3. Rvst Verordening Rekenkamer Noordoostpolder 2023.pdf

No. 22.0001756-1

Emmeloord, 15 februari 2023. Onderwerp Verordening Rekenkamer Noordoostpolder 2023 Advies raadscommissie […] Aan de raad. Status: ter besluitvorming Voorgesteld besluit 1. De rekenkamer Noordoostpolder per 1 april 2023 in te stellen; 2. De Verordening op de rekenkamer gemeente Noordoostpolder 2023 vast te stellen; 3. De Verordening Rekenkamercommissie gemeente Noordoostpolder 2015 in te trekken; 4. De volgende personen te benoemen - de heer J.W.A. van Enst tot voorzitter van de rekenkamer - de heer H.A. van der Meulen tot lid van de rekenkamer - de heer M.C. Dijk tot lid van de rekenkamer Doelstelling Naar de wens van de fractievoorzitters en ter uitvoering van de recent aangenomen Wet versterking decentrale rekenkamers, heeft de raad het voornemen om de rekenkamercommissie Noordoostpolder per 1 april 2023 om te vormen tot een rekenkamer, met alleen nog externe leden. Daarvoor is een nieuw instellingsbesluit nodig, evenals een nieuwe verordening. Inleiding Sinds 2004 kent Noordoostpolder een rekenkamercommissie, bestaande uit drie externe leden en drie raadsleden. Een rekenkamer(commissie) onderzoekt en rapporteert over de uitgaven die de gemeente doet. Daarbij beoordeelt zij of deze doeltreffend, doelmatig en rechtmatig zijn. Eenvoudiger verwoord met de termen zinnig, zuinig en zorgvuldig. De regels voor een rekenkamercommissie zijn uitvoerig vastgelegd in een verordening.

De meeste zaken over een rekenkamer staan heel concreet geregeld in hoofdstuk IVa van de Gemeentewet. Slechts een klein aantal zaken hoeft de gemeenteraad nog nader vast te leggen. Gemeenteraden moeten het aantal leden (art. 81b) en de vergoeding (art. 81k) vaststellen, de leden benoemen (art. 81c) en middelen beschikbaar stellen (art. 81j). Hoofdstuk XIa van de Gemeentewet regelt de bevoegdheid van de rekenkamer, als belangrijk, onafhankelijk instrument van de gemeenteraad bij zijn controlerende rol. Zo stelt artikel 182 dat de rekenkamer de doelmatigheid, de doeltreffendheid en de rechtmatigheid van het door het gemeentebestuur gevoerde bestuur onderzoekt. Wij stellen u voor om de rekenkamer Noordoostpolder in te stellen en daartoe de Verordening op de rekenkamer gemeente Noordoostpolder 2023 vast te stellen, met daarin keuzes over o.a.: 1. de samenstelling 2. de vergoeding 3. de benoeming 4. het budget. Argumenten 1.1 Samenstelling De gemeenteraad is vrij om het aantal leden te bepalen. In lijn met het aantal externe leden van de rekenkamercommissie stellen wij u een rekenkamer van drie leden voor. Het lid dat de rol van voorzitter invult is vooral ‘het gezicht’ van de rekenkamer, deze onderhoudt de relaties en heeft een goede antenne voor politiek-bestuurlijke ontwikkelingen en posities. Daarnaast functioneert de voorzitter als klankbord voor de leden.

De voorzitter volgt de lopende onderzoeken en kan deze ook

No. 22.0001756-2

begeleiden. De andere twee leden concentreren zich op het begeleiden en eventueel uitvoeren van onderzoeken. 1.2 Secretarisfunctie De rol van de secretaris is cruciaal voor de start en de voortgang van de processen die binnen de rekenkamer spelen. Vanaf 2015 tot 1 januari 2022 werd de secretarisfunctie gecombineerd ingevuld door een extern lid van de rekenkamercommissie. In overleg met de fractievoorzitters heeft de rekenkamercommissie de secretarisfunctie per 1 januari 2022 belegd bij een externe secretaris/onderzoeker. Werkzaamheden en bekostiging verlopen, net als eerder bij de rekenkamercommissie, via jaarlijkse offerte en opdrachtverstrekking. Hiermee zijn de continuïteit, de kwaliteit van het onderzoek en de processen geborgd binnen de rekenkamer. De fractievoorzitters hebben aangegeven dat zij graag zien dat de rekenkamer een secretarisonderzoeker, evenals als de externe leden, gedurende maximaal zes jaren werkzaamheden voor de rekenkamer laat verrichten. In geval van een bijzondere samenloop van omstandigheden kan, in het kader van continuïteit, na toestemming van het fractievoorzittersoverleg, de secretaris nog één jaar extra in functie blijven. De benoemingstermijn van de secretaris verloopt per 31-12-2027. De nadere beschrijving van de secretarisfunctie volgt in de nieuwe versie van het reglement van orde van de rekenkamer.

1.3 Advisering en ondersteuning door de griffie De griffier, of bij diens (langduriger) afwezigheid zijn plaatsvervanger, adviseert de rekenkamer tijdens de vergaderingen. Voor een aantal interne zaken, zoals agendabeheer, archivering en digitale afhandeling van financiële zaken, verleent de griffie enige ondersteunende werkzaamheden. 2.1 Vergoeding Bij het bepalen van de vergoeding staat het de raad vrij de hoogte ervan vast te stellen. De meest gangbare varianten zijn een vergoeding per vergadering/bijeenkomst of een vast maandbedrag voor werkzaamheden en kosten. De bedragen variëren behoorlijk per rekenkamer. De fractievoorzitters hebben zich uitgesproken voor een vast maandbedrag, ook vanwege de eenvoud in verwerking. Daarnaast geeft het vooraf meer zekerheid over het bedrag dat nodig is voor vergoedingen en welk deel van het budget dus beschikbaar is voor onderzoek en andere activiteiten. De maandvergoeding bedraagt met ingang van 1 april 2023 voor de voorzitter een bedrag van € 450 en voor de leden van € 350; dit is exclusief reiskosten. Jaarlijks wordt per 1 janauri de hoogte van deze vergoedingen geïndexeerd. Dit maandbedrag is bedoeld voor alle kosten en werkzaamheden die samenhangen met het zijn van een rekenkamerlid, exclusief reiskosten. 3.1 (her-)Benoeming De externe leden van de rekenkamercommissie vormen tevens de leden van de nieuw in te stellen rekenkamer.

Dit betreft de heren J.W.A. van Enst (voorzitter), H.A. van der Meulen (lid) en M.C. Dijk (lid). De Gemeentewet en de nieuwe Wet versterking decentrale rekenkamers spreken van een nieuwe benoeming(-stermijn) van zes jaar, zonder rekening te houden met het feit dat zij al een aantal jaren voor de rekenkamercommissie hun werkzaamheden hebben verricht. Genoemde personen hebben informeel aangegeven dat zij, met het oog op spreiding van vacatures en de continuïteit van de rekenkamer, vrijwillig tussentijds ontslag zullen nemen op respectievelijk per 31-12-2024, 31-122026 en 31-12-2028. De fractievoorzitters hebben ervoor gekozen dat na afloop de benoemingstermijn van zes jaar geen herbenoeming mogelijk is (art 81c lid 4), maar over te gaan tot werving van een nieuwe kandidaat. In geval van een bijzondere samenloop van omstandigheden kan, in het kader van continuïteit (bijv. bij het extra tussentijds aftreden van een lid), na toestemming van het fractievoorzittersoverleg, de voorzitter/een lid nog één jaar extra in functie blijven. 3.2 Werving en selectie Voor toekomstige vacatures verzorgt de rekenkamer de werving en selectie, samen met twee raadsleden uit de klankbordgroep. Het selectieprofiel wordt door de rekenkamer opgesteld en vooraf besproken met de klankbordgroep.

De te benoemen kandidaat wordt door (de voorzitter van) de rekenkamer aan het fractievoorzittersoverleg gepresenteerd. Daarna draagt de raadsvoorzitter, tevens voorzitter van het fractievoorzittersoverleg, de kandidaat voor ter benoeming door de raad. De gemeenteraad benoemt een kandidaat voor de functie van voorzitter, resp. lid van de rekenkamer.

No. 22.0001756-3

4.1 Budget voor de rekenkamer Volgens het onderzoeksrapport ‘Inspiratiekaders effectieve invulling lokale rekenkamer’ (Berenschot, november 2020) is een bedrage van € 1,30 per inwoner minimaal vereist om een rekenkamer in staat te stellen haar taken effectief te laten uitoefenen. Het structurele budget van de rekenkamer Noordoostpolder bedraagt momenteel ongeveer € 78.600, dat is omgerekend € 1,57 per inwoner. Daarnaast bestaat de mogelijkheid dat de raad de rekenkamer verzoekt om een extra onderzoek uit te voeren (b.v. n.a.v. een actuele/acute discussie). Hiervoor kan dan een aanvullend budget beschikbaar gesteld worden. 5.1 Belang betrokkenheid gemeenteraad – rekenkamer In het fractievoorzittersoverleg is een notitie van de rekenkamercommissie besproken over de wijze van betrokkenheid van de gemeenteraad, nu er geen interne leden meer deel uitmaken van de commissie. In het rapport “Staat van de Rekenkamer” uit 2013 wordt gesteld dat de betrokkenheid van een rekenkamer met de raad bepaalt of een rekenkamerrapport wel of niet zal landen. Een klankbordgroep kan volgens dit rapport de betrokkenheid sterk verbeteren. Er wordt voorkomen dat een rekenkamer met louter externe leden tot een ivoren toren verwordt, die rapporten produceert die vervolgens niet landen bij de raad vanwege onderwerpkeuze, maar ook omdat aanbevelingen onvoldoende aansluiten bij de praktijk van de gemeente.

Het voordeel van deze vorm is dat de leden van de klankbordcommissie en de rekenkamer een (langdurige) inhoudelijke ervaring kunnen opbouwen. Daarnaast nodigt de auditcommissie een vertegenwoordiger van de rekenkamer jaarlijks uit voor een afstemmingsoverleg. 5.2 Instellen vaste klankbordgroep Met het oog op een goede wederzijdse betrokkenheid en interactie tussen raad en rekenkamer vormt de raad een vaste klankbordgroep rekenkamer. Daarin mogen alle fracties een vertegenwoordiger aanwijzen. De klankbordgroep komt minstens tweemaal per jaar bijeen. De taken van deze commissie staan vermeld in de verordening en worden verder uitgewerkt in het door de rekenkamer nog op te stellen reglement van orde. Kanttekeningen 1.1 Aanpassing van andere documenten Na vaststelling van dit raadsbesluit incl. de verordening, zal de rekenkamer het reglement van orde van de rekenkamercommissie, het onderzoeksprotocol en de beschrijving van de werkwijze van de rekenkamer dienen te actualiseren. Inspraak en participatie De concept-verordening is besproken met de rekenkamer. De opstelling van dit raadsinstrument leent zich verder niet voor inspraak en participatie. Bijlagen 1. Verordening op de rekenkamer gemeente Noordoostpolder 2023 2. Toelichting op vergoeding van de rekenkamerleden 3. Tekst over de rekenkamer uit de Gemeentewet

de griffier,

de voorzitter,

Portefeuillehouder Steller

: R.T. de Groot : de heer R.F. Wassink, (0527) 63 33 15; r.wassink@noordoostpolder.nl

No. 22.0001756-4

De raad van de gemeente Noordoostpolder, gelezen het voorstel van de burgemeester en de griffier van 15 februari 2023, no. 22.0001756; gelet op artikel 81 en 182 tot en met 185 Gemeentewet B E S L U I T: 1. 2. 3. 4.

De rekenkamer Noordoostpolder per 1 april 2023 in te stellen; De Verordening op de rekenkamer gemeente Noordoostpolder 2023 vast te stellen; De Verordening Rekenkamercommissie gemeente Noordoostpolder 2015 in te trekken; De volgende personen te benoemen - de heer J.W.A. van Enst tot voorzitter van de rekenkamer - de heer H.A. van der Meulen tot lid van de rekenkamer - de heer M.C. Dijk tot lid van de rekenkamer

Aldus besloten in de openbare vergadering van 3 april 2023 De griffier,

de voorzitter,

No. 22.0001756-5

Bijlage 1

De raad van de gemeente Noordoostpolder, gelet op artikel 81 van de Gemeentewet, besluit vast te stellen de Verordening op de rekenkamer gemeente Noordoostpolder 2023 Artikel 1 Begripsbepalingen In deze verordening wordt verstaan onder: wet de Gemeentewet; raad de gemeenteraad van Noordoostpolder; college het college van burgemeester en wethouders van Noordoostpolder; voorzitter de voorzitter van de rekenkamer, tevens lid van de rekenkamer; griffier de griffier of diens plaatsvervanger Artikel 2 Rekenkamer 1. Er is een rekenkamer. 2. De rekenkamer heeft drie leden. Artikel 3 Benoeming leden 1. De rekenkamer stelt voorafgaand aan de opstelling van een vacature een functieprofiel op van de voorzitter en de leden en bespreekt dit met de klankbordgroep. 2. De rekenkamer verzorgt, samen met twee leden uit de klankbordgroep, de werving en selectie bij een vacature en draagt de kandidaat voor aan het fractievoorzittersoverleg. 3. De raadsvoorzitter, tevens voorzitter van het fractievoorzittersoverleg, draagt de kandidaat voor benoeming voor aan de raad. 4. De voordracht gaat vergezeld van een door de kandidaat te verstrekken: a. een verklaring omtrent het gedrag en b. een overzicht van de openbare betrekkingen die de kandidaat bekleedt. Artikel 4 Ontslag en non-activiteit 1.

De rekenkamer bericht de raad als één van de ontslaggronden zich voordoet, bedoeld in artikel 81c, zesde of zevende lid, van de wet. 2. De rekenkamer bericht de raad als één van de gronden voor non-actiefstelling zich voordoet bedoeld in artikel 81d, eerste of tweede lid, van de wet. Artikel 5 Taken en bevoegdheden van de rekenkamer 1. De rekenkamer heeft de taken en bevoegdheden zoals geregeld in de wet. 2. De voorzitter: a. draagt zorg voor het tijdig bijeenroepen van de vergadering van de rekenkamer; b. bevordert de voortgang van de activiteiten zoals opgenomen in het jaarplan van de rekenkamer; c. is budgetverantwoordelijke; d. investeert in de relatie van de rekenkamer met de raad en met andere actoren binnen en buiten de gemeente Noordoostpolder. Artikel 6 Ondersteuning door de griffie 1. De griffier adviseert de rekenkamer en staat deze bij bij de uitvoering van haar taken. 2. De griffier organiseert, in samenspraak met de secretaris van de rekenkamer, aanvullend enige ondersteuning voor de rekenkamer. Artikel 7 Overleg met de raad 1. De rekenkamer overlegt minstens twee maal per jaar met een afvaardiging van de raad (klankbordgroep) over de werkzaamheden van de rekenkamer. 2. Voor deze klankbordgroep wijzen alle fracties een vertegenwoordiger aan.

No. 22.0001756-6

3. De griffier is secretaris van de klankbordgroep. 4. De klankbordgroep komt minstens tweemaal per jaar bijeen. 5. De klankbordgroep kan, in overleg met of op verzoek van de rekenkamer, worden aangevuld met externe expertise. 6. De klankbordgroep heeft als doel een goede relatie tussen raad en rekenkamer te bevorderen en de besprekingen hebben een informatief karakter. 7. Tot de taken van de klankbordgroep behoren in elk geval: a. het namens de raad aandragen van suggesties met betrekking tot het onderzoeksprogramma van de rekenkamer; b. het fungeren als klankbord bij het door de rekenkamer opstellen van een onderzoeksopzet; c. de klankbordgroep brengt, op voorstel van de griffie, één keer per jaar aan de raad verslag uit van de voortgang van de uitvoering van door de raad aangenomen aanbevelingen die aan de raad zelf gericht zijn. d. het voeren van overleg met de rekenkamer over processen en procedures, waaronder het evalueren van uitgevoerde onderzoeken, de formulering van conclusies, bruikbaarheid van aanbevelingen en de uitvoering van de taken, zoals beschreven in het reglement van orde van de rekenkamer en het onderzoeksprotocol. e.

De deelnemers aan vergaderingen van de klankbordgroep gaan vertrouwelijk om met alle inhoudelijke informatie over voorgenomen onderzoeken en lopende onderzoeken die vooraf, tijdens of naar aanleiding van de vergadering mondeling dan wel schriftelijk tussen rekenkamer en klankbordgroep wordt uitgewisseld. 8. De auditcommissie nodigt eens per jaar een vertegenwoordiger van de rekenkamer uit voor: a. een toelichting op het onderzoeksplan van de rekenkamer; b. de afstemming met andere onderzoeken binnen de gemeente; c. het bespreken van de voortgang en opvolging van de door de raad vastgestelde aanbevelingen die aan het college zijn gericht. Artikel 8 Reglement van orde 1. De rekenkamer stelt ingevolge artikel 81i van de wet haar werkwijze vast in een reglement van orde en zendt dit ter kennisneming aan de raad. 2. De rekenkamer dient, met het oog op de afstemming met de Auditcommissie, elk jaar vóór 1 februari de onderzoeksonderwerpen voor dat jaar in. 3. Daarnaast stelt zij een jaarplan vast en brengt dit ter kennisneming aan de raad. De rekenkamer neemt daarbij als uitgangspunt dat de zij ieder jaar minstens één groot onderzoek uitvoert dat uitmondt in een rapport, of minstens twee kleinere onderzoeken die eventueel in een andere, compactere vorm, zoals een rekenkamerbrief, aan de raad worden aangeboden. 4.

Bij het inventariseren van mogelijke onderwerpen voor onderzoek betrekt de rekenkamer suggesties die door organisaties, inwoners en raadsleden (via de klankbordgroep) van de gemeente Noordoostpolder onder de aandacht van de rekenkamer zijn gebracht. Alvorens een onderwerp te kiezen, gaat de rekenkamer na of het college niet al op basis van artikel 213a van de wet onderzoek uitvoert of gaat uitvoeren naar het betreffende onderwerp. De rekenkamer besluit vervolgens onafhankelijk over de keuze van de onderwerpen. 5. De rekenkamer stelt een onderzoeksopzet vast voor het door de rekenkamer gekozen onderwerp. De rekenkamer informeert de raad en het college over de onderzoeksopzet. 6. De raad legt zijn verzoek om een specifiek onderzoek door de rekenkamer ingevolge artikel 182, tweede lid, van de wet, inclusief het benodigde budget, vast in een besluit. 7. Over een verzoek als bedoeld in het zesde lid vindt overleg plaats met de klankbordgroep. De rekenkamer bericht vervolgens de raad zo snel mogelijk of en op welke wijze aan dat verzoek wordt voldaan. Indien de rekenkamer niet aan het verzoek van de raad voldoet, motiveert zij haar besluit. Artikel 9 Onderzoeksprotocol 1. De rekenkamer stelt een protocol voor de uitvoering van haar onderzoek vast. 2.

De rekenkamer regelt daarin onder andere dat aan onderzochte partijen gelegenheid tot ambtelijk en bestuurlijk wederhoor wordt geboden. 3. De rekenkamer zendt het onderzoeksprotocol naar de raad en naar het college ter informatie.

No. 22.0001756-7

4. De rekenkamer informeert zich over de ontwikkelingen op het gebied van rekenkameronderzoek en kiest, daar waar dat past, voor vernieuwende onderzoeksmethoden en/of betrokkenheid van organisaties en/of inwoners in de gemeente Noordoostpolder. Artikel 10 Rapportage rekenkamer 1. Voordat de rekenkamer tot vaststelling en openbaarmaking van een rapportage overgaat, stelt zij de onderzochte partijen schriftelijk op de hoogte van het concept. 2. De rekenkamer geeft een toelichting aan de raad over het onderzoek. Artikel 11 Vergoeding 1. De leden ontvangen een vaste maandelijkse vergoeding als tegemoetkoming voor de werkzaamheden en alle kosten, exclusief de reiskosten. 2. De maandelijkse vergoeding bedraagt voor de voorzitter € 450,- en voor de overige leden € 350,(prijspeil 2023). Deze bedragen worden jaarlijks geïndexeerd. 3. Indien de rekenkamer besluit één of meer van zijn leden onderzoekswerkzaamheden uit te laten voeren, dienen zij, net als externe bureaus, hiervoor een prijsopgaaf en planning te overleggen. Artikel 12 Budget 1. De rekenkamer is bevoegd, binnen een aan haar door de raad beschikbaar gesteld budget, uitgaven te doen ten behoeve van de uitvoering van haar taken. 2. Ten laste van het in het voorgaande lid bedoelde budget worden de kosten gebracht van: a. De vergoedingen aan de leden; b. Externe deskundigen die door de rekenkamer worden ingeschakeld; c.

Ondersteuning door de secretaris; d. Eventuele andere uitgaven die de rekenkamer nodig acht voor de uitoefening van haar taak. 3. De rekenkamer verantwoordt de baten en lasten van het vorig begrotingsjaar in het jaarverslag aan de raad, als bedoeld in artikel 185, derde lid, van de wet. Artikel 13 Intrekkingsbepaling De verordening gemeentelijke rekenkamercommissie 2015, vastgesteld op 26 januari 2015, wordt ingetrokken per 1 april 2023. Artikel 14 Inwerkingtreding Deze verordening treedt in werking op per 1 april 2023. Artikel 15 Citeertitel Deze verordening kan worden aangehaald als ‘Verordening op de rekenkamer Noordoostpolder 2023’. Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 3 april 2023. De griffier,

de voorzitter