D02 02 Bijlage bij Nota - Jaarverslag 2021 gemeentearchivaris.pdf

Jaarverslag over 2021

Van de gemeentearchivaris aan burgemeester en wethouders van Noordoostpolder.

F IGUUR 1 A RCHIEF VAN HET OPENBAAR LICHAAM " DE N OORDOOSTELIJKE P OLDER", (1936-) 1942-1962 (-1986), I NV . NR . 87

Pagina | 1

Inhoud

Inleiding

3

Beheer van de gemeentelijke archiefbewaarplaats

4

Acquisitie en verwerving

4

Beheersactiviteiten

4

Materieel beheer

5

E-depot

5

Ontwikkelingen

5

Bezoekers

5

Toezicht op de gemeentelijke organisatie

7

Vernietigen en overdragen

7

Kwaliteitsbewaking

7

Pagina | 2

Inleiding Per 1 januari 2016 is het beheer van de oudere en overgedragen archieven belegd bij de gemeente Noordoostpolder. Hiervoor was dit belegd bij Het Nieuwland Erfgoedcentrum, thans Het Flevolands Archief. Hiertoe is een gemeentearchivaris benoemd. Deze is naast het beheer van de overgebrachte archieven ook belast met het toezicht op het gemeentelijk informatiebeheer. Dit jaarverslag bestrijkt de periode van 1 januari 2021 tot en met 31 december 2021 en behandelt zowel het beheer van de archiefbewaarplaats als het toezicht op het informatiebeheer. Het college is belast met de zorg (bestuurlijk) voor de naleving van de Archiefwet 1995 en aanverwante wet- en regelgeving. Dit verslag dient samen met het eerder aangeboden KPI-verslag 2019 als basis voor de jaarlijkse verantwoording van het college aan de gemeenteraad. Na behandeling door de gemeenteraad kan deze informatie worden doorgezonden naar de Provincie Flevoland. Daarmee voldoet de gemeente aan afspraken zoals deze zijn gemaakt in het kader van het Interbestuurlijk Toezicht. In dit jaarverslag zal, in tegenstelling tot het KPI-verslag, globaal worden ingegaan op het afgelopen jaar. Er zal worden ingezoomd op de belangrijkste ontwikkelingen en aandachtspunten die in het afgelopen jaar naar voren kwamen. Openstaande punten uit de voorgaande jaarverslagen zullen ook worden meegenomen.

D. Plugge, gemeentearchivaris Noordoostpolder, 09-06-2022

Pagina | 3

Beheer van de gemeentelijke archiefbewaarplaats Acquisitie en verwerving In het afgelopen jaar zijn er geen archieven overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Dit jaar is er een aantal bewerkingen afgerond. De bewerkte archieven worden in onderstaande tabel weergegeven. De bewerkte archieven en enkele andere archieven zijn eind 2021 gedigitaliseerd en zullen in 2022 formeel worden overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

Afgeronde bewerkingen

Meter(s)

Archief N.V. Afvalverwerkingsbedrijf Het Friese Pad

1,3

Archief Meliesie

0,1

Bouwdossiers – Aanvulling 1990-2018

7,6

Totaal

9

In het afgelopen jaar zijn er geen archieven geacquireerd. In 2019 is er een concept acquisitiebeleid opgesteld. Voor het opstellen van dit beleidsplan is gekeken naar het acquisitieplan van Het Flevolands Archief en andere archiefinstellingen. Er is gekozen voor beleid waarbij er geen actieve acquisitie plaats vindt, maar waar er wel ruimte is voor aangeboden archieven. Door het opstellen van een acquisitiebeleid zijn de gaten in onze collectie zichtbaar geworden en biedt het beleid handvaten om deze gaten op te vullen. In 2022 wordt het concept geactualiseerd en kan deze formeel worden vastgesteld.

Beheersactiviteiten De gemeente beschikt over een eigen inpandig gesitueerde archiefbewaarplaats. Deze bewaarplaats bevindt zich op de begane grond en doet enkel dienst voor de akten van de burgerlijke stand en de daarbij behorende registerboeken. In 2019 zijn er nieuwe luchtvochtigheid- en temperatuurmeters geïnstalleerd. Elke week ontvangt de archivaris een klimatologisch rapport. Er zijn geen afwijkingen gevonden; de klimatologische waarden waren in 2021 in overeenstemming met het gestelde in de Archiefregeling. Naast deze eigen archiefbewaarplaats heeft de gemeente de beschikking over een externe archiefbewaarplaats. Deze ruimte wordt afgenomen van VADA Archieven B.V. te Nijverdal en is door het college aangewezen als onze formele gemeentelijke archiefbewaarplaats. Hierin worden de historische gemeentelijke archieven, gedeponeerde en persoonlijke archieven beheerd. Het beheer van deze ruimte wordt gedaan door medewerkers van VADA Archieven B.V. Er hebben zich geen Pagina | 4

incidenten plaatsgevonden. De klimatologische waarden conform het gestelde in de Archiefregeling waren in 2021 op orde.

Materieel beheer De gemeente gebruikt in elk stadium van het archiefbeheer materialen die voldoen aan de ICNnormen. Bij het overdragen van archieven worden de archieven nogmaals voorzien van nieuw materiaal, zoals omslagen en dozen. De levensduur van deze dozen is tussen de 20 en 30 jaar. De gemeente Noordoostpolder heeft de eerste archieven in de afgelopen 10 jaar overgedragen. Er is in het afgelopen jaar dan ook geen noodzaak geweest om de archieven te herpakken.

E-depot In het jaarverslag van 2019 wordt benoemd dat het e-depot niet toegankelijk is voor het publiek. Op verzoek worden er digitale kopieën verstrekt aan belangstellende. In 2021 is het helaas niet gelukt om het e-depot toegankelijk te maken voor het publiek. In verband met een veiligheidsrisico konden de in 2020 gemaakte openstellingsplannen niet worden uitgevoerd. Het e-depot is inmiddels bijna aan het einde van zijn levensduur. In de komende tijd moet er gezocht worden naar een duurzame vervanging. Het is belangrijk om de openstelling en andere tekortkomingen van het huidige e-depot mee te nemen in de zoektocht naar een alternatief.

Ontwikkelingen In het verslag van 2019 wordt benoemd dat er is gekeken naar de ontwikkelingen in de Noordoostpolder met betrekking tot de diverse historische verenigingen, de bibliotheek, CHC en de Canon. In de vergadering van 8 juli 2019 heeft de gemeenteraad een motie aangenomen, waarin wordt verzocht te onderzoeken op welke wijze een centrale plaats voor archieven gerealiseerd kan worden. Van de gemeentelijke organisatie uit is ervoor gekozen om dit verzoek te behandelen vanuit het erfgoed-werkveld. De gemeente heeft namelijk zijn eigen wettelijke verplichting voor archivering, waardoor het niet mogelijk is om op een plek alle archieven en spullen van zowel de gemeente als de historische verenigingen te plaatsen. De komende jaren zal in overleg met de gemeentearchivaris de wensen van CHC en de wettelijke taken van het gemeentearchief op elkaar worden afgestemd. Er wordt hierbij naar gestreefd om tegemoet te komen aan de wens van CHC om historische spullen te verzamelen, voor zover dat de wettelijke taken van het gemeentearchief niet belemmerd.

Bezoekers In 2021 zijn er 12 verzoeken binnengekomen. Het is niet mogelijk om het aantal verzoeken te vergelijken met 2020. Door wisseling van de archivaris zijn deze aantallen in 2020 niet bijgehouden. In vergelijking met de jaren 2018 en 2019 zijn de verzoeken stabiel te noemen. Ondanks de epidemie hebben wij alle vragen kunnen beantwoorden. Dit komt mede doordat we scans hebben van de archiefstukken. We hebben van meerdere onderzoekers complimenten ontvangen over de mogelijkheid om ook in lockdowns archiefstukken te kunnen bekijken. Afgelopen jaar komt veelvuldig naar voren dat het voor onderzoekers niet altijd duidelijk is welke gegevens zij bij het gemeentearchief kunnen vinden, doordat er een overlap is met de archieven die in bewaring zijn bij het Flevolands Archief. Het doorverwijzen van onderzoekers is dan ook noodzakelijk om de onderzoekers zo goed mogelijk te kunnen voorzien in hun informatiebehoefte.

Pagina | 5

In onderstaande tabel vindt u een beknopt overzicht van de onderzoeksvragen uit 2021: Vraag onderzoeker Locatie gemeentehuis schokland Foto voor publicatie Bouwtekeningen Boek Brief van Oberstleutnant Kalter - 1943 Foto van drooglegging Noordoostpolder Datum bestaan van Ens Archief bekijken Vraag over Prinses Beatrixschool Onderzoek ontplofbare oorlogsresten Bouwvergunningen inzien Gegevens over de brandweer in oorlogstijd

Resultaat Niet in ons bezit; doorverwezen Niet in ons bezit; doorverwezen Afgehandeld Niet in ons bezit; doorverwezen Afgehandeld Niet in ons bezit; doorverwezen Afgehandeld Afgehandeld Afgehandeld Afgehandeld Afgehandeld Afgehandeld

Pagina | 6

Toezicht op de gemeentelijke organisatie In 2019 bleek dat er op zeer korte termijn afscheid moest worden genomen van een nieuw zaaksysteem. In 2021 is er hard gewerkt om een nieuw zaaksysteem te implementeren. Daarbij zijn er digitale cursussen georganiseerd om medewerkers te laten kennismaken met het nieuwe zaaksysteem. De implementatie van het zaaksysteem is in 2021 succesvol afgerond. In 2021 is ook het systeem voor de digitale opslag voor bestemmingsplannen vervangen door een nieuw systeem. Het was noodzakelijk om het systeem te vervangen, omdat de leverancier zou stoppen met het onderhoud van het huidige systeem. Ook vanwege de komst van een nieuwe omgevingswet was het noodzakelijk om een toekomstbestendig systeem te implementeren. De verwachting is dat de implementatie en migratie medio 2022 wordt afgerond. In dit hoofdstuk zal verder worden ingegaan op de ontwikkelingen van het afgelopen jaar en welke trends daarin te zien zijn. Daarnaast is er een klein doorkijkje naar het lopende jaar.

Vernietigen en overdragen In de beoordeling van de provincie in het kader van het Interbestuurlijk toezicht zijn opmerkingen gemaakt over de achterstanden in de overbrenging. In 2021 is er gewerkt aan een plan om de achterstanden in te halen. Tevens is er op 29 januari 2021 een verzoek uitgegaan naar de provincie tot een machtiging van uitstel overbrenging van twee archieven. Hierbij is de planning meegestuurd waarin is beschreven welke activiteiten er worden uitgevoerd en wanneer de diverse onderdelen gereed moeten zijn. Op 16 februari 2021 is de machtiging opschorting overbrenging archiefbescheiden verleend tot 1 januari 2024. De interbestuurlijke toezichthouder monitort de afgesproken planning. De vernietigingsprocedure is dit jaar succesvol afgerond. In het afgelopen jaar zijn grote stappen gezet in het proces rondom de jaarlijkse vernietigingscyclus. Er is een vaste procedure gemaakt. In 2021 hebben deze verbeteringen ertoe geleid dat het vernietigingsproces zonder problemen is verlopen. Het vernietigingsproces omvat nog niet alle vak applicaties in de gemeente. Er moeten afspraken worden gemaakt om de losstaande stand-alone vak applicaties ook mee te nemen in de vernietigingscyclus.

Kwaliteitsbewaking In 2021 zijn enkele adviseurs Informatiemanagement (Adviseurs IM) overgeplaatst naar het team bedrijfsvoering informatie en control van het cluster Advies. Ook is er een adviseur IM bijgekomen. Het doel hiervan is om op strategisch niveau de organisatie te sturen op alle facetten van het informatiemanagement. De functionaris gegevensbescherming, de privacy officer en de gemeentearchivaris behoren ook tot hetzelfde team wat de samenwerking ten goede moet komen. In eerdere verslagen is geschreven over de hotspotmonitor en het instellen van het Strategische Informatiemanagement Overleg (SIO). Op 30 juni 2021 is het Strategische Informatieoverleg (SIO) ingesteld in een bestaand overleg van de IPG-commissie. Bij het SIO nemen de gemeentesecretaris, gemeentearchivaris, vertegenwoordiger van de informatiehuishouding en vertegenwoordiger van de bedrijfsvoering zitting. In het SIO is de hotspotmonitor besproken. Er zijn afspraken gemaakt over de frequentie van de hotspotmonitor, vanaf welk jaar er hotspots kunnen worden aangewezen, wie de Pagina | 7

hotspot vastlegt en welke externe experts moeten worden aangetrokken. In 2022 worden er externe experts gezocht en moet de eerst hotspotmonitor plaatsvinden.

Pagina | 8