D02 00 Nota IBT Archieven 2021.pdf
Tekst van het document
BESLUITVORMENDE NOTA AAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS No. 22.0001015 Afdeling/eenheid/cluster: Projectnaam: Advies, team Bedrijfsvoering
Bijl.: Datum: 3 21 juni 2022
Steller: EH Heeringa
Portefeuille: I Onderwerp: IBT Archieven 2021 Voorgesteld besluit 1. De rapportage IBT Archieven 2021 vaststellen 2. Het KPI-verslag 2021 vaststellen 3. Het jaarverslag 2021 van de archivaris vaststellen 4. De raad informeren Inleiding Als gemeente hebben we te maken met de uitvoering van de Archiefwet 1995. Ingevolge artikel 3 is uw college dan ook verplicht de onder u berustende archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren, alsmede zorg te dragen voor de vernietiging van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden. Het toezicht hierop wordt uitgeoefend door de Provincie middels het zogenaamde InterBestuurlijk Toezicht (IBT). Hiertoe dient de gemeente jaarlijks verslag uit te brengen. Doelstelling Het doel van deze notitie is om uw college te informeren over het gevoerde archiefbeheer over 2021. In bijgevoegd verslag wordt een stand van zaken gegeven, inclusief aanbevelingen en actiepunten waaraan de komende tijd gewerkt moet worden. Toelichting op IBT-proces 2021 De laatste jaren is de gemeente op archiefgebied goed bezig. Na een aantal jaren als ‘adequaat’ beoordeeld te zijn, werden we in 2020 als ‘redelijk adequaat’ beoordeeld. Een tegenvaller! Maar wel te herleiden naar het nog steeds niet voldoen aan de wettelijk verplichte overbrenging van reeds openbaar archief.
Een gevolg van de inventarisatiewerkzaamheden die nu eenmaal aan een overbrenging ten grondslag liggen en die tijdrovend zijn. Naar verwachting zal dit issue in 2023 opgelost zijn. Daarnaast hebben we een machtiging van de Provincie ontvangen tot uitstel van de overbrenging tot 1 januari 2024. Vervolg Daar waar nodig zijn Inmiddels acties in gang gezet. Voor een aantal zaken valt geen directe actie te ondernemen, aangezien er factoren zijn waar we geen tot weinig invloed op hebben. Daarnaast zullen er prioriteiten gesteld moeten worden, aangezien het aantal issues de werkbelasting overstijgt. Conclusie De Provincie beoordeelt ons voor 2020 als “redelijk adequaat”. Er zijn positieve ontwikkelingen geconstateerd, maar ook zaken die verbetering behoeven. Hier zijn we gericht mee bezig. De doorlooptijd is echter langer dan verwacht/gehoopt. Maar we geven kwaliteit de voorkeur boven kwantiteit. De toezichthouder wordt regulier meegenomen in de voorgang. Planning/Uitvoering 2022 e.v. Bijlagen 1. Rapportage IBT Archieven 2021 2. KPI-verslag 2021 3. Jaarverslag 2021 van de archivaris