6.3 Memo indicatoren en kengetallen (2020).pdf

MEMO aan Raad Aan

:

De raad van gemeente Noodoostpolder

Van

:

College B&W (Portefeuillehouder: Hans Wijnants)

Datum

:

1 juli 2020

Onderwerp

:

Indicatoren en kengetallen

Beleidsreferentie Als beleidsreferentie wordt gekeken naar welke vastgestelde besluiten en documenten de aanleiding zijn dit memo aan de raad te sturen. Dat kan zijn: concrete verwijzing naar toezeggingen (inclusief nummer) uit programmabegroting, collegeprogramma, beleidsplanning en (eerder) genomen besluiten door college en/of raad). De toezegging bij de programmabegroting 2021 was tegemoet te komen aan de wens om het gebruik van niet verplichte indicatoren in de p&c-cyclus te verbeteren, gedaan op 8 juli 2019. Dit naar aanleiding van motie 2019-07-14d, die vervolgens ingetrokken is.

Inleiding In juli 2019 hebben wij toegezegd tegemoet te komen aan uw verzoek om het gebruik van niet verplichte indicatoren en kengetallen te verbeteren vanaf de programmabegroting 2021. In deze memo willen wij u informeren over de wijze waarop wij dit willen doen. Wij zien hierin 3 belangrijke verbeteringen die we achtereenvolgens beschrijven: • het opnemen van historische reeksen; • het bepalen van indicatoren en streefgetallen; • het gericht benchmarken. Deze verbeteringen sluiten bij de wens van de organisatie om meer datagestuurd te gaan werken en het leertraject wat we hiervoor zijn ingeslagen. Dit voorstel willen we met u bespreken in de commissie BFE. Doel van dit voorstel is om stap voor stap tot een verbetering te komen. Beleid geeft houvast, geeft vertrouwen in een aanpak door het geschapen gemeenschappelijke beeld, kent een tijdperspectief, heeft een intentie of doelstelling welke moet worden bewaakt en geëvalueerd, en ten slotte heeft beleid het oogmerk de raad voor een intentie of doel te binden. Met dit voorstel willen wij uitvoering geven aan de toezegging die u is gedaan en u faciliteren om uw rol in te vullen. Wij willen hier aan de voorkant goede afspraken over maken. We zien dit als een leeren ontwikkeltraject. Historische reeksen bouwen we jaar voor jaar uit. Het bepalen van indicatoren en streefgetallen doen we beleidsstuk voor beleidsstuk.

Verder is benchmarken een activiteit die we bewust en gericht inzetten. Opnemen van historische reeksen Hiermee delen we niet langer alleen een momentopname, maar laten we een ontwikkeling zien. Voor de begroting geld dat met behulp van deze reeksen sneller duidelijk wordt of streefgetallen een ombuiging of voortzetting van een bepaalde ontwikkeling betekenen.

In het geval van de jaarrekening geldt dat hiermee duidelijk wordt gemaakt of een beoogde ontwikkeling gerealiseerd is, gedeeltelijk gerealiseerd is of helemaal niet gerealiseerd is. Dat willen we met ingang van de jaarrekening 2020 gaan gebruiken. In principe nemen we reeksen op die minimaal 2 jaarlijks worden gemeten. Hiervan laten we cijfers zien over de laatste 5 à 6 jaar, waarbij er ten minste 3 meetmomenten zijn geweest. Mits dit voorhanden is. Historische cijfers die nu niet beschikbaar zijn, gaan we vanaf nu in de vorm van reeksen opbouwen. Bepalen van indicatoren en streefgetallen We willen met u tot een betere set van indicatoren komen voor de p&c-cyclus. Dit gaan we doen door dit een standaard terugkerend onderdeel te laten zijn van beleidsvorming. Deze ontwikkeling zal fasegewijs plaatsvinden: beleidsactualisatie voor beleidsactualisatie. Indicatoren die we in het beleid opnemen, worden geïntegreerd in de p&c-cyclus. Op deze wijze worden kaderstellen, controleren en beleidsvoorbereiding een samenhangend geheel, waarbij antwoord gegeven wordt op de volgende vragen: - Wat willen we bereiken? - Wat gaan we hier voor doen? - Hoe gaan we meten? - Hoe gaan we verantwoorden? De invulling hiervan is een ontwikkel- en leertraject dat we samen met de raad willen doorlopen. Het Beleidsplan Jeugd is hiertoe een eerste aanzet geweest.

Het beleid gaat in op het beoogde doel, te nemen maatregelen en de wijze waarop we dit monitoren en terugkoppelen. Bij de komende beleidstrajecten willen we deze werkwijze met u verder blijven doorontwikkelen. In de programmabegroting 2021 wordt een deel van de indicatoren uit het Beleidsplan Jeugd opgenomen. Dit om een overmaat aan indicatoren te voorkomen. Gericht benchmarken We willen benchmarken gericht gaan inzetten. Als we hiervoor kiezen, moeten we hier ook activiteiten en middelen aan verbinden. Deze keuze zullen we met u maken als we ook indicatoren en streefgetallen bepalen, tijdens het beleidsvormingsproces. Benchmarken is een intensieve activiteit. Het is meer dan cijfers naast elkaar leggen. Om goed te benchmarken, moeten we bepalen wat goede referentiegebieden / -gemeenten zijn. Dit kan per onderwerp verschillen. Voor dat vervolgens conclusies getrokken kunnen worden, duiden we cijfers en verklaren we de verschillen. Kanttekening Wat we voorstellen vereist een leer- en ontwikkeltraject in de organisatie van meerdere jaren. We maken gebruik van de natuurlijke momenten in de beleidsprocessen, waardoor we verwachten dat dit niet tot meerkosten zal leiden. Als u als raad verdergaande wensen of eisen heeft, kan dat wel tot meerkosten leiden.

Vervolgstappen Wij gaan deze werkwijze met u bespreken in de eerstvolgende commissie BFE na de zomervakantie, ten behoeve van de begroting 2021.