A07 00 Rekenkamercommissie - Jaarverslag_2020_en_Onderzoeksplan_2021_.pdf

Jaarverslag 2020 en Onderzoeksplan 2021 Rekenkamercommissie Noordoostpolder

1.

Jaarverslag 2020

1.1 Inleiding De rekenkamercommissie legt jaarlijks verantwoording af aan de gemeenteraad over haar taakuitoefening (Reglement van Orde, artikel 10). Dat gebeurt via het nu voorliggende jaarverslag, waarin de werkzaamheden, resultaten, contacten en kosten van de rekenkamercommissie uiteengezet worden. 1.2 Vergaderingen In 2020 kwamen de leden 12 maal bijeen en naast die reguliere vergaderingen hebben de leden ook een aantal bijeenkomsten in een ander gremium (b.v. met de gemeenteraad, Auditcommissie, een startbijeenkomst voor een onderzoek of netwerk bijeenkomsten) bijgewoond of georganiseerd. 1.3 Samenstelling rekenkamercommissie De leden van de rekenkamercommissie in 2020 zijn: Externeexterne leden leden

Interne ininterne leden

Dhr. J.W.A. (Joris) van Enst – voorzitter

Mw. S.J. (Sandra) Schrijver

Dhr. H.A. (Henk) van der Meulen – lid

Dhr. L.H.M. (Berthoo) Lammers

Mw. E. (Esther) Fogl – lid & secretaris

Dhr. T.J. (Tobias) van Dijk (is per oktober gestopt)

De griffier dhr. R.F. (Robert) Wassink verleent als adviseur ondersteuning aan de rekenkamercommissie. 1.4

Onderzoeken in 2020

1.4.1 Afgeronde onderzoeken In 2020 heeft de rekenkamercommissie Noordoostpolder het onderzoek Passen Organiseren en Energietransitie afgerond. Hierna wordt kort op de onderzoeken ingegaan. Passend Organiseren De onderzoeksvragen bij het onderzoek naar Passend organiseren richten zich vooral op de rolinvulling door de raad en het samenspel van de raad met het college bij passend organiseren. Het onderzoek is uitgevoerd door BMC. Hoewel de RKC zijn onderzoeksagenda zelf bepaalt, hebben wij ons hierbij laten leiden door herhaalde verzoeken uit de raad om een verdiepend onderzoek te doen naar de rol van de gemeenteraad bij Passend organiseren en de gevolgen hiervan voor haar functioneren. De rekenkamercommissie heeft vier aanbevelingen opgesteld. 1. Laat het college de nieuwe werkwijze géén passend organiseren meer noemen. De term zorgt voor begripsverwarring, het gedachtengoed is een soort dogma geworden, de methode maakt de gemeente langdurig afhankelijk van opleidingsinstituut Sezen en bovenal: het staat een goed debat over een versterkt politiek-bestuurlijk-ambtelijk samenspel in de weg. 2. Laat het college doorgaan met ingezette koers naar vraag- en opgavegericht werken, maar maak de ambities hierin concreet en meetbaar en maak hierover afspraken met de raad hoe die hierin wordt meegenomen en pas de actieve informatievoorziening aan de raad hierop aan.

De invoering van nieuwe werkwijzen heeft ervoor gezorgd dat de gemeente bij de

2

dienstverlening en beleidsontwikkeling de wensen en vragen uit de samenleving meer centraal is gaan stellen. Door de ambities hiervan concreet te maken, kan een eind komen aan de bestaande onduidelijkheid over de reikwijdte en de betekenis over de nieuwe werkwijze. Dat is van groot belang voor de nieuwe opgaven van de transformatie van de zorg, de omgevingswet en de energietransitie. De gemeenteraad dient hierin een steviger kaderstellende en controlerende rol te krijgen. 3. Voorafgaand aan belangrijke beleidsprocessen dient de gemeenteraad zijn rol, kaders en werkwijzen vast te leggen. In deze beleidsprocessen moet gericht ‘geoefend’ worden om de kaders en werkwijzen te kunnen toetsen en eventueel te kunnen bijstellen. Op die manier wordt geïnvesteerd in beter samenspel tussen raad, college en ambtelijke organisatie. De strategische agenda kan behulpzaam zijn bij het kiezen van de opgaven en dossiers.

Per opgave kunnen ieders kernrollen - in het bijzonder die van de gemeenteraad - expliciet en consequent worden ingevuld en versterkt: o de gemeenteraad stelt op basis verzamelde beelden vóóraf de politieke kaders (inhoud, proces, budget) waarbinnen een opgave moet worden opgepakt met een startnotitie; o de gemeenteraad kan ter versterking van zijn volksvertegenwoordigende rol experimenteren met nieuwe dialoog- en werkvormen met inwoners en maatschappelijke partners; o het college maakt de bestuurlijk vertaling van deze kaders en koppelt dit terug aan de gemeenteraad; o het college geeft de ambtelijke organisatie de bestuurlijke opdracht om de betreffende opgave op te pakken en legt verantwoording af aan de gemeenteraad over de voortgang en de resultaten; o de ambtelijke organisatie voert de opdracht uit en legt over de voortgang verantwoording af aan het college, waar nodig geeft zij adviezen over bijstelling. 4. Maak werk van de versterking van de rol van de gemeenteraad. De waarnemend burgemeester heeft een onderzoek ingesteld naar de politiek- bestuurlijk-ambtelijke verhoudingen in de gemeente Noordoostpolder en zal voorstellen bespreken om die te verbeteren. Dit biedt een uitgelezen kans om als raad na te denken hoe zijn eigen rol hierin kan worden versterkt.

De rekenkamercommissie beveelt aan om een aantal dialoogsessies te houden tussen raadsleden, collegeleden en directieleden waar onduidelijkheden, misverstanden en ergernissen besproken worden. Daarnaast beveelt de rekenkamercommissie de gemeenteraad aan om te investeren in de kwaliteit van het debat en zijn werkwijze te verbeteren en te vernieuwen. Raadsbehandeling van het rapport De rekenkamercommissie heeft op 11 mei in de commissie Bestuur Financiën en Economie een toelichting op het rapport gegeven. De aanbevelingen zijn door de raad op 25 mei overgenomen. Energietransitie Om bij te dragen aan de ambities van het Klimaatakkoord van Parijs en de Nederlandse vertaling daarvan heeft de gemeente Noordoostpolder de hoge ambitie uitgesproken om in 2030 energieneutraal te zijn. Rekenkamercommissie heeft als doel met dit onderzoek gehad om inzicht te geven of het beleid om deze ambitie te realiseren logisch, helder en doeltreffend is en welke rol de raad hierbij heeft gespeeld. Dit onderzoek betreft zowel een terugblik op de totstandkoming en uitvoering van het beleid in de afgelopen jaren (periode 2017-juni 2019), als een vooruitblik op te verwachten resultaten en mogelijke verbeterpunten in de komende jaren. De rekenkamercommissie heeft de volgende aanbevelingen opgesteld. Voor een meer consistente en robuuste energietransitie wordt de Raad het volgende aanbevolen: 1.

Binnen haar kaderstellende taak sterker te sturen op hoofdlijnen, via een meer integraal kader en lange termijn stappenplan met mijlpalen en planning (zie punt 5). 2. Bij haar controlerende taak de voortgang meer op hoofdlijnen te monitoren, op basis van een beperkt aantal kernindicatoren die indicatief zijn voor de totale voortgang van de energietransitie, gebaseerd zijn op de subdoelen en relatief eenvoudig zijn te achterhalen (bij voorkeur uit bestaande bronnen).

3

3. Binnen de toekomstige kaderstelling en planuitwerking expliciet aandacht te besteden aan de volgende randvoorwaarden c.q. prioriteiten: a. Verhogen van de netwerk- en energieopslag capaciteit. b. Reserveren van voldoende personele capaciteit en middelen binnen de gemeente om maatschappelijke initiatieven te blijven stimuleren en faciliteren, alsmede om optimaal gebruik te maken van de publieke en private fondsen en programma’s die de komende jaren op provinciaal, nationaal en Europees niveau beschikbaar komen. 4. Om de noodzakelijke vervolgstappen tot 2030 te optimaliseren, is het van belang niet alleen te kijken naar beleid en resultaten van de eigen gemeente, maar ook te (blijven) leren van anderen, zoals de benchmarkgemeenten. Een nevendoel van dit soort (continue) benchmarking is ook de eigen inzet en resultaten meer te waarderen (trots) en positioneren (zowel richting eigen bevolking als andere samenwerkingspartners en financiers). Beleidsinhoudelijk 5. Het College te verzoeken om samen met maatschappelijke partners en medeoverheden een meer integraal kader voor het bereiken van de beoogde energietransitie richting 2030 te ontwikkelen, inclusief doelen, benodigde financiën mijlpalen en tijdpad. De Raad stelt het geactualiseerde kader vast.

Onderdeel van dit kader is ook de ontwikkeling van een samenhangende aanpak voor de thema’s die momenteel minder uitgewerkt zijn: a. Schone mobiliteit, langzaam verkeer, OV en duurzame brandstoffen. b. Circulaire economie, naast afvalscheiding en reductie van restafval ook andere vormen van materiaalreductie en sluiting van kringlopen stimuleren. c. Klimaatadaptatie, zowel gericht op wateroverlast als hitte en droogte binnen bebouwd gebied als in het buitengebied, met aandacht voor bewustwording. 6. Daarnaast het College te verzoeken om samen met maatschappelijke partijen en medeoverheden na te gaan of extra energie- en/of milieuwinst te behalen valt, via maatregelen op het vlak van: a. Opschaling van pilots binnen de warmtevisie. b. Energietransitie binnen de land- en tuinbouw. c. Versnelling van de energietransitie op bedrijventerreinen. Raadsbehandeling van het rapport De rekenkamercommissie heeft op 9 juni in de commissie Bestuur Financiën en Economie een toelichting op het rapport gegeven. De aanbevelingen zijn door de raad op 29 juni overgenomen. 1.4.2

Lopende onderzoeken

WerkCorporatie De doelstelling van dit rekenkameronderzoek is om inzichtelijk te maken op welke wijze de gemeente Noordoostpolder binnen de financiële en wettelijke kaders, sinds de invoering van de Participatiewet, invulling heeft gegeven aan het beleid en de uitvoering om bestaande en nieuwe doelgroepen aan werk te helpen via de WerkCorporatie. De rekenkamercommissie is eind mei 2020 met dit onderzoek gestart en het rapport zal begin 2021 worden gepubliceerd. Dorpsvisies Met het onderzoek dorpsvisies wil de rekenkamercommissie inzichtelijk maken of, en zo ja hoe dorpsvisies kunnen bijdragen aan de leefbaarheid, vitaliteit en een prettige woon- en werkklimaat in de dorpen. Om die vraag te kunnen beantwoorden moet het onderzoek inzicht geven in: 1. Het concrete en zichtbare effect van de dorpsvisies voor de dorpen in relatie tot de benodigde (ambtelijke) inzet. 2. De toegevoegde waarde van de dorpsvisies voor het gemeentelijk beleid. 3. De rol van de gemeenteraad bij het opstellen, vaststellen en evalueren van de dorpsvisies. De rekenkamercommissie is in september 2020 met dit onderzoek gestart en het rapport zal voor de zomer 2021 worden gepubliceerd.

4

1.5

Overige werkzaamheden van de commissie

Overleg met de raad In november heeft de rekenkamercommissie met de fracties overleg gehad over mogelijke onderwerpen voor 2021. De groslijst is aangevuld met nieuwe onderwerpen en er is gekozen voor een vooronderzoek naar Carrefour, zie paragraaf 2.1. Lidmaatschap NVRR De rekenkamercommissie Noordoostpolder volgt actief landelijke ontwikkelingen om haar kennis en expertise te verbeteren. Hierbij maakt zij ook gebruik van ervaringen van andere rekenkamers/commissies. Via de Nederlandse Vereniging van Rekenkamers en Rekenkamercommissie (NVRR) heeft de commissie toegang tot deze informatie. Jaarlijks organiseert de NVRR een congres voor lokale rekenkamers. Vanwege de Corona crisis zijn er een aantal webinars geweest waaraan leden van de commissie hebben deelgenomen. Overleg Flevolandse rekenkamer(commissie)s De rekenkamercommissies uit Flevoland zijn vanwege de Corona crisis niet bij elkaar gekomen. Coachingsgesprek en toekomstvisie In januari heeft de rekenkamercommissie met een onafhankelijk deskundige gesparrt over de werkzaamheden van de commissie en bezien waar mogelijkheden zijn voor verbetering. Het coachingsgesprek is een mogelijkheid van de NVRR om zich verder te professionaliseren. Volgend op het coachingsgesprek wil de rekenkamercommissie zich bezinnen op haar toekomst. Daar ligt een aantal argumenten aan ten grondslag.

Enerzijds omdat de wet mogelijk gaat veranderen met het Wetsvoorstel versterking lokale rekenkamers. Daarnaast wil de commissie kijken of de ondersteuning van de raad en de binding met de raad beter kan. De evaluatie van de extra middelen (de verhoging van het rekenkamercommissie budget naar 75.000 euro), die de raad in principe voor twee jaar heeft toegekend maakt ook onderdeel uit van de toekomstvisie. Voor de zomer zal de rapportage aan de raad worden aangeboden. 1.6

Financiële verantwoording

Tabel 1: specificatie budget voor 2020 Budget

Besteed

Onderzoeksbudget

€ 52.895

€ 55.253

Presentiegelden

€ 6.230

€ 8.622

Reis- en verblijfskosten

€ 2.075

€ 1.694

Ambtelijk secretaris

€ 12.980

€ 12.928

Representatiekosten

€ 1.040

€ 1.034

Overige kosten

€

€

Totaal

€ 76.050

830

210

€ 79.741

De overschrijding van het budget van € 3.691 heeft als oorzaak dat er aanvullend een actualisatie van het onderzoek Passend organiseren is uitgevoerd door BMC. De presentiegelden van de RKC zijn vervolgens ook hoger uitgevallen vanwege extra bijeenkomsten die daarvoor nodig waren, evenals voor de afhandeling van het WOB verzoek naar aanleiding van het onderzoek Passend organiseren.

5

2. Onderzoeksplan 2021

2.1

Onderzoeken in 2021

De rekenkamercommissie gaat het lopende onderzoek naar de WerkCorporatie en de Dorpsvisies afronden, zie ook paragraaf 1.4.2. De rekenkamercommissie zal in het voorjaar een vooronderzoek uitvoeren naar Carrefour en vervolgens als commissie besluiten of en in welke vorm het onderzoek zal worden uitgevoerd. Daarnaast zal de commissie de toekomstvisie voor de zomer afronden en bezien welk ander tweede onderwerp de meeste toegevoegde waarde heeft voor de raad om in 2021 te worden onderzocht. 2.2

Overige werkzaamheden in 2021

Door het lidmaatschap van de NVRR, het bezoeken van diverse congressen, studiemiddagen en het uitwisselen van kennis en ervaring in diverse gremia, werkt de rekenkamercommissie continu aan haar deskundigheidsbevordering. De rekenkamercommissie zal de actualiteit volgen omtrent velerlei onderwerpen door het kennisnemen van rekenkameronderzoeken van andere gemeenten, van toepassing zijnde literatuur en berichtgeving in de media. Naast de onderzoeken zal de rekenkamercommissie in 2021 de volgende werkzaamheden/activiteiten verrichten om haar deskundigheid te bevorderen: - Deelname aan de Auditcommmissie; - Bijwonen bijeenkomsten NVRR; - Incidenteel bijwonen expertise-bijeenkomsten rekenkamers en het gezamenlijke overleg Flevolandse rekenkamercommissies. 2.3

Financiële verantwoording

Tabel 2: specificatie budget voor 2021 Budget Onderzoeksbudget

€ 53.845

Ambtelijk secretaris/ onderzoeker

€ 13.215

Presentiegelden

€ 6.340

Reis- en verblijfskosten

€ 2.110

Representatie

€ 1.040

Overige kosten

€

Totaal

€ 77.395

845

6