D04 00 Memo evenementenbeleid gemeenteraad najaar 2024.pdf

MEMO aan Raad Aan

:

De raad van gemeente Noordoostpolder

Van

:

Het college van burgemeester en wethouders

Datum

:

24 oktober 2024

Onderwerp

:

Stand van zaken evenementenbeleid

Beleidsreferentie • Coalitieakkoord 2022-2026 Een bruisend Noordoostpolder Er komen meer mogelijkheden voor (nacht)horeca, evenementen, cultuur en andere recreatieve activiteiten. • Perspectiefnota 2025-2028 Een bruisend Noordoostpolder Noordoostpolder ontwikkelt zich tot een bruisend gebied waar genoeg te beleven is voor jong en oud. We maken komend jaar kaders om te beoordelen welke evenementen of activiteiten buiten de bestaande subsidies gestimuleerd kunnen worden om bij te dragen aan een bruisender Noordoostpolder. • Motie 2024-07 13g Faciliteren evenementen De raad verzoekt het college 1. evenementen verder te ondersteunen/faciliteren bij voor de gemeente aanpalende werkzaamheden (dat zijn werkzaamheden die in het verlengde liggen van gemeentelijke taken, zoals taken in de openbare ruimte als het in bezit hebben van en plaatsen van dranghekken en verkeers/omleidingsborden); 2. In lijn met de subsidie aan StEP, indien nodig, ook eventuele subsidie-aanpassing door te voeren voor andere instellingen die worden geconfronteerd met extra veiligheidseisen. 3. hiertoe de benodigde middelen in de begroting 2025 e.v. op te nemen • (Concept) Programmabegroting 2025-2028 1.11 We gaan aan de slag met strategisch evenementenbeleid We gaan aan de slag met een visie op evenementen, waarbij we een strategisch kader opstellen en de rol van de gemeente bepalen.

We brengen in kaart welke evenementen wenselijk zijn en waar deze evenementen gehouden kunnen worden. Dit doen we samen met evenementenorganisaties en initiatiefnemers.

Inleiding Het college heeft oog voor de waarde van evenementen en evenementenorganisaties in de gemeente Noordoostpolder. Dat blijkt onder meer uit het coalitieakkoord, waarin het college de ambitie uitspreekt om te zoeken naar meer mogelijkheden voor evenementen. In de perspectiefnota 2025-2028 en de (concept) programmabegroting 2025-2028 is verwoord op welke wijze het college hiermee aan de slag gaat. Naar aanleiding van de behandeling van de perspectiefnota is er in de gemeenteraad gesproken over evenementen in de Noordoostpolder. De raad heeft een motie aangenomen die het college oproept om evenementen te faciliteren. In deze memo wordt u geïnformeerd over de lopende

1

ontwikkelingen rondom het faciliteren van evenementen in de gemeente Noordoostpolder en het beoogde proces voor vorming van strategisch evenementenbeleid.

Het belang van evenementen Het college vindt evenementen belangrijk voor gemeente Noordoostpolder. Evenementen dragen bij aan diverse ambities van de gemeente. - Evenementen zorgen voor levendigheid en vertier in de Noordoostpolder en leveren een positieve bijdrage aan een bruisend Noordoostpolder; - Evenementen brengen inwoners en bezoekers van de Noordoostpolder samen, versterken het culturele en sociale leven en brengt inwoners en bezoekers (letterlijk) in beweging; - Evenementen dragen bij aan economische vitaliteit van de gemeente en kunnen een bijdrage leveren aan de werkgelegenheid; - Evenementen zetten de Noordoostpolder op de kaart en zorgen voor versterking van het positieve imago van de gemeente.

Diversiteit in evenementen De Noordoostpolder kent velerlei evenementen, op jaarbasis zo’n 175. De Algemene plaatselijke verordening omschrijft de activiteiten die wij verstaan onder een evenement. Vaak is niet één evenement hetzelfde. Hieronder geven we een beeld van de veelkleurigheid van het speelveld rondom evenementen. - Verschillende soorten evenementen Het grootste deel van de evenementen betreft lokale evenementen, zoals dorpsfeesten, sportevenementen, carnavalsoptochten, Koningsdagactiviteiten, burendagen, avondvierdaagsen, autocrosses, outletmarkten, braderieën en dergelijke. Daarnaast kent de gemeente evenementen zoals Wildeburg, het Uit-je-tent festival, het Tulpenfestival en het Pieperfestival. Die evenementen zijn grootschaliger en trekken ook publiek van buiten de Noordoostpolder. - Verschillende soorten evenementenorganisaties Evenementen worden op allerlei manieren georganiseerd. StEP Noordoostpolder is een belangrijke evenementenorganisator met een eigen bedrijfsbureau en circa 300 vrijwilligers, maar er zijn ook andere breed gedragen lokale (vrijwilligers)organisaties zoals de dorpsbelangen, sportverenigingen, Jongeren 19Nu, Buitenfestival Oord en de werkgroep Verlichte Boerderijenroute van LTO Noordoostpolder. Soms zijn commerciële bedrijven initiatiefnemers, bijvoorbeeld bij festival Wildeburg, het Oktoberfest en de kermis.

- Verschillende rollen van de gemeente Als gemeente zijn we op meerdere terreinen betrokken bij evenementen. We hebben diverse rollen, vanuit verschillende portefeuilles. • Beleidsontwikkeling: Het scheppen van een strategisch kader voor evenementen binnen de Noordoostpolder, zowel op fysiek als sociaal terrein. Welke evenementen willen we, voor wie, waar, wanneer en onder welke voorwaarden; • Vergunningen en regelgeving: Het adviseren bij en verlenen van aanvragen om evenementenvergunning, geluidsregels, volksgezondheid (o.a. EHBO-faciliteiten) en brandveiligheidsmaatregelen; • Openbare orde en veiligheid: Het borgen van veiligheidsnormen rondom evenementen, bijvoorbeeld op het gebied van beveiliging en openbare orde; • Facilitaire dienstverlening: Het faciliteren van organisaties op gebied van materialen, dranghekken, bebording, straatreiniging, elektra- en watervoorzieningen; • Financiële ondersteuning: Het verstrekken van subsidies aan evenementenorganisaties, via begrotingssubsidies, subsidieregelingen en incidentele subsidies. Deze subsidies zijn belegd binnen meerdere beleidsterreinen, zoals cultuur, recreatie, erfgoed, sport en gebiedsgericht werken.

Er is scheefgroei ontstaan Door alle verschillen in soorten evenementen, organisaties en rollen van de gemeente is er afgelopen decennia in de dagelijkse praktijk onbewust scheefgroei ontstaan in de manier waarop wij als

2

gemeente met evenementen omgaan. Ter illustratie: De vigerende subsidieregelingen voor versterken leefbaarheid, sportevenementen, culturele evenementen en vergroten beleving erfgoed lopen uiteen qua voorwaarden en subsidiebedragen. Voor recreatieve evenementen wordt op basis van een begrotingssubsidie gewerkt met StEP als vaste evenementenorganisatie. En ten slotte zijn er evenementen die via een collegebesluit ondersteund worden met een incidentele subsidie buiten een subsidieregeling. Ten aanzien van facilitaire diensten zoals levering van materialen, straatreiniging en gratis nutsvoorzieningen worden sommige organisaties van oudsher meer gefaciliteerd dan andere (nieuwe) organisaties. Deze scheefgroei leidt in brede zin tot onbegrip bij initiatiefnemers, maar zorgt ook voor ongemak bij het bestuur en de ambtelijke organisatie bij de behandeling van aanvragen.

Er is behoefte aan strategisch evenementenbeleid In de (concept) programmabegroting 2025-2028 is beschreven dat we aan de slag gaan met een visie op evenementen, waarbij we een strategisch kader opstellen en de rollen van de gemeente bepalen. We brengen in kaart welke evenementen wenselijk zijn, voor welke doelgroepen en waar deze evenementen gehouden kunnen worden. Ook maken we inzichtelijk welke evenementen door de gemeente (financieel) gefaciliteerd worden, waarom we dit doen en op welke manier we het doen. Het strategisch evenementenbeleid wordt zoveel mogelijk samen met interne en externe stakeholders vormgegeven. We maken een participatieplan en houden rekening met bestaande structuren en organisaties. Vaak zijn het gedreven en maatschappelijk betrokken inwoners die zich als vrijwilliger inzetten voor het organiseren van evenementen. We moeten deze structuren waarderen en benutten, maar het is evident dat het opstellen van strategisch evenementenbeleid kan leiden tot herijking van subsidieregelingen of andere faciliteiten. Het strategisch evenementenbeleid biedt intern een kader voor diverse portefeuilles, afdelingen en beleidsterreinen. Daarnaast geeft het extern duidelijkheid richting initiatiefnemers en evenementenorganisaties.

Met het strategisch evenementenbeleid willen we zorgen voor een goede balans tussen alle belangen, van milieuaspecten, veiligheid en openbare orde tot levendigheid en diversiteit. Zo dragen we bij aan een leefbare en bruisende gemeente. Op dit moment wordt er vanuit cluster Vergunningen, Toezicht en Handhaving gewerkt aan nieuwe uitvoeringsregels voor evenementen in de Noordoostpolder. Hierin wordt met name beschreven welke evenementen vergunningplichtig zijn, hoe het vergunningproces verloopt en met welke aandachtspunten rekening gehouden moet worden. Denk aan beveiliging, brandveiligheid, verkeersveiligheid, geluidsregels en risico’s bij extreme weersomstandigheden. Dit is een separaat proces, maar er zijn veel raakvlakken met het strategisch evenementenbeleid. Daarom wordt er zoveel mogelijk gezamenlijk opgetrokken.

Hoe zien de vervolgstappen eruit? Via deze memo bent u geïnformeerd over de breedte en complexiteit van het vraagstuk met betrekking tot het faciliteren van evenementen. In het eerste kwartaal van 2025 zal het college naar verwachting een startnotitie vaststellen, zodat de beleidsvorming in de loop van 2025 kan plaatsvinden. De startnotitie geeft richting aan de inhoud en het proces ten aanzien van de vorming van strategisch evenementenbeleid. Wij zullen de startnotitie met u als raad delen, zodat u nauw betrokken blijft bij het verdere proces.

3