D04 01 Bijlage bij Nota - Samenwerkingsovereenkomst aanbesteding huishoudelijke ondersteuning def.pdf

Samenwerkingsovereenkomst Europese openbare aanbesteding Maatwerkvoorziening schoonmaakondersteuning Maatwerkvoorziening ondersteuning regie/zorg Steenwijkerland, Urk en Noordoostpolder

Samenwerkingsovereenkomst Partijen, De gemeente Steenwijkerland, Te dezen krachtens artikel 171 van de gemeentewet rechtsgeldig vertegenwoordigd door mevrouw J. Wierbos, teamleider Uitvoering Sociaal Domein van de gemeente Steenwijkerland, handelend ter uitvoering van het besluit van burgemeester en wethouders van 20 februari 2024 van die gemeente, hierna te noemen “de gemeente Steenwijkerland”. De gemeente Urk, Te dezen krachtens artikel 171 van de gemeentewet rechtsgeldig vertegenwoordigd door de heer F. Brouwer, leidinggevende eenheid Dienstverlening van de gemeente Urk, handelend ter uitvoering van het besluit van burgemeester en wethouders van 20 februari 2024 van die gemeente, hierna te noemen “de gemeente Urk”. De gemeente Noordoostpolder, Te dezen krachtens artikel 171 van de gemeentewet rechtsgeldig vertegenwoordigd door de heer R. de Groot, burgemeester van de gemeente Noordoostpolder, handelend ter uitvoering van het besluit van burgemeester en wethouders van 20 februari 2024 van die gemeente, hierna te noemen “de gemeente Noordoostpolder”.

Overwegende dat:  Voor de overeenkomsten met de aanbieders van maatwerkvoorziening schoonmaakondersteuning en maatwerkvoorziening ondersteuning bij regie/zorg over het huishouden gebruik is gemaakt van de verlengingsopties en -voor het verstrijken van de einddatum van deze overeenkomsten- deze opnieuw Europees aanbesteed moeten worden;  partijen vanuit hun verantwoordelijkheden en bevoegdheden gezamenlijk deze inkopen wensen te organiseren;  dat er door deze diensten gezamenlijk aan te besteden collectief een tijds- en dus kostenbesparing kan worden bereikt alsmede een verbeterde sturing en sterke positie naar leveranciers;  partijen door deze samenwerkingsovereenkomst de verplichtingen, de verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de deelnemende gemeenten met betrekking tot de aanbesteding maatwerkvoorziening schoonmaakondersteuning en maatwerkvoorziening ondersteuning bij regie/zorg over het huishouden wensen vast te leggen.

Gelet op de besluiten en verordeningen van de onderscheiden colleges: Komen het volgende overeen: ARTIKEL 1 DOELSTELLINGEN 1) Doelstelling van de samenwerkingsovereenkomst: vastleggen van wederzijdse rechten en verplichtingen tussen partijen inzake de Europese openbare aanbesteding maatwerkvoorziening schoonmaakondersteuning en maatwerkvoorziening ondersteuning bij regie/zorg over het huishouden, teneinde de beleidsvoorbereiding, uitvoering en controle met betrekking tot de maatwerkvoorziening schoonmaakondersteuning en maatwerkvoorziening ondersteuning bij regie/zorg over het huishouden maximaal, effectief en efficiënt te waarborgen.

Pagina 2 van 5

2) Doelstelling van de aanbesteding: gezamenlijk organiseren van de uiteindelijke contractering van de maatwerkvoorziening schoonmaakondersteuning en maatwerkvoorziening ondersteuning bij regie/zorg over het huishouden zodanig dat de maatwerkvoorziening schoonmaakondersteuning en maatwerkvoorziening ondersteuning bij regie/zorg over het huishouden efficiënt en van kwalitatief hoog niveau plaatsvindt. ARTIKEL 2

ONDERWERP EN RIJKWIJDTE VAN DE SAMENWERKINGSOVEREENKOMST 1) Partijen hebben de gemeente Noordoostpolder gemachtigd om de aanbesteding en contractering uit te voeren en noodzakelijke besluiten ten aanzien van de aanbesteding en contractering te kunnen nemen. De gemeente Noordoostpolder wordt door de partijen gemachtigd te beslissen over de gunningsbeslissingen, zolang deze binnen de kaders zoals gesteld in artikel 1 en de doelstellingen en randvoorwaarden uit het nog gezamenlijk op te stellen collegevoorstel kaders aanbesteding huishoudelijke ondersteuning vallen. 2) De partijen gaan ieder afzonderlijk de overeenkomsten met de aanbieders aan. 3) Na afsluiting van de overeenkomsten met de aanbieders zijn de gemeenten zelf verantwoordelijk voor de uitvoering van het contract- en leveranciersmanagement. Partijen stemmen e.e.a. in onderling overleg af.

ARTIKEL 3 VERPLICHTINGEN Partijen verplichten zich om samen te werken bij de “aanbesteding maatwerkvoorziening schoonmaakondersteuning en maatwerkvoorziening ondersteuning bij regie/zorg over het huishouden”. De eventuele kosten van externe inhuur, ter ondersteuning van deze beide procedures worden door partijen gedragen waarbij een kostenverdeling op de volgende wijze plaatsvindt: - Steenwijkerland 1/3 van de totaal gemaakte kosten; - Urk 1/3 van de totaal gemaakte kosten; - Noordoostpolder 1/3 van de totaal gemaakte kosten. ARTIKEL 4 AANBESTEDING EN GUNNING 1) De gemeente Noordoostpolder verplicht zich tot het nemen van alle initiatieven en het coördineren van alle werkzaamheden binnen de kaders zoals zijn aangegeven in artikel 1 en in het nog gezamenlijk op te stellen collegevoorstel kaders aanbesteding huishoudelijke ondersteuning , die moeten worden verricht om te komen tot de benodigde aanbestedingsdocumenten, het begeleiden van de aanbesteding, alsmede het opstellen van de gunnings- en afwijzingsbrieven, en indien van toepassing het proces na de gunning (eventuele juridische en/of aanbestedingsklachten procedures). 2) De partijen werken samen om de aanbestedingsdocumenten (o.a. programma van eisen) vorm te geven.

3) De gemeente Noordoostpolder treedt bij het uitvoeren van de aanbesteding en gunning namens haarzelf en de participerende gemeenten op als aanbestedende dienst in de zin van de Europese Richtlijn 2014/24/EU betreffende het plaatsen van overheidsopdrachten en de Aanbestedingswet 2012. 4) De gemeente Noordoostpolder voert de aanbestedingsprocedure uit en neemt hiervoor alle noodzakelijke besluiten. 5) De gemeente Noordoostpolder is de opdrachtgever met betrekking tot derden die in het kader van dit proces ondersteuning leveren. 6) De aanbesteding wordt per perceel (per gemeente) gegund aan de inschrijvers met de economisch meest voordelige inschrijving gebaseerd op de beste prijs kwaliteit verhouding.

Pagina 3 van 5

ARTIKEL 5 LOOPTIJD 1) Deze samenwerkingsovereenkomst treedt in werking bij ondertekening door alle deelnemende partijen en is van kracht totdat de overeenkomst(en) met aanbieders, na afronding van de aanbestedingsprocedure is/zijn ondertekend. 2) Indien geen gunning mogelijk is (gebleken), treden partijen in overleg over de voortgang en of staken van dit traject. ARTIKEL 6 COMMUNICATIE EN INFORMATIE 1) Partijen informeren elkaar over en weer adequaat. Projectleider namens de gemeente Noordoostpolder is mevrouw J. Okma. 2) Partijen verplichten zich ertoe om informatie die vertrouwelijk ter beschikking wordt gesteld in het kader van de uitvoering van deze overeenkomst, vertrouwelijk te behandelen, ook na afloop van de overeenkomst. Partijen maken de informatie niet aan derden openbaar, tenzij hiermee vooraf schriftelijk is ingestemd door de andere Partij, op grond van een wettelijke verplichting of rechterlijk bevel. ARTIKEL 7 GESCHILLEN 1) Alle geschillen in verband met deze samenwerkingsovereenkomst of met afspraken die daarmee samenhangen, worden beslecht door de bevoegde burgerlijk rechter. 2) Een partij die van mening is dat een geschil bestaat, deelt dat schriftelijk aan de andere partijen mee. Deze mededeling bevat een gemotiveerde aanduiding van het geschil.

3) Binnen 7 werkdagen na dagtekening van de in het tweede lid bedoelde mededeling zendt elke partij zijn zienswijze omtrent het geschil alsmede een voorstel voor een oplossing daarvan aan de andere partijen. 4) Binnen 7 werkdagen na afloop van de in het derde lid genoemde termijn overleggen partijen over een oplossing van het geschil. Elk der partijen kan zich door deskundigen doen bijstaan. Indien één der partijen binnen 7 dagen na afloop van de in het derde lid genoemde termijn de wens daartoe kenbaar maakt, wordt het geschil onderworpen aan arbitrage. Partijen benoemen daartoe twee leden van de arbitragecommissie. De aldus benoemde leden wijzen gezamenlijk een derde lid aan die als voorzitter optreedt. 5) Elk der partijen draagt de eigen kosten, voorvloeiende uit de procedure van het 2e tot en met het 4e lid. De kosten van de in het 4e lid bedoelde voorzitter worden door elke partij voor een gelijk deel gedragen.

ARTIKEL 8 PERSOONSGEGEVENS Als het voor een rechtmatig verloop van de aanbestedingsprocedure noodzakelijk is om persoonsgegevens te verstrekken aan marktpartijen dan: a) Leveren de gemeenten Steenwijkerland en Urk deze gegevens conform AVG aan bij gemeente Noordoostpolder; b) Verstrekt gemeente Noordoostpolder op aanvraag deze gegevens conform AVG aan marktpartijen; c) Vernietigt de gemeente Noordoostpolder de van de gemeenten Steenwijkerland en Urk verkregen persoonsgegevens zodra de wettelijke bewaartermijn verstreken is.

Pagina 4 van 5

ARTIKEL 9 SLOTBEPALING 1) Indien tussentijds blijkt dat een of meer doelstelling als bedoeld in artikel 1 van deze samenwerkingsovereenkomst niet worden gehaald, treden partijen in overleg om te zien op welke wijze de realisatie van die doelstelling(en) kan worden bereikt. 2) Derden kunnen geen rechten ontlenen aan de inhoud van deze overeenkomst. Aldus overeengekomen en in drievoud ondertekend, Gemeente Steenwijkerland <plaats, datum>

Gemeente Urk <plaats, datum>

Gemeente Noordoostpolder <plaats, datum>

Pagina 5 van 5