11.5 VNG Handreiking Wijziging GR.pdf
Tekst van het document
Zo kan bijvoorbeeld bepaald worden dat vergaderstukken en verslagen van algemene besturen, besturen van bedrijfsvoeringsorganisaties en gemeen schappelijke organen actief aan raden worden gezonden. Deze moeten binnenkort ook actief openbaar gemaakt worden.50 Datzelfde geldt voor agenda's en beslui tenlijsten van het dagelijks bestuur van een openbaar lichaam.51 In de fase van uitvoering en monitoring (zie par 4.1) staat de gemeenteraad meer op afstand en controleert hij vooral. Daarvoor is wel goede en structurele informatie nodig. Het is daarom van belang dat er goede afspraken worden gemaakt tussen de gezamenlijke gemeenteraden enerzijds en de colleges en het samenwerkings verband anderzijds, over: 1.
Het moment van informatievoorziening;
2.
De wijze van informatievoorziening;
3.
Het onderwerp van informatievoorziening.
49
Bij een burgemeestersregeling rust deze verplichting op de burgemeester (artikel 180 lid 2 Gemeentewet). 50 Artikel 3.3 lid 2 aanhef en onder c Wet open overheid (het artikel is thans nog niet in werking getreden). 51 Artikel 3.3 lid 2 aanhef en onder d Wet open overheid (het artikel is thans nog niet in werking getreden).
Vereniging van Nederlandse Gemeenten
29
Onder alle drie de thema's schuilt een belangrijke keuze tussen informatie op hoofdlijnen en meer gedetailleerde informatie. Het is wenselijk dat vaker kort en krachtig op hoofdlijnen wordt geïnformeerd en dat slechts eens per jaar (bijv. bij het jaarverslag) op meer gedetailleerde wijze wordt geïnformeerd. Daarmee wordt de werklast voor het samenwerkingsverband, maar ook voor de raadsleden vermin derd. De hoofdlijnen moeten zich vooral beperken tot: a. Welke beleidswijzigingen worden voorbereid en wat zijn de politieke keuzes daarbij; a. a.
Hoe zijn beleidskeuzes die het afgelopen jaar zijn gemaakt uitgevoerd, en ligt dit op schema; Bij afwijkingen van de afgesproken beleidslijnen moet direct en actief geïnfor meerd worden waarom er een afwijking plaatsvindt en wat hieraan gedaan kan worden om bij te sturen.
Het is cruciaal dat deze informatie kort en bondig, maar met inzicht in de te maken keuzes, wordt gepresenteerd. Zo hebben de raden meer mogelijkheden om tussentijds te sturen. Per beleidsveld worden aparte afspraken gemaakt over de frequentie van deze terugkoppelingen. Deze moet zodanig vaak zijn dat de raden niet achteraf met onvoorziene tekorten worden geconfronteerd, maar ook weer niet zo vaak dat de raden én het samenwerkingsverband er overbelast door raken. Het idee is immers dat de raden ook actief iets met de informatie doen die zij ontvangen (en daarbij eventueel de in deze handreiking geschetste instrumenten inzetten). Maatwerk is daarom van belang. Zaken die meer going concern zijn (zoals uitvoering van langlopende beleidsafspraken) kunnen jaarlijks terugkomen in de jaarrekening en het jaarverslag. Naast de structurele informatievoorziening vindt ook incidentele informatievoorzie ning plaats. Dit kan zijn aan de hand van een onverwacht voorval, waarbij het samenwerkingsverband of het college de raad actief informeert.
De raadsleden kunnen ook zelf om inlichtingen vragen, dat recht hebben zij wettelijk.52 De gevraagde inlichtingen moeten, voor zover die natuurlijk gericht zijn op informatie waarover het samenwerkingsverband kan beschikken, aan alle raden verstrekt worden (eventueel onder geheimhouding als één van de uitzonderingsgronden van de Wet open overheid zich voordoet). Anders kunnen de raden hun controlerende taak niet oppakken. In de gemeenschappelijke regeling zouden afspraken kunnen worden opgenomen over hoe snel en op welke wijze de informatie wordt verstrekt.
52 Artikel 17 lid 1 Wgr.
30
Vereniging van Nederlandse Gemeenten
5 Tot slot De raden, colleges en besturen van samenwerkingsverbanden staan voor een aantal belangrijke keuzes. Daarbij moet steeds gekeken worden naar de intentie om de positie van de gemeenteraad te versterken, maar wel op een manier dat het samenwerkingsverband zijn taken ook doelmatig en doeltreffend, of efficiënt en effectief kan oppakken. De inzet van extra instrumenten moet de kaderstellende of controlerende rol van de raad versterken, zonder de raad verder te overbelasten. Heeft een raad geen behoefte aan bepaalde instrumenten, zet ze dan vooral ook niet in. De gewenste invloed kan ook per gemeenschappelijke regeling verschillen. In de ene gemeenschappelijke regeling gaat immers meer geld om, worden meer beleidskeuzes gemaakt of raakt die sneller aan de belangen van inwoners. Dan is actievere sturing mogelijk gewenst. Hoe beleidsneutraler de uitvoering van de samenwerking wordt, hoe minder interessant het voor de raad zou moeten zijn. De raad moet zich blijven controleren op zijn kaderstellende en controlerende rollen, en proberen te voorkomen dat hij louter op de bedrijfsvoering (lees: organisatie) en financiën gaat sturen. Een gemeenschappelijke regeling is immers een hulpmiddel om bepaalde beleidsdoelstellingen te bereiken.
Om die reden is op enkele plekken ook aangegeven om meer strategisch te kijken naar de inzet van instrumenten, bijvoorbeeld ad hoc in de beleidscyclus. Daarmee worden zinloze vergaderingen voorkomen en daarmee de overbelasting van de gemeenteraad. Er moeten dan wel duidelijke kaders gesteld worden door de raad, wanneer de raad wél actief betrokken wenst te worden. Het college noch het samenwerkingsverband kunnen dat namelijk zomaar invullen voor de raad. Er is, zoals de Raad voor het openbaar bestuur het in 2015 al eens stelde, een goede wisselwerking nodig tussen raad, college, ambtelijke apparaat en samenwerkings verband.53 De instrumenten uit de wetswijziging van 2022 maken dat niet anders.
53
Raad voor het openbaar bestuur, Wisselwerking. Naar een betere wisselwerking tussen gemeenteraden en de bovengemeentelijke samenwerking (ROB 2015).
Vereniging van Nederlandse Gemeenten
31
Vereniging van Nederlandse Gemeenten Nassaulaan 12 2514JS Den Haag + 31 70 373 82 00 info@vng.nl oktober 2022