5. Rvst Vervanging ICT-middelen.pdf

Emmeloord, 27 juli 2021. Onderwerp Reserverbeleidsplan en vervanging ICT-middelen (thin clients) Advies raadscommissie […] Aan de raad. Status: ter besluitvorming Voorgesteld besluit 1. Een budget van € 660.000 beschikbaar te stellen voor de vervanging van thin clients werkstations naar mobiele user devices. 2. Een afschrijvingsreserve devices in te stellen ter grootte van € 500.000. 3. Deze investering vanaf 2027 integraal op te nemen in de vervangingsinvesteringen. 4. De 27e wijziging van de programmabegroting 2021 vast te stellen. Doelstelling Budget beschikbaar stellen om de beoogde ICT-middelen ten behoeve van het plaatsonafhankelijk werken te kunnen aanbesteden. Inleiding Op 5 juli 2021 heeft de gemeenteraad ingestemd met het toevoegen van € 500.000 aan het reserve beleidsplan met het oormerk ICT bestuursdienst. Dit omdat het plaatsonafhankelijk werken, wat door Covid-19 in een stroomversnelling is gekomen, met andere ICT-middelen gefaciliteerd moet worden. Met besluitvorming van de raad is de reserve gevormd, maar het college moet de raad wel beargumenteerd vragen middelen uit deze reserve beschikbaar te stellen. Beleidsreferentie  Via het raadsvoorstel jaarstukken 2020, no 21.0003116, is voorgesteld aan de raad om vanuit het positieve resultaat ad € 5.910.662 een bedrag van € 500.000 toe te voegen aan het reserve beleidsplan met als oormerk ICT bestuursdienst.

Argumenten 1.1 Op het gemeentehuis is 0,7 werkplek per medewerker beschikbaar We komen vanuit het tijdperk waarbij iedere medewerker naar kantoor ging om daar te werken. Voor iedereen was een vaste werkplek beschikbaar. Deze werkplekken waren voorzien van computers en later thin clients. In 2013 is het gemeentehuis aangepast aan het meer plaatsonafhankelijk werken. Toen was er in de praktijk ongeveer 0,9 werkplek per medewerker beschikbaar; 285 werkplekken voor ongeveer 310 medewerkers. Inmiddels is, onder andere door decentralisaties, het aantal medewerkers gegroeid naar bijna 350 maar het aantal werkplekken niet. Op een aantal werkdagen zijn er gewoonweg onvoldoende werkplekken beschikbaar voor alle medewerkers. Medewerkers moeten uitwijken naar vergaderruimtes en bedrijfsrestaurant en kunnen dan niet beschikken over ‘hun digitale werkomgeving’. We komen in het gemeentehuis dus ruimte tekort. Uitbreiden van het gemeentehuis is een duurdere oplossing dan volop inzetten op het plaatsonafhankelijk werken en dit faciliteren met goede ICT-middelen. 1.2 Het thuiswerken vraagt om goede ondersteuning met andere ICT-middelen Het thuiswerken werd en wordt tot op heden door de gemeente als werkgever niet ondersteund met ICT-middelen. De verwachting is dat onze medewerkers voorlopig nog thuis moeten blijven werken.

Medewerkers die de afgelopen anderhalf jaar veelal thuisgewerkt hebben, moesten daarvoor vaak hun persoonlijke devices inzetten. Smartphones en tablets zijn niet geschikt als volledige digitale werkomgeving. Deze devices zijn vooral gebruikt voor het digitaal kunnen

overleggen en vergaderen. Bij plaatsonafhankelijk werken moeten medewerkers met de juiste ICT-middelen ondersteund worden in plaats van de middelen die de medewerker “toevallig” in de privésfeer tot zijn beschikking heeft. De oplossing die ons voor ogen staat is om de medewerkers te voorzien van ICT-middelen (enduser devices) die zowel thuis als op de werkplek in te zetten zijn, in de vorm van laptops. Met universele aansluitingen kunnen deze zowel in het gemeentehuis, de gemeentewerf of de werkcorporatie als thuis aangesloten worden op beeldschermen en toetsenborden, zodat ook arbo-proof gewerkt kan worden. 1.3 We moeten volop inzetten op plaatsonafhankelijk werken en bereikbaarheid in plaats van uitbreiding van het gemeentehuis Zoals hierboven al geschetst: we komen in het gemeentehuis ruimte tekort om alle medewerkers te huisvesten. Uitbreiden van het gemeentehuis is een duurdere oplossing dan volop inzetten op het plaatsonafhankelijk werken en dit faciliteren met goede ICT-middelen. Iedereen die werkzaamheden verricht voor deze gemeente moet in een veilige-door de gemeente beheerdewerkomgeving kunnen (samen)werken en via die omgeving kunnen beschikken over de benodigde documenten. Ook moeten we inzetten op de beschikbare werkplekken op het gemeentehuis goed verdeeld over de week te laten bezetten.

En om de gemeentelijke dienstverlening goed te laten verlopen op waarborgen van bereikbaarheid bij plaatsonafhankelijk werken. Beleid en uitgangspunten worden hiervoor momenteel opgesteld. 1.4 De huidige apparatuur is verouderd en afgeschreven De thin clients op de werkplekken zijn verouderd en kunnen door verouderde besturingssystemen niet integreren op onze nieuwe infrastructuur. Vervanging was oorspronkelijk voor 2019 gepland. Echter de wereld en de technologie is in de afgelopen jaren enorm veranderd. Laptops zijn krachtiger en goedkoper geworden, hebben meer mogelijkheden gekregen dan PC’s (webcam, audio, microfoon) met goede netwerkverbindingen. Ze kunnen eenvoudig centraal ingericht en onderhouden worden. De argumenten waarom we 10 jaar geleden kozen voor Thin Clients zijn niet meer van toepassing. De kapitaallasten voor de € 160.000 worden voor nu meegenomen bij het opstellen van de begroting 2022 – 2025, maar een herbeoordeling van de budgetten voor hard- en software en van de budgetten voor aanschaf van iPads zullen naar verwachting (gedeeltelijk) dekkingruimte kunnen bieden. In de derde clusterkwartaalbegrotingswijziging zullen de resultaten van de herbeoordeling worden verwerkt. 1.5 Er moeten devices per medewerker komen in plaats van per werkplek We verwachten in totaal zo’n 490 devices nodig te hebben.

Die zijn voor onze medewerkers op het gemeentehuis, de gemeentewerf, het bestuur en de werkcorporatie. Ook voor medewerkers die we tijdelijk inhuren zullen device beschikbaar moeten zijn. Dat is meer dan de geraamde investering in de ± 300 werkplekken in de gemeentelijke werkomgevingen. Dat betekent dus een grotere investering. Inschatting is dat we hiervoor totaal zo’n € 660.000 nodig hebben. De ICTgeoormerkte € 500.000 in het reservebeleidsplan is gevraagd om dit te kunnen realiseren en vormt de dekking voor het aanvullende investeringskrediet. De hieruit voortvloeiende jaarlijkse afschrijvingslast van € 100.000 wordt in de begrotingen tot en met 2026 verwerkt door onttrekking aan de reserve afschrijvingslasten devices die hiertoe wordt ingesteld. Kanttekeningen 1.1 We hebben een schatting gedaan van benodigde middelen We moeten naar verwachting een Europese aanbesteding doen. En weten nog niet wat het aanbestedingsresultaat zal zijn. Mocht de investering hoger uitvallen, zullen we hier op terug komen.

Planning/Uitvoering Na het doorlopen van het aanbestedingstraject zal de uitrol van de nieuwe devices starten en zullen de thin clients verwijderd worden. Naar verwachting zal dit eind 2021/ begin 2022 gerealiseerd kunnen worden. Bijlagen Geen. Het college van burgemeester en wethouders,

de secretaris,

Portefeuillehouder Steller

de burgemeester,

: R.T. de Groot : C. Cloosterman. C.cloosterman@noordoostpolder.nl

De raad van de gemeente Noordoostpolder, gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 27 juli 2021, no. 21.0004907; gelet op artikel 186 Gemeentewet B E S L U I T: 1. Een budget van € 660.000 beschikbaar te stellen voor de vervanging van thin clients werkstations naar mobiele user devices. 2. Een afschrijvingsreserve devices in te stellen ter grootte van € 500.000. 3. Deze investering vanaf 2027 integraal op te nemen in de vervangingsinvesteringen. 4. De 27e wijziging van de programmabegroting 2021 vast te stellen. Aldus besloten in de openbare vergadering van 13 september 2021. De griffier, de voorzitter,