8. Memo tussentijdse rapportages begrotingscyclus 2021.pdf

MEMO aan Raad Aan

:

De raad van gemeente Noordoostpolder

Van

:

Griffie

Datum

:

21 december 2020

Onderwerp

:

Tussentijdse rapportages begrotingscyclus 2021

Beleidsreferentie  Begrotingscyclus gemeente Noordoostpolder  Voorjaarsrapportage 2021 (in voorbereiding)  Financiële beheersverordening gemeente Noordoostpolder Inleiding & waarom dit memo De griffie van de gemeente Noordoostpolder informeert u over de ervaringen met de huidige begrotingsyclus en vraagt de raad deze, ondersteund door de griffie, te herijken aan de actuele wensen van de raad en de opgedane ervaringen in de afgelopen jaren met de begrotingscyclus. In deze memo komen (achtergrond)informatie en overwegingen aan de orde. De griffie is benieuwd naar uw beeld over de tussentijdse rapportages. Burgemeester Westmaas heeft de begrotingscyclus eveneens meegenomen in zijn onderzoek tijdens zijn periode als waarnemend burgemeester. Deze memo heeft als doel om het gesprek op gang te brengen over de tussentijdse rapportages in de commissie BFE. In de memo wordt ingegaan op het doel van de rapportages, de wettelijke grondslag, de huidige onderdelen en de vervolgstappen/gewenste situatie. Waarom gebruiken wij planning & control in onze begrotingscyclus? Sinds de invoering van de Wet dualisering gemeentebestuur (2002) worden de taken ‘besturen en beheersen’ strikt gescheiden van de taken ‘kaders stellen en controleren’.

Door de toepassing van Planning & Control (P&C) in de gemeente Noordoostpolder krijgen de raad en het college op systematische wijze inzicht in de mate waarin (beleids)doelstellingen binnen de financiële bandbreedte zijn gerealiseerd. De vragen: wat willen we bereiken (doelstellingen), wat gaan we daarvoor doen en wat mag het kosten. Daarmee is P&C van essentieel belang bij de uitvoering van de kaderstellende en controlerende rol van de raad: plannen en beheersen staan onlosmakelijk centraal. De huidige begrotingscyclus in beeld

Wat staat er in de wet over planning & control en financiële beheersing? In de artikelen 189 tot en met 211 van de Gemeentewet is vastgelegd dat gemeenten wettelijk verplicht zijn ieder jaar een begroting en jaarrekening vast te stellen. In het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV) staat aan welke vormvereisten de begroting en de jaarrekening moeten voldoen. Alle overige rapportages in de begrotingscyclus zijn (wettelijk gezien) facultatief. In Noordoostpolder heeft het college in de loop der jaren meer- en minder uitgebreide rapportages opgeleverd. Deze rapportages gingen naast financiële beheersing tevens uitgebreid in op beleidsplanning en verantwoording. Als gevolg van ontwikkelingen op het gebied van de BBV zien we dat de rapportages in omvang zijn toegenomen. Gemeentelijke kader en uitgangspunten De huidige uitgangspunten voor het financiële beleid en voor de inrichting van de financiële organisatie (Financiële beheersverordening gemeente Noordoostpolder) stamt uit 2017 en komt voort uit artikel 212 van de Gemeentewet. In artikel 6 van de verordening zijn de diverse tussentijdse rapportages opgenomen en toegelicht. Er is verder niet gespecificeerd welke onderdelen de rapportages kennen op het beleidsmatige vlak. Daarmee heeft het college ruimte om de beleidsverantwoording in de rapportages in verschillende vormen aan te bieden.

Welke onderdelen kent de huidige begrotingscyclus? Momenteel wordt er gebruik gemaakt van de Perspectiefnota, Begroting, Voorjaarsrapportage, Najaarsrapportage, Decemberraportage en de Jaarrekening. Dit betekent in de prakijk dat er tijdens de zomerperiode, waarin de Jaarstukken, Perspectiefnota en Voorjaarsrapportage worden behandeld en de Begroting en de Najaarsrapportage worden voorbereid en naar een periode van zes jaar wordt gekeken. In het kalenderjaar 2021 zijn dit: het jaar 2020 (Jaarrekening) het huidige jaar (Voorjaarsrapportage, Najaarsrapportage en Decemberraportage) en 2022-2025 (Perspectiefnota). Dit vraagt veel van organisatie, maar zeker ook van de raad. Huidige situatie De griffie constateert dat er veel wordt gevraagd van de raad bij het behandelen van de verschillende rapportages uit de begrotingscyclus. Voornamelijk in de zomerperiode wordt er door de raad een overbelasting aan informatie ervaren. Ook vraagt deze werkwijze veel inzet van de ambtelijke organisatie. De Voorjaarsrapportage is in het geheel van de begrotingscyclus de rapportage waar het minst uit voorkomt en tot weinig politisering (moties, politieke vragen) en aanvullende sturing leidt. De griffie krijgt het signaal uit de raad dat dit voornamelijk gaat over de Voorjaarsrapportage, maar het geldt ook voor de Najaarsrapportage.

Gezien deze ervaring wil de griffie de raad ondersteunen bij het overdenken en herijken van de positie van deze rapportages in de begrotingscyclus en ophalen wat de raad prioritair ziet binnen deze cyclus. Deze memo is daar een eerste aanzet voor. Vervolgstappen en gewenste situatie Wat is uw beeld? Ziet u knelpunten? Hoe verhouden kaderstelling en controle zich tot de tussentijdse rapportages? Heeft u ideeën voor alternatieven? De griffie heeft de agendacommissie gevraagd dit onderwerp te agenderen voor de raadscommissie BFE. De commissie kan vervolgens in gesprek gaan over de doelmatigheid en doeltreffendheid van de beleidsplanning- en verantwoording van de rapportages. Wanneer rapportages bijvoorbeeld vooral over financiële kengetallen (getalsmatige sturingsinformatie) en begrotingswijzigingen gaan, biedt dit ruimte en capaciteit in de ambtelijke organisatie. Daartoe bestaan verschillende mogelijkheden. Het begrotingsjaar 2021 zou een pilot kunnen worden waarvan de uitkomsten worden meegegeven aan de nieuwe raad in 2022. De griffie is bereid samen met het cluster BFPC te ondersteunen en adviseren in dit proces.