4.3 Bijlage 3 Toekomstvisie RKC NOP uitwerking.pdf

Notitie toekomst Rekenkamercommissie Noordoostpolder (juni 2021) 1. Aanleiding Op 5 oktober 2020 heeft een gesprek tussen de RKC-NOP en het presidium van de gemeenteraad plaatsgevonden. Aanleiding vormde de continuïteit van de RKC-NOP in verband met de aflopende benoemingstermijn van een huidig extern lid, die tevens de rol van secretaris heeft. Met het presidium is het volgende afgesproken: • De RKC krijgt een half jaar uitstel (d.w.z. tot 01-07-2021) voor het invullen van de vacature “nieuw extern lid”. Dit betekent dat de huidige situatie, waarin de rol van secretaris en extern lid gecombineerd wordt, voorlopig zal worden voorgezet; • De RKC zal een notitie schrijven, waarin zij haar visie op de toekomst van de RKC schetst. Deze notitie kent een aantal vertrekpunten: • geschikte externe leden met onderzoekservaring zijn moeilijk te vinden. Tijdens de sollicitatieprocedures die de RKC-NOP in de afgelopen 2 jaar heeft gestart is gebleken dat kandidaten die over voldoende relevante onderzoekservaring c.q. ervaring met overheden beschikken, moeilijk te vinden zijn; • de continuïteit van de RKC-NOP is in het geding. Een extern lid kan (na tussentijdse instroom) maximaal tweemaal voor een periode van vier jaar benoemd worden.

Een beperkt aanbod in combinatie met de beperkte benoemingstermijnen zet de continuïteit onder druk; • de huidige secretaris combineert deze functie met die van extern lid. Maar als extern lid kan zij niet meer worden herbenoemd, omdat haar benoemingstermijnen per 31-12-2020 zijn verstreken. Met het presidium is afgesproken dat haar benoemingsperiode verlengd zou worden tot 01-07-2021, zodat er een passende oplossing gevonden kon worden; • de wet op de rekenkamers gaat vermoedelijk veranderen. Een wetsvoorstel wacht op behandeling in de Eerste Kamer. In de nieuwe wet: o zullen de benoemingstermijnen voor externe leden verruimd worden. Benoemingen voor een periode van zes jaar met de mogelijkheid tot herbenoemen zonder restricties zullen dan mogelijk zijn en worden reeds door andere gemeenten gehanteerd; o wordt de afstand van de rekenkamer tot de griffie groter om de onafhankelijkheid beter te borgen. Een ambtelijk secretaris is dan niet meer mogelijk en biedt dus geen soelaas; o de mogelijkheid bestaat dat interne leden als lid van de rekenkamer gaan verdwijnen. Interne leden kunnen dan wel adviseur van de rekenkamer blijven. • met ingang van 2014 is een bezuiniging van € 25.000 doorgevoerd op het budget van de RKC-NOP (van € 72.000 naar € 47.000). Voor de begroting 2019 en 2020 is deze bezuiniging weer hersteld en is het budget € 75.000.

In het voorjaar van 2021 zal eveneens gelegitimeerd worden hoe deze middelen zijn besteed en in de toekomst zullen worden besteed. Inzet is dat het huidige budget gehandhaafd kan worden. Met deze notitie doet de RKC-NOP een voorstel tot een nadere uitwerking van de bovengenoemde vertrekpunten waarmee ook in de toekomst het werk van de rekenkamercommissie op een kwalitatief zo hoog mogelijk niveau kan worden voortgezet. Tevens zal de onafhankelijkheid en de continuïteit van de RKC-NOP ook goed geborgd blijven.

2. Achtergrond De RKC-NOP bestaat uit drie externe en drie interne leden1. De interne leden (gemeenteraadsleden) worden aangewezen door de gemeenteraad en de externe leden worden geselecteerd door de rekenkamercommissie zelf, om vervolgens door de raad benoemd te worden.

Thans (2021) is de bemensing als volgt: externe leden: J. van Enst (voorzitter), mw. E. Fogl (secretaris) en H. van der Meulen (penningmeester). Interne leden: mw. S. Schrijver, B. Lammers, T. Groen. R. Wassink (Griffier) neemt als adviseur deel aan de vergaderingen van de RKC-NOP. 1

Per 1 april 2015 is er een (aangepast) reglement van orde vastgesteld waarbij afscheid genomen werd van een extern bureau voor wat betreft de secretarisfunctie. Thans is er sprake van een secretaris die benoemd is uit de externe leden voor het vervullen van onderzoeks- en secretariaatswerkzaamheden. De huidige secretaris verzet zowel inhoudelijk als organisatorisch veel werk. Er is hierbij een lichte (logistieke) ondersteuning vanuit de griffie. Externe leden kunnen voor een periode van twee maal vier jaar worden benoemd (door de gemeenteraad). Eén van de externe leden heeft de rol van voorzitter. Eén van de externe leden is tevens secretaris en het andere externe lid heeft de rol van penningmeester. Interne leden spelen een belangrijke rol bij de brugfunctie met de raad. Enerzijds zorgen de interne leden voor de verbinding met de raad. Daarnaast zijn de interne leden samen met de externe leden betrokken bij de begeleiding van onderzoeken die de RKC uitvoert. De interne leden wonen alle vergaderingen van de RKC-NOP bij. De rol van secretaris is cruciaal voor de start en de voortgang van de processen die binnen de rekenkamer spelen.

Het robuust en toekomstbestendig anticiperen op de nieuwe wetgeving en het inregelen van de secretarisfunctie (al dan niet gecombineerd met die van extern lid) is voor het borgen van de continuïteit en kwaliteit van het onderzoek en de processen binnen de RKC een randvoorwaarde. Vooruitlopend op die situatie is de rol van secretaris van de RKC-NOP een aantal maal door de RKC besproken. Het beschikbare budget van de RKC-NOP bedraagt €75.000,-- Hiervoor worden in de regel twee onderzoeken per jaar gedaan, wordt de secretarisfunctie betaald en worden de vacatiegelden van de externe leden vergoed. Het grondig onderzoeken van een onderwerp duurt in de regel zes maanden (van start tot behandeling in de raad). Na de keuze voor een onderwerp doet de secretaris vooronderzoek om het onderwerp verder uit te werken waardoor er een beeld ontstaat over de onderzoeksvraag en de haalbaarheid. Daarna wordt er na een uitvraag bij een aantal bureaus door de RKC-NOP één bureau geselecteerd. Na selectie van het bureau wordt het onderzoek door de RKC- NOP begeleid. Hiertoe wordt een intern en extern lid aangewezen. De gemaakte uren door de externe leden tezamen zijn declarabel tot maximaal 15% van de begroting van het betreffende onderzoek. Aan de logistieke ondersteuning door de griffie zijn geen kosten verbonden.

3. Visie De taak van de rekenkamer is vastgelegd in de gemeentewet en wordt omschreven als: “De rekenkamer onderzoekt de doelmatigheid, de doeltreffendheid en de rechtmatigheid van het door het gemeentebestuur gevoerde bestuur.”. Binnen deze algemene taakomschrijving kan elke rekenkamer accenten leggen, keuzen maken om doelgericht te opereren. Elke rekenkamer is onafhankelijk en bepaalt zelf haar eigen visie en stelt daaruit de strategie en aanpak op. De visie van de rekenkamercommissie van de gemeente Noordoostpolder is door goed onderzoek een bijdrage te leveren aan het verbeteren van de kaderstellende en controlerende functie van de raad en daarmee van het lokaal bestuur. Goed onderzoek levert een bijdrage aan het lerende vermogen van het door de gemeentebestuur gevoerde bestuur. Deze visie kent een aantal toetsingskaders waar een rekenkamer en haar leden aan moeten voldoen: • Onafhankelijk ten opzichte van de raad, het college en de ambtelijke organisatie; • Ondersteunend de RKC-NOP geeft adviezen aan de raad en aan het college. Hiermee beoogt de rekenkamercommissie het lerend vermogen van alle gremia binnen de gemeente te vergroten. Tevens beoogt de rekenkamercommissie een bijdrage te leveren aan het verbeteren van de kaderstellende en controlerende taken van de raad.

De rekenkamercommissie wil daarbij deskundig, transparant en professioneel te werk gaan en hoopt daarmee gezaghebbend te zijn. In het volgende hoofdstuk wordt een voorstel gedaan over de wijze waarop de RKC-NOP in de toekomst wil gaan werken. De toetsingskaders onafhankelijk en ondersteunend zijn dan de voorwaarden waar altijd aan moet worden voldaan.

4. Uitwerking 4.1. De samenstelling van de RKC Wanneer de nieuwe wet op de rekenkamers in ogenschouw wordt genomen valt duidelijk op dat er een verschuiving gaande is naar een grotere onafhankelijkheid van de rekenkamers. In de voorstellen die in de volgende hoofdstukken worden gedaan probeert de RKC-NOP invulling aan die gedachte te geven. Dit betreft de rol van de secretaris, de benoemingstermijnen voor externe leden en de rol en functie van de interne leden. De RKC-NOP staat daarin niet alleen. In verschillende gemeentes wordt geanticipeerd op de veranderende wet. Ook de NVRR 2 doet verschillende handreikingen om rekenkamers te helpen.

4.1.1. Secretarisfunctie De RKC stelt voor om de samenstelling van de RKC aan te passen. De rol van secretaris en extern lid wordt hierbij gescheiden, met dienverstande dat de secretaris een formele functie in de RKC wordt. De secretarisfunctie zoals die beschreven wordt in het reglement van orde van de rekenkamercommissie voor de gemeente Noordoostpolder d.d. 7 januari 2015 no. 290948 zal op een aantal punten moeten worden aangepast. De termen “ambtelijk” en “inhoudelijk” secretaris vervallen. De secretaris is een betaalde functie, onder dezelfde condities als waaronder de secretaris thans wordt ingehuurd. De secretaris heeft toegang tot de vergaderingen van de RKC. De secretaris krijgt dan de volgende taken: •

De secretaris wordt aangesteld door de RKC-NOP en legt rechtstreeks verantwoording af aan de rekenkamercommissie over de wijze waarop de ondersteunende taken worden verricht.

•

De secretaris is het aanspreekpunt voor de voorzitter.

•

De secretaris voert het vooronderzoek uit en adviseert de rekenkamercommissie over de vraag of en zo ja hoe een onderzoek moet worden uitgevoerd.

•

De secretaris staat de rekenkamercommissie bij de uitvoering van haar taken met raad en daad terzijde en levert een stevige inhoudelijke ondersteuning. De secretaris is een schakel tussen de rekenkamer, onderzoekers, ambtelijke organisatie, griffie, college en raad

•

De secretaris is verantwoordelijk voor de agendaplanning, de verslaglegging en de vorming van dossiers en draagt zorg voor de voortgang van de activiteiten van de rekenkamercommissie.

•

Voor de secretarisfunctie gelden dezelfde (toekomstige) benoemingstermijnen als voor de externe leden.

4.1.2. Externe leden Daar waar de rol secretaris en extern lid in het verleden gecombineerd werd, wordt nu voorgesteld om deze rol te splitsen in een vrijgestelde secretaris (zie boven) en een extern lid. De onderzoekscapaciteit van de RKC wordt hiermee vergroot. Hierdoor wordt bijgedragen aan de deskundigheid en de effectiviteit. Doordat de secretarisfunctie ook de onderzoeksfunctie inhoudt, betekent dit dat het profiel voor externe leden gedeeltelijk kan wijzigen. De nadruk komt meer te liggen op het begeleiden van onderzoek vanuit een brede maatschappelijke ervaring. Specifieke kennis van het uitvoeren van onderzoek is dan in mindere mate noodzakelijk, omdat die belegd is bij de secretaris. Dit kan het veld waaruit geschikte externe leden kunnen worden gerekruteerd verbreden, waardoor het in de praktijk makkelijker wordt om geschikte kandidaten te vinden. Ook de onafhankelijkheid wordt groter, doordat de balans van leden buiten de gemeente (3 + een secretaris) vergroot wordt t.o.v. de interne leden (3). De thans beperkte benoemingstermijn van externe leden (4 jaar) moet worden verruimd naar 6 jaar. Een langere zittingstermijn draagt eveneens bij aan de continuïteit van de RKC-NOP.

2

Nederlandse Vereniging voor Rekenkamers en Rekenkamercommissies. O.a. het Rekenkamerkompas.

De nieuwe wet op de rekenkamers geeft deze mogelijkheid. Benoemingen voor een periode van zes jaar met de mogelijkheid tot herbenoemen zonder restricties zullen dan mogelijk zijn. Thans zijn er andere gemeenten die vooruitlopend daarop deze nieuwe termijnen hanteren.

4.1.3. Interne leden De interne leden zijn cruciaal voor het goed functioneren van een rekenkamer. In de nieuwe wet wordt voorgesteld om in het kader van de onafhankelijkheid interne leden als onderdeel van een rekenkamer, af te schaffen. Landelijk is een aantal gemeenten hiertegen in opstand gekomen. Zo ook de gemeenteraad van de Noordoostpolder. Het afschaffen van de interne leden is thans niet gewenst. Bovendien, in elke toekomstige situatie is het van het grootste belang dat een rekenkamer onafhankelijk is en tegelijkertijd goed verbonden is met de raad. Het is daarom beter dat de raad zich bezint over een nieuw profiel voor de interne leden. Een profiel dat zich meer richt op de brugfunctie naar de raad en een klankbordfunctie (voor de externe leden) o.a. bij het vertalen van onderzoeksresultaten in aanbevelingen. Interne leden moeten in toenemende mate anticiperen op die adviseursrol en in mindere mate op het begeleiden van onderzoek.

4.2. Onderzoeksonderwerpen Met het oog op de onafhankelijkheid van de rekenkamercommissie is deze zelf verantwoordelijk voor de keuze van de onderzoeksonderwerpen en de rapportage daarover. Dat betekent geenszins dat de RKC-NOP zonder enige vorm van consultatie de onderwerpen vaststelt. Omdat de RKC voor de raad werkt is het nodig dat de RKC goed geïnformeerd is over de wensen die in de raad leven. Daartoe zal de RKC op regelmatige basis met de raad in gesprek gaan over onderwerpen. Dit kan de RKC op de volgende manieren doen: • een jaarlijks rondje langs de fracties; • een jaarlijks gezamenlijk gesprek met vertegenwoordigers van de fracties; • meerjarige thema’s benoemen vanuit de actualiteit in de Noordoostpolder, die bestuurlijk relevant geacht worden; • door in gesprek te gaan met de audit commissie en het college zal de RKC haar onderzoeksprogramma meer afstemmen met de art. 213a onderzoeken die het college uitvoert.

4.3. Onderzoek Rekenkamer onderzoeken zijn bedoeld om ‘samen de gemeente te verbeteren’. De RKC-NOP wil haar onderzoeken waarin conclusies en aanbevelingen neergelegd worden zo goed mogelijk onder de aandacht van het gemeentebestuur brengen. Een rekenkamercommissie heeft geen taak in de opvolging/uitvoering van haar conclusies en aanbevelingen. Een rekenkamercommissie kan hier wel onderzoek naar doen en in de openheid constateren in hoeverre door de raad overgenomen aanbevelingen zijn geïmplementeerd . Dit kan de raad helpen om vragen te stellen en conclusies te trekken over de voortgang. Daarnaast wil de RKC-NOP regelmatig in gesprek met het gemeentebestuur over de voortgang van de implementatie van de aanbevelingen. De RKC-NOP hoopt hiermee tevens wederzijds begrip voor elkaars positie te bereiken, zonder dat haar onafhankelijkheid hierdoor kleiner wordt.

4.4. Budget Uit de bestedingen van de RKC-NOP van de afgelopen jaren blijkt dat het verhoogde budget (€ 72.000) een verdedigbaar bedrag is. De RKC-NOP kan hiervoor 2 onderzoeken per jaar uitvoeren. Gelet op het groeiende aantal verantwoordelijkheden waarmee gemeenten geconfronteerd worden (o.a. als gevolg van taken overheveling vanuit het Rijk) is het de vraag of dit budget daarmee in verhouding is. Hoe meer dossiers een gemeente onder zich heeft, hoe groter het aantal potentiële onderzoeksonderwerpen wordt. Het budget nu korten is daarom niet wenselijk.

5. Conclusie Gelet op voorgaande hoofdstukken is het huidige reglement van orde en de verordening waarin de rekenkamerfunctie binnen de gemeente Noordoostpolder geregeld is aan een actualisatie toe. Dit geldt in het bijzonder voor de benoemingstermijnen, de functie van de secretaris en de rol en functie van interne leden. Voorts zal er een besluit over het beschikbare budget genomen moeten worden.

Met deze toekomstvisie hoopt de RKC haar positie als onafhankelijk orgaan, dat zowel ondersteunend als deskundig is, te versterken. Goed rekenkameronderzoek kan zaken blootleggen die wellicht niet voor alle betrokkenen een “gemakkelijke” waarheid zijn. De RKC beoogt hiermee niet in de politieke arena te treden, maar pleit er wel voor dat de politiek zich actief buigt over de conclusies en aanbevelingen. De raad heeft als taak om kaders te stellen en te controleren. Dat gebeurt altijd in een politieke arena. Juist een onafhankelijke rekenkamer kan helpen om het (noodzakelijke) politieke debat te ijken met objectieve conclusies en concrete aanbevelingen. Binding met en begrip voor de raad, het college en de ambtelijke organisatie zijn dan belangrijk. De communicatie kanalen moeten altijd open blijven.

6. Bespreekpunten De rekenkamercommissie stelt voor naar aanleiding van deze notitie de volgende punten te bespreken: 1. 2. 3. 4.

Vrijgestelde secretaris rekenkamercommissie Benoemingstermijnen externe leden Rol en functie interne leden Budget.