D02 00 Nota Voortgang IBT Archieven 2020.pdf

INFORMATIENOTA AAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS No. Afdeling/eenheid/cluster:

Projectnaam:

Advies, team Bedrijfsvoering

Bijl.: Datum:

Steller:

3

E.H. Heeringa

Portefeuille: I Onderwerp: Voortgang IBT Archieven 2020 Voorgesteld besluit 1. Het voortgangsverslag IBT Archieven 2020 met bijbehorende stukken voor kennisgeving aannemen 2. De raad informeren Inleiding Als gemeente hebben we te maken met de uitvoering van de Archiefwet 1995. Ingevolge artikel 3 is uw college dan ook verplicht de onder u berustende archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren, alsmede zorg te dragen voor de vernietiging van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden. Het toezicht hierop wordt uitgeoefend door de Provincie middels het zogenaamde InterBestuurlijk Toezicht (IBT). Hiertoe dient de gemeente jaarlijks aan verslag uit te brengen. Doelstelling Het doel van deze notitie is om uw college te informeren over het gevoerde archiefbeheer over 2020. In bijgevoegd voortgangsverslag wordt een stand van zaken gegeven inclusief aanbevelingen en actiepunten waaraan de komende tijd gewerkt moet worden. Toelichting op IBT-proces 2020 Gelet op de positieve beoordelingen over de laatste jaren zijn we goed bezig. Na het vertrek van onze gemeentearchivaris is in overleg met de Provincie besloten voor 2020 een gewijzigd proces te doorlopen.

Dit verslagjaar wordt afgezien van een uitgebreid verslag en wordt volstaan met een summier voortgangsverslag, terwijl bij het verificatieverslag met de toezichthouder de focus ligt op gemaakte afspraken en verbeterpunten. Vervolg Inmiddels zijn reeds acties in gang gezet. Voor een aantal zaken valt geen directe actie te ondernemen, aangezien er factoren zijn waar we geen tot weinig invloed op hebben. Het aangepaste IBT-proces is door beide partijen als constructief en plezierig ervaren. Conclusie De Provincie beoordeelt ons voor 2020 als “redelijk adequaat”. Er zijn positieve ontwikkelingen geconstateerd, maar ook zaken die verbetering behoeven. Hier zijn we gericht mee bezig. De doorlooptijd is echter langer dan verwacht/gehoopt. Maar we geven kwaliteit de voorkeur boven kwantiteit. De toezichthouder wordt regulier meegenomen in de voorgang. Planning/Uitvoering 2022 e.v. Bijlagen 1. 2. 3.

Voortgangsverslag IBT Archieven 2020 Verificatieverslag gemeente/toezichthouder Provincie IBT 2020 Beoordelingsbrief Provincie Flevoland inzake IBT 2020