D07 00 Memo Inzake StEP.pdf

MEMO aan Raad Aan

:

De raad van gemeente Noordoostpolder

Van

:

het college van burgemeester en wethouders

Datum

:

25 november 2025

Onderwerp

:

Voortgang beëindiging StEP

Inleiding Stichting Evenementen en Promotie Noordoostpolder (StEP) organiseert jaarlijks acht festivals en evenementen met een maatschappelijk karakter in de Noordoostpolder. Dit zijn: Nieuwjaarsfestival, Groendag, Tulpenfestival, Koningsdag, Nacht van Oranje, Uit-jeTent Festival, Pieperfestival en Sinterklaasfeest. De evenementen worden georganiseerd door commissies die onder het bestuur van StEP actief zijn. Daarnaast heeft StEP een bedrijfsbureau met betaalde krachten die het bestuur en de commissies ondersteunen bij de organisatie. De gemeente draagt via een structurele begrotingssubsidie aan StEP bij aan het organiseren van evenementen. De subsidie van de gemeente omvat ongeveer een zesde deel van de totale begroting van StEP. De overige inkomsten verwerft StEP uit sponsorbijdragen, entree-inkomsten en horeca-inkomsten. In september 2025 deelde het bestuur van StEP aan het college mee dat het bestuur geen subsidieaanvraag zal doen voor het organiseren van evenementen in 2026 en dat de stichting per 1 januari 2026 stopt. Als belangrijkste oorzaken noemt het bestuur van StEP: • Stijgende kosten: Het organiseren van evenementen is financieel steeds lastiger geworden door hogere uitgaven. Het risico van financiële tegenvallers is groter geworden.

• Strengere regelgeving: Vooral op het gebied van veiligheid zijn de eisen toegenomen, wat de organisatie complexer en duurder maakt. • Tekort aan vrijwilligers: Zowel in het bestuur als in de commissies is er een structureel tekort aan mensen die zich willen inzetten. Door dit besluit van het bestuur van StEP ontstond onzekerheid bij de onderliggende commissies en onrust in de samenleving over het doorgaan van belangrijke maatschappelijke evenementen. Het college heeft stappen ondernomen om de voortgang van de organisatie van evenementen en festivals in 2026 te borgen. In dit memo informeren wij u over de stand van zaken en vervolgstappen in de komende tijd.

Er zijn gesprekken gevoerd met het bestuur en de commissies van StEP Op initiatief van het college hebben afgelopen tijd gesprekken plaatsgevonden tussen de gemeente, het bestuur en de commissies van StEP. In deze gesprekken stonden een aantal vragen centraal: wil de commissie doorgaan met het evenement, wat heeft de commissie hiervoor nodig van StEP en wat heeft de commissie hiervoor nodig van de gemeente. In totaal zijn er zeven gesprekken gevoerd met vertegenwoordigers van de commissies. Alleen voor Koningsdag is geen commissie meer actief, in 2025 heeft het bestuur van StEP zelf Koningsdag georganiseerd. Daarom is dat gesprek geparkeerd. Voor het Pieperfestival is een gesprek gevoerd met een deel van de huidige commissieleden en een vertegenwoordiging van de nieuwe stichting

1

Pieperpop. Alle zeven commissies hebben uitgesproken dat zij graag door willen gaan met de organisatie van hun evenement of festival. De commissieleden voelen gedrevenheid om iets te betekenen voor de inwoners van de Noordoostpolder. Een aantal commissies gaan verder als zelfstandige stichting en andere commissies zoeken onderdak bij bestaande rechtspersonen zoals Centrum Management Emmeloord en Gemaakt in dé Noordoostpolder. Het bestuur van StEP zal alle content en data van de evenementen ter beschikking stellen aan de commissies die door willen gaan. De commissies krijgen ook weer toegang tot de sociale mediakanalen en e-mailpostvakken. Per evenement stelt StEP een gezamenlijk persbericht op. De gesprekken vonden plaats in een open en constructieve setting. Het was enerzijds mooi om te constateren dat de commissies door willen gaan. Anderzijds was het soms lastig voor de afvaardiging van het bestuur van StEP om te ervaren dat het onder de vlag van StEP niet gelukt is en dat er binnen een aantal commissies ontevredenheid richting het bestuur uitgesproken werd. Vanuit de gemeente zijn de verschillende rollen van de gemeente toegelicht, denk aan vergunningverlening, openbare orde en veiligheid, facilitaire zaken vanuit wijkbeheer en subsidie.

Wanneer de commissies aanspraak willen maken op een subsidie van de gemeente heeft het college de commissies gevraagd om zo snel mogelijk, maar uiterlijk eind 2025, een evenementenplan met begroting aan te leveren.

Er zijn praktische zaken geregeld met het bestuur van StEP Het college heeft daarnaast gefaciliteerd in praktische zaken, zoals een oplossing voor de opslagruimte voor de materialen, spullen en verkleedpakken van StEP en de StEP-borden. Opslagruimte StEP huurt een opslagruimte aan de Industrieweg en heeft de gemeente gevraagd om het huurcontract over te nemen. Dit heeft het college niet gedaan, vanwege de hoogte van de huursom. Het college heeft in het Dr. Jansencentrum een ruimte vrijgemaakt waar de materialen van StEP in ieder geval tot eind 2026 opgeslagen kunnen worden. De huidige materiaalbeheerders van StEP verhuizen mee naar de nieuwe locatie en blijven het aanspreekpunt voor de commissies en voor de gemeente. Op die manier behouden we de gedeelde materialen op een centrale plek in Emmeloord. Zowel de huidige beheerders als de overgebleven commissies zijn tevreden met deze oplossing van de gemeente. StEP-borden StEP beheert diverse borden in de Noordoostpolder om evenementen en festivals te promoten. Het betreft drie billboards, drie buitenwegborden en vijf bordjes aan de invalswegen rondom Emmeloord. Voor de exploitatie van de borden is een samenwerkingsovereenkomst afgesloten tussen StEP en ComSi tot en met 2026.

Billboard

Buitenwegbord

Bord bij invalswegen

De drie billboards en vijf bordjes bij de invalswegen staan op gemeentegrond en zijn door natrekking eigendom van de gemeente. De buitenwegborden staan op grond van derden. Het college heeft toegezegd om de samenwerkingsovereenkomst met ComSi voor de billboards en de borden bij de invalswegen gedurende de huidige looptijd tot en met 2026 gestand te doen. De buitenwegborden zijn geen eigendom van de gemeente. Het college laat het aan het bestuur van StEP over wat er met deze borden moet gebeuren. In de loop van 2026 zal bepaald worden wat er na 2026 met de billboards en borden bij de invalswegen moet gebeuren. Opties zijn bijvoorbeeld het verlengen van de samenwerkingsovereenkomst voor de huidige borden, het vervangen van de borden voor digitale aankondigingsborden, of het in zijn geheel verwijderen van de borden.

Welke vervolgstappen zijn er voor ogen? Er zijn nog een aantal open eindjes waar gemeentelijke betrokkenheid nodig is.

2

Koningsdag Voor Koningsdag is geen actieve commissie. Het college vindt dit evenement van maatschappelijke waarde, zowel het ceremoniële deel als de uiteenlopende activiteiten gedurende de dag. Komende tijd zal beoordeeld worden in hoeverre maatschappelijke partners, organisaties, verenigingen en andere belangstellenden een rol willen spelen bij het organiseren van activiteiten op Koningsdag. Denk bijvoorbeeld aan BV Noordoostpolder, Centrum Management Emmeloord, Scouting Noordoostpolder, Carrefour, culturele organisaties, sportverenigingen, jongerenorganisaties en dergelijke. IGW wordt gevraagd om hierin een trekkende rol te spelen. Deze inzet moet leiden tot een nieuwe commissie en een bruisende Koningsdag voor jong en oud. Financiële afwikkeling Het bestuur van StEP heeft de verantwoording van de subsidie over 2024 op 7 oktober 2025 ingediend. De verantwoording wordt deze maand beoordeeld en de vaststellingsbrief gemandateerd namens het college opgesteld en verstuurd. De verantwoording van de subsidie over 2025 moet uiterlijk 15 april 2026 ingediend zijn. Vervolgens wordt deze beoordeeld en afgehandeld. Voor het opstellen van de verantwoording heeft het bestuur opnieuw gevraagd of een samenstellingsverklaring voldoende is, omdat het opstellen van een beoordelingsverklaring door een accountant zo’n € 8.000 € 10.000 kost.

Het college neemt deze vraag in behandeling, voor de beantwoording is een besluit van het college noodzakelijk omdat dit afwijkt van de Algemene Subsidievoorwaarden Noordoostpolder. Het bestuur van StEP verwacht dat bij beëindiging van de activiteiten aan alle financiële verplichtingen voldaan kan worden. In de statuten van StEP per december 2020 is vermeld dat bij het besluit tot ontbinding de bestemming van het liquidatiesaldo wordt vastgesteld. Mocht er een batig saldo resteren, dat wil het bestuur van StEP dit overeenkomstig het doel van de stichting besteden. Het college kan zich hierin vinden.

Hoe daarna verder? Op dit moment loopt het ontwikkelproces om tot nieuw evenementenbeleid te komen. Dit gebeurt samen met alle relevante samenwerkingspartners, organisatoren, werkgroepen, commissies en initiatiefnemers. De raad wordt ook bij het evenementenbeleid betrokken. Op 27 november 2025 vindt een beeldvormende sessie met de gemeenteraad plaats. In het ontwikkelproces zal gezocht worden naar een structuur om een overkoepelend evenementenloket te creëren dat organisatoren kan informeren over alle facetten rondom evenementen: vergunningverlening, openbare orde en veiligheid, gezondheid en duurzaamheid, facilitaire zaken (dranghekken, verkeersborden, stroom, water, straatreiniging) en subsidieaanvragen.

3