16.0 RB Doorontwikkeling griffie.pdf

No. 25.0002061-1

gemeente

NOORDOOSTPOLDER

Emmeloord, 4 december 2025.

Onderwerp Doorontwikkeling griffieorganisatie Noordoostpolder Advies fractievoorzittersoverleg Hetfractievoorzittersoverleg is akkoord. Aan de raad.

Status: ter consultatie Voorgesteld besluit 1. De formatie van de griffie met ingang van 1 april 2026 uit te breiden met een raadsadviseur (0,8 fte) en hiervoor € 61.000 beschikbaar te stellen voor 2026 en structureel € 81.000 op te nemen in de begroting. 2. De 17e wijziging van de programmabegroting 2026 vastte stellen. Doelstelling Een meer toekomstbestendige en strategischer griffie realiseren, die invulling geeft aan de ontwikkelingsrichting en ambitie van de raad en daarmee de griffie. Inleiding De werkgeverscommissie van de gemeenteraad van Noordoostpolder heeft zich in 2024 de vraag gesteld wat voor de gemeenteraad een optimale griffie-omvang zou zijn. Aanleiding daarvoor waren personeelswisselingen en ervaren werkdruk. Daarbij speelt ook mee dat de gemeente groeit en als gevolg daarvoor het aantal raadszetels. De hoeveelheid taken van de gemeente neemt toe door decentralisatie en toevoeging van extra taken. Ook dat heeft consequenties voor de raad en de griffie. De werkgeverscommissie heeft het initiatief genomen extern advies te vragen om een helder beeld te schetsen van de behoeften van de gemeenteraad ten aanzien van de gewenste kwalitatieve ondersteuning door de griffieorganisatie. Dit advies is overgenomen door de werkgeverscommissie en voorgelegd aan het fractievoorzittersoverleg.

De fractievoorzitters hebben ingestemd met deze ontwikkelrichting, al zal deze gefaseerd plaatsvinden. Na een evaluatie van de vorige fase zal voor elke vervolgstap een voorstel aan het fractievoorzittersoverleg voorgelegd worden. De werkgeverscommissie heeft de eerste stap, een uitbreiding van de griffie met een derde raadsadviseur, concreet uitgewerkt in dit raadsvoorstel. Argumenten 1.1 De gemeenteraad staat open voor een bescheiden, stapsgewijze ontwikkeling van de griffie Uit het adviesrapport blijkt dat de raad tevreden is over de griffie en dat men daarnaast open staat voor een stapsgewijze, in tijd gefaseerde doorontwikkeling. Daarmee kan de griffie zich blijven aanpassen aan toekomstige behoeften, ambities en wensen van raad en griffie. 1.2 Ambities en wensen van de gemeenteraad Naar aanleiding van de gehouden interviews met de belangrijkste stakeholders zijn de volgende (verstevigde of aanvullende) rollen benoemd als de raadsambities naar de gewenste werkzaamheden voor de griffie: a. Onderzoeksrol - het namens en voor de raad uitvoeren van zelfstandige (en/of begeleidt als opdrachtgever de uitbesteding) onderzoeken, die bij de besluitvormende stukken worden aangeboden ter ondersteuning van het maatschappelijke debat. b. Adviesrol — het beter (gaan) uitvoeren van de strategische raadsagenda, door het opstellen van startnotities betreffende max.

drie onderwerpen, met aandacht voor de gewenste richting, de bijbehorende kaders, alvorens het college verder kan. Ook wenst de raad meer actieve adviezen van de griffie om de duale verhoudingen te bevorderen. c. Poortwachtersrol — hierbij gaat het over het afstemmingsproces binnen de interne driehoek, het toetsen van de aangereikte agendastukken op gestelde kaders en de kwaliteit van

No. 25.0002061-2

d. e.

analyses en adviezen en het afstemmen van participatietrajecten. Tevens wordt voor alle raadsleden het behandeladvies van de griffie zichtbaar gemaakt. Data-analyses - de raad wil ervaring opdoen met door de griffie uitgevoerde (data) analyses en onderzoeken, proactief aangeboden informatie over signalen uit de samenleving en advisering en georganiseerde bijeenkomsten over deze signalen. Informatiemanagement - de griffie verzorgt actief de rol van informatiemakelaar ten behoeve van besluitvorming, themadossiers en andere (data)analyses.

1.3 Kwetsbaarheid griffie De huidige omvang van de griffie is kwetsbaar gebleken. Gezien de beperkte omvang van de griffieformatie is uitval of verloop een hoog risico. Uitval of wisseling van personeel zorgt voor een verhoogde druk op griffie en kan leiden tot een lagere kwaliteit, het niet leveren binnen afgesproken termijnen en/of het uitgeven van extra middelen aan externe inhuur. 1.4 Ambities, knelpunten en wensen ten aanzien van de griffie Het beeld bestaat dat de huidige formatie, ook in vergelijking met andere griffies, veel werk verzet, voortvarend te werk gaat en op onderdelen vooroploopt. En dat tegen een voor de gemeentegrootte tamelijk beperkte griffie-omvang, zoals bleek uit een benchmark. Dit vertaalt zich voor de komende raadsperiode naar een aantal concrete ambities: a. Aanvulling met een derde commissiegriffier (waartoe dit raadsvoorstel mede dient); b. Het versterken van de (strategische) adviesrol door aan het functiehuis een extra functie senior/strategisch raadsadviseur toe te voegen en de functie van adviseur. c.

d. e.

Juridische advisering;

Raadscommunicatie verder professionaliseren, versterken en uitbreiden door het aantrekken van een (communicatie) adviseur; Bij herschikking van taken in de komende periode, is het de verwachting dat de functie van griffiemedewerker/officemanager enigszins in omvang zal toenemen.

1.5 De aanpassingen leiden tot actualisatie van functieprofielen en -herindeling De in het rapport weergegeven adviezen leiden tot actualisatie van en tot nieuwe functieprofielen. De werkgeverscommissie kiest ervoor om de generieke functieprofielen van de VNG aan te houden, met wellicht op enkele onderdelen een lokale invulling. Omdat de inhoud van de functies in de loop der jaren is veranderd en er een extra laag aan het functiegebouw wordt toegevoegd, zal er ook een functieherindeling volgen. Kanttekeningen 1.1 Doorontwikkeling vraagttijd Met dit besluit zet de raad een ontwikkeling in gang die de komende jaren stapsgewijs zal worden doorgevoerd. Via het griffieplan en de verantwoording over dat plan aan de werkgeverscommissie, kan hier door de commissie invulling aan gegeven worden. De commissie zal de raad, via het fractievoorzittersoverleg, hiervan op de hoogte houden. 2.1 Doorontwikkeling gaat gepaard met kosten Omdat er sprake is van extra capaciteit vraagt de doorontwikkeling om middelen. Dat betreft op dit moment een eerste concreet punt, de fte-uitbreiding voor een raadsadviseur. Daarnaast volgen wellicht kosten n.a.v. de functieherindeling na vaststelling van de functieprofielen.

Participatie Niet van toepassing Planning/uitvoering Na vaststelling zal werving en selectie plaatsvinden voor een derde raadsadviseur, zodat de nieuwe raad kan starten met een kwantitatief en kwalitatief nog beter toegeruste griffie. Bijlagen Geen. De werkgeverscommissie griffie, names deze Mevr. L. Mulder, voorzitter.

¢

No. 25.0002061-3

& gemeente

8

NOORDOOSTPOLDER RAAD

De raad van de gemeente Noordoostpolder, gelezen het voorstel van de Werkgeverscommissie van 4 december 2025, no. 25.0002061: gelet op artikel 107e Gemeentewet; gelet op de Verordening Werkgeverscommissie griffie Noordoostpolder 2019 BESLUIT:

1. 2.

De formatie van de griffie met ingang van 1 april 2026 uit te breiden met een raadsadviseur (0,8 fte) en hiervoor € 61.000 beschikbaar te stellen voor 2026 en structureel € 81.000 op te nemen in de begroting. De 17e wijziging van de programmabegroting 2026 vast te stellen.

Aldus besloten in de openbare vergadering van 26 januari 2026. griffier,

Dp