4.1 Concept partnerschapsovereenkomst Arbeidsmarktregio Flevoland.pdf

Arbeidsmarktregio Flevoland

Partnerschapsovereenkomst ESF REACT-EU

T.b.v. project “Re-integratie en arbeidsinpassing AMR Flevoland” met projectnummer 2021EUSF20279

Samenwerking tussen gemeente Almere als centrumgemeente en andere gemeenten in arbeidsmarktregio Flevoland als projectpartners/uitvoerders

PARTNERSCHAPSOVEREENKOMST ESF REACT-EU

Pagina 1 van 15

Arbeidsmarktregio Flevoland

gemeente Almere rechtsgeldig vertegenwoordigd door de heer /mevrouw ... , [titulatuur, voorletters, achternaam , functie] hierna genoemd: ‘centrumgemeente’ en de gemeenten: ... rechtsgeldig vertegenwoordigd door ..., hierna genoemd ‘projectpartner 1’ ... rechtsgeldig vertegenwoordigd door ..., hierna genoemd ‘projectpartner 2’ ... rechtsgeldig vertegenwoordigd door ..., hierna genoemd ‘projectpartner 3’ ... rechtsgeldig vertegenwoordigd door ..., hierna genoemd ‘projectpartner 4’ ... rechtsgeldig vertegenwoordigd door ..., hierna genoemd ‘projectpartner 5’ hierna gezamenlijk genoemd: het ‘samenwerkingsband’ en de ‘projectpartners’, of individueel genoemd: de ‘projectpartner‘

PARTNERSCHAPSOVEREENKOMST ESF REACT-EU

Pagina 2 van 15

Arbeidsmarktregio Flevoland

Overwegende dat:  Het samenwerkingsverband het project “Re-integratie en arbeidsinpassing AMR Flevoland” met een looptijd van 1 februari 2020 tot en met 30 juni 2022 heeft geïnitieerd en gaat uitvoeren, hierna te noemen het ‘project’;  Het project past binnen de Regeling van de Minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid van 16 april 2021, 2020-0000167526, tot wijziging van de Subsidieregeling ESF 2014–2020 in verband met extra middelen uit REACT-EU, zoals gepubliceerd in de Staatscourant 2021, nr. 20671 d.d. 23 april 2021, hierna te noemen ‘de ESF-regeling’;  De centrumgemeente op 24 juni 2021 voor het project een aanvraag voor een ESF-bijdrage REACT-EU van € 2.801.800 heeft ingediend, gericht op gemeentelijke re-integratie en arbeidsinpassing, waaronder plaatsingssubsidies, hierna te noemen ‘de aanvraag’.  De minister van SZW op ... ... ... ... 2021 de beschikking subsidieverlening voor de aanvraag voor het project heeft afgegeven ten bedrage van € 2.801.800 met referentie DSU/UVB/EUSF/2021/..., waarbij het project het projectnummer 2021EUSF20279 heeft gekregen.  Het samenwerkingsverband een partnerschapsovereenkomst wenst te sluiten, zodat de onderlinge verhoudingen, afspraken, rechten en verplichtingen jegens elkaar en met betrekking tot het project worden vastgelegd.

Komen het volgende overeen:

PARTNERSCHAPSOVEREENKOMST ESF REACT-EU

Pagina 3 van 15

Arbeidsmarktregio Flevoland

Artikel 1 Omschrijving van deze overeenkomst 1. De centrumgemeente zal de door het samenwerkingsverband opgestelde aanvraag middels het Subsidieportaal SZW indienen bij de minister van SZW. 2. De centrumgemeente treedt als vertegenwoordiger op namens het samenwerkingsverband voor de aanvraag en het project. 3. De centrumgemeente en projectpartners zorgen voor de uitvoering van het project waarop de aanvraag betrekking heeft en zijn elkaar daarbij waar mogelijk behulpzaam. 4. De centrumgemeente en projectpartners financieren de uitvoering van het project uit eigen middelen en zijn gecommitteerd aan de eigen activiteiten/begroting en financiële (cofinancierings)bijdrage, zoals opgenomen in de aanvraag en de Factsheet AO/IC - ESFprojectadministratie en verantwoording . 5. Op deze overeenkomst zijn de voorwaarden van toepassing van de ESF-regeling. Als regels en wetten dat vereisen, zullen de projectpartners op eerste verzoek van de centrumgemeente voldoen aan aanvullende instructies van de centrumgemeente die erop zijn gericht te voldoen aan die regels en wetten.

Artikel 2

Duur van de overeenkomst en beëindiging

1. Deze overeenkomst treedt in werking op de datum dat deze door de centrumgemeente en alle projectpartners is ondertekend en geldt voor de gehele looptijd van het project. 2. De overeenkomst wordt gesloten onder de ontbindende voorwaarde dat de overeenkomst vervalt, indien voor het project geen ESF-bijdrage wordt verleend. 3. De beëindiging van deze overeenkomst heeft geen enkele invloed op andere overeenkomsten die tussen projectpartners onderling bestaan. 4. Deze overeenkomst zal worden beëindigd als de definitieve ESF-subsidie voor het project is vastgesteld, iedere projectpartner zijn aandeel van de definitieve ESF-betaling heeft ontvangen en de bezwaar-/beroep- en bewaartermijnen zijn verlopen doch herleeft in die situaties dat de subsidievaststelling wordt ingetrokken (4:49 van de Algemene wet bestuursrecht); na de beëindiging blijven de bepalingen van de overeenkomst van kracht voor zover dit voor de afwikkeling van de overeenkomst noodzakelijk is.

Artikel 3

Verplichtingen, cofinanciering

1. De projectpartners verbinden zich ertoe om alles in het werk te stellen om de uitvoering van het project mogelijk te maken alsook de tijdige start en uitvoering van het project in zijn geheel te garanderen met inachtneming van de projectperiode van het project. 2. De projectpartners zullen alle verplichtingen nakomen, die voortvloeien uit de beschikking tot subsidieverlening betreffende de aanvraag voor het project. 3. De projectpartners cofinancieren vanuit eigen publieke middelen het eigen gedeelte van de gemaakte en betaalde subsidiabele kosten voor projectactiviteiten dat niet met ESF-subsidie wordt gefinancierd. De cofinanciering van de projectpartners betreft een flexibele, zachte financiering van maximaal 25% van deze kosten. 4. De projectpartners verklaren dat geen sprake is van financiering van begrote kosten ten laste van andere Europese of nationale subsidies of subsidieprogramma’s. Deze voorwaarde is niet van toepassing indien kosten worden gefinancierd uit een specifieke uitkering.

PARTNERSCHAPSOVEREENKOMST ESF REACT-EU

Pagina 4 van 15

Arbeidsmarktregio Flevoland

Artikel 4

Aansprakelijkheid

1. Projectpartners zullen al het redelijkerwijs mogelijke doen om de kwaliteit van de uitvoering van het project en de resultaten daarvan te waarborgen en zullen prompt enige tekortkoming hierin waarvan zij op de hoogte zijn gesteld, corrigeren. 2. De centrumgemeente is niet aansprakelijk voor het houden van toezicht op acties die door de projectpartners worden ondernomen. 3. Schade die derden lijden als gevolg van het project wordt gedragen door de projectpartner die voor de betreffende activiteiten opdrachtgever is. 4. Bepalingen met betrekking tot vertrouwelijke informatie blijven geldig, ook na de einddatum van deze overeenkomst.

Artikel 5 Toezicht, evaluatie en rapportering 1. De centrumgemeente is eindverantwoordelijk voor een rechtmatige besteding van de ESFsubsidie conform de ESF-regeling. De criteria betreffende toezicht, evaluatie en rapportering achteraf per kwartaal voor de projectpartners worden vermeld in de Factsheet AO/IC - ESFprojectadministratie en verantwoording. 2. De centrumgemeente is gedurende de projectduur verantwoordelijk voor het indienen van de in de ESF-regeling verplicht gestelde voortgangsrapportage en de einddeclaratie bij UVB SZW. 3. Elke projectpartner is verplicht alle informatie aan de centrumgemeente te verschaffen die deze laatste nodig acht voor de voorbereiding van de voortgangsrapportage en de einddeclaratie en alle andere specifieke documentatie die zou kunnen worden verlangd. 4. Voor periodieke afstemming en overleg over de voortgang van het project is een “ESFwerkgroep gemeenten” ingesteld. Deze werkgroep bestaat ten minste uit een vertegenwoordiger van de centrumgemeente en de andere projectpartners, alsook de ESFprojectleider. De werkgroep vergadert ten minste 1 keer per kwartaal. De centrumgemeente is voorzitter van de werkgroep, bereidt de agenda voor en doet verslag van de bijeenkomsten.

PARTNERSCHAPSOVEREENKOMST ESF REACT-EU

Pagina 5 van 15

Arbeidsmarktregio Flevoland

Artikel 6 Vergoeding en afrekening 1. Alle projectpartners dragen uit eigen middelen de zelf te maken kosten die verband houden met de projectadministratie en de verantwoording van het eigen deel van het project en de toegezegde ESF-subsidie, waarbij de centrumgemeente deze kosten zal verreken als het subsidiebedrag wordt uitgekeerd. 2. De centrumgemeente zal enkel overgaan tot verrekening en uitkering van het ESFsubsidiebedrag aan de projectpartners indien de beschikking tot subsidievaststelling is afgegeven door de minister van SZW en de resterende subsidiegelden zijn ontvangen door de centrumgemeente. a) In aanvulling op artikel 6, lid 2 kan de centrumgemeente overgaan tot het tussentijds verstrekken van een voorschot aan de projectpartners, indien: i. de centrumgemeente een verzoek tot bevoorschotting heeft gekregen van de projectpartners; ii. de projectpartners het voorschotverzoek onderbouwd met een opgave van gemaakte en betaalde kosten gespecifieerd en onderbouwd hebben ingediend bij de centrumgemeente; iii. de minister van SZW na ontvangst en beoordeling van het voorschotverzoek een voorschot heeft uitbetaald aan de centrumgemeente (tot een maximum van 50% van het in de beschikking tot subsidieverlening opgenomen maximale subsidiebedrag);.

b) Na ontvangst van het voorschot bericht de centrumgemeente de projectpartners over de uitbetaling van het gevraagde voorschot, waarbij een uitbetalingstermijn van 30 dagen wordt nagestreefd. 3. De centrumgemeente is nimmer meer verschuldigd aan de projectpartners dan wat na de subsidievaststelling van de minister van SZW voor het project aan ESF-subsidie zal zijn ontvangen. Nadat de einddeclaratie is opgesteld en de beschikking tot subsidievaststelling van de minister van SZW is ontvangen, zal de uitbetaling plaatsvinden op basis van de per projectpartner gemaakte, betaald en goedgekeurde declarabele kosten zoals in de einddeclaratie verantwoord onder verrekening van de tussentijdse bevoorschotting zoals bepaald in de leden 2a en 2b. 4. Niet naleving van de subsidiebepalingen kan leiden tot een korting op het toegekende subsidiebedrag of tot een verplichting tot terugbetaling aan de subsidieverlener door de centrumgemeente. 5. De centrumgemeente is gerechtigd deze korting op de daarvoor verantwoordelijke projectpartner te verhalen dan wel verstrekte gelden bij deze projectpartner terug te vorderen. 6. Indien de in lid 4 genoemde situatie zich voordoet en niet is vast stellen welke projectpartner verantwoordelijk is voor niet naleving van de subsidiebepalingen, wordt het tekort omgeslagen en naar evenredigheid ten laste van alle projectpartners gebracht. 7.

Terugbetaling van het bedrag als bedoeld in lid 4 dient te geschieden binnen 30 dagen na schriftelijke kennisgeving door de centrumgemeente.

PARTNERSCHAPSOVEREENKOMST ESF REACT-EU

Pagina 6 van 15

Arbeidsmarktregio Flevoland

Artikel 7 Controles, audits en bewaarplicht 1. Voor audit doeleinden zullen de centrumgemeente en de projectpartners: a. aanvaarden hun uitgaven te laten controleren en valideren door de Auditautoriteit van het Ministerie van Financiën; b. alle bestanden, documenten en gegevens betreffende het project bewaren tot en met 31 december 2027 zoals beschreven in de Factsheet AO/IC - ESFprojectadministratie en verantwoording of langer als dit wordt verlangd door de Managementautoriteit of de Europese organisaties; c. alle nodige voorzieningen treffen om te verzekeren dat iedere audit die wordt uitgevoerd door auditinstanties van de Europese organisaties, Diensten van de Europese Commissie, de Europese Rekenkamer, andere auditinstanties van de deelnemende Lid- en Partnerstaten of andere nationale auditinstanties evenals de Management- en Certificeringsautoriteit binnen een redelijke termijn volbracht kan worden , waaronder het verschaffen van het benodigde inzicht in de opzet en de werking van de administratie (in casu Artikel 16, Lid 3 van de ESF-regeling) en alle documenten opstellen die vereist zijn voor bovenstaande controles en audits, toegang geven tot of aanleveren van alle nodige informatie en documenten die het auditspoor ondersteunen en toegang geven tot hun lokalen. 2.

De centrumgemeente zal de projectpartners onverwijld in kennis stellen als een verzoek tot audit wordt gedaan door de subsidieverlener. 3. Als aanvrager van de ESF-subsidie zal de centrumgemeenteeen inzichtelijke en controleerbare administratie verzamelen/bewaren met betrekking tot de uitvoering van het project en de in verband daarmee gemaakte kosten en gerealiseerde opbrengsten. Deze centrale ESF-projectadministratie bestaat uit de geconsolideerde financiële ESFadministraties van de projectpartners (in casu: subprojecten per gemeente/gezamenlijke gemeenten). 4. Alle projectpartners dragen zelf verantwoordelijkheid voor het bijhouden van de ESFprojectadministratie voor het desbetreffende gemeentelijke subproject, waaronder een ESFdeelnemersadministratie (inclusief prestatieonderbouwing) en een financiële ESFadministratie. 5. Zowel de volledige centrale financiële ESF-projectadministratie als de volledige ESFprojectadministraties van de gemeentelijke subprojecten zijn voor controle beschikbaar op één vrij toegankelijke locatie per gemeentelijk subproject, waarvoor de desbetreffende projectpartners zullen zorgdragen (in casu Artikel 15, lid 2 en Artikel A5 van de ESF-regeling). 6.

Zowel de centrumgemeente als de projectpartners zullen per subproject van de benodigde bewijslast het origineel bewaren, danwel éénmalig bij indiening van de einddeclaratie verklaren dat een kopie of scan van het origineel is gebruikt (in casu Artikel 16, Lid 2 van de ESF-regeling).

Artikel 8 Communicatie en publiciteit 1. De projectpartners zullen de communicatie- en publiciteitsacties implementeren in overeenstemming met de aanvraag en de Structuurfondsenverordeningen van de Europese Commissie betreffende informatie- en publiciteitsacties die moeten worden uitgevoerd door de Lidstaten betreffende bijstand van de Structuurfondsen. Ze zullen een actieve rol spelen in alle acties die worden georganiseerd om de resultaten van het project te verspreiden. 2. De projectpartners zullen voldoen aan de criteria vermeld in de Factsheet AO/IC ESF-projectadministratie en verantwoording betreffende de publiciteitsverplichting van het project, waaronder jegens derden.

PARTNERSCHAPSOVEREENKOMST ESF REACT-EU

Pagina 7 van 15

Arbeidsmarktregio Flevoland

Artikel 9 Niet-naleving van verplichtingen of vertraging, terugbetaling 1. Iedere projectpartner heeft de verplichting de centrumgemeente en de andere projectpartners onverwijld te informeren in geval van substantiële wijzigingen en vertragingen in de beoogde doelstellingen/resultaten/activiteiten/kosten/financiering zoals beschreven in de aanvraag, alsook aan de centrumgemeente en de andere projectpartners alle nodige details te bezorgen indien er zich gebeurtenissen voordoen die de projectuitvoering in gevaar kunnen brengen. 2. De projectpartner(s) die tekort is (zijn) geschoten bij het nakomen van zijn (hun) verplichtingen, zorgen dat het gebrek (de gebreken) wordt (worden) hersteld binnen één maand. Indien de projectpartner bij herhaling administratieve documenten en overige informatie, benodigd conform de regelgeving met betrekking tot de ESF-subsidie, niet tijdig levert of van onvoldoende kwaliteit levert, kan de centrumgemeente de projectpartner de deelname aan het subsidieproject ontzeggen. Dit wordt schriftelijk bevestigd.

De uitgesloten projectpartner is verplicht alle projectgelden die hij heeft ontvangen en waarvan hij op het moment - waarop de eerstvolgende periodieke rapportage na de uitsluiting dient te worden ingediend - niet kan bewijzen dat ze zijn gebruikt voor de projectuitvoering, terug te betalen aan de centrumgemeente overeenkomstig de regels betreffende de subsidiabiliteit van de gedane uitgaven. Indien één of meerdere projectpartners zijn verplichtingen niet naleeft en dit financiële gevolgen heeft voor de financiering van het project in zijn geheel, dan is de betreffende projectpartner verplicht alle schade vermeerderd met de wettelijke rente te vergoeden die de andere projectpartners hierdoor lijden. 3. Ingeval één van de projectpartners gedeeltelijk of volledig zijn verplichtingen verzaakt of ingeval van materiële fouten in de uiteindelijke uitvoering van de projectactiviteiten, verbindt (verbinden) de projectpartner(s) die verantwoordelijk is (zijn) voor de gedeeltelijke/volledige niet-uitvoering, zich ertoe de centrumgemeente alle projectgelden die hij/ze ten onrechte heeft/hebben ontvangen terug te betalen binnen één maand na de schriftelijke ingebrekestelling.

Artikel 10 Geschillen tussen projectpartners 1. Indien er een geschil ontstaat met betrekking tot deze overeenkomst dan zullen de centrumgemeente en de projectpartners zich inspannen om dit in eerste aanleg in goed overleg op te lossen. 2. Indien de centrumgemeente en de projectpartners het geschil niet onderling oplossen, zal het geschil worden voorgelegd aan de ter zake bevoegde rechtbank die vervolgens beslist overeenkomstig Nederlands recht . De gerechtelijke kosten die alsdan worden betaald door de centrumgemeente, zullen worden gedragen door de projectpartners tezamen. 3. Indien de centrumgemeente en/of de projectpartners in bezwaar/beroep willen gaan tegen een voor hen ongunstig besluit van de subsidieverlener, dan wordt onderling overlegd en wordt bij meerderheid van de centrumgemeenten en de projectpartners beslist of in bezwaar/beroep wordt gegaan. De gerechtelijke kosten, die alsdan worden betaald door de centrumgemeente, zullen worden gedragen door de desbetreffende projectpartners en/of de centrumgemeente tezamen.

PARTNERSCHAPSOVEREENKOMST ESF REACT-EU

Pagina 8 van 15

Arbeidsmarktregio Flevoland

Artikel 11 Nietigheid Indien een bepaling van deze overeenkomst geheel of gedeeltelijk nietig is, zullen de projectpartners zich ertoe verbinden de nietige bepaling te vervangen door een geldige bepaling die zo dicht mogelijk aansluit op het doel van de nietige bepaling.

Artikel 12 Wijziging overeenkomst, terugtrekkingen 1. Deze overeenkomst kan enkel schriftelijk worden gewijzigd middels een daartoe voorzien addendum dat is ondertekend door alle betrokken projectpartners. Elke wijziging aan deze overeenkomst zal worden opgenomen in een addendum bij deze overeenkomst, die zal worden ingediend ter goedkeuring door alle ondertekenende projectpartners. 2. Wijzigingen aan het project die zijn goedgekeurd door de Managementautoriteiten in overeenstemming met de procedure vermeld in de Factsheet AO/IC - ESFprojectadministratie en verantwoording betreffende subsidiabiliteit, kunnen worden uitgevoerd zonder de overeenkomst te wijzigen. 3. De centrumgemeente en de projectpartners komen overeen dat de projectpartners zich niet terug trekken uit het project, tenzij er onvermijdbare redenen zijn om dit te doen. Indien dat zou gebeuren, zullen de centrumgemeente en de projectpartners, onverminderd de gebondenheid van de terugtrekkende projectpartner om de schade die door zijn terugtrekking ontstaat te vergoeden, onderling proberen de deelname van de terugtrekkende projectpartner gezamenlijk te dekken, ofwel door diens taken op zich te nemen of door één of meerdere nieuwe projectpartners uit te nodigen om deel te nemen aan het partnerschap.

Artikel 13 Vestigingsplaats binnen arbeidsmarktregio 1. Voor de uitvoering van deze overeenkomst kiezen de projectpartners hun vestigingsplaats onherroepelijk op het adres dat wordt vermeld bij de ingediende aanvraag waar alle officiële kennisgevingen geldig worden gedaan. 2. Elke wijziging van vestigingsplaats wordt via aangetekende zending aan de centrumgemeente gemeld binnen 15 dagen na de adreswijziging.

Artikel 14 Overmacht 1. Geen enkele projectpartner wordt aansprakelijk gehouden voor het niet naleven van de verplichtingen die voortvloeien uit deze overeenkomst ingeval van overmacht. 2. Bij niet - naleving van de verplichtingen door één van de projectpartners, veroorzaakt door omstandigheden buiten zijn macht, dat aanleiding geeft tot een verzuim of vertraging in de uitvoering van deze overeenkomst, zal deze projectpartner een beroep doen op overmacht en de centrumgemeente hierover gemotiveerd terstond verwittigen. Tevens zal de betreffende projectpartner de centrumgemeente, indien mogelijk, een indicatie geven van de vermoedelijke duur van de overmacht en de hierdoor ontstane schade die voor rekening blijft van de projectpartner die is geconfronteerd met een geval van overmacht. 3. Indien het waarschijnlijk is dat het geval van overmacht gedurende een ononderbroken periode van meer dan een maand zal aanhouden, zullen de projectpartners bijeenkomen om overeenstemming te bereiken over alternatieve regelingen voor de voortzetting van deze overeenkomst conform de artikelen 9 en 12.

PARTNERSCHAPSOVEREENKOMST ESF REACT-EU

Pagina 9 van 15

Arbeidsmarktregio Flevoland

Aldus in tweevoud opgemaakt en ondertekend,

(centrum)gemeente ...

Plaats: Datum: ... ...

PARTNERSCHAPSOVEREENKOMST ESF REACT-EU

Pagina 10 van 15

Arbeidsmarktregio Flevoland

gemeente ...

Plaats: Datum: ... ...

PARTNERSCHAPSOVEREENKOMST ESF REACT-EU

Pagina 11 van 15

Arbeidsmarktregio Flevoland

gemeente ...

Plaats: Datum: ... ...

PARTNERSCHAPSOVEREENKOMST ESF REACT-EU

Pagina 12 van 15

Arbeidsmarktregio Flevoland

gemeente ...

Plaats: Datum: ... ...

PARTNERSCHAPSOVEREENKOMST ESF REACT-EU

Pagina 13 van 15

Arbeidsmarktregio Flevoland

gemeente ...

Plaats: Datum: ... ...

PARTNERSCHAPSOVEREENKOMST ESF REACT-EU

Pagina 14 van 15

Arbeidsmarktregio Flevoland

gemeente ...

Plaats: Datum: ... ...

PARTNERSCHAPSOVEREENKOMST ESF REACT-EU

Pagina 15 van 15