20.1 Rapportageformat.pdf

Rapportageformat grip op majeure projecten/programma’s Achtergrond Het college en de raad hebben afgesproken om tot een rapportageformat te komen om meer grip te krijgen op majeure (grote) projecten en programma’s. Zie: https://raad.noordoostpolder.nl/Vergaderingen/Gemeenteraad/2020/25-mei/19:30/10-1-Leidraadkader-informatievoorziening-bij-Majeure-projecten.pdf Door periodiek actuele informatie te delen, met transparante informatievoorziening in een leesbare rapportage, is het gevoel van grip te verhogen. Op deze wijze kan het college en de raad overzicht krijgen in de stand van zaken van projecten. Doel Het doel is om grip te hebben op projecten door tijdig en toegankelijk informatie aan te reiken over (grote) beslissingen en transparantie over de afwegingen en afspraken die gemaakt zijn of worden. Uitleg wanneer van het door de raad vastgestelde kader wordt afgeweken of in welke fase een project zit. Selectie van een groot project/ programma Een project / programma wordt getypeerd door haar complexiteit en hoe risicovol deze is afgezet tegen de gemeentelijke belangen. Een hulpmiddel om te bepalen of een project of programma hier onder valt.

Gedacht wordt aan de volgende programma’s en projecten:  Voorzien in Vastgoed waaronder de Campus en Bosbad  Wonen en Leefbaarheid  Klimaat en Energie  Centrum  Gezondheidszorg Cyclus Voorgesteld wordt om deze rapportage 1 maal per jaar aan de raad aan te reiken passend in de P&C cyclus en bij de herzieningen en MPG van grondexploitaties. Rapportageformat Zie onder. Voorstel: Voorgesteld wordt om deze werkwijze in te voeren. ---

Voortgangsrapportage project/programma <….> Datum: Periode: Aan: CC: Basisdocument:

<datum rapportage> <van datum tot datum> <opdrachtgever, MT, college, raad> <projectdossier> <startnotitie, projectplan, plan van aanpak, naam en versie>

Highlights afgelopen jaar Met hoogtepunten wordt hier bedoeld de gerealiseerde producten, zoals documenten, genomen besluiten, bereikte mijlpalen, vermeldingswaardige zaken binnen het project of programma. Status project/programma De status van het project tot nu toe, vergeleken met het plan van aanpak, startnotitie, projectplan Planning Te onderscheiden fasen zijn initiatieffase, definitiefase, realisatiefase, beheer/evaluatiefase Activiteit / fase / product status toelichting

Status Te onderscheiden sturingselementen zijn GOTIK (geld, organisatie, tijd, informatie en kwaliteit) Activiteit / fase / product Geld/Budget Organisatie Tijd Informatie /communicatie/participatie Kwaliteit

status

toelichting

= binnen de kaders, goed = er zijn issues die impact hebben op de kaders, extra zorg = gaat buiten de kaders, ingrijpen Wijzigingen Beschrijf de belangrijkste nieuwe en openstaande wijzigingen. Neem hierbij de omschrijving, de impact op voor de sturingsinstrumenten en stel oplossingen voor inclusief een advies. Knelpunten/issues Omschrijving, gevolgen voor tijd en kosten, voorgestelde oplossingen die als te nemen besluit wordt genomen. Risico’s Beschrijf de belangrijkste nieuwe en openstaande risico’s. Neem de sturingselementen mee. Komend jaar Werkzaamheden Highlight, verwacht werk, wijzigingen in gepland werk etc. Te nemen besluiten Te nemen besluiten de komende periode voor beheersbaarheid van het project voor de komende periode tot het einde van het project of de volgende fase.