D01 04 Bijlage bij Nota - Governance Regio Zwolle.pdf

REGIO

ZWOLLE Governance Regio Zwolle April 2022

Aanleiding, doel en werkwijze Regio Zwolle heeft in 2021 een evaluatie gehouden, twee jaar nadat zij haar functioneren heeft herijkt en aangepast aan de toegenomen ambities. De evaluatie kwam op een moment dat de regio een steviger positie heeft verworven, onder meer door concrete samenwerking met het Rijk. De evaluatie is uitgevoerd door adviesbureau BMC, dat in grote lijnen twee observaties doet over de governance van de regio: ^ Binnen de regio wordt de governance gedeeld, maar sleutelfiguren geven verschillende interpretaties van rollen, verantwoordelijkheden en verhoudingen. Daarover ontbreekt een gedeeld beeld. ^ De ambitie van de regio is verder toegenomen en haar verantwoordelijkheden ook, mede door samenwerkingsdeals met het Rijk. Dat legt nieuwe druk op een slagvaardiger werkwijze en structuur. In deze notitie wordt voor de governance van de regio antwoord gegeven op beide constateringen. Dit gebeurt op de volgende manieren: 1. Gedeeld beeld • Verheldering. De rollen van de partners en de werkwijze van samenwerking worden verhelderd. • Vereenvoudiging. We schetsen een eenvoudig beeld van de verhoudingen tussen de verschillende gremia, zodat daarmee een gedragen en simpel uit te dragen fundament wordt gelegd. ^ Explicitering. De verantwoordelijkheden en rollen worden expliciet weergegeven, zodat de precieze verhoudingen duidelijk zijn.

Ook wordt de wijze van samenstellen van de gremia vastgelegd. 2. Slagvaardigheid ^ Opgavegerichte samenwerking. De regio maakt een beweging door van netwerksamenwerking naar (meer) opgavegerichte samenwerking. De verandering die bijdragen aan deze beweging worden apart vermeld. Toelichting 1. Gedeeld beeld: verheldering en vereenvoudiging De verhoudingen tussen regiegroep (voortaan: Regiobestuur) en tafels (economie in de vorm van de Economic Board Regio Zwolle, EBRZ, human capital, bereikbaarheid, leefomgeving en energie) worden verhelderd. Dit geldt ook voor bijvoorbeeld het kernteam burgemeesters (voortaan Raad van Advies) en (tijdelijke) stuurgroepen1.

De naam Regiegroep is in deze notitie gewijzigd in Regiobestuur, de naam van het Kernteam burgemeesters in Raad van Advies. Deze namen dekken beter de actuele lading.

1

1

REGIO

ZWOLLE Het eenvoudige beeld is als volgt: ^ Het Regiobestuur is het orgaan dat de finale beslissingen neemt over de gehele breedte van de ambitie en agenda van de regio. Dit bestuur voert ook de procesregie over de overkoepelende thema's of onderdelen van de samenwerking. Het Regiobestuur is het besluitvormende orgaan voor alles wat de regio als geheel aangaat. De legitimiteit van zijn beslissingen is afhankelijk van die van raden en Staten (als gekozen organen) en dus van hun instemming. ^ De tafels zijn verantwoordelijk voor hun domein. Zij voeren deelregie op de inhoudelijke opgave, werken dit uit tot programma's en zorgen dat coalities tot stand komen rond projecten. ^ Coalities werken de projecten uit en zorgen dat ze uitgevoerd worden.

Daarnaast worden onder verantwoordelijkheid van het Regiobestuur stuurgroepen ingesteld voor de relaties met derden, waaronder het Rijk. De Raad van Advies adviseert het Regiobestuur over het functioneren van de regionale samenwerking. 2. Slagvaardigheid De veranderingen die bijdragen aan de beweging naar meer opgavegerichte samenwerking en meer slagvaardigheid zijn: ^ Procesregie ligt expliciet bij het Regiobestuur ^ Versterken van coalitievorming, eventueel via alliantiemakelaars ^ Formaliseren van de positie stuurgroepen, inclusief hun samenstelling ^ Formaliseren van de positie tafels, inclusief hun samenstelling ^ Regiodagen als brandpunt (van netwerk, opgaven en overleggen) ^ Versterken van de werkwijze rond vertegenwoordiging (voeding en terugkoppeling) ^ Vergroten van de betrokkenheid van raden en Staten en hun rol (inclusief klankbordgroep) Leeswijzer Deze notitie 'Governance Regio Zwolle' gaat over de manier waarop de samenwerking in de regio functioneert en hoe die is georganiseerd. We beschrijven de rollen en verantwoordelijkheden van partners en koppelen die aan de manier zoals we in onze regio tot resultaten komen. Op die manier zijn structuur en werkwijze onlosmakelijk verbonden. We starten met de uitgangspunten waaraan de governance moet voldoen (1). Vervolgens beschrijven we het proces om te komen tot een gezamenlijk beeld op de governance (2).

Tot slot volgt de uitwerking van het proces (3). Deze notitie over de governance is de opvolger van het document uit 2018 en is naar aanleiding van het evaluatierapport van BMC ontwikkeld.

2

REGIO

ZWOLLE 1. Uitgangspunten voor een heldere governance Het Regiobestuur heeft aangegeven dat de nadere vormgeving van de governance van Regio Zwolle aan enkele uitgangspunten moet voldoen:

^ Eenvoud. De governance en het gesprek daarover moeten simpel blijven. Er is geen behoefte aan een uitgebreid en bureaucratische discussie over structuur en werkwijze. ^ Verhelderen. Voorop staat dat de onderlinge verhoudingen tussen de gremia, het besluitvormingsproces en de verantwoordelijkheden verhelderd en expliciet gemaakt moeten worden. ^ Delen en doorvoelen. Gezamenlijk delen van de governance is belangrijker dan het juist op papier hebben ervan. Gedeelde begrippen moeten geladen worden en deze lading moet doorleefd worden. Inhoudelijk is het uitgangspunt dat triple helix wordt samengewerkt. Dit betekent dat ondernemers, onderwijsinstellingen en overheden gelijkwaardig samenwerken. Weliswaar is de samenstelling van elk orgaan afhankelijk van het onderwerp en kan dus overhellen naar de publieke of naar de private zijde, maar de gelijkwaardigheid in de inbreng blijft overeind.

2. Het proces om te komen tot gedeeld beeld op de governance Regio Zwolle heeft een hoge ambitie; zij wil meer resultaten boeken. Voor de governance staat het proces centraal hoe we komen van ambitie naar resultaten. Schematisch ziet dat er zo uit:

De verschillende overlegorganen, hun verantwoordelijkheden en onderlinge verhoudingen zullen we aan deze governance ophangen. Daarbij onderscheiden we verantwoordelijkheden op het niveau van proces en op het niveau van inhoud. En we maken onderscheid tussen interne, regionale besluitvorming en besluitvorming in verhouding tot het Rijk (externe besluitvorming). Voor de besluitvorming en de betrokkenheid van partijen daarbij is ook het volgende onderscheid relevant: a. Besluitvorming die vorm geeft aan prioritering en belangenafweging. b. Besluitvorming die invulling geeft aan vastgestelde prioriteiten.

3

REGIO

ZWOLLE In het eerste geval is de inbreng en betrokkenheid van álle partners noodzakelijk. Iedereen wil immers invloed kunnen uitoefenen op deze besluitvorming, die bepalend is voor wat er uiteindelijk gebeurt. Het Regiobestuur draagt er zorg voor dat in het proces van totstandkoming van de voorstellen waarmee prioritering en belangenafweging gemoeid zijn, alle betrokkenen hun inbreng hebben kunnen leveren.

In het bijzonder geldt dit voor raden en Staten, omdat de legitimiteit van alle besluitvorming in de regio afhangt van de legitimiteit van deze gekozen vertegenwoordigende organen. De betrokkenheid van raden en Staten blijft dus niet beperkt tot geïnformeerd zijn, maar betreft ook inhoudelijke inbreng (het instrument van een regionale Avond4daagse is daartoe een optie). Dit gebeurt in een vroegtijdig stadium, zodat bij de finale besluitvorming in het Regiobestuur slechts getoetst hoeft te worden of de betrokkenheid van alle relevante partners voldoende heeft plaatsgevonden. Zo mogelijk wordt in een tussenstadium een opiniërende dialoog in het Regiobestuur gehouden (mogelijk in de vorm van een reflectieve heisessie). In het tweede geval gaat het er met name om dat de partijen die kunnen en willen bijdragen aan een eenmaal vastgestelde opgave of programma hiervoor de ruimte krijgen. Hier gaat het vooral om het bijeenbrengen van coalitions-of-the-willing. Vooraf is het zinnig aan te geven welke partners en overleggen we in Regio Zwolle kennen en enkele veel gebruikte begrippen te duiden, uitgelegd in de volgende tabellen. Welke partners en welke overleggen zijn er in Regio Zwolle? In hoofdlijn bestaat de regio uit de volgende bestuurlijke gremia: Regiobestuur, tafels, stuurgroepen, Raad van Advies, portefeuille-overleggen en de klankbordgroep raden en Staten.

Het Regiobestuur is het overkoepelende orgaan, dat bestaat uit vertegenwoordigers van álle partners (overheden, ondernemers, onderwijs & onderzoek). De tafels gaan over de opgaven in de Agenda van de regio. Op dit moment: economie (Economic Board), human capital, leefomgeving, bereikbaarheid en energie. De agenda van de regio behelst díe onderwerpen die bijdragen aan de ambitie én passen bij de aard en schaal van de regio als daily urban system. Stuurgroepen worden gevormd als bij een vraagstuk snelle besluitvorming nodig is, met name bij afspraken met het Rijk. Deze stuurgroepen zijn tijdelijk en fungeren als voorpost en onder verantwoordelijkheid van het Regiobestuur. Voor een duurzame relatie met het Rijk wordt onder verantwoordelijkheid van het Regiobestuur een afvaardiging benoemd in een Rijk-regio-overleg met een meer structureel karakter. Dit overleg bewaakt de gezamenlijke activiteiten en programma's en draagt zorg voor de samenhang.

4

REGIO

ZWOLLE De Raad van Advies bestaat uit de burgemeesters van alle gemeenten en gedeputeerde(n) uit de provincies. De raad adviseert het Regiobestuur over de wijze van samenwerken, hoe dit verloopt en de onderlinge verhoudingen. In feite fungeert de Raad van Advies voor het Regiobestuur als adviesorgaan.. Portefeuille-overleggen bestaan uit álle portefeuillehouders van gemeenten en provincies op een domein (een opgave). Zij fungeren als voorpost voor een tafel (niet élke tafel); de lijn van een advies wordt bij hen getoetst. De klankbordgroep raden en Staten bestaat uit raadsleden uit alle gemeenten en statenleden uit alle provincies. Zij fungeert als voorpost voor de raden en Staten; de wijze van betrekken van raden en Staten wordt met hen besproken.

Enkele begrippen op een rij Wat is governance en waarom gebruiken we deze term? We gebruiken deze term, omdat een volwaardige Nederlandse term die de lading dekt, er niet is. In het Nederlands is de globale vertaling: de wijze van besturen en organiseren. Wat is triple helix? We werken samen met overheden, ondernemers en onderwijsVonderzoeksinstellingen (soms aangevuld met overige maatschappelijke organisaties). Wat is een tafel? Een tafel is een overlegorgaan, dat een opgave uitwerkt in een programma en daarover adviseert aan het Regiobestuur. Wat is een programma? Een programma is een samenhangend geheel van tijdelijke inspanningen, zoals projecten en andere activiteiten.

5

REGIO

ZWOLLE 3. Uitwerking van het proces

Wat betekent dit proces voor de governance, voor de verantwoordelijkheden en verhoudingen tussen alle gremia? 3.1. Van ambitie... Het Regiobestuur heeft de regie op het bepalen van de centrale ambitie en de samenwerkingsagenda. Het bestuur geeft daarmee richting aan de prioriteiten voor de regio en is eindverantwoordelijk. PROCESREGIE: REGIEGROEP

MONITORING EN EVALUATIE

... naar samenwerkingsagenda en programma's De invulling van de centrale ambitie naar de verschillende opgaves vereist specifieke expertise. Deze kennis en vaardigheden zijn geborgd in de tafels. De tafels voeren de regie op het proces binnen hun eigen opgave. Dit betekent dat tafels voor hún opgave de agenda voorbereiden en uitwerken. Het Regiobestuur neemt deze normaal gesproken ongewijzigd over. Vanuit zijn rol als eindverantwoordelijke voor het integrale proces en de centrale ambitie voert het Regiobestuur een lichte toets uit op: -

Het proces van integraliteit tussen de verschillende opgaven. Betrokkenheid in het proces (zijn alle relevante stakeholders voldoende betrokken).

VOORBEREIDENDE DEELREGIE: TAFELS

MONITORING EN EVALUATIE

6

REGIO

ZWOLLE

3.2. Naar projecten Wanneer programma's zijn uitgewerkt en vastgesteld, gaan we projecten ontwikkelen. Projecten die bijdragen aan het programma zijn welkom. Hiervoor zijn coalities nodig. Coalitievorming op basis van de programma's is een taak van de tafels, in samenwerking met partijen die willen deelnemen aan een coalitie. Het Regio Zwolle Bureau en de leden van het bloembladoverleg (ambtelijke partners) ondersteunen het proces om te komen tot coalities. Alliantiemakelaars kunnen een rol spelen in dit proces. Deze rol kan een medewerker vanuit het Regio Zwolle Bureau op zich nemen en/of we beleggen dit bij een partner.

3.3. Naar uitvoering Projectideeën die bijdragen aan het programma worden uitgewerkt en geconcretiseerd in een projectplan. Dit doen coalities. Een coalitie bestaat uit partijen die hebben aangegeven het projectidee te willen uitwerken en realiseren. En die bereid zijn daarvoor menskracht en middelen in te zetten.

3.4. Bijzondere programma's met partijen buiten de regio Bij enkele programma's - zoals de Regio Deal Regio Zwolle en Regio Zwolle als NOVI-gebied - werken we samen met het Rijk (of andere partijen buiten de regio). Dáár2 zijn (tijdelijke) stuurgroepen met mandaat in beeld. Onder verantwoordelijkheid van het Regiobestuur worden deze ingesteld en samengesteld. Zij krijgen een opdracht en hebben verantwoordingsplicht naar het Regiobestuur.

In principe alleen daar. Met het instellen van stuurgroepen wordt omzichtig omgegaan. Alleen wanneer het Regiobestuur op geen enkele wijze de slagvaardigheid kan realiseren die nodig is, kan een stuurgroep worden ingesteld.

2

7

REGIO

ZWOLLE

3.5. Bijzonder programma met een specifieke focus Regio Zwolle werkt triple helix. Onderscheid is te maken in de economische programma's (waar de private partijen voorop staan) en de ruimtelijke programma's (met de publieke partijen voorop). De Economic Board Regio Zwolle (EBRZ) met haar sterke deelname van private partijen is als tafel Economie dan ook verantwoordelijk voor de economische agenda en de totstandkoming van het uitvoeringsprogramma op het gebied van de kenniseconomie.3 Dit laat overigens onverlet de verantwoordelijkheid en bevoegdheid van het Regiobestuur voor de finale besluitvorming, de overkoepelende procesregie, het formuleren van opdrachten voor tafels en stuurgroepen en de overkoepelende monitoring en evaluatie4. Specifiek vervult de Economic Board enkele rollen binnen het domein van de (kennis)economie. Zij draagt zorg voor: ^ De invulling van de vastgestelde ambitie naar de samenwerkingsagenda [rol: ambitiemaker]. ^ De totstandkoming van coalities en resultaten rond de opgave [rol: aanjager]. ^ Het uitdragen van de agenda en programma's binnen en buiten de regio [rol: ambassadeur]. Door voor deze rollen verantwoordelijkheid te nemen, draagt zij bij aan de beweging van netwerkgerichte samenwerking naar ook opgavegerichte samenwerking5.

Iets dergelijks is te zeggen op het brede ruimtelijke domein over de Tafel Leefomgeving met haar sterke publieke deelname. Dit betekent niet dat het Regiobestuur in hiërarchische zin de tafels aanstuurt. Elke tafel (en zeker de EBRZ) heeft een eigenstandige verantwoordelijkheid. Het Regiobestuur heeft als vertegenwoordigend orgaan van álle partners de meest brede en daarmee overkoepelende verantwoordelijkheid. 5 Overigens is de EBRZ reeds begonnen met het invulling geven aan de aanbevelingen. Zij is gestart met het herijken van de economische agenda en van haar rollen en de invulling daarvan. Daarop is de voorgaande tekst mede gebaseerd.

3

4

8

REGIO

ZWOLLE

3.6. Cyclisch werken De cyclus van ambitie naar resultaten is niet compleet zonder de check of de resultaten bijdragen aan de oorspronkelijke ambitie. Daarom is monitoring en evaluatie van belang. Het Regiobestuur draagt zorg voor de monitoring op hoofdlijnen van de voortgang van programma's en projecten. Ook het zorgdragen voor evaluatie en handelen naar aanleiding daarvan (plan-do-check-act) ligt bij het Regiobestuur. 3.7. Het Regiobestuur stuurt op het geheel Het Regiobestuur geeft de tafels en de stuurgroepen voor de overkoepelende programma's een duidelijke opdracht, inclusief verantwoordingsplicht, op grond van de samenwerkingsagenda. Dit bevordert de slagvaardigheid en herkenbaarheid van de werkwijze en de afbakening van het werkterrein van de tafels en de stuurgroepen. Het Regiobestuur ziet ook toe op de samenstelling van de tafels en de stuurgroepen. Criteria voor de samenstelling zijn dat leden kwalitatieve waarde toevoegen en als geheel de breedte van de regionale partners representeren. Samengevat: het Regiobestuur is eindverantwoordelijk voor besluitvorming, de overkoepelende procesregie, het formuleren van opdrachten voor tafels en stuurgroepen, en de overkoepelende monitoring en evaluatie. 3.8.

Het Regiobestuur krijgt advies van de Raad van Advies6 De Raad van Advies van burgemeesters en gedeputeerden adviseert het Regiobestuur over het functioneren en de governance van het samenwerkingsverband. Dit geldt specifiek voor de betrokkenheid van gemeenten en provincies en hun raden en Staten. Raden en Staten zijn volksvertegenwoordigende organen die legitimiteit kunnen geven aan regionale besluitvorming. 3.9. Het dagelijks bestuur zorgt voor de voorbereiding van de vergaderingen van het Regiobestuur De agenda wordt na ambtelijke voorbereiding vastgesteld in het dagelijks bestuur, die wordt samengesteld uit enkele leden van het Regiobestuur. 3.10. Communicatie met achterban door partners Voor het functioneren van het netwerk is communicatie in én over ontwikkelingen in de tafels met de verschillende partners essentieel. Voeding vanuit en terugkoppeling naar de eigen achterban is dan ook een wezenlijk onderdeel van deze communicatie. Dit geldt voor onderwijsinstellingen, ondernemers gemeenten en provincies. In de communicatie-uitvoering gebeurt het voeden en terugkoppelen bijvoorbeeld tijdens Regio Zwolle Dagen. Om bestuurlijke drukte te verminderen en dwarsverbanden te versterken, is het voorstel om van de Regio Zwolle Dagen bijeenkomsten te maken waarbij alle overleggen rond opgaven (tafels en portefeuille-overleggen) plaatsvinden.

Waar dwarsverbanden bestaan, kunnen themabesprekingen plaatsvinden die meerdere opgaven aangaan.

9

REGIO

ZWOLLE

Zoals in de uitgangspunten op pagina 1 is aangegeven, is het gezamenlijk erkennen en uitdragen van de governance belangrijk. Gebruikte begrippen gaan we structureel laden en we zetten ons in dat deze lading ook doorleefd wordt bij de verschillende overleggen.

10

REGIO

ZWOLLE Bijlage 1. Uitwerking op onderdelen op basis van adviesrapport BMC

Rolzuiverheid is essentieel voor het effectief functioneren van de regio en haar overlegstructuur in samenhang met partners. Daarom lichten we hieronder de verantwoordelijkheden van de belangrijkste organen toe. Een en ander is ook in het hoofddocument al genoemd. ^ Regiobestuur ^ Finale besluitvorming. Het nemen van het uiteindelijke besluit over alle overkoepelende zaken. Dit betreft met name de ambitie en de samenwerkingsagenda, de regiobrede besluitvorming en de verhoudingen in het netwerk (hoe we de samenwerking besturen en organiseren: governance). ^ Procesregie. Het zorgdragen voor transparante processen die leiden tot besluitvorming, waarbij alle betrokkenen hun inbreng kunnen leveren. ^ Opdrachtformulering. Het zorgdragen voor de totstandkoming van tafels en stuurgroepen en het verstrekken van heldere opdrachten. Toezien op de samenstelling. ^ Monitoring en evaluatie. Het zorgdragen voor monitoring op hoofdlijnen van de voortgang van programma's en projecten. Het zorgdragen voor evaluatie en handelen naar aanleiding daarvan (plan-do-check-act). ^ Regievoering op public affairs en lobby.

Nadere informatie Regiobestuur Het Regiobestuur is het orgaan dat alle partners van de samenwerking vertegenwoordigt (en dat verankert in zijn wijze van samenstellen en van werken). Het bestuur kent de volgende rollen/taken: ^ Proces. Zorgdragen voor transparant proces met inbreng van alle partners leidend tot een integrale meerjarige agenda en een uitvoeringsprogramma. ^ Integraliteit. Zorgdragen voor en bewaken van de integraliteit van de samenwerkingsagenda. ^ Zorgdragen voor verbinding tussen de ambitie en de samenwerkingsagenda. ^ Monitoring en voortgang. Monitoren van de voortgang van het proces van uitwerking en uitvoering. Beslechten van knelpunten en hobbels (opdrachtgeversrol naar tafels). ^ Besluitvorming. Vaststelling van de integrale meerjarige samenwerkingsagenda en het uitvoeringsprogramma na zorgvuldige voorbereiding door de tafels en na uitgebreide consultatie van alle partners. ^ Opdrachtformulering. Zie bij tafels en stuurgroepen.

11

REGIO

ZWOLLE

^ Dagelijks Bestuur (DB) Het Dagelijks Bestuur is ingesteld om de slagvaardigheid van de regio te vergroten. Het DB dient om het functioneren van het Regiobestuur en andere gremia te versoepelen. ^ Het DB draagt zorg voor het stroomlijnen van en de onderlinge samenhang tussen onderwerpen op de agenda's en de scherpte van de besluitpunten. Daartoe stelt zij de agenda van het Regiobestuur vast. Het DB stroomlijnt wat waar wordt besproken; het regiobureau bereidt dit voor. ^ Daardoor komt het Regiobestuur meer toe aan haar kerntaak: besluiten nemen. Het DB neemt geen taken van het Regiobestuur over, maar kan wel besluitvorming in het Regiobestuur over complexe zaken en over typische overheidszaken voorbereiden en vereenvoudigen -door deze vóór te bespreken en een voorstel te formuleren. Beoogd is een verschuiving in de taken van het Regiobestuur van informeren naar besluiten. Dat wordt ook bevorderd door de informatie-uitwisseling over de voortgang van de opgaven (via de Tafels) voortaan schriftelijk af te werken. ^ Het DB bemoeit zich niet met de bedrijfsvoering van de regio; dat is aan de secretaris­ directeur. Wel kunnen de toegenomen ambities zodanig botsen met de beschikbare capaciteit dat bestuurlijke consequenties kunnen optreden. Voor dat soort kwesties wordt binnen het DB een aanspreekpunt/portefeuillehouder aangesteld.

^ Het DB heeft wel een taak bij knelpunten tussen Tafels of andere regionale gremia. ^ Eenmaal per jaar wordt een verdiepende 'heidag' georganiseerd over de stand van de regio. ^ Tafels ^ Adviseren van Regiobestuur over de 'eigen' opgave: als onderdeel van de samenwerkingsagenda. ^ Uitwerking van de agenda in programma's. ^ Bevorderen van totstandkoming van coalities, die projecten ontwikkelen en uitvoeren. ^ Monitoren van voortgang van ontwikkeling en uitvoering van projecten binnen de opgave en hierover rapporteren aan het Regiobestuur. ^ Rol spelen in public affairs en lobby op dossiers in de opgave. Nadere informatie tafels Voor elke (grote) opgave van de regio wordt een tafel ingesteld. Daarbij geldt: ^ Elke opgave is duidelijk omschreven. Resultaat, tussenproducten en termijnen worden benoemd. De middelen die nodig zijn om de doelen te bereiken (bijvoorbeeld onderzoek) worden beschikbaar gesteld. ^ De opdracht wordt vastgesteld door het Regiobestuur. ^ De bestuurlijk trekker stelt een slagvaardige (bestuurlijke) groep samen. De trekker is het bestuurlijk boegbeeld en ambassadeur en is zelf ook actief en betrokken. ^ Het projectteam wordt samengesteld uit de organisaties van de betrokken partijen. De bestuurlijke trekker is de formateur van de tafel. Het Regiobestuur stelt de samenstelling van de tafel vast.

Leden van een tafel worden benoemd voor de duur van de vastgestelde opdracht. De samenstelling van alle tafels wordt tenminste herzien in het eerste jaar na de gemeenteraadsverkiezingen (2023) bij voorkeur voorafgaande aan het vaststelling van de begroting van het daaropvolgend jaar. ^ Bij de uitwerking van de opgave wordt inbreng vanuit de triple helix geborgd. ^ Daar waar voor de realisatie van de opdracht bovenregionaal overleg noodzakelijk is, maakt dit onderdeel uit van de opdracht._________________________________________________________ 12

REGIO

ZWOLLE

^ In de opdracht wordt de wijze van terugkoppeling en communicatie vastgelegd. ^ Procesondersteuning wordt geboden door een programmamanager (vanuit het Regio Zwolle bureau). ^ Tafels dragen zorg voor betrokkenheid van de achterbannen. Daartoe behoren onder meer de portefeuillehouders van gemeenten en provincies. Via een breed portefeuillehoudersoverleg kan deze betrokkenheid worden vormgegeven. Alle portefeuillehouders nemen deel. De bestuurlijk trekker brengt daarbij in. Dit kan gebeuren tijdens de Regiodagen. ^ Het aantal tafels kan fluctueren. In principe is elke tafel tijdelijk. Voor nieuwe opgaven kunnen nieuwe tafels worden ingericht. Economic Board Regio Zwolle (EBRZ) ^ Zelfde verantwoordelijkheden als de andere tafels. ^ Vanwege brede private samenstelling bijzondere status en specifieke nadruk op twee rollen: ^ Naar buiten uitdragen van (economische) agenda en programma's. ^ Afstemmen van agenda's met partners. Nadere informatie EBRZ De samenwerking tussen bedrijfsleven, kennisinstellingen en overheid in de regio krijgt vorm in de EBRZ. De EBRZ is verantwoordelijk voor de ontwikkeling en totstandkoming van het economische programma van de regio. De Board bewaakt het programma en het draagvlak bij alle participanten. In de EBRZ stemmen de partners ook hun agenda's en programma's op elkaar af, met als overkoepelend doel: economische structuurversterking van de regio.

Taken van de EBRZ binnen het domein van de (kennis)economie zijn: ^ Zorgdragen voor de invulling van de vastgestelde ambitie naar de samenwerkingsagenda [rol: ambitiemaker]; ^ Zorgdragen voor de totstandkoming van coalities en resultaten rond de opgave [rol: aanjager]; ^ Zorgdragen voor het uitdragen van de agenda en programma's binnen en buiten de regio [rol: ambassadeur].

TRIPLE HELIX

13

REGIO

ZWOLLE

Als we kijken naar de bovenstaande figuur, gaat het programma van de EBRZ over de acties die partners gezamenlijk inzetten (4) of met een andere partner vanuit de triple helix samen doen (1, 2 en 3). De cijfers hebben betrekking op: 1. Kennisinfrastructuur, onderwijsbeleid 2. Politieke economie; ondernemersklimaat 3. Innovatie en research 4. Kenniseconomie Stuurgroepen Bepalen van richting en nemen van beslissingen binnen de gestelde doelen en het gestelde mandaat van het Regiobestuur. Dit binnen het afgebakende terrein en de termijn van de opdracht. Nadere informatie stuurgroepen Belangrijk voor het draagvlak (van stuurgroepen) is dat de samenstelling van dit soort 'mandaatgroepen' op basis van kwaliteit, betrokkenheid en regionale spreiding plaatsvindt. De samenstelling wordt formeel bekrachtigd door het Regiobestuur. Het mandaat heeft bijvoorbeeld betrekking op het overleg met vertegenwoordigers van het Rijk of de inzet en verdeling van middelen. Naast agenderen en programmeren, gaat het hier ook om contracteren en het bewaken van gestelde doelen en ambities. De eerder genoemde werkwijze voor tafels geldt ook voor deze stuurgroepen. Vooral belangrijk is dat de opdracht helder wordt gedefinieerd en breed gedeeld met de partners. Raad van Advies Adviseren aan het Regiobestuur over het functioneren en de governance van de regio.

De Raad van Advies draagt bij aan de verbinding tussen en betrokkenheid van de verschillende gremia. Dit geldt in het bijzonder voor de betrokkenheid van en naar raden en Staten. Overig Overige overleggen die binnen het regionale netwerk een rol spelen zijn onder meer: ^ Portefeuillehoudersoverleggen: de tafels zorgen voor betrokkenheid van de achterbannen van de deelnemers. Daartoe kunnen - wat betreft de overheden - overleggen van alle portefeuillehouders worden belegd; dit als voorpost van de bespreking in de tafel. ^ Secretarissenoverleg: secretarissen kunnen bijdragen aan het organiseren van capaciteit ten behoeve van regionale opgaven en van het organiseren van de verbinding van de regio met enerzijds het college en anderzijds de organisatie van een gemeentelijke of provinciale overheid. ^ Griffiersoverleg: zoals de secretarissen een bijdrage kunnen leveren vanuit hun rol, kunnen de griffiers bijdragen aan de verbinding met en betrokkenheid van raden en Staten.

14

REGIO

ZWOLLE Bijlage 2: Samenstelling van gremia In deze bijlage wordt de samenstelling van het Regiobestuur en andere gremia - specifiek gericht op het samenwerkingsverband - vastgelegd.

A. Regiobestuur In het Regiobestuur zijn alle partijen, die de regio vormen, vertegenwoordigd. Dit betreft de volgende partijen: ^ Ondernemers: vertegenwoordigers vanuit VNO-NCW en mkb. ^ Onderwijs/onderzoek: vertegenwoordiger vanuit Regio Zwolse 13 (de acht Zwolse en vijf regionale onderwijsinstellingen). ^ Overheid: vertegenwoordigers van de Overijsselse gemeenten (minus Zwolle, dat de voorzitter levert), de Drentse gemeenten, de Flevolandse gemeenten en de Gelderse gemeenten in Regio Zwolle (elk één); vertegenwoordiger namens de vier provincies in Regio Zwolle; coördinerend secretaris. ^ Voorzitters van de tafels. Voorzitter van het Regiobestuur is de burgemeester van Zwolle, ook voorzitter van de regio. Een plaatsvervangend voorzitter en een portefeuillehouder financiën voor het Regiobestuur worden uit haar midden - vanuit de overheidskolom - aangesteld. Daarnaast worden andere portefeuilles, gerelateerd aan public affairs en de opgaven, toegedeeld aan een lid van het Regiobestuur. De portefeuille 'governance' ligt bij de voorzitter van de regio.

Om de kwantitatieve verhouding tussen de verschillende geledingen (overheid, ondernemers, onderwijs) enigszins gelijk te houden, worden de rollen van regiovertegenwoordiger altijd gecombineerd met een inhoudelijke portefeuille (waaronder die van de opgaven van de regio) Het Regiobestuur draagt zorg voor de balans in de samenstelling van het Regiobestuur en de stuurgroepen. Uit het Regiobestuur wordt een dagelijks bestuur gevormd, dat de agenda van het Regiobestuur voorbereidt en zich buigt over urgente bestuurlijke zaken, die zich tussentijds voordoen. Het dagelijks bestuur bestaat tenminste uit de voorzitter, de plaatsvervangend voorzitter en de portefeuillehouder financiën. B. Tafels Het Regiobestuur stelt bij de instelling van en opdrachtverlening aan een tafel een bestuurlijk trekker aan. De bestuurlijk trekker stelt een slagvaardige (bestuurlijke) groep samen, waarin de verschillende betrokken partijen zich kunnen herkennen. De aard van de opgave is bepalend voor welke partijen betrokken zijn. Het Regiobestuur stelt de samenstelling van de tafel vast. Leden van een tafel worden benoemd voor de duur van de vastgestelde opdracht. De samenstelling van alle tafels wordt tenminste herzien in het eerste jaar na de gemeenteraadsverkiezingen -bij voorkeur voorafgaande aan het vaststelling van de begroting van het daaropvolgend jaar.

15

REGIO

ZWOLLE

C. Stuurgroepen Het Regiobestuur stelt bij de instelling van en opdrachtverlening aan een stuurgroep een bestuurlijk trekker aan. De bestuurlijk trekker stelt een slagvaardige (bestuurlijke) groep samen, waarin de verschillende betrokken partijen zich kunnen herkennen. Belangrijk voor het draagvlak van stuurgroepen is dat de samenstelling van dit soort 'mandaatgroepen' zowel op basis van kwaliteit, betrokkenheid, als regionale spreiding plaatsvindt. De samenstelling wordt formeel bekrachtigd door het Regiobestuur. D. Raad van Advies De Raad van Advies bestaat uit alle burgemeesters van de gemeenten in de regio en gedeputeerden van alle vier provincies. E. Portefeuille-overleggen Regionale portefeuille-overleggen bestaan uit alle portefeuillehouders op een domein vanuit de gemeenten en provincies.

16