8.1 Rekenkameronderzoek-Addendum-Majeure-projecten-bij-VIV

Rekenkameronderzoek Majeure Projecten Addendum bij Rekenkameronderzoek naar Voorzien in Vastgoed Gemeente Noordoostpolder

Inhoudsopgave 2 Inhoudsopgave

2

1. Aanleiding en scope

3

1.1. Onderzoeksaanpak

3

2. Analyse 2.1. Grip op grote projecten (december 2017) 2.2. Leidraad informatievoorziening (vastgesteld op 25 mei 2020) 2.3. Rapportageformat (vastgesteld op 5 juni 2023) 2.4. Voortgangsrapportage Majeure Projecten (augustus 2024)

3. Bevindingen 3.1. Definitie Majeur Project 3.2. Scope 3.3. Rapportagesystematiek 3.4. Rolinvulling

4 4 4 6 7

7 7 8 8 9

4. Conclusies en aanbevelingen

10

5. Bestuurlijke reactie

11

2 / 11

1. Aanleiding en scope Dit addendum bij het rekenkameronderzoek Voorzien in Vastgoed (VIV)1 heeft betrekking op de zogenoemde Majeure Projecten binnen de gemeente Noordoostpolder. In 2017 heeft de rekenkamer een onderzoek uitgevoerd, genaamd ‘Grip op grote projecten’. In dat onderzoek zijn diverse aanbevelingen gedaan. In de jaren daarna is er een leidraad en rapportageformat vastgesteld waarmee getracht is meer grip te krijgen op majeure (grote) projecten en programma’s. In 2024 is er gerapporteerd over de voortgang van de Majeure Projecten. Voor dit onderzoek naar Majeure Projecten is gekeken naar de aanbevelingen uit 2017 en de opvolging van deze afspraken in de voortgangsrapportage Majeure Projecten uit 2024 in relatie tot VIV 2. Daarbij is tevens gekeken of de gemeenteraad voldoende zijn kaderstellende en controlerende rol in kan vullen en daarmee grip heeft op de doelen, ambities en financiën in relatie tot Majeure Projecten.

1.1. Onderzoeksaanpak Het onderzoek is uitgevoerd door TwynstraGudde. De volgende methoden zijn gehanteerd: 1. Documentstudie: om inzicht te krijgen in de Majeure Projecten is er een beknopte documentenstudie uitgevoerd naar onderstaande documenten: • Rekenkameronderzoek ‘Grip op grote projecten’ (2017) • Leidraad informatievoorziening bij Majeure Projecten (2020) • RB Leidraad kader informatievoorziening bij Majeure Projecten (2020) • Rapportageformat Majeure Projecten (2023) • RB Rapportageformat Majeure projecten (2023) • D18 Rapportages Majeure Projecten (2024) • Beleidsvisie Voorzien in Vastgoed (2017) • Uitvoeringsprogramma Voorzien in Vastgoed (2023) • Rekenkameronderzoek Voorzien in Vastgoed (2024) 2. Interviews: er is met vier personen gesproken over Majeure Projecten, de voortgang en bijbehorende documenten. 3. Ambtelijke wederhoor: de ambtelijke organisatie wordt in de gelegenheid gesteld om te reageren op het addendum en bijbehorende bevindingen. Bij de interviews is er telkens een vertegenwoordiging vanuit de rekenkamer aanwezig geweest als toehoorder. Van de interviews zijn verslagen op hoofdlijnen opgesteld, die zijn voorgelegd aan de geïnterviewden. Deze verslagen zijn gebruikt als naslagwerk, maar zijn geen onderdeel van deze rapportage.

1

(Beleidsvisie Voorzien in Vastgoed (VIV), 2017)

2

Er is geen onderzoek gedaan naar elk afzonderlijk Majeur Project aangaande VIV.

3 / 11

2. Analyse 2.1. Grip op grote projecten (december 2017)3 In 2017 is het rekenkameronderzoek ‘Grip op grote projecten’ uitgevoerd met de volgende onderzoeksvraag: Op welke wijze initieert, stuurt en beheerst de raad en het college de grote projecten in de Noordoostpolder en hoe wordt toezicht gehouden en verantwoording afgelegd? En is de kwaliteit van het proces efficiënt en effectief? 4 Het onderzoek is opgesplitst in twee delen: regie door de raad en college ‘op papier’ en ‘in de praktijk’. Op basis van dit onderzoek zijn verschillende conclusies en aanbevelingen geformuleerd. Het gaat daarbij om de volgende aanbevelingen:5 A. Stel als raad een kader vast voor grote projecten (Kader Grote Projecten), waarin de rol van de gemeenteraad (kaderstelling en controle) is benoemd alsmede enkele inhoudelijke aspecten als keuzen worden voorgelegd. B. Laat het college per groot project een voorstel doen aan de raad om het vaststellen hoe voor dat specifieke project invulling wordt gegeven aan het Kader Grote Projecten. C. Laat het college het Handboek Projectmatig Werken actualiseren en de raad informeren over de wijze waarop dit bijdraagt aan het werken binnen het Kader Grote Projecten. D.

Maak als raad gebruik van de mogelijkheid om onafhankelijk van het college zelf informatie (expertise) in te winnen bij de besluitvorming over belangrijke inhoudelijke keuzes in één of meerdere grote projecten. E. Laat het college een voorstel formuleren om het thema ‘participatie’ met de raad te verkennen en hier gezamenlijk inhoud aan te geven. In de rapportage wordt benoemd dat het de gemeenteraad ontbreekt aan kaders om te bepalen of er sprake is van een groot project. Wel worden er projecten onderscheiden op basis van de volgende kenmerken: grote complexiteit, groot bestuurlijk en/of maatschappelijk belang, een looptijd langer dan 2 jaar, (soms) meerdere deelprojecten, expertise nodig uit verschillende clusters, een grote betrokkenheid van externe partners en een groot aantal deelnemers.6

2.2. Leidraad informatievoorziening (vastgesteld op 25 mei 2020)7 De leidraad informatievoorziening Majeure Projecten heeft als doelstelling dat de gemeenteraad de kaderstellende en controlerende rol aangaande majeure projecten beter kan uitvoeren. 8 De werkwijze met deze leidraad heeft als doel een betere doordenking en kaderstelling door de raad voorafgaand aan het proces, een betere informatievoorziening en sturing tijdens het proces en heeft tot gevolg dat het proces tijdens uitvoering vlotter verloopt, omdat het beter aansluit bij de verwachtingen.9

3

(Rekenkamer, 2017)

4

(Rekenkamer, 2017, p. 1)

5

(Rekenkamer, 2017, pp. 47-48)

6

(Rekenkamer, 2017, p. 15)

7

(Raadsbesluit: Leidraad (kader) informatievoorziening bij Majeure Projecten, 2020)

8

(Raadsbesluit: Leidraad (kader) informatievoorziening bij Majeure Projecten, 2020, p. 1)

9

(Leidraad (kader) informatievoorziening bij Majeure Projecten, 2020, p. 1)

4 / 11

Een werkgroep van raadsleden, ambtelijke ondersteuning, heeft de Leidraad informatievoorziening opgesteld. In de leidraad is de volgende definitie gegeven van een Majeur Project10: De activiteit • is complex, niet-routinematig, voor ons uniek en grootschalig • maatschappelijk en/of bestuurlijk van (groot) belang • looptijd is in tijd begrensd: heeft een duidelijk begin en eind • heeft aanzienlijke financiële implicaties (budget, investeringen) De verantwoordelijke rol • ligt alleen of grotendeels bij onze gemeente • zonder onze steun en commitment niet mogelijk • publiek-private samenwerking met externe partners is mogelijk Ook is er een digitaal hulpmiddel (figuur 1) opgesteld om de inschatting te kunnen maken of het een Majeur Project betreft. Daarbij is aangegeven dat voor een inschatting of de raad betrokken moet worden, of er sprake is van een majeur project, er ambtelijk gewerkt wordt met een digitaal hulpmiddel.

Figuur 1. Hulpmiddel bij beoordeling Majeur Project

Daarnaast omschrijft de leidraad een werkwijze waarbij wordt ingegaan op de informatievoorziening richting de gemeenteraad. Per fase is de vereiste aan te leveren informatie benoemd. In het raadsbesluit wordt daarover opgemerkt dat de leidraad ruimte biedt, aangezien er afhankelijk van de situatie meer of minder stappen benodigd zijn

10

(Leidraad (kader) informatievoorziening bij Majeure Projecten, 2020, p. 1)

5 / 11

om de raad te betrekken. Ook wordt het volgende opgemerkt: Het evenwicht tussen ‘op hoofdlijnen blijven’ en ‘oog hebben voor detail’ zal in de praktijk vorm moeten krijgen.11 Ten slotte is in de bijlage van de leidraad een lijst met (mogelijke) majeure projecten opgenomen. Er zijn geen lopende projecten benoemd die als majeur project worden aangemerkt. Er is wel een aantal nieuwe of recent gestarte majeure projecten benoemd: MITC, Cultuurgebouw en Werelderfgoedcentrum.12

2.3. Rapportageformat (vastgesteld op 5 juni 2023)13 Het rapportageformat Majeure Projecten is bedoeld als instrument om de raad periodiek te informeren over majeure projecten en programma’s, zodat zij haar rol en positie tijdig kan innemen. 14 Met dit rapportageformat is nadere invulling gegeven aan de leidraad die in 2020 door de raad is vastgesteld. Eens per jaar en gelijktijdig met de jaarstukken, wordt de rapportage aangeboden aan de raad.15 Het rapportageformat is zodanig opgesteld dat het inzicht geeft in de stand van zaken van de Majeure Projecten. Daarbij is er aandacht voor de sturingselementen (GOTIK) geld, organisatie, tijd, informatie en kwaliteit. De toelichting op de GOTIK gaat in op het geheel van de projecten binnen VIV.

Figuur 2. Sturingselementen

Ten slotte wordt in de toelichting bij het rapportageformat een aantal projecten en programma’s genoemd, waaraan gedacht wordt als majeur project:16 • Voorzien in Vastgoed waaronder de Campus en Bosbad • Wonen en Leefbaarheid • Klimaat en Energie • Centrum 11

(Raadsbesluit: Leidraad (kader) informatievoorziening bij Majeure Projecten, 2020, p. 2)

12

(Leidraad (kader) informatievoorziening bij Majeure Projecten, 2020, p. 5)

13

(Raadsbesluit: Rapportageformat Majeure Projecten 2023, 2023)

14

(Raadsbesluit: Rapportageformat Majeure Projecten 2023, 2023, p. 1)

15

(Raadsbesluit: Rapportageformat Majeure Projecten 2023, 2023, p. 2)

16

(Rapportageformat Majeure Projecten, 2023, p. 1)

6 / 11

•

Gezondheidszorg

2.4. Voortgangsrapportage Majeure Projecten (augustus 2024)17 In augustus 2024 is de eerste voortgangsrapportage Majeure Projecten aan de raad aangeboden: Dit format biedt informatie over (grote) beslissingen en transparantie over de afwegingen en afspraken. Dit resulteert in een helder overzicht van de stand van zaken van projecten en programma’s. Het voorliggende verslag biedt dit overzicht door de verschillende rapportages van de majeure projecten te bundelen en ter informatie aan de raad aan te bieden. De volgende projecten en programma’s zijn hierin opgenomen:18 • Project Voorzien in Vastgoed, waaronder de VO-Campus en Bosbad • Project Zorgontwikkeling Noordelijk Flevoland / Gezondheidscentrum Het Vlie • Project Centrum • Programma Wonen en Leefbaarheid • Programma Klimaat en Energie • Programma Noordoostpolder de Ruimte In de inleiding van de voortgangsrapportage is een aantal kanttekeningen geplaatst. Ten eerste wordt aangegeven dat het uitwerken van de voortgangsrapportage (ambtelijk) extra tijd kost. 19 Daarnaast wordt het volgende benoemd: een groot deel van de informatie rondom de majeure projecten is (vaak) al bekend bij de raad, waardoor de rapportages (deels) in herhaling vallen.20 De raad wordt naast de jaarlijkse voortgangsrapportage namelijk ook geïnformeerd over ontwikkelingen aangaande Majeure Projecten middels raadsbesluiten en de fase-overgangen.

De informatie over de verschillende projecten en programma’s volgt het vastgestelde rapportageformat. Voor het Voorzien in Vastgoed (VIV) geldt dat er wordt ingegaan op het totaal van projecten binnen VIV daarbij een nadere toelichting op enkele specifieke projecten. Daarbij zijn ook de verwijzingen opgenomen naar eerdere raadsbesluiten over deze projecten. Majeure Projecten zoals het Bosbad en de Campus zijn niet uitgelicht ten opzichte van andere projecten binnen het programma.

3. Bevindingen 3.1. Definitie Majeur Project De definitie is in de Leidraad Majeure Projecten21 in april 2020 vastgesteld en is sinds vaststelling niet gewijzigd of bijgesteld. In de leidraad zijn zeven criteria en een digitaal hulpmiddel opgenomen waarmee bepaald kan worden of een project als majeur wordt beschouwd22. De criteria zijn niet concreet of SMART (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel,

17

(Voortgangsrapportages Majeure Projecten, 2024)

18

(Voortgangsrapportages Majeure Projecten, 2024, p. 3)

19

(Voortgangsrapportages Majeure Projecten, 2024, p. 4)

20

(Voortgangsrapportages Majeure Projecten, 2024, p. 4)

21

(Leidraad (kader) informatievoorziening bij Majeure Projecten, 2020)

22

Er is ten behoeve van dit onderzoek geen analyse ontvangen of opgevraagd aangaande de toepassing van de analysetool.

7 / 11

Realistisch en Tijdgebonden) geformuleerd in de leidraad. Daarbij kunnen bijvoorbeeld criteria zoals maatschappelijk of bestuurlijk belang mogelijk door de raad anders ingeschat worden dan door de ambtelijke organisatie. Een Majeur Project wordt bepaald aan de hand van de genoemde analysetool 23. Er is aangegeven dat de tool bekend is bij de ambtelijke organisatie. In de interviews is aangegeven dat er niet een specifiek moment of persoon is die op bepaalde momenten beoordeeld of de analysetool ingezet moet worden om te bepalen of een project als majeur beschouwd moet worden. In de voortgangsrapportage24 is te lezen dat er meerdere programma’s zijn opgenomen als Majeur Project. In de leidraad, waarin de definitie is gegeven van een Majeur Project, is niet ingegaan op de afweging of dit ook programma’s kunnen betreffen. Er is aangegeven dat momenteel gewerkt wordt aan de actualisatie van het Handboek Projectmatig Werken en dat dit ingezet kan worden om een beter beeld te verkrijgen van type projecten.

3.2. Scope In de voortgangsrapportage25 is een overzicht opgenomen van de projecten die als Majeur zijn aangemerkt. Daarbij valt er een aantal zaken op: • Er is geen informatie, overzicht of verwijzing op welke wijze of op welk moment de benoemde projecten als Majeure Project zijn gedefinieerd. • In de voortgangsrapportage Majeure Projecten met name programma’s bevat die als Majeur Project zijn aangemerkt. Puur op basis van de documentatie levert dit een onhelder beeld op aangaande VIV: • Het programma VIV is een Majeur Project. In de voortgangsrapportage Majeure Projecten wordt dan ook over VIV als programma gerapporteerd, waarbij verschillende projecten worden aangestipt zoals brandweerkazernes en de nieuwbouwschool Emmelhage. • Binnen VIV zijn er enkele specifieke Majeure Projecten. Zo wordt onder andere in het rapportageformat Majeure Projecten26 specifiek verwezen naar de VO-campus en het Bosbad. • In de Leidraad27 worden het Werelderfgoedcentrum (WEC) en cultuurhuisvesting genoemd als nieuwe of recent gestarte projecten die als majeur project worden aangemerkt. De verhouding tussen het programma VIV als Majeur Project en de Majeure Projecten die binnen VIV vallen is niet duidelijk. Ook het totaalbeeld van het aantal Majeure Projecten is hierdoor onoverzichtelijk.

3.3. Rapportagesystematiek De voortgangsrapportage Majeure Projecten is in 2024 aangeboden aan de raad. Op 5 juni 2023 is een periodiek rapportageformat voor deze projecten – als vervolgstap op de leidraad – vastgesteld en afgesproken om deze één keer

23

(Leidraad (kader) informatievoorziening bij Majeure Projecten, 2020)

24

(Voortgangsrapportages Majeure Projecten, 2024)

25

(Voortgangsrapportages Majeure Projecten, 2024)

26

(Rapportageformat Majeure Projecten, 2023)

27

(Leidraad (kader) informatievoorziening bij Majeure Projecten, 2020)

8 / 11

per jaar aan te bieden aan het college en de raad. De Voortgangsrapportage Majeure Projecten 2024 bevat inhoudelijk de onderdelen zoals vastgesteld in de Leidraad (kader) informatievoorziening Majeure Projecten. Daarnaast wordt de raad bij faseovergangen en urgente ontwikkelingen op de hoogte gehouden van elk Majeur Project. Er zijn in de voortgangsrapportage verwijzingen opgenomen naar deze eerder gedeelde stukken met de raad. Zoals gesteld is er in de voortgangsrapportage duidelijk aandacht voor de sturingselementen (GROTIK). Maar tegelijkertijd komt het doel van het format niet helemaal goed uit de verf. Het doel is dat de raad om een kaderstellende en controlerende rol goed uit te voeren, zij tijdig inzicht krijgt in voortgang van projecten en tevens dient zij ruimte te krijgen om tijdig keuzes te maken. Uit het inzicht is niet duidelijk welke keuzes de raad heeft. De raad wordt ook via andere wegen op de hoogte gehouden over de voortgang van VIV middels rapportages over het Uitvoeringsprogramma en Uitvoeringsjaarplannen, waarin jaarlijks gebundelde informatie over de gebouwen en projecten wordt verstrekt. Daarnaast komen VIV en Majeure Projecten aan bod in reguliere Perspectiefnota, Meerjarenprogrammabegroting en septemberrapportage.

Hiermee is te constateren dat de raad middels verschillende rapportages wordt geïnformeerd over VIV en Majeure Projecten, waarbij er een overlap van informatie is. Daarbij is aangegeven dat er twee onderdelen zijn in de voortgangsrapportage die met name onderscheidend zijn ten opzichte van andere rapportages die de raad ontvangt: de integraliteit en het vooruitkijken naar de highlights van het aankomend jaar en de te nemen besluiten. Daarbij valt het op dat er bij de risico’s niet expliciet ruimte is voor het benoemen van beheersmaatregelen. In de interviews is aangegeven dat het voor de ambtelijke organisatie op onderdelen als dubbeling voelt. Dit standpunt is ook opgenomen in de voortgangsrapportage Majeure Projecten 2024: “Een groot deel van de informatie rondom de majeure projecten is (vaak) al bekend bij de raad, waardoor de rapportages (deels) in herhaling vallen. De rapportage verhoogd het gevoel van grip, maar kost extra ambtelijke inzet.” Daarbij hoort ook de uitdaging om te bepalen waar welke informatie thuishoort, zonder in herhaling te vallen, maar wel een overzicht te bieden voor de raad. Daarnaast is benoemd dat deze verschillende rapportages elkaar snel opvolgen. Dit terwijl er tussen deze rapportages niet altijd voortgang in projecten is. Het aantal rapportages en de frequentie van aanbieden vragen om inzet en tijd van de ambtelijke organisatie.

Op basis van het bovenstaande kan de vraag worden gesteld of de huidige rapportage systematiek en aangeleverde informatie aansluit bij de informatiebehoefte van de raad. Te veel informatie op verschillende plekken en tijdstippen is niet altijd bevorderlijk voor het gewenste en benodigde inzicht en kan in bepaalde gevallen een averechts effect hebben. Daarbij is het de vraag of de veelheid aan informatie de raad dan ook in staat stelt om haar kaderstellende en controlerende rol uit te oefenen. Het kan mogelijk ook leiden tot een gebrek aan overzicht en scherpte.

3.4. Rolinvulling Over Majeure Projecten afzonderlijk en over VIV als programma wordt structureel gerapporteerd (zie daarvoor ook het Rekenkameronderzoek VIV, 2024). Het oorspronkelijke doel van het benoemen van Majeure Projecten is geweest de raad structureler te informeren. Dat gebeurt op de afzonderlijke Majeure Projecten en VIV. De integrale voortgangsrapportage Majeure Projecten is in 2024 voor het eerst opgeleverd en biedt daarmee eens per jaar een totaalbeeld. Een werkgroep van raadsleden, ambtelijke ondersteuning, heeft hiertoe een Leidraad informatievoorziening bij Majeure

9 / 11

Projecten opgesteld. Er is aangegeven dat om haar kaderstellende en controlerende rol uit te voeren, de raad tijdig inzicht nodig in de uitvoering van werkzaamheden. De leidraad geeft duidelijkheid over het proces van een Majeur Project en op welke momenten en wijze waarop de raad betrokken wordt. Met de informatie die de raad ontvangt kan gesteld worden dat zij voldoende informatie ontvangt om haar controlerende rol in te vullen. Tegelijkertijd is daarbij ook de vraag of dubbele informatie en overlap zorgt voor een efficiënte en effectieve informatievoorziening aan de raad. Uit de interviews is naar voren gekomen dat tot op heden Majeure Projecten zijn benoemd door de ambtelijke organisatie. De raad zou hier in principe ook een rol in kunnen spelen en initiatief nemen, of vragen stellen, of projecten al dan niet als majeur beschouwd moeten worden. Dat is nog niet voorgekomen blijkt uit de interviews.

4. Conclusies en aanbevelingen Sinds de introductie van Majeure Projecten geldt dat er nadrukkelijker aandacht is voor de grotere en complexe projecten binnen de gemeente Noordoostpolder. De raad ontvangt structureler informatie aangaande deze projecten. Daarmee is er opvolging gegeven aan een deel van de aanbevelingen uit het rekenkameronderzoek Grip op Grote projecten en de daarop volgende documenten zoals het rapportageformat en de leidraad. Daarbij is wellicht een deel van de systematiek ingehaald door de tijd; mede doordat er binnen de gemeente meer programma’s zijn geïntroduceerd. Dat leidt tot de volgende conclusies: • De analysetool en afwegingscriteria voor het definiëren van een Majeur Project zijn niet SMART geformuleerd. Daardoor kan er ruimte ontstaan voor verschillende interpretaties van de te hanteren criteria. Daarbij is het niet vastgesteld wie de analysetool inzet. • Programma’s en projecten bestaande uit meerdere projecten (VIV) zijn ook tot Majeure Projecten gaan behoren. Er lijkt niet expliciet hierover besloten te zijn. Daardoor wordt er in de voortgangsrapportage nu over een veelheid aan projecten gerapporteerd. Dit leidt er enerzijds toe dat er in de voortgangsrapportage een gebrek aan diepgang is in de Majeure Projecten. Anderzijds is het de vraag of de scope van wat een Majeur Project is nog helder is.

• De totale rapportagesystematiek zorgt ervoor dat er explicieter aandacht is voor projecten die als Majeur zijn gedefinieerd. Er is bijvoorbeeld expliciet vastgesteld wat er in elke fase over een Majeure Project naar de raad moet. De raad wordt over Majeure Projecten regulier en systematisch geïnformeerd. Bij de conclusies zijn de volgende aanbevelingen geformuleerd: Aanbeveling 1. Herijk de criteria op basis waarvan een project als majeur wordt bestempeld en zorg dat het proces rondom de afweging navolgbaar is. De leidraad inclusief de beoordelingscriteria dateert uit 2020. Inmiddels zijn er ontwikkelingen geweest in de gemeente, waaronder bijvoorbeeld het meer werken met programma’s. Daarbij is geconstateerd dat de analysetool zoals deze nu gehanteerd wordt tot verschillende inzichten kan leiden. Criteria zoals maatschappelijk of bestuurlijk belang kunnen mogelijk door de raad anders ingeschat worden dan door de ambtelijke organisatie. Ga daarom in gesprek, met bijvoorbeeld eenzelfde vertegenwoordiging als waarmee de leidraad is opgesteld, om de criteria te herijken en mogelijk aan te scherpen. Het is aan te bevelen de beoordelingscriteria SMART te formuleren, zodat deze minder vrij te interpreteren zijn en navolgbaar zijn. Werk daarbij altijd met een totaaloverzicht van actuele Majeure Projecten en aankomende mogelijke Majeure Projecten.

10 / 11

Aanbeveling 2. Heroverweeg of programma’s of een veelheid aan projecten (zoals VIV) als Majeur Project benoemd kunnen worden Er moet expliciet aandacht zijn voor het omgaan met programma’s als Majeur Project, zeker wanneer er binnen die programma’s ook specifieke Majeure Projecten zijn zoals VIV met daarbinnen het Bosbad en de VO-campus. Daarbij moet de afweging gemaakt worden: • Of het wenselijk en overzichtelijk is programma’s als Majeur Project te beschouwen. • Wat in deze gevallen het onderscheidend vermogen is in de rapportagesystematiek. Aanbeveling 3. Maak de rollen en verantwoordelijkheden bij de signalering van een Majeur Project concreet Stel met de ambtelijke organisatie een vast moment of vaste verantwoordelijk persoon aan die regulier beoordeeld of een project al dan niet als majeur aangemerkt moet worden. Gezien de criteria die zijn opgenomen, zoals bijvoorbeeld bestuurlijk en maatschappelijk belang, is het de overweging waard om als raad een signalerende rol te pakken bij het benoemen van mogelijke projecten die als majeur aangemerkt dienen te worden. Maak college en de raad eindverantwoordelijk voor de aanwijzing van een majeur project. Aanbeveling 4.

Ga met de vertegenwoordiging van de ambtelijke organisatie en de raad in gesprek over de rapportagesystematiek De voortgangsrapportage Majeure Projecten geeft een overzicht van diverse Majeure Projecten en programma’s. De samenhang met overige informatievoorziening en rapportages rondom VIV en Majeure Projecten en het onderscheidende karakter van de diverse rapportages is niet altijd duidelijk. Daarbij geldt het uitgangspunt dat er over Majeure Projecten per fase ook gerapporteerd wordt aan de raad. Het vraagt veel van de ambtelijke organisatie qua tijd en inzet. Ook roept het de vraag op of het voor de raad wel het gewenste overzicht biedt en zij door de spreekwoordelijke bomen nog wel het bos kunnen zien. Stel een totaaloverzicht op wat er aan de raad gerapporteerd wordt over Majeure Projecten en VIV, op welke plek en wanneer. Ga hierover in gesprek met de raad en toetst de gewenste vorm van informatieverstrekking en het onderscheidend vermogen van de verschillende rapportages. Met als doel te komen tot een efficiëntere en effectiever informatievoorziening, zonder daarbij afbreuk te doen aan de aandacht die Majeure Projecten dienen te krijgen in de raad. Om dubbelingen te voorkomen is het raadzaam (zoveel als mogelijk en wenselijk is) aan te sluiten bij de regulier P&C cyclus.

Dat laat onverlet de mogelijkheid voor het college om over grote afwijkingen bij de majeure projecten tijdig en afzonderlijk de raad te informeren.

5. Bestuurlijke reactie

11 / 11

¢ o

¢

gemeente

NOORDOOSTPOLDER

Aan de rekenkamervan Noordoostpolder Per e-mail naar: ester.fogl@me.com (secretaris)

Uw bericht van

20 mei 2025

Uw kenmerk

Zaaknummer

ZoasMN/$OS714

Onderwerp

Bijlagen

Inlichtingen

bestuurlijke reactie op

geen

dhr. N. van der Ende

Datum

3iuni 2025

onderzoek majeure projecten

VIV

Beste leden van de rekenkamercommissie Noordoostpolder, Als college willen wij u bedanken voor het opgeleverde addendum op het rekenkameronderzoek Voorzien in Vastgoed (VIV). Het addendum heeft betrekking op de zogenoemde majeure projecten — VIV en is een aanvulling op het al eerder opgeleverde én afgeronde rekenkameronderzoek VIV. In uw brief van 20 mei 2025 vraagt u om twee reacties; 1) ambtelijk wederhoor én 2) een bestuurlijke reactie. In de brief leest u beide reacties. Ambtelijk wederhoor In uw onderzoeksrapport hebben wij één feitelijke onjuistheid opgemerkt. Concept rapportage mbtelijke reactie Pagina 8, paragraaf 3.3 rapportagesystematiek: De voortgangsrapportage Majeure Projecten is in 2024 aangeboden aan de raad, gelijktijdig met de reguliere jaarstukken.

Dit is onjuist. De rapportage is separaat aangeboden aan de raad en besproken in de commissie BFE op 15-10-2024. De jaarstukken zijn dat jaar eerder behandeld in de maand Juli

Bestuurlijke reactie op conclusies en aanbevelingen Wij danken de Rekenkamer voor de zorgvuldige manier waarop het rapport tot stand is gekomen aan de hand van interviews en wederhoor. Graag willen wij gebruik maken van de mogelijkheid van bestuurlijk wederhoor om een reactie te geven op de conclusies en aanbevelingen uit uw nota. Een aantal conclusies en aanbevelingen richten zich op de werkwijze van en de wijze waarop de gemeenteraad omgaat met de follow-up op uw conclusies en aanbevelingen. Wij zullen kennis nemen van de behandeling van het definitieve rapport in de gemeenteraad én kunnen vanzelfsprekend zorgdragen voor de aanlevering van extra informatie indien de besluitvorming van de gemeenteraad daartoe aanleiding geeft. Aan de hand van uw conclusies en aanbevelingen volgt onze onderstaande bestuurlijke reactie:

GEMEENTEHUIS

Harmen Visserplein 1

| 8302 BW Emmeloord

| T+31(0)5276339 11

| www.noordoostpolder.nl

CORRESPONDENTIE

Postbus 155

| 8300 AD Emmeloord

|

| info@noordoostpolder.nl

F +31 (0)527 617020

EN &

&

Conclusie

Reactie college

De analysetool en afwegingscriteria voor het definiëren van een Majeur Projectzijn niet SMART geformuleerd. Daardoor kan er ruimte ontstaan voor verschillende nterpretaties van de te hanteren criteria. Daarbij is het niet vastgesteld wie de analysetool inzet. Programma's en projecten bestaande uit meerdere

De analysetool en afwegingscriteria zijn door de gemeenteraad vastgesteld om tot een afweging te komen voor een majeur project. Hier neemt het college kennis van.

projecten (VIV) zijn ook tot Majeure Projecten gaan

behoren. Er lijkt niet expliciet hierover besloten te zijn. Daardoor wordt er in de voortgangsrapportage nu over

Het college heeft het type en aantal projecten jaan de raad voorgesteld bij de vaststelling van het format. Dit had destijds explicieter

enerzijds toe dat er in de voortgangsrapportage een gebrek aan diepgang is in de Majeure Projecten.

aangegeven kunnen worden. Uw eerste conclusie is gedeeltelijk juist. Het aantal projecten waarover gerapporteerd Wordt, is niet heel groot.

Majeur Project is nog helderis.

helderheid van de scope van een majeur project.

een veelheid aan projecten gerapporteerd. Dit leidt er

Anderzijds is het de vraag of de scope van wat een

Het college deelt uw conclusie over de

Het college is ook van mening dat programma's eigenlijk niet tot majeure projecten behoren en daarmee niet in de voortgangsrapportage

enoemd en behandeld hoeven worden. Deze conclusie is feitelijk juist. De totale rapportagesystematiek zorgt ervoor dat er explicieter aandacht is voor projecten die als Majeur zijn gedefinieerd. Er is bijvoorbeeld expliciet vastgesteld wat er in elke fase over een Majeure Project naar de raad moet. De raad wordt over Majeure Projecten regulier en systematisch geïnformeerd.

Aanbeveling

Reactie college

Herijk de criteria op basis waarvan een project als majeurjDeze aanbeveling heeft betrekking op het

Wordt bestempeld en zorg dat het proces rondom de afweging navolgbaar is.

definiëren van een majeur project dat nu gebaseerd is op de leidraad die door de gemeenteraad vastgesteld is. We nemen kennis van de besluitvorming in de gemeenteraad omtrent deze aanbeveling en daaruit volgende acties.

Heroverweeg of programma’s of een veelheid aan projecten (zoals VIV) als Majeur Project benoemd kunnen worden.

In lijn met de reactie op conclusie 2 van het onderzoeksrapport deelt het college deze aanbeveling om programma's niet op te nemen

Maak de rollen en verantwoordelijkheden bij de signalering van een Majeur Project concreet.

Het college deelt de noodzaak van uw aanbeveling en gaat graag in gesprek met de gemeenteraad om de rollen en verantwoordelijkheden te verhelderen. Het college deelt uw aanbeveling dat het aan de

als majeur project.

gemeenteraad is om projecten als majeur aan te

Ga met de vertegenwoordiging van de ambtelijke organisatie en de raad in gesprek over de rapportagesystematiek.

merken. Het college volgt de bespreking in de gemeenteraad en daaruit volgende acties en ziet uit naar een reactie van de gemeenteraad op deze aanbeveling.

Heeft u vragen? Mocht u naar aanleiding onze brief vragen hebben, dan kunt u contact zoeken met dhr. N. van der Ende. Hij is bereikbaar op n.vanderende@noordoostpolder.nl of 0527-633478. Met vriendelijke groet, Namens het college van burgemeesters en wethouders ester

.(-