Document · PDF

D03 02 Bijlage bij Nota - Intern handboek Het hoe, wat en waarom van participatie.pdf

Gemeenteraad 30 januari 2023, gemeente NoordoostpolderBij agendapunt: 4: Lijst ingekomen stukken8.974 woorden

Open het PDF bij de gemeente ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen

INTERN HANDBOEK VOOR PARTICIPATIE Het hoe, wat en waarom van participatie Participatie Route

Participatie Handboek

INHOUD Intern Handboek voor participatie

1. Inleiding 2. Hoe organiseer je de participatie?

3 4

Stap 1. Vul de impactmeter in Rollen Stap 2. Maak een participatieplan Vraag 1, waarom ga ik in gesprek met mijn omgeving? Vraag 2, welke vragen wil ik stellen aan mijn gesprekspartners? Of wil ik alleen iets vertellen? Vraag 3, met wie ga ik in gesprek? Vraag 4, op welke manier ga ik in gesprek? Stap 3. Uitvoeren van de participatie

4 6 7 7

Stap 4. Verantwoording van de participatie

3. Over participatie 3.1 Aanleiding handboek participatie 3.1 Definitie van participatie 3.2 Vormen van participatie 3.4 Doel van participatie 3.5 Integraal werken

4. Waar staan we als gemeente voor? 4.1 Leidende principes

5. Tips & Tricks 6. Bijlages 1. 2. 3. 4. 5.

Impactmeter Stappenplan Niveau 1 Stappenplan Niveau 2 Stappenplan Niveau 3 Participatielogboek

8 8 8 9

10 10 10 10 11 11

12 12

13 14 14 16 18 22 26

Participatie Handboek

1. INLEIDING Dit is het handboek participatie voor de medewerkers van gemeente Noordoostpolder.

Om als gemeente op een goede manier uitvoering te kunnen geven aan het participatiebeleid is een praktische vertaling gemaakt van de participatievisie (link) en de verordening burgerparticipatie en uitdaagrecht gemeente Noordoostpolder (link) naar dit handboek participatie. Participatie kun je op heel veel verschillende manieren organiseren. Dit handboek geeft je handvatten en middelen om je daarbij te helpen. We starten dit handboek heel praktisch: Hoe organiseer je participatie? Wil je vervolgens meer weten over participatie in het algemeen en onze uitgangspunten? Die informatie vind je in de daaropvolgende hoofdstukken. Heb je verdere vragen over participatie? Dan kun je terecht bij de collega’s van team Communicatie en IGW en bij de procesbegeleider omgeving.

daar om vraagt en handelen actief, passend bij de omstandigheden.

Participatie Handboek Informeren over 4 besluit.

Gelijkwaardige partners. Deelnemers beslissen binnen kaders. Samenwerkingspartners. Inbreng bindend voor besluit.

Adviseren

Niveau 2

credits: Sir Communicatie & Participatie - sir.nl

Enigzins

orli

Niveau 0

lijk

oor

Enigzins

Beh

lijk

oor

Niet

g Zeer

Enigzins

Beh

t oo Gr

root

som het participatieniveau.

Niveau 0

lijk oor

jk orli

Algemeen Belang, Maatschappelijke  Wanneer Aandacht en Hinder Initiatief worden opgeteld is de Niveau 0

lijk oor

Figuur 1. Impactmeter

lijk

oor

Enigzins

Beh

Enigzins Enigzins

Niveau 2 1 au ive

3 eau Niv

Beh

Niveau 2

3 eau Niv

in We ig

t oo Gr

t groo Zeer Veel participatie

Hinder initiatief

t oo Gr

in We

De vragen beantwoord je vanuit het perspectief van de betrokkenen. Vind je het lastig om een vraag te beantwoorden, omdat je geen idee hebt hoe je initiatief hierop scoort? Dan kun je advies vragen aan de inhoudelijk betrokken collega’s.

Participatie

Na u 1 uwea iv eli jks

3 eau Niv

in We

roo

Enigzins

Beh o

jk Beh o

orli

[Illustraties voor bij schema levels + spelers]

Participatieniveaus Binnen de gemeente Noordoostpolder werken we met vier participatieniveaus te weten: Na jks

g Zeer

Beh o

3 eau Niv

root

g Zeer

Niet

Hinder initiatief

uw eli

Na Na het invullen van de vragen tel je de punten op. Je score komt uw uit in een bandt eli oo jks Gr breedte van niveau 0 – 3. Afhankelijk van het niveau werk je het participatieplan uit.t

jks

t oo Gr

Hinder initiatief

Niveau 2

Geen participatie

in We

De stelregel is: hoe hoger de impact, hoe intensiever de participatie.

Na uw eli

Maatschappelijke aandacht

Nau 1 u ive wel i

jks Beperkte Nietparticipatie

eli o jksvan participatie Gr Voor het aanleggen van een parkeerplaats is een andere aanpak Niet nodig dan voor het ontwikkelen van een nieuw appartementencomplex. De Zeer groot impactmeter (figuur 1) helpt je te bepalen wat voor jouw project het meest geschikte participatieniveau is. Dit doe je door vragen over het algemeen belang, de maatschappelijke aandacht en de mate van hinder voor de omgeving te beantwoorden.

Niet

jks

past bij het initiatief? in We

ini We

Na uw

Na uw eli

Geen N iet participatie

t oo Gr Veel participatie t groo Zeer

1 au ive

in We

root

Niveau 2

Participatie

3 eau Niv

Na Beperkte uparticipatie we lijk s

Welk participatielevel past Maatschappelijke aandacht bij het initiatief? Welk participatieniveau Algemeen belang

Stap 1. Vul de impactmeter in

t oo Gr g Zeer

Niet

1 au ive

[Illus

Hinder initiatief initiatief Hinder

Niveau 2

jks

Stap 1. Impactmeter invullen Stap 2. Participatieplan maken Stap 3. Uitvoeren van de participatie Stap 4. Verantwoording van de participatie

Maatschappelijke aandacht Maatschappelijke aandacht

in We

Na uw eli

Enigzins

Algemeen belang Algemeen belang

t oo Gr Veel

participatie t groo Zeer

Geen Niet participatie

Welk participatielevel past bij het initiatief?

Om jou als medewerker van de gemeente Noordoostpolder te helpen bij de organisatie van de participatie met je omgeving hebben we een eenduidige werkwijze ontwikkeld die bestaat uit 4 stappen. Deze werkwijze helpt ons om transparant te zijn in onze manier van participeren en om op een goede manier verantwoording af te leggen.

Informeren

Zeer

Participatie

orli

Niet

t groo

Raadplegen

Beperkte Na uparticipatie we lijk s

t Informeren over besluit. oo Gr Geen formele inbreng. Niveau 0

jks

1 au ive

orli

jk orli Beh o

2. HOE ORGANISEER JE DE PARTICIPATIE?

Maatschappelijke aandacht Mening geven. Bestuur beslist.

Na uw eli

Enigzins

Algemeen belang

3 eau Niv

We geven ruimte aan voortschrijdend inzicht als de situatie daar om vraagt en handelen actief, passend bij de omstandigheden.

We geven met de samenleving invulling aan de diverse vraagstukken en bepalen waar dat kan vooraf ieders rol en verantwoordelijkheid.

in We

We willen weten wat er leeft in de samenleving en halen de verschillende belangen en perspectieven op.

in We

We informeren helder en vinden persoonlijk contact belangrijk. We zijn goed bereikbaar en benaderbaar voor vragen.

Welk participatielevel past bij het initiatief?

Voorstel inbrengen. Bestuur beslist. We hanteren een eenduidige aanpak voor samenspel en zijn transparant over het proces.

Coproduceren Zeer groot

Niet

Enigzins

• Dynamisch • Maatwerk • Flexibel

Beh o

• Samenwerking • Gelijkwaardig • Belangenafweging

Enigzins

• Alert • Nieuwsgierig • Betrokken

Beh o

• Toegankelijk • Persoonlijk • Omgevingsbewust

t oo Gr

Niveau 0

g ini We

Meebeslissen Geen formele inbreng.

Na uw eli

jks

• Betrouwbaar • Duidelijk • Verantwoordelijk

Bestuur beslist.

Algemeen belang

Niveau 0

stukken en bepalen waar dat kan vooraf ieders rol en verantwoordelijkheid.

oor lijk

halen de verschillende belangen en perspectieven op.

Enigzins

belangrijk. We zijn goed bereikbaar en benaderbaar voor vragen.

Beh

en zijn transparant over het proces.

2. W

t oo Gr

Niet Participatieniveau 0:Zeer groot geen tot weinig participatie nodig Participatieniveau 1: beperkte participatie Participatieniveau 2: gemiddelde participatie Participatieniveau 3: intensieve participatie

1. Waarom in gesprek? (doel)

 De impactmeter kun je invullen in het document dat je in hier kunt vinden. 2. Waarover in gesprek? (onderwerp)

3. W (

Participatie Handboek

[Illustraties voor bij schema [Illustraties levels voor + spelers] bij schema [Illustraties levels voor + spelers] bij schema levels + spelers]

Niet

HInder initiatief

Niet

2 1

Niet

HInder initiatief

3 4 2 root

g Zeer

2 ot

gro Zeer

Niveau 0

Niveau 2 (+1)

Niveau 3 (+1+2)

root

g Zeer

1. Waarom in1. gesprek? Waarom in 1. gesprek? Waarom in gesprek? (doel) (doel) (doel)

HInder initiatief

3 4

2 ot

lijk

oor

Enigzins

Na uw ot eo Glrijks

Niet

Niveau 0

gro Zeer

Beperkte participatie2. WaaroverGemiddelde participatie in 2. gesprek? Waarover in2.gesprek? Waarover in gesprek?

Intensieve participatie

• betrokkenen informeren • betrokkenen laten meepraten • inventariseren eventuele zorgen • belangen van betrokkenen • onderzoeken of deze meewegen 3. Wie met wie 3.in Wie gesprek? met wie3.inWie gesprek? met wie in gesprek? weggenomen kunnen worden (publiek & afzender) (publiek & afzender) (publiek & afzender)

• betrokkenen laten meedenken en meedoen • ideeën van betrokkenen meenemen in het ontwerp

(onderwerp) (onderwerp) (onderwerp)

t oo Gr

• naaste (buren) 7 1 betrokkenen 7 1 7 5 op de hoogte 5 5 stellen Niet

t oo Gr

Beh

lijk

oor

Enigzins

3 4

Beh

lijk

oor

Beh

Enigzins

3 4

4,33

Veel participatie

lijk

Weinig/geen participatie Na uw ot eliro Gjks

oor

Enigzins

Na uw ot eo Glrijks

Beh

lijk

Enigzins

oor

inig We

jks

inig We

Na uw eli

g Zeer

Beh

lijk oor

Enigzins

2root

Beh

3 4

in We

Niet

Na uw ot eliro Gjks

3 4

in We

jks

4,33

Niveau 1

Maatschappelijke aandacht Maatschappelijke aandacht Maatschappelijke aandacht

Na uw eli

lijk

Enigzins

Beh oor

lijk Niveau 0

Enigzins

Beh oor

lijk Niveau 0

Enigzins

Beh oor

Niveau 0

Veel 3 participatie 6 2 Geen participatie 7 1

3 eau Niv

4,33

Niveau 2

1 au ive

3 eau Niv

3 4

Niveau 2

1 au ive

3 eau Niv

Veel

Niveau 2

1 au ive

3 eau Niv

6 ot participatie 2 Geen er gro Zeparticipatie 7 1

Niveau 2

1 au ive

3 eau Niv

5 3 4 2 6

3 4

2 ot Geen r gro Zeeparticipatie

Niveau 2

1 au ive

3 eau Niv

Niet

Niveau 2

1 au ive

3 eau Niv

Participatie

Niveau 2

1 au ive

3 eau Niv

Beperkte participatie

Niveau 2

1 au ive

3 eau Niv

3 4 2root

g Zeer

Participatie

Beperkte participatie

t oo Gr

Niveau 2

1 au ive

3 eau Niv

Niet

Participatie

Niveau 2

1 au ive

3 eau Niv

Beperkte participatie

Niveau 2

1 au ive

Niveau 2

3 eau Niv

3 4

Na uw ot eo Glrijks

3 eau Niv

Na uw ot eliro Gjks

1 au ive

inig We

jks

Niet

inig We

inig 3 We veau Ni

Na uw eli

1 au ive

Niveau 0

Algemeen belang Niveau 2

Niveau 0

Algemeen belang Algemeen belang

au 2

Niveau 0

Welk participatielevel Welk past participatielevel Welk pastparticipatielevel past bij het initiatief? bij het initiatief? bij het initiatief?

gro Zeer

bijvoorbeeld telefoontje, briefje of langs gaan

bijvoorbeeld gesprek, mail, groepsapp of inloopmoment

4. Hoe in gesprek? 4. Hoe in gesprek? 4. Hoe in gesprek? (vorm) (vorm) (vorm)

bijvoorbeeld informatieavond, (online) enquête, website

credits: Sir Communicatie credits: & Participatie Sir Communicatie - sir.nl credits: & Participatie Sir Communicatie - sir.nl & Participatie - sir.nl

bijvoorbeeld brainstorm, werksessie of digitaal participatieplatform

perspectieven perspectieven perspectieven op. op. op. ieders ieders ieders rolrol en rol enen passend passend passend bijbij de bij dede verantwoordelijkheid. verantwoordelijkheid. verantwoordelijkheid.omstandigheden. omstandigheden. omstandigheden.

Informeren Informeren Informeren over over over besluit. besluit. besluit. Geen Geen Geen formele formele formele inbreng. inbreng. inbreng.

Informeren Informeren Informeren

Bewustwording Bewustwording Bewustwording

Participatie Handboek

credits: credits: credits: SirSir Communicatie Sir Communicatie Communicatie && Participatie & Participatie Participatie - sir.nl - sir.nl - sir.nl

[Illustraties [Illustraties [Illustraties voor voor voor bijbijschema bijschema schema levels levels levels + +spelers] +spelers] spelers]

NivNeiavNueiavueau 2 2 2

N N N

1 1 1 au au au ive ive ive

N N N

Niveau Niveau 0 Niveau 0 0

N N N

Veel Veel Veel participatie participatie participatie

Niveau Niveau 0 Niveau 0 0

N N N

Niveau Niveau 0 Niveau 0 0

Enigzins Enigzins Enigzins Beh Behoorlijk Behoorli oor jk lijk

NivNeiavNueiavueau 2 2 2 1 1 1 au au au ive ive ive

SPELERS Maatschappelijke Maatschappelijke aandacht aandacht aandacht Rollen Maatschappelijke

Ambtenaar en college

Enigzins Enigzins Enigzins Beh Behoorlijk Behoorli oor jk lijk

g ini Weinig Weinig We

De participatieniveaus hebben een bepaalde invloed op de rol van jou als ambtenaar, rol van de raadt en het Na Nade N uwuwauw t t eli eli eli oo oo oo jks rol jks jks van de samenleving. Gr Gr Gr college en de t ot ot oro NieNtieNtiet hiernaast vindeeje In de tekening r gro egreroegeen Z ZreZ richtlijn wie, wanneer welke rol heeft.

Raad

Ambtenaar maakt participatieplan voor opgave. Geen rol voor college

Geen rol voor raad

Ambtenaar maakt participatieplan en stemt af met college

1.1.1. Waarom Waarom Waarom ininin gesprek? gesprek? gesprek? (doel) (doel) (doel) Raad informeren

g ini Weinig Weinig We

Na NaNa uwuwuw eli eli eli jks jks jks NieNtieNtiet

Enigzins Enigzins Enigzins Beh Behoorlijk Behoorli oor jk lijk

Hinder Hinder Hinder initiatief initiatief initiatief

Raad kaders mee laten bepalen voor proces en inhoud

2.2.2. Waarover Waarover Waarover ininin gesprek? gesprek? gesprek? (onderwerp) (onderwerp) (onderwerp)

t t t oo oo oo Gr Gr Gr ot ot ot egreroegrrogro ZeeZreZ

Ambtenaar betrekt college & raad bij maken participatieplan

Bewoners, organisaties, ondernemers

Zijn direct betrokkenen: worden geïnformeerd en delen vragen/meningen/ zorgen

Zijn direct betrokkenen en belanghebbenden: mogen meedenken

3.3.3. Wie Wie Wie met met met wie wie wie ininin gesprek? gesprek? gesprek? (publiek (publiek (publiek &&afzender) &afzender) afzender)

Zijn direct betrokkenen, belanghebbenden en brede omgeving: mogen meewerken

3 eau Niveau 3 Niveau 3 Niv

Geen Geen Geen participatie participatie participatie

Niveau 3 (+1+2)

3 eau Niveau 3 Niveau 3 Niv

ot ot ot egreroegrrogro ZeeZreZ

NieNtieNtiet

NivNeiavNueiavueau 2 2 2 1 1 1 au au au ive ive ive

Participatie Participatie Participatie

Beperkte Beperkte Beperkte participatie participatie participatie

Niveau 2 (+1)

3 eau Niveau 3 Niveau 3 Niv

t t t oo oo oo Gr Gr Gr

NivNeiavNueiavueau 2 2 2 1 1 1 au au au ive ive ive

3 eau Niveau 3 Niveau 3 Niv

g ini Weinig Weinig We

Na NaNa uwuwuw eli eli eli jks jks jks

Niveau 1

Niveau Niveau 0 Niveau 0 0

Welk Welk Welk participatielevel participatielevel participatielevel past past past bijbijhet bijhet het initiatief? initiatief? initiatief? Algemeen Algemeen Algemeen belang belang belang

Nive

enen benaderbaar en benaderbaar benaderbaar voor voor voor vragen. vragen. vragen.

Participatie Handboek 7

1. Waarom in gesprek? (doel)

Stap 2. Maak een participatieplan met het Relevant Gesprek®

Nadat je een inschatting hebt gemaakt van de impact van een initiatief, ga je aan de slag met het maken van een participatieplan passend bij de impact. We gebruiken daarvoor de methode van het Relevant Gesprek®. De methodiek van het Relevant Gesprek® sluit nauw aan bij de voorwaarden uit de verordening burgerparticipatie en uitdaagrecht van de gemeente Noordoostpolder, zie paragraaf 2 artikel 3. De methodiek Relevant Gesprek® is een simpele, gestructureerde en bewezen methode om te bepalen waarom, waarover, met wie en hoe je de omgeving betrekt bij jouw initiatief. Een initiatief kan uit verschillende fases bestaan (denk aan een ontwerpfase, initiatieffase, definitiefase). Per fase doorloop je de vragen van het Relevant Gesprek®. Het uitgangspunt van het Relevant Gesprek® is dat ieder participatiegesprek in iedere fase van je project relevant is voor de deelnemers aan dat gesprek. Een participatieplan is voor ieder initiatief anders, het is echt maatwerk. De methode die we gebruiken van het Relevant Gesprek® zorgt ervoor dat we participatie op een eenduidige manier aanpakken. De uitkomst van je participatieplan verschilt echter per keer omdat je steeds opnieuw de situatie in haar eigen context beoordeelt. Het stappenplan Aan de hand van het Relevant Gesprek® beantwoord je voor jouw initiatief de volgende vragen: 1. Waarom ga ik in gesprek met mijn omgeving? 2.

Welke vragen wil ik stellen aan mijn gesprekspartners? Of wil ik alleen iets vertellen? 3. Met wie ga ik in gesprek? 4. Op welke manier ga ik in gesprek?

2. Waarover in gesprek? (onderwerp)

3. Wie met wie in gesprek? (publiek & afzender)

4. Hoe in gesprek? (vorm) Sir Communicatie & Participatie

Vraag 1, waarom ga ik in gesprek met mijn omgeving? Stel jezelf de vraag waarom participatie belangrijk is voor jouw initiatief. Wat kan participatie in deze fase van het initiatief bijdragen aan het einddoel van jouw project? Wat wil je met de participatie bereiken en wat is het eindresultaat van de participatie in deze fase? Kortom je kiest met deze vraag je participatiedoel. Mogelijke participatiedoelen zijn: • bewustwording bij de omgeving, • initiatief verbeteren door kwaliteit op te halen, • begrip creëren, • mede-eigenaarschap creëren, • laten stemmen over het initiatief. Nadat je omschreven hebt uit welke fasen je project bestaat en per fase het participatiedoel hebt benoemd, is het belangrijk om de ruimte voor inbreng voor de betrokkenen te bepalen.

Vraag 3, met wie ga ik in gesprek? Bij deze vraag bepaal je met wie je in gesprek wilt: omwonenden of (een deel van de) inwoners, professionals of belangenvertegenwoordigers? Kijk kritisch voor welke publieksgroepen dit project en daarmee het gesprek relevant is. Er zijn verschillende hulpmiddelen om de verschillende publieksgroepen eenvoudig in kaart te brengen. Bij grote projecten kun je advies vragen aan de collega’s van team Communicatie om een krachtenveldanalyse te maken (Factor C). Of neem een kijkje op publieksanalyse.relevantgesprek.nl Vraag 4, op welke manier ga ik in gesprek? Bepaal als laatste een gespreksvorm die past bij het waarom, waarover en met wie je in gesprek wilt. Het maakt nogal wat uit of je met jongeren in gesprek gaat of met dertigers die een vol gezinsleven hebben of juist ouderen. De ene gespreksvorm leent zich ook beter voor een creatief proces en een andere vorm meer voor het inventariseren van meningen. Ook hier bestaan online allerlei voorbeelden van waaruit je kunt kiezen. Een mogelijkheid is participatiebox.relevantgesprek.nl

Het stappenplan om te komen tot een participatieplan vind je

 in bijlage 3

Gelijkwaardig partners. Gelijkwaardige partners. Deelnemers beslissen binnen kaders. Deelnemers beslissen binnen

Coproduceren

Samenwerkingspartners. Samenwerkingspartners. Inbreng bindendInbreng voor besluit. bindend voor besluit

Begrip

Democratisch proces Bewustwording

Vraag 2, welke vragen wil ik stellen aan mijn gesprekspartners? Bij de tweede vraag bepalen we het onderwerp van het gesprek. We kiezen er bewust voor om eerst het onderwerp/de vraag te bepalen en niet de publieksgroepen met wie je in gesprek wilt. Zorg dat je door de juiste vraag te stellen, antwoord krijgt op datgene wat je inhoudelijk nodig hebt aan het einde van het participatieproces. En dat bijdraagt aan je participatiedoel. Het is belangrijk dat de vragen goed aansluit bij de ruimte van inbreng die je bij vraag 1 hebt bepaald. Formuleer de participatievragen duidelijk en neutraal, zonder sturing richting een (gewenst) antwoord.

Meebeslissen

Kwaliteit

Wil je mensen een keuze voorleggen of wil jij je laten adviseren? Gaat het alleen om het informeren of mogen deelnemers ook invloed uitoefenen op varianten? De ruimte voor inbreng bepaal je aan de hand van de participatietrap (figuur 2) en staat in relatie tot het participatiedoel.

Eigenaarschap

Participatie Handboek

Adviseren

Voorstel inbrengen. Voorstel inbrengen. Bestuur beslist. Bestuur beslist.

Raadplegen

MeningMening geven. geven. Bestuur Bestuur beslist. beslist.

Informeren Figuur 2. Participatietrap

Informeren over besluit. Informeren over besluit. Geen formele inbreng. Geen formele inbreng.

Participatie Handboek

Stap 3. Uitvoeren van de participatie

Stap 4. Verantwoording van de participatie

De onderstaande 7 stappen leiden je op een gestructureerde manier door de uitvoering van je participatieproces. Afhankelijk van het participatieniveau werk je onderstaande punten in meer of mindere mate uit.

Geef in een participatielogboek aan wie betrokken zijn geweest en wat hun rol is geweest. Wat de meningen, ideeën en bezwaren van belanghebbenden waren en vergeet vooral niet aan te geven hoe je daarmee rekening houdt bij de ontwikkeling van je project.

1. Maak een activiteitenoverzicht, budget en planning en vraag indien nodig goedkeuring 2. Richt de organisatiestructuur in (rol- en taakverdeling) 3. Organiseer de communicatie (middelen en basisverhaal) 4. Zorg voor contactbeheer en monitoring (adressenbestand, contactpersoon, monitoring sociale media) 5. Voer de participatiegesprekken (uitnodiging, programma maken en uitvoeren, verslaglegging) 6. Duidt de resultaten en verwerk die waar mogelijk in je plannen 7. Koppel de resultaten terug

Voor meer informatie over wat er volgens de verordening burgerparticipatie en uitdaagrecht gemeente Noordoostpolder terug moet komen in de verslaglegging zie paragraaf 2 artikel 4.

Op basis van het participatieplan dat je hebt gemaakt met behulp van de vier vragen, ga je aan de slag met de uitvoering: je regelt capaciteit, tijd en middelen. Je spreekt onder andere een duidelijke rol en taakverdeling af, richt de communicatie in en nodigt de deelnemers uit.

Je bent in gesprek gegaan over je initiatief om daarmee belangen, ideeën en oplossingen in kaart te brengen. Daarmee kun je het initiatief beter maken. Behalve dat het belangrijk is om de input te verwerken in je initiatief, is het ook belangrijk dat je achteraf laat zien wat je gedaan hebt en wat de opbrengst daarvan is.

 In bijlage 4 vind je een logboek waarin je je participatietraject kunt vastleggen.

Participatie Handboek 10

3. OVER PARTICIPATIE 3.1 Aanleiding handboek participatie

Er zijn twee aanleidingen om te komen tot dit handboek participatie: 1. Zowel de samenleving als de overheid vinden participatie belangrijk. De samenleving verwacht van de overheid dat zij hen bij het maken van beleid of uitvoeren van projecten actief betrekt. En aan de andere kant wil de samenleving dat de overheid hen helpt of meedenkt bij hun initiatieven. Kortom, er is wederzijds behoefte aan actieve participatie. 2. De komst van de Omgevingswet. Participatie krijgt binnen de Omgevingswet een sleutelrol. De verwachte invoeringsdatum van de Omgevingswet is 1 januari 2023. Dit handboek heeft géén relatie met participatie in het kader van de participatiewet (sociaal domein) (link).

3.1 Definitie van participatie

De gemeenteraad formuleert participatie voor Noordoostpolder in de visie als volgt: De manier waarop we als gemeente, samen met onze omgeving, vormgeven aan het realiseren van (gezamenlijke) doelen en taken. Daarbij: • Zorgen we dat de basis van onze dienstverlening op orde is; • Betrekken we de samenleving de komende jaren nóg meer bij onze opgaven; • Stimuleren en faciliteren we initiatieven vanuit de samenleving, die bijdragen aan de opgaven waar Noordoostpolder voor staat.

3.2 Vormen van participatie

Welke vormen van participatie onderscheiden we? 1. Maatschappelijke participatie: Waarbij inwoners meedoen aan het maatschappelijke leven, bijvoorbeeld als leerling, werknemer, ondernemer, vrijwilliger of mantelzorger. 2. Beleid beïnvloedende participatie: Hierin denken inwoners en ondernemers mee over beleid, dienstverlening of spelen ze een actieve rol in projecten van de gemeente. In deze vorm participeert de samenleving bij plannen en initiatieven vanuit de gemeente. 3. Initiatiefnemersparticipatie: De gemeente wordt betrokken als belanghebbende bij ideeën en plannen van inwoners, ondernemers, instellingen of verenigingen. De gemeente participeert op deze manier bij plannen of initiatieven vanuit de samenleving. 4. Financiële participatie: Dit komt aan de orde wanneer inwoners of ondernemers samen investeren, risico lopen en profiteren van een investering. Denk aan investeren in een windpark. Dit handboek participatie gaat vooral uit van beleid beïnvloedende participatie en de rol van de gemeente bij initiatiefnemersparticipatie. Binnen het Sociaal Domein maken we gebruik van De Nieuwe Route. Dit is een participatieaanpak bij sociale hulpvraagstukken. Voor meer informatie over De Nieuwe Route verwijzen we graag door naar (De nieuwe Route).

Participatie Handboek 11

3.4 Doel van participatie

In Noordoostpolder willen we het goed voor elkaar hebben. En dat doen we onder andere door samen op te trekken. Dit doen we niet alleen vanuit de gemeente maar dat verwachten we ook van inwoners, ondernemers en alle overige organisaties die initiatieven ontwikkelen. Door participatie in te zetten willen we initiatieven beter maken, een goede relatie onderhouden met betrokkenen en als het even kan ook bezwaren voorkomen in een latere fase. Nadenken over participatie doe je dus aan de voorkant van een initiatief en kan helpen bij het versnellen van een vergunningsprocedure. Een goede inzet aan de voorkant kan langslepende procedures aan de achterkant voorkomen (bezwaar- en beroepsprocedures na de vergunningaanvraag).

3.5 Integraal werken

De omgevingswet stimuleert ons om integraal te werken. Met de invoering van de wet, hanteren wij daarom ook een andere werkwijze bij initiatieven. De manier waarop we de voorkant van een initiatief willen organiseren, is beschreven in ‘link handboek integraal werkproces’.

Participatie Handboek 12

4. WAAR STAAN WE ALS GEMEENTE VOOR? Houding en gedrag zijn heel bepalend in participatie. Toen duidelijk werd dat er een Omgevingswet zou komen, is een groep inwoners, ondernemers, raadsleden en medewerkers van de gemeente samen aan de slag gegaan om leidende principes te formuleren. Deze principes zijn het gedachtengoed van waaruit we willen handelen als het gaat om initiatieven vanuit onze gemeente.

4.1 Leidende principes

We werken vanuit de volgende leidende principes: 1. Maatwerk Ieder initiatief is uniek. De ene keer verlangt een situatie flexibel en stimulerend optreden van de gemeente. Andere situaties vereisen meer sturend of controlerend handelen. Het vraagt om gedurende het hele proces bewust te kijken en te luisteren naar alle betrokkenen. De regels die van toepassing zijn, interpreteren we op een manier die het beste past bij de situatie, zonder dat er sprake is van willekeur. Maatwerk wil echter niet zeggen dat we het iedereen naar de zin kunnen maken. Dat is niet waar te maken. Het vraagt dus ook om het zorgvuldig managen van verschillende verwachtingen binnen de context. Maatwerk verlangt bovendien goede samenwerking tussen alle betrokkenen. En het sàmen verantwoordelijk zijn en voelen voor het resultaat. 2. Dynamisch We leven in een tijd waarin zaken snel veranderen. Een tijd waarin de dag van morgen weer anders is dan die van vandaag. Dit vraagt om meebewegen en flexibiliteit. Zowel van ons als ook van belanghebbenden. Regels kunnen daarbij soms in de weg zitten. We zijn dienstbaar naar elkaar door proactief te informeren en te handelen. Dit kan de gewenste snelheid van een initiatief bevorderen. Dit is in handen van alle partijen. Alle betrokkenen houden oog voor de zorgvuldigheid van het proces.

Een dynamische houding vraagt soms het lef om door te pakken en soms ook het lef om nee te zeggen.

3. Vertrouwen Vertrouwen is een groot goed en geldt als vertrekpunt in de onderlinge samenwerking. Je krijgt vertrouwen vanuit je houding en je gedrag: dat is wat mensen zien. Dit geldt voor alle betrokkenen bij een zaak: gemeente, initiatiefnemers, bewoners en andere partijen. Doe wat je zegt en zeg wat je doet. Vertrouwen is er op gestoeld dat je je zaken goed voor elkaar hebt en dat je je best doet helder te zijn over de impact van een initiatief. Dit vraagt over en weer om volledige, tijdige en open communicatie met de betrokkenen. Alleen zo krijg je vertrouwen in een goed proces en in een goede relatie. 4. Belangenafweging Als overheid spelen we een belangrijke rol bij het objectief afwegen van de verschillende belangen als zich een initiatief aandient. We kijken met een brede blik naar het initiatief en wie er allemaal bij betrokken (moeten) zijn. Samen stemmen we af wat er nodig is. Daarbij houden we ook rekening met de belangen van mensen die wellicht minder snel voor zichzelf opkomen of die geen kennis hebben over een bepaald onderwerp. Afhankelijk van de vraag en de omstandigheden, bepalen we bij wie de regie ligt en in welke mate regie nodig is. Het aangaan van de dialoog is essentieel om inzicht te krijgen in elkaars belangen. Het is de kunst om begrip te krijgen voor de verschillende perspectieven en belangen en te zoeken naar waar we elkaar kunnen vinden.

Wil je meer weten over de principes, uitgangspunten en beloften die gelden bij participatie, lees dan de participatievisie of – verordening (bijlage een of link).

Participatie Handboek 13

5. TIPS & TRICKS Participatie is geen vinkenlijstje dat je afwerkt. Het vraagt nogal wat: om je in te leven, goed te luisteren, de dialoog te voeren of om te onderhandelen. En dan hebben we het nog niet eens over de vele zaken die aan het begin van een traject nog onzichtbaar zijn. Toch zijn er een aantal algemene uitgangspunten die participatie op zijn minst kunnen bevorderen. Goede voorbereiding • Overleg met de betrokkenen op de locatie waar het initiatief gerealiseerd gaat worden en nodig mensen tijdig uit, houd rekening met vakanties. Zijn er zaken uit het verleden die een rol spelen bij dit plan? Moet je rekening houden met bepaalde sentimenten? • Ga op tijd in overleg met de betrokkenen en niet pas als het plan al in kannen en kruiken is. • Verplaats je in de omwonenden: hoe zou jij reageren op dit plan? Besef dat mensen best onzeker kunnen worden van veranderingen in hun directe leefomgeving. • Als je te maken hebt met veel participanten en veel belangen, overweeg dan om het participatieproces te laten begeleiden door een ervaren (onafhankelijk) gespreksleider.

Maak helder waar je het over gaat hebben • Maak duidelijk wat het doel is van je initiatief. • Geef aan wat de kaders zijn, wat er al vast ligt en waarover het gesprek gaat. Vaak ligt bijvoorbeeld het budget al vast, zijn er al eerder besluiten genomen, of is er simpelweg regelgeving waar je rekening mee moet houden. • Licht toe over welke onderwerpen de participanten wel kunnen meepraten en over de speelruimte die er is. • Benoem de kop maar als het kan ook de staart van een proces. Benoem de verantwoordelijkheden en leg die ook vast. • Blijf communiceren tijdens het proces. Doe dat open, eerlijk en transparant. Niet alleen voorafgaand van je plan maar ook tijdens de uitvoering van je plan. Ook als er geen voortgang in het proces is en geef dit dan aan.

Ken je participanten • Breng in kaart wie de belanghebbenden of geïnteresseerden zijn. Denk ook na over wie je waarover mee laat denken, wie je moet informeren en wie besluit. • Geef duidelijkheid over de ruimte die er is om mee te praten of te denken. Spreken zij namens zichzelf, of vertegenwoordigen ze een groep? Bijvoorbeeld een belangengroep, een buurt of straat. • Zorg voor een gelijk speelveld. Wees je ervan bewust dat belanghebbenden vaak een informatieachterstand hebben. Hou hier rekening mee wat betreft de planning en de informatievoorziening. Veel succes en vooral plezier met de participatie van je project. Kom je er niet uit of heb je nog vragen dan kun je bellen/mailen met team Communicatie en of de collega’s van IGW of de procesbegeleider omgeving.

Bijlage 1 - Impactmeter

IMPACTMETER Voor het aanleggen van een parkeerplaats is een andere aanpak van participatie nodig dan voor het ontwikkelen van een nieuw appartementencomplex. De impactmeter helpt je te bepalen wat voor jouw project/initiatief het meest geschikte participatieniveau is. Door onderstaande vragen over het algemeen belang, de maatschappelijke aandacht en de mate van hinder voor de omgeving te beantwoorden bepaal je de impact van je initiatief. De vragen beantwoord je vanuit het perspectief van de betrokkenen.

Algemeen belang

Bepaal wat de mate is van het algemeen belang van je initiatief. Je doet dit met behulp van onderstaande vragen. 1. Heeft jouw initiatief veel invloed op de samenleving? Dat kan zowel een positieve als negatieve invloed zijn. En het kan kortdurend of langdurend zijn. (kort scoort lager dan lang). WEINIG

VEEL

2. Draagt het initiatief bij aan de organisatiedoelen van de gemeente? Denk hierbij aan klimaat, werken, wonen, recreëren etc. WEINIG

VEEL

3. In welke mate draagt het initiatief bij aan het welzijn van de omgeving? Bevordert het een gezonde leefomgeving? Of zorgt het voor sociale samenhang? WEINIG

Totaal score algemeen belang: ......................................................................................................................................................................................................

Maatschappelijke aandacht

Krijgt het initiatief (naar verwachting) veel aandacht in de politiek en/of (negatieve) aandacht in de (sociale) media? Is die aandacht kort- of langdurend? (Meer aandacht en een langere duur leveren een hogere score op.) 1. Hoeveel publieke/maatschappelijke aandacht verwacht je voor dit initiatief? WEINIG

VEEL

2. Hoeveel politieke aandacht verwacht je voor dit initiatief? WEINIG

3. Hoeveel aandacht van de media verwacht je voor dit initiatief? WEINIG

Totaal score maatschappelijke aandacht: ..................................................................................................................................................................................

Bijlage 1 - Impactmeter

Mate van hinder

Veroorzaakt je initiatief veel of weinig hinder voor de leefomgeving? Is de hinder kort- of langdurend? 1. Zorgt je initiatief voor een negatieve aanpassing van het uitzicht van belanghebbenden in de directe omgeving? WEINIG

VEEL

2. Verwacht je overlast voor/tijdens/na de ontwikkeling/bouw van je initiatief (geluid, verkeer, zwaar bouwmaterieel, afsluiting, geluid, verkeer, geur, enz)? WEINIG

3. Verwacht u financiële of economische hinder voor belanghebbenden na ontwikkeling van het initiatief? (waardevermindering, bedrijfsuitoefening die bemoeilijk wordt, enz) WEINIG

VEEL

Totaal score hinder: .............................................................................................................................................................................................................................

Totaal score algemeen belang, maatschappelijke aandacht en hinder:...................................................................................

Score en mate van participatie

Door de scores van het algemeen belang, maatschappelijke aandacht en de mate van hinder bij elkaar op te tellen, bepaal je het niveau van participatie. Nadat je het niveau van participatie hebt bepaald, kun je aan de slag met het maken van je participatieplan met behulp van het bijpassende stappenplan. Niveau 0 Niveau 1 Niveau 2 Niveau 3

0-9 10-27 28-45 46- 63

geen of weinig participatie beperkte participatie gemiddelde participatie intensieve participatie

Niveau 0, 0-9, geen of weinig participatie Geef bij de vergunningsaanvraag in het DSO aan dat je de direct omwonenden hebt geïnformeerd (vinkje DSO). Je hoeft geen participatietraject te doorlopen. Niveau 1, 10-27, beperkte participatie Bij een beperkt participatietraject maak je een eenvoudig participatieplan. Geef aan wat je hebt besproken, met wie je hebt gesproken, wie je hebt geïnformeerd, of daar reacties op zijn gekomen en wat je met die reacties hebt gedaan. Klik hier voor het stappenplan dat past bij participatie niveau 1 Niveau 2, 28-45, gemiddelde participatie Bij een gemiddeld participatietraject gebruik je de werkwijze van het Relevant Gesprek om de participatieaanpak te maken. Niveau 2 komt hoogstwaarschijnlijk ook naar de intaketafel. Klik hier voor het stappenplan dat past bij participatie niveau 2 Niveau 3, 46-63, intensieve participatie Bij een intensief participatietraject gebruik je de ook de werkwijze van het Relevant Gesprek om de participatieaanpak te maken. Het is bij dit niveau de bedoeling dat je over alle vragen van het Relevant nadenkt en verwerkt in je participatieplan. Een plan op niveau 3 komt altijd ter bespreking naar de intaketafel. Klik hier voor het stappenplan dat past bij participatie niveau 3

Bijlage 2 - Participatie Stappenplan 16

STAPPENPLAN NIVEAU 1 Om op een goede manier de omgeving te betrekken bij je initiatief bieden we je een invulbaar stappenplan aan. De vragen in dit stappenplan zijn gebaseerd op de beproefde methode van het Relevant Gesprek®. Deze methode werkt met 4 stappen. Door alle stappen te doorlopen maak je een passende aanpak voor het betrekken van de omgeving bij het initiatief. Graag lichten we de verschillende begrippen uit de routes hieronder verder toe. Kom je er ondanks de uitleg niet helemaal uit? Neem dan contact op met de gemeente via omgeving@noordoostpolder.nl of kijk eens op www.noordoostpolder.nl/omgeving.

Stap 1

Stap 2

Wat wil je vragen en vertellen aan de omgeving? Wanneer je in gesprek gaat over het initiatief is het belangrijk dat je nadenkt wat je wilt vertellen en vragen. Als je alleen iets hebt om over te informeren vertel dan duidelijk wat het initiatief inhoudt, waarom het voor de omgeving relevant is en waar ze terecht kunnen met vragen. Wanneer er ook ruimte is om mee te praten denk dan goed na waarover. Dat doe je door de juiste vraag te stellen. Het is belangrijk dat je alleen vragen stelt over punten waar de omgeving daadwerkelijk nog een stem in kan hebben.

Stap 3

Met wie wilt je in gesprek? Vooraf bedenk je wie je gespreksgroepen zijn bij het initiatief. Dat doe je door in kaart te brengen wie belanghebbenden zijn bij het initiatief en voor wie het initiatief mogelijk relevant kan zijn. Zet alle gesprekspartners op een rij. Welke ruimte krijgt de omgeving om mee te praten over het initiatief? Kijk nogmaals naar de lijst met gespreksgroepen die je hebt gemaakt. Wie krijgt er het meeste te maken met het initiatief? Dus voor wie is het initiatief het meest relevant en voor wie minder? Mogelijk dat gespreksgroepen die dicht bij het initiatief wonen meer invloed kunnen uitoefenen op het initiatief dan anderen. Kortom bepaal wie je gaat informeren, laat meedenken of zelfs laat meewerken of meebeslissen.

Stap 4

Hoe ga je in gesprek met de omgeving? Hoe je mensen betrekt bij je initiatief is ook belangrijk.Bedenk een werkvorm die past bij de gesprekspartners en wat je met hen wilt bespreken. Wil je alleen de omgeving informeren? Dan kan dat goed via een informatieavond of een nieuwsbrief. Wil je daadwerkelijk met de omgeving aan het werk, dan is een bijeenkomst rondom een ontwerptekening een beter idee.

STAPPENPLAN NIVEAU 1

BEPERKTE PARTICIPATIE Vul dit stappenplan voor niveau 1 in wanneer je een initiatief hebt met beperkte impact op de directe omgeving. Door het invullen van dit stappenplan kun je op een goede manier de omgeving tijdig betrekken bij je initiatief. Dit stappenplan voeg je samen met het participatielogboek toe aan de omgevingsvergunningaanvraag. Bij de beoordeling van de aanvraag wordt ook gekeken in welke mate en hoe je de omgeving betrokken hebt bij de totstandkoming van het initiatief.

Contactgegevens Naam initiatief:

Contactpersoon:

Datum van invullen:

Email:

Adres en postcode initiatief:

Telefoonnr.:

Plaats initiatief:

1. Omschrijf kort het initiatief Wat verandert er in de omgeving? En waarom is dat van belang voor de omgeving?

2. Wat wil je vragen en vertellen aan de omgeving? Waarover wil je de omgeving informeren? En waarover wil je hen een vraag stellen? Het is belangrijk dat je in gesprek gaat over gespreksonderwerpen waar men nog iets van kan vinden.

3a. Met wie wil je in gesprek? Voor wie is het initiatief relevant? Met andere woorden wie merkt er iets van de verandering in de omgeving? Omschrijf de verschillende gespreksgroepen die je gaat informeren en/of bevragen.

o Meewerken (meepraten)

o Meedenken (meedoen)

o Meebeslissen (stemmen)

4. Hoe ga je in gesprek met de omgeving? Wanneer en op welke manier ga je in gesprek met de omgeving? Online of fysiek? Via één-op-één gesprekken, een enquête of tijdens een buurtbijeenkomst? Gebruik je creativiteit en zorg dat de vorm aansluit bij de gespreksgroep(en).

Bijlage 3 - Participatie Stappenplan 18

STAPPENPLAN NIVEAU 2 Om op een goede manier de omgeving te betrekken bij je initiatief bieden we je een invulbaar stappenplan aan. De vragen in dit stappenplan zijn gebaseerd op de beproefde methode van het Relevant Gesprek®. Deze methode werkt met 4 stappen. Door alle stappen te doorlopen maak je een passende aanpak voor het betrekken van de omgeving bij het initiatief. Graag lichten we de verschillende begrippen uit de route hieronder verder toe. Initiatieven van niveau 2 gaan altijd in overleg met de gemeente. Neem daarvoor contact op via omgeving@noordoostpolder.nl of kijk op www.noordoostpolder.nl/omgeving.

Stap 1

Omschrijf kort het initiatief. Je hebt een initiatief dat iets verandert in de leefomgeving van anderen. Het is dan belangrijk dat je op een goede en tijdige manier de omgeving bij deze verandering betrekt. Beschrijf daarom goed wat er gaat veranderen in de omgeving en wat de directe omgeving ervan merkt. Dus wat is hun belang? Waarom ga je in gesprek met de omgeving? Het is belangrijk dat je van tevoren goed nadenkt over waarom je de omgeving wilt betrekken bij je initiatief. Wat is je participatiedoel? Het gesprek aangaan met de belanghebbende bij een initiatief kan verschillende doelen hebben. We kennen 5 doelen van participatie: • Bewustwording bij omgeving; Belanghebbenden informeren over het initiatief. Hierbij beantwoord je ook vragen van de omgeving. • Initiatief verbeteren; Door ideeën, zorgen of suggesties op te halen bij de omgeving. Vaak hebben directe omwonenden en andere belanghebbenden kennis van de omgeving of inzichten waar je zelf niet aan hebt gedacht. Door de omgeving mee te laten denken kun je mogelijk je initiatief verbeteren. • Begrip creëren; Door mensen met verschillende perspectieven en belangen met elkaar in gesprek te laten gaan. Zo kan er begrip ontstaan voor andere meningen en ideeën. • Mede-eigenaarschap creëren; Door als samenwerkingspartners met de omgeving te werken aan het initiatief.

Zo kom je mogelijk tot oplossingen of nieuwe ideeën en ontstaat er mede-eigenaarschap. • Laten stemmen over het initiatief; Door de omgeving te laten kiezen. Dit zorgt er mogelijk voor dat omgeving zich beter kan vinden in het initiatief.

Uit welke fasen bestaat het initiatief? Een groot initiatief kan uit meerdere fasen bestaan. Het is belangrijk dat je van tevoren scherp hebt uit welke fasen je initiatief bestaat. Zodat jij en de omgeving weet wat er nog komen gaat en waar men zit in het proces. Vanuit de gemeente zien we graag dat je bij iedere fase op passende wijze de omgeving betrekt.

Bijlage 3 - Stappenplan Niveau 2 19

Stap 2

Wat wil je vragen en vertellen aan de omgeving? Wanneer je in gesprek gaat over het initiatief is het belangrijk dat je nadenkt wat je wilt vertellen en vragen. Informeer de omgeving duidelijk en tijdig over wat het initiatief inhoudt, waarom het voor de omgeving relevant is en waar ze terecht kunnen met vragen. Wanneer er ook ruimte is om mee te praten denk dan goed na waarover. Dat doe je door de juiste vraag te stellen. Stel alleen vragen over punten waar de omgeving daadwerkelijk nog een stem in kan hebben. Wat staat er al vast? Mogelijk zijn er onderdelen in het initiatief die al vastliggen. Daar is dus geen ruimte meer om over mee te praten. Omschrijf welke onderdelen van het initiatief al vastliggen en geen onderwerp meer zijn van gesprek. Mogelijk dat de omgeving wel vragen heeft over deze onderdelen. Leg dat helder en eenvoudig uit.

Stap 3

Met wie wil je in gesprek? Vooraf bedenk je wie je gespreksgroepen zijn bij het initiatief. Dat doe je door in kaart te brengen wie belanghebbenden zijn bij het initiatief en voor wie het initiatief mogelijk relevant kan zijn. Zet alle gesprekspartners op een rij. Welke ruimte krijgt de omgeving om mee te praten over het initiatief? Kijk nogmaals naar de lijst met gesprekspartners die je hebt gemaakt. Wie krijgt er het meeste te maken met het initiatief? Dus voor wie is het initiatief het meest relevant en voor wie minder? Mogelijk dat gesprekspartners die dicht bij het initiatief wonen meer invloed kunnen uitoefenen op het initiatief dan anderen. Kortom bepaal wie je gaat informeren, laat meedenken of zelfs meewerken of meebeslissen.

Stap 4

Hoe ga je in gesprek met de omgeving? Hoe je mensen betrekt bij je initiatief is ook belangrijk. Bedenk een werkvorm die past bij de gesprekspartners en wat je met hen wilt bespreken. Informeren kan prima via een informatieavond of een nieuwsbrief. Wilt u de omgeving intensiever betrekken? Dan passen een workshop of brainstormsessie beter.

STAPPENPLAN NIVEAU 2

GEMIDDELDE PARTICIPATIE Door het invullen van dit stappenplan kun je op een goede manier de omgeving tijdig betrekken bij je initiatief. Dit stappenplan kun je samen met het participatielogboek toevoegen bij de omgevingsvergunningaanvraag. Bij de beoordeling van de aanvraag wordt ook gekeken in welke mate en hoe je de omgeving betrokken hebt bij de totstandkoming van het initiatief.

Contactgegevens Naam initiatief:

Contactpersoon:

Datum van invullen:

Email:

Adres en postcode initiatief:

Telefoonnr.:

Plaats initiatief: 1a. Omschrijf kort het initiatief Wat verandert er in de omgeving? En waarom is dat van belang voor de omgeving? Welke (wettelijke) kaders zijn al bepaald?

1b. Waarom ga je in gesprek met de omgeving? Geef aan wat je hoopt te bereiken met participatie in dit project. Kies één van onderstaande doelen. o

Bewustwording bij omgeving

Initiatief verbeteren door goede input uit/van de omgeving

Begrip ophalen bij de omgeving

Mede-eigenaarschap creëren

De omgeving laten stemmen over het initiatief

1c. Uit welke fasen bestaat het initiatief? Mogelijk dat het initiatief meerdere fasen heeft. Geef aan uit welke fasen het initiatief bestaat. o

Verkenningsfase

Ontwerpwerpfase

Realisatiefase

Uitvoeringsfase

Beheerfase

Geef aan in welke fase het initiatief zich nu bevindt:

Zie voor stap 2a de volgende pagina.

STAPPENPLAN NIVEAU 2

GEMIDDELDE PARTICIPATIE PAGINA 2 2a. Wat wil je vragen en vertellen aan de omgeving in deze fase? Waarover wil je de omgeving informeren? En waarover wil je hen een vraag stellen? Het is belangrijk dat je in gesprek gaat over gespreksonderwerpen waar men nog iets van kan vinden.

2b. Wat staat er al vast in deze fase? Waarschijnlijk zijn er verschillende onderdelen in het initiatief die al vast staan en waarover je niet meer in gesprek wilt met de omgeving. Omschrijf deze:

3a. Met wie wil je in gesprek in deze fase? Voor wie is het initiatief relevant? Met andere woorden wie merkt er iets van de verandering in de omgeving? Omschrijf de verschillende gespreksgroepen die je gaat informeren en/of bevragen.

3b. Welke ruimte krijgt de omgeving om mee te praten over het initiatief? Er zijn verschillende mate van invloed die je kunt laten uitoefenen op (onderdelen van) het initiatief. Zet de verschillende gespreksgroepen die je net hebt benoemd bij de juiste mate van invloed. o Meeweten (informeren) o Meewerken (meepraten) o Meedenken (meedoen) o Meebeslissen (stemmen) 4. Hoe ga je in gesprek met de omgeving? Wanneer en op welke manier ga je in gesprek met de omgeving? Online of fysiek? Via één-op-één gesprekken, een enquête of tijdens een grote buurtbijeenkomst? Gebruik je creativiteit en zorg dat de vorm aansluit bij de gespreksgroep(en). Het kan natuurlijk ook voorkomen dat je voor verschillende groepen verschillende vormen kiest.

Bijlage 4 - Participatie Stappenplan

STAPPENPLAN NIVEAU 3 Om op een goede manier de omgeving te betrekken bij je initiatief bieden we je een invulbaar stappenplan aan. De vragen in dit stappenplan zijn gebaseerd op de beproefde methode van het Relevant Gesprek®. Deze methode werkt met 4 stappen. Door alle stappen te doorlopen maak je een passende aanpak voor het betrekken van de omgeving bij het initiatief. Graag lichten we de verschillende begrippen uit de routes hieronder verder toe. Initiatieven van niveau 3 gaan altijd in overleg met de gemeente. Neem daarvoor contact op via omgeving@noordoostpolder.nl of kijk op www.noordoostpolder.nl/omgeving.

Stap 1

Omschrijf kort het initiatief. Je hebt een initiatief dat iets verandert in de leefomgeving van anderen. Het is dan belangrijk dat je op een goede en tijdige manier de omgeving bij deze verandering betrekt. Beschrijf daarom goed wat er gaat veranderen in de omgeving en wat de directe omgeving ervan merkt. Waarom ga je in gesprek met de omgeving? Het is belangrijk dat je van tevoren goed nadenkt over waarom je de omgeving wilt betrekken bij je initiatief. Wat is je participatiedoel? Het gesprek aangaan met de belanghebbende bij een initiatief kan verschillende doelen hebben. We kennen 5 doelen van participatie: • Bewustwording bij omgeving; Belanghebbenden informeren over het initiatief. Hierbij beantwoord je ook vragen van de omgeving. • Initiatief verbeteren; Door ideeën, zorgen, suggesties op te halen bij de omgeving. Vaak hebben directe omwonenden en andere belanghebbenden kennis van de omgeving of inzichten waar je zelf niet aan hebt gedacht. Door de omgeving mee te laten denken kun je mogelijk je initiatief verbeteren. • Begrip creëren; Door mensen met verschillende perspectieven en belangen met elkaar in gesprek te laten gaan. Zo kan er begrip ontstaan voor andere meningen en ideeën. • Mede-eigenaarschap creëren; Door als samenwerkingspartners met de omgeving te werken aan het initiatief.

Zo kom je mogelijk tot oplossingen of nieuwe ideeën en ontstaat er mede-eigenaarschap.

• Laten stemmen over het initiatief; Door de omgeving te laten kiezen. Dit zorgt er mogelijk voor dat omgeving zich beter kan vinden in het initiatief. Uit welke fasen bestaat het initiatief? Een groot initiatief kan uit meerdere fasen bestaan. Het is belangrijk dat je van tevoren scherp hebt uit welke fasen je initiatief bestaat. Zodat jij en de omgeving weet wat er nog komen gaat en waar men zit in het proces. Vanuit de gemeente zien we graag dat je bij iedere fase op passende wijze de omgeving betrekt.

Bijlage 4 - Participatie Stappenplan

Stap 2

Wat wil je vragen en vertellen aan de omgeving? Wanneer u in gesprek gaat over het initiatief is het belangrijk dat u nadenkt wat u wilt vertellen en vragen. Informeer de omgeving duidelijk en tijdig over wat het initiatief inhoudt, waarom het voor de omgeving relevant is en waar ze terecht kunnen met vragen. Wanneer er ook ruimte is om mee te praten denk dan goed na waarover. Dat doe je door de juiste vraag te stellen. Stel alleen vragen over punten waar de omgeving daadwerkelijk nog een stem in kan hebben. Wat staat er al vast? Mogelijk zijn er onderdelen in het initiatief die al vastliggen. Daar is dus geen ruimte meer om over mee te praten. Omschrijf welke onderdelen van het initiatief al vastliggen en geen onderwerp meer zijn van gesprek. Mogelijk dat de omgeving wel vragen heeft over deze onderdelen. Leg dat helder en eenvoudig uit.

Stap 3

Met wie wil je in gesprek? Vooraf bedenk je wie je gespreksgroepen zijn bij het initiatief. Dat doe je door in kaart te brengen wie belanghebbenden zijn bij het initiatief en voor wie het initiatief mogelijk relevant kan zijn. Zet alle gesprekspartners op een rij. Welke ruimte krijgt de omgeving om mee te praten over het initiatief? Kijk nogmaals naar de lijst met gesprekspartners die u heeft gemaakt. Wie krijgt er het meeste te maken met het initiatief? Dus voor wie is het initiatief het meest relevant en voor wie minder? Mogelijk dat gesprekspartners die dicht bij het initiatief wonen meer invloed kunnen uitoefenen op het initiatief dan anderen. Kortom bepaal wie u gaat informeren, laat meedenken of zelfs meewerken of meebeslissen.

Stap 4

Hoe ga je in gesprek met de omgeving? Hoe je mensen betrekt bij je initiatief is ook belangrijk. Denk na over welke gespreksvorm past bij de gesprekspartners en wat je met hen wilt bespreken. Informeren kan prima via een informatieavond of een nieuwsbrief. Wil je de omgeving intensiever betrekken? Dan passen een workshop of brainstormsessie beter.

STAPPENPLAN NIVEAU 3

INTENSIEVE PARTICIPATIE Door het invullen van dit stappenplan kun je op een goede manier de omgeving tijdig betrekken bij je initiatief. Dit stappenplan kun je samen met het participatielogboek toevoegen bij de omgevingsvergunningaanvraag. Bij de beoordeling van de aanvraag wordt ook gekeken in welke mate en hoe je de omgeving betrokken heeft bij de totstandkoming van het initiatief.

Contactgegevens Naam initiatief:

Contactpersoon:

Datum van invullen:

Email:

Adres en postcode initiatief:

Telefoonnr.:

Plaats initiatief: 1a. Omschrijf kort het initiatief Wat verandert er in de omgeving? En waarom is dat van belang voor de omgeving? Welke (wettelijke) kaders zijn al bepaald?

1b. Waarom ga je in gesprek met de omgeving? Geef aan wat je hoopt te bereiken met participatie in dit project. Kies één van onderstaande doelen. o

Bewustwording bij omgeving

Initiatief verbeteren door goede input omgeving

Begrip ophalen bij de omgeving

Mede-eigenaarschap creëren

De omgeving laten stemmen over het initiatief

1c. Uit welke fasen bestaat het initiatief? Mogelijk dat het initiatief meerdere fasen heeft. Geef aan uit welke fasen het initiatief bestaat. o

Verkenningsfase

Ontwerpwerpfase

Realisatiefase

Uitvoeringsfase

Beheerfase

Geef aan in welke fase het initiatief zich nu bevindt:

Zie voor stap 2a de volgende pagina.

STAPPENPLAN NIVEAU 3

INTENSIEVE PARTICIPATIE PAGINA 2 2a. Wat wil je vragen en vertellen aan de omgeving in deze fase? Waarover wil je de omgeving informeren? En waarover wil je hen een vraag stellen? Het is belangrijk dat je in gesprek gaat over gespreksonderwerpen waar men nog iets van kan vinden.

2b. Wat staat er al vast in deze fase? Waarschijnlijk zijn er verschillende onderdelen in het initiatief die al vast staan en waarover je niet meer in gesprek wilt met de omgeving. Omschrijf deze:

PARTICIPATIELOGBOEK Per ondernomen activiteit vul je het participatielogboek in. Het participatielogboek geeft een duidelijke beschrijving van hoe de omgeving is betrokken bij het initiatief. Het logboek wordt meegestuurd bij de vergunningsaanvraag.

Datum contact met de omgeving:

Beschrijf hoe je de gesprekspartners hebt uitgenodigd.

Welke gesprekspartners waren aanwezig/heb je geïnformeerd?

Welke ruimte voor inbreng was er? o Meeweten (informeren) o Meewerken (meepraten) o Meedenken (meedoen) o Meebeslissen (stemmen) Hoe ben je in gesprek gegaan met de omgeving?

Vervolg op de volgende pagina.

PARTICIPATIELOGBOEK PAGINA 2 Beschrijf samenvattend wat je allemaal hebt opgehaald tijdens het gesprek met de omgeving.

Beschrijf samenvattend wat je met alle opgehaalde input wel en ook niet hebt gedaan.

Beschrijf samenvattend hoe je de omgeving, die je hebt betrokken, voorzien hebt van een terugkoppeling.

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij de gemeente is leidend. Bron: https://raad.noordoostpolder.nl/api/v1/meetings/1996/documents/33111