vergunningen, toezicht en handhaving Wijkbeheer Griffie Krachtig Noordoostpolder (KNOP) Totaal

Bedrag 2020

336.992 66.794 270.971 597.994 709.460 410.942 334.846

297.434 232.331 302.075 313.647 906.161 433.128 470.569

601.629 309.215 204.607

1.199.350 413.995 227.136 18.189

272.074 412.387 493.779 233.339 606.220 335.937 665.839 6.528 1.450.119 565.974 241.795 11.411

4.814.015

5.295.403

547.057 4.393.857

12

Bedrag 2019

Stagiaires Stagiaires vinden gemeente Noordoostpolder een interessante organisatie om kennis en ervaring op te doen. Daarnaast wordt ook aan re-integratiekandidaten de mogelijkheid geboden om stage te lopen. Re-integratiekandidaten zijn medewerkers die in het kader van mobiliteit werkervaring op willen doen. Aan BBL-ers (BeroepsBegeleidende Leerweg) wordt de mogelijkheid geboden om hun opleiding te combineren met een deeltijdfunctie bij onze gemeente.

STAGIAIRES 2018 22 1

Stagiaires Werkervaringsplaatsen

2019 23 3

2020 16 1

Garantiebanen Per 1 januari 2015 is de Participatiewet in werking getreden. In het sociaal akkoord is afgesproken dat de overheid in samenwerking met het bedrijfsleven 125.000 extra banen creëert voor mensen met een arbeidsbeperking, de zogenaamde garantiebanen. Sinds oktober 2018 verplicht de overheid zichzelf niet langer om 25.000 mensen met een arbeidsbeperking aan te nemen.

G ARANTIEBANEN 2018 5

Aantal medewerkers

2019 8

2020 8

Vertrouwenspersonen Ook in 2020 stonden de interne vier vertrouwenspersonen van gemeente Noordoostpolder klaar voor collega’s die wilden praten over werkgerelateerde problemen, zoals ongewenst gedrag op het werk. Een collega heeft een beroep gedaan op de vertrouwenspersonen. Van de externe vertrouwenspersoon bij de arbodienst, tevens in te schakelen voor integriteitskwesties, is geen gebruik gemaakt. Daarmee was 2020 een rustig jaar voor de vertrouwenspersonen. Er is geen aanleiding voor adviezen aan de organisatie. Per 1 januari 2021 werd onder dankzegging voor hun inzet afscheid genomen van twee interne vertrouwenspersonen. Met ingang van dezelfde datum zijn twee nieuwe interne vertrouwenspersonen bereid gevonden om deze rol op zich te nemen.

AANTAL MELDINGEN 2018 8

Aantal medewerkers 13

2019 15

2020 1

Integriteit De Rekenkamercommissie van de gemeente Noordoostpolder heeft in 2019 een onderzoek gedaan naar het Integriteitsbeleid. Naar aanleiding hiervan is afgesproken om voortaan jaarlijks het aantal meldingen dat door medewerkers is gedaan zichtbaar te maken. In 2020 zijn er geen meldingen gedaan.

AANTAL MELDINGEN 2018 0

Aantal medewerkers

2019 0

2020 0

Agressie & geweld

AANTAL MELDINGEN Cluster Wijkbeheer Ruimtelijke Ontwikkeling Klant Contact Centrum Uitvoering Sociaal Domein

2018 1 1 1 1

2019

2020 5

2 1

2

2019 1 1

2020 1

Bedrijfsongevallen

AANTAL MELDINGEN Cluster Wijkbeheer Uitvoering Sociaal Domein 4 Interne Dienstverlening Sociaal Team

2018

1 1

4

Meldingen die gedetacheerde medewerkers van Concern voor Werk betreffen, worden toegevoegd aan het cluster Interne Dienstverlening. 14

Klachtbehandeling Het aantal klachten is al jaren min of meer stabiel. Uitzonderingen daargelaten ontvangt de gemeente tussen de 25 en 35 klachten per jaar. Specifieke oorzaken van een daling of stijging van het aantal klachten is echter niet of nauwelijks aan te geven. Het klachtrecht is geregeld in hoofdstuk 9 van de Algemene wet bestuursrecht (Awb). Hierin staat dat iedereen het recht heeft, om over de wijze waarop een bestuursorgaan zich in een bepaalde aangelegenheid tegen hem of een ander heeft gedragen, een klacht in te dienen bij dat bestuursorgaan. Het begrip “gedraging” wordt hierbij ruim opgevat. Zo valt iets nalaten ook onder het begrip “gedraging”. Voorbeelden zijn: een onheuse bejegening aan het loket of tijdens een telefoongesprek, een brief wordt niet of veel te laat beantwoord of een afspraak wordt niet nagekomen, etcetera. Het wil overigens niet zeggen dat een klager altijd gelijk heeft of krijgt. Soms is een klacht niet terecht of wil een klager iets wat de gemeente niet mag of kan. De klachten zijn als volgt verdeeld over de clusters:

AANTAL KLACHTEN Cluster Advies Belastingen & Financial Planning & Control Interne Dienstverlening Klant Contact Centrum Ingenieursbureau Maatschappelijke Ontwikkeling Ruimtelijke Ontwikkeling Uitvoering Sociaal Domein Vergunningen, toezicht en handhaving Wijkbeheer 5 WerkCorporatie Totaal

5

2018 1 1

2019 2

2020 4

6 2

4 2

5 3

1 5 3 4 3 26

2 16 1 5 1 33

1 12 4 5 1 35

Met de Werkcorporatie is afgesproken dat de Werkcorporatie de klachtenprocedure van gemeente Noordoostpolder toepast bij de behandeling van klachten over de Werkcorporatie. Eventuele klachten die betrekking hebben op de Werkcorporatie zijn dan ook verwerkt in dit overzicht.

15

OR-vergaderingen In maart 2020 waren er OR-verkiezingen gepland. Omdat er precies genoeg kandidaten waren voor het aantal zetels van de ondernemingsraad, zijn deze verkiezingen niet doorgegaan. Degenen die zich kandidaat gesteld hadden werden direct OR-lid. De ondernemingsraad bestaat nu uit 6 mannelijke en 3 vrouwelijke collega’s. Vanwege de coronamaatregelen, die in werking traden vlak voordat de nieuwe ondernemingsraad ‘geïnstalleerd’ kon worden, was het niet een ideale start voor een ondernemingsraad. Vanaf 15 april was het mogelijk digitaal te vergaderen. Ook de gebruikelijke (tweedaagse) OR-training kon aanvankelijk niet doorgaan. Uiteindelijk heeft in oktober een eerste training plaats gevonden. OR-vergaderingen In 2020 hebben achttien OR-vergaderingen plaatsgevonden. Er is viermaal vergaderd in de oude samenstelling en de nieuwe ondernemingsraad heeft vanaf april 2020 veertien keer vergaderd. Overlegvergaderingen In 2020 zijn de bestuurder en de ondernemingsraad tweemaal bijeen geweest voor een formele overlegvergadering: in februari en december 2020. Volgens de WOR (Wet op de Ondernemingsraden) moeten adviesaanvragen en instemmingsverzoeken minimaal eenmaal in een overlegvergadering besproken worden met de bestuurder. In oktober heeft de ondernemingsraad met de volledige directie vergaderd tijdens het artikel 24overleg.

Een artikel 24-overleg is een overleg dat tweemaal per jaar plaatsvindt en waarin de bestuurder een doorkijk geeft naar het komende halfjaar en waarin aangekondigd wordt welke instemmingsverzoeken en adviesaanvragen de ondernemingsraad kan verwachten in die periode. Uitgebrachte adviezen van de OR 1. Advies positionering team Openbare Orde en Veiligheid bij het cluster Advies. 2. Advies over de ontvlechting van Sociaal Team NOP en de organisatorische inpassing van het Team sociaal domein. Verleende instemmingen van de OR 1. Instemming aanpassing Werving- en Selectiebeleid (februari 2020). 2. Instemming Medewerker Tevredenheidsonderzoek (MTO) 2020. 3. Instemming gebruik FlexWhereApp. 4. Instemming Preventief Medisch Onderzoek (PMO) 2020-2021. 5. Instemming protocol voor gebruik FlexWhereApp. 6. Instemming aanpassing Werving- en Selectiebeleid (december 2020).

Lokaal Overleg De commissie voor het Lokaal Overleg (voorheen Georganiseerd Overleg) is in 2020 niet bijeen geweest voor een formeel overleg. De leden hebben wel eenmaal een onderling overleg gehad (het zgn. Technisch overleg) en tevens heeft begin dit jaar overleg plaatsgevonden met de leden van het Lokaal Overleg van de zgn. DUN-gemeenten (Dronten, Urk, Noordoostpolder) over het Sociaal Statuut.

16