D05 04 Bijlage 4 bij Nota - Opdrachtverlening aan de accountant belast met de controle van de jaarrekening.pdf

6. Opdrachtverlening aan de accountant belast met de controle van de jaarrekening betreffende de boekjaren 2023-2026 Aan:

Algemene Vergadering

Van:

raad van commissarissen

Betreft:

opdrachtverlening aan de accountant belast met de controle van de jaarrekening betreffende de boekjaren 2023-2026

Datum:

13 april 2023

1. Inleiding Op dit moment is PricewaterhouseCoopers Accountants NV (PwC) als accountant belast met de controle van de jaarrekening van HVC. Zoals eerder toegelicht heeft de raad van commissarissen besloten om de aanbesteding van de accountantswerkzaamheden voor de komende boekjaren voor te bereiden. De bevoegdheid tot opdrachtverlening van de controlewerkzaamheden aan de accountant berust overeenkomstig art. 2:393 lid 2 BW bij de Algemene Vergadering. Hierna wordt het gevolgde aanbestedings- en selectieproces beschreven en ligt een voorstel tot opdrachtverlening aan de geselecteerde accountant voor. 2. Scope van de werkzaamheden In het kader van de controlewerkzaamheden onderzoekt de accountant of de jaarrekening het wettelijk vereiste inzicht geeft en gaat deze met name na of (i) de jaarrekening aan de geldende voorschriften voldoet, (ii) het bestuursverslag overeenkomstig die voorschriften is opgesteld en met de jaarrekening verenigbaar is, en (iii) het bestuursverslag in het licht van de tijdens het onderzoek van de jaarrekening verkregen kennis en begrip omtrent de rechtspersoon en zijn omgeving, materiële onjuistheden bevat. 3.

Duur van de opdracht De voorgenomen opdracht betreft in eerste instantie het onderzoek van de jaarrekening betreffende de boekjaren 2023-2026, met na elke 2 jaar een evaluatiemoment, alsmede een mogelijke verlenging van de opdracht van maximaal 3 jaar (boekjaren 2027-2029). Het voorliggende voorstel tot opdrachtverlening betreft derhalve uitsluitend de boekjaren 2023-2026. 4. Selectie Selectiecriteria en wegingsfactoren In het kader van de selectie zijn de volgende criteria en wegingsfactoren toegepast:

Gunningcriteria • Kwaliteit

• Prijs Totaal

Aanbesteding controle jaarrekening Subgunningcriteria 1. Visie op de opdracht / auditplan 2. Plan van aanpak implementatie en borging kwaliteit dienstverlening 3. Kwaliteit team 4. Presentatie / interview Totaalprijs audits

1

Maximum aantal punten 250 150 250 100 250 1000

Inschrijvingen Elk van de vier grootste kantoren in Nederland (Deloitte, KPMG, EY en PwC) heeft een schriftelijke aanbieding gedaan. Beoordelingscommissie Voor de beoordeling van de inschrijvers is een beoordelingscommissie ingesteld die bestond uit vijf leden, waaronder de directeur Financiën, het hoofd Inkoop, de manager Group Control, alsmede een externe procesbeoordelaar. Selectieproces Het selectieproces was verdeeld in twee fasen: •

Schriftelijke inschrijving Alle partijen die dit wensten hebben schriftelijk kunnen reageren. Op basis van een eerste beoordeling van de inschrijvingen is besloten om een partij al dan niet uit te nodigen voor een presentatie.

•

Presentatie Geselecteerde partijen werden in de gelegenheid gesteld om middels een presentatie en interview inzicht te verschaffen in de kwaliteit van het team en de aanpak van de werkzaamheden.

De Auditcommissie heeft namens de raad van commissarissen toezicht gehouden op het selectieproces. 5. Resultaten Op basis van de eerste beoordeling zijn PwC en één andere partij uitgenodigd voor het geven van een presentatie. Door een gunstiger prijs scoorde PwC de meeste punten. 6. Voorlopige gunning en proces tot besluitvorming De aanbestedingsprocedure is volgens de beoordelingscommissie rechtmatig verlopen. Gelet op de uitkomst van de aanbestedingsprocedure is de beoordelingscommissie van mening dat de opdracht tot controle van de jaarrekening gegund dient te worden aan PricewaterhouseCoopers Accountants NV voor de beoogde termijn van 4 jaar, met mogelijke verlenging met 3 jaar, waarbij na elke 2 jaar een evaluatiemoment plaatsvindt. De Auditcommissie heeft dienovereenkomstig aan de raad van commissarissen geadviseerd. Op grond daarvan heeft de raad van commissarissen ingestemd met publicatie van de voorlopige gunning op 15 februari jl. onder voorbehoud van opdrachtverlening door de Algemene Vergadering. Gedurende de bezwaartermijn zijn geen bezwaren ingekomen. 7. Voorstel Gelet op het vorenstaande stelt de raad van commissarissen aan de Algemene Vergadering voor om PricewaterhouseCoopers Accountants NV opdracht te verlenen tot controle van de jaarrekening voor de boekjaren 2023-2026.

2

De Algemene Vergadering, Bijeen op 25 mei 2023, Gelezen de overwegingen en het voorstel van de raad van commissarissen d.d. 13 april 2023 en gelet op art. 2:393 lid 2 BW,

b e s l u i t:

PricewaterhouseCoopers Accountants NV opdracht te verlenen tot controle van de jaarrekening voor de boekjaren 2023-2026.

Aldus besloten,

Secretaris,

Voorzitter,

3