D09 00 Nota Vaststelling subsidie Flevomeer Bibliotheek 2021.pdf

BESLUITVORMENDE NOTA AAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS No. 23.0000054 Afdeling/eenheid/cluster: Beleidsontwikkeling

Projectnaam: -

Bijl.: Datum: 3 25 januari 2023

Steller: H Fokkink

Portefeuille: II Onderwerp: Vaststelling subsidie FlevoMeer Bibliotheek Voorgesteld besluit 1. De subsidie aan de FlevoMeer Bibliotheek (FMB) conform de beschikking tot verlening vaststellen op respectievelijk € 1.118.857 voor het reguliere bibliotheekwerk en € 50.000 voor het aanvullende deel (projectsubsidie). 2. In te stemmen met de verrekening van het resultaat met het eigen vermogen, onderdeel algemene egalisatiereserve. 3. De gemeenteraad informeren. Inleiding Op 31 maart 2022 ontvingen wij de inhoudelijke ‘Verantwoording en toelichting 2021 FlevoMeer Bibliotheek Noordoostpolder’ (hierna: ‘Verantwoording 2021) en op 29 september 2022 ontvingen wij de definitieve ‘Jaarrekening 2021’ (d.d. 28 september) van FMB. Doelstelling Het vaststellen van de subsidie aan de FMB over 2021. Het maatschappelijk effect dat FMB beoogt is dat meer inwoners zelfstandig hun weg kunnen vinden in de maatschappij en eraan deel kunnen nemen: de participatiegraad, zelfredzaamheid en mate van zelfontplooiing wordt verhoogd. Argumenten 1.1 Er is aan de verantwoordingsverplichtingen voldaan Er kan overgegaan worden tot vaststelling, omdat is voldaan aan de verantwoordingsverplichtingen die zijn opgenomen in de verleningsbeschikking 2021. De FMB heeft de Verantwoording 2021 en Jaarrekening 2021 aangeleverd, waaruit verantwoording van de activiteiten blijkt.

Omdat er in augustus een bestuurswisseling zou plaatsvinden, heeft – conform de wens van FMB - het verantwoordingsgesprek met de gemeente plaatsgevonden op 13 juli 2022 met de toenmalige directeur-bestuurder en de regiomanager Noordoostpolder van FMB. Basis voor dit gesprek was de concept Jaarrekening 2021. De definitieve Jaarrekening 2021 is na het overleg op een klein aantal punten aangepast. Dit gaf geen aanleiding voor een vervolggesprek. 1.2 De subsidie is besteed aan de daarvoor bedoelde doelstellingen De FMB heeft voldaan aan de inhoudelijke activiteiten die verbonden zijn aan de verleende subsidie. De maatregelen om de coronapandemie in te dammen zijn ook in 2021 van grote invloed geweest op de organisatie en de dienstverlening. Hierover is uitgebreid gerapporteerd in de Verantwoording 2021 (pagina 7). Door de inzet van alternatieve dienstverlening heeft de FMB haar klanten behouden. Voorbeelden hiervan zijn de AfhaalBieb, Bel de Bieb, spreekuren op afspraak voor kwetsbare inwoners en het bieden van studie- en werkplekken voor jongeren in de bibliotheek. Eind april werd het door een verruiming van maatregelen mogelijk om bijeenkomsten te houden in het kader van Huis voor Taal, VoorleesExpress en cursussen digitale vaardigheden. Na deze verruiming werden de regels in het najaar helaas weer wat strenger.

In het document Verantwoording 2021 leest u hoe de FMB is omgegaan met de gemaakte resultaatafspraken en in welke mate de resultaten zijn behaald. 1.3 De aanvullende subsidie is besteed aan de daarvoor bedoelde doelstellingen De gemeenteraad heeft omwille van het behoud van functies en innovatie met ingang van 2020 een aanvullend budget van € 50.000 in de begroting opgenomen (bij Perspectiefnota 2020). Het gaat om projecten als de Voorleesexpress en Digitale vaardigheden in de dorpen. Deze projecten zijn in 2020 gestart.

De FMB heeft voldaan aan de inhoudelijke activiteiten van de drie projecten die verbonden zijn aan de verleende subsidie. Dat blijkt uit het document Verantwoording 2021. Het gaat om de volgende drie projecten: a) De VoorleesExpress is een landelijk leesbevorderingsprogramma, waarbij taalontwikkeling van kinderen op een leuke wijze wordt gestimuleerd en taalachterstand extra aandacht krijgt. Een half jaar lang ging een vrijwilliger in een gezin met jonge kind(eren) en ouders aan de slag met taal en (voor)lezen. Er namen in totaal 19 gezinnen deel. b) Digitale vaardigheden in de dorpen: door middel van de cursussen Klik&Tik en Digisterker, werden de digitale vaardigheden bevorderd, evenals de zelfredzaamheid en de participatie van de deelnemers. c) Zomerprogramma voor kinderen die niet met vakantie kunnen: dit aanbod bevatte naast kennismaken met verschillende uitingen van cultuur en dans, het aanleren van (nieuwe) digitale vaardigheden en diverse speluitdagingen in de buitenlucht. Vanuit FMB werden 16 workshops aangeboden. Ook Cultuurbedrijf, Carrefour en Danscentrum Artistique verzorgden workshops. In totaal deden 433 kinderen mee met 36 workshops. 2.1 De vermogenspositie van de FMB biedt ruimte voor verrekening met de egalisatiesreserve Het resultaat voor Noordoostpolder is na mutaties bestemmingsreserves en bestemmingsfondsen € 30.049 negatief.

FMB heeft het resultaat verrekend met het eigen vermogen, onderdeel eigen egalisatiereserve. Hierdoor is het eigen vermogen van FMB Noordoostpolder op 31 december 2021 € 392.659 (zie ook bijlage 7 van de jaarrekening). De vermogenspositie van FMB past binnen het gestelde maximum van 10% van het subsidiebedrag. Dit kan vastgesteld worden op basis van de jaarrekening en de verleende subsidie. De egalisatiereserve (het vrij besteedbare deel) bedraagt € 116.688. 3.1 De gemeenteraad is betrokken De FlevoMeer Bibliotheek is een van de belangrijkste uitvoerders van ons cultuurbeleid en ontvangt hiervoor ruim € 1,1 miljoen aan subsidie. Het is daarom gebruikelijk en logisch om de raad te informeren door hen dit collegevoorstel met bijlagen toe te sturen. Kanttekeningen 1.1 De definitieve jaarrekening is te laat ingediend, hiervoor is toestemming verleend De jaarrekening had voor 1 juli 2022 ingediend moeten zijn. In overleg met de gemeente is op 30 juni 2022 wel de concept Jaarrekening 2021 ingeleverd; hierover heeft een verantwoordingsgesprek plaatsgevonden met de vorige directeur-bestuurder. Vanwege vertraging bij de accountantscontrole en bij de goedkeuring door de Raad van Toezicht, heeft de gemeente aan FMB schriftelijk toestemming verleend om de definitieve Jaarrekening 2021 later in te dienen. Dit stuk ontvingen we op 29 september 2022.

1.2 Veranderingen in de subsidieverlening vanaf 2022 FMB heeft een taakstellende bezuiniging gekregen, oplopend tot 5% van de totale subsidiesom. De raad heeft besloten om vanaf 2022 een verlichting van de voorgenomen bezuiniging door te voeren. Hierdoor bedraagt de bezuiniging van 2022 niet € 14.000 maar € 7.000. De voorgenomen bezuiniging ziet er nu zo uit: Kalenderjaar Bezuiniging

2021 €0

2022 € 7.000

2023 € 28.000

2024 € 41.000

2025 € 55.000

1.3 Er is verschil tussen het subsidiebedrag in de begroting en rekening 2021 Er is een verschil tussen het subsidiebedrag in de begroting (€1.168.857) en in de rekening (€ 1.069.992) van ongeveer € 99.000. De gemeente heeft in 2021 een subsidie verstrekt van in totaal € 1.168.857. Hiervan was € 50.000 beschikbaar voor projecten zoals Voorleesexpress, digitale vaardigheden in de dorpen en een Zomerprogramma voor kinderen die niet met vakantie kunnen. Daarnaast heeft de gemeente het over 2020 teveel aan subsidie verstrekte bedrag (van € 48.865) teruggevorderd. Dit heeft de FMB in 2021 terugbetaald. Planning/Uitvoering FMB ontvangt direct na uw besluit de vaststellingsbeschikking 2021 en de gemeenteraad wordt geïnformeerd. Bijlagen 1. Aanbiedingsbrief en Jaarrekening FMB 2021, d.d. 28 september 2022 (99990000085201). 2. Verantwoording en toelichting 2021 FlevoMeer Bibliotheek Noordoostpolder, d.d. 31 maart 2022 (99990000100024) 3. Uitgaande vaststellingsbeschikking subsidie FMB 2021 (99990000108098)