11.1 Rekenkameronderzoek VIV gemeente Noordoostpolder.pdf

48 / 58

4. Nawoord rekenkamer De rekenkamer dankt het college voor haar uitgebreide en heldere reactie. We waarderen het dat het college onze aanbevelingen overneemt en daarbij ook concrete acties benoemt. Niettemin wijkt het college op een aantal punten iets af van de strekking van onze aanbevelingen. Wij nodigen de raad uit het gesprek met het college hierover te voeren. Als input voor dat gesprek geeft de rekenkamer de volgende aandachtspunten mee voor de volgende aanbevelingen: • Aanbeveling 1: het college heeft onze aanbeveling concreet gemaakt met: “Bij het Uitvoeringsjaarplan 2025 komen wij met een procesvoorstel hoe we gezamenlijk met de gemeenteraad kunnen komen tot een vervolg op het Uitvoeringsprogramma VIV. “ De rekenkamer wil hieraan toevoegen dat het ons vooral gaat om expliciet te kijken naar mogelijke hiaten in de begroting. Het is daarbij van belang om dan te bezien of er voldoende middelen zijn voor de vervanging van de huidige vastgoedportefeuille, mede in het licht van het huidige ambitieniveau. • Aanbeveling 3: het college heeft ervoor gekozen deze aanbeveling uit te werken, maar zet vraagtekens bij het vastleggen van procedures rondom scopewijzigingen. Het college stelt namelijk dat procedures bij scopewijzigingen niet nodig zijn, omdat scopewijzigingen altijd via het college naar de raad gaan voorzien van een onderbouwing.

Onze aanbeveling focust zich niet zozeer op de processtappen van college naar raad, maar juist op het traject dat daaraan vooraf gaat, de ambtelijke uitwerking en onderbouwing van de wijziging in de scope. Wijzigingen in de scope hebben vaak veel impact, juist door de wijzigingen via een vaste set schriftelijk vastgelegde regels te laten lopen worden de processtappen niet alleen eenduidig maar ook navolgbaar bij eventuele personeelswisselingen. Tevens gaat het college bij de uitwerking van de aanbeveling voorbij aan het feit dat de positie van de concerncontroller in de te ontwikkelen procedure zo ook meer vast komt te liggen. Daarnaast geeft het college een aantal nuanceringen aan bij het opnemen van alle projecten in het VIV zowel inhoudelijk en als financieel. De rekenkamer wil benadrukken dat alle separate projecten en Majeure Projecten (aangaande vastgoed) niet alleen functioneel, maar ook financieel in samenhang gepresenteerd moeten worden. Indien dit niet gebeurt ontstaat er geen compleet (financieel) beeld bij de raad in het maatschappelijk vastgoed. Belangrijk is om voor de Majeure Projecten de door de raad gevraagde aanvullende verantwoordingsrapportage daarbij te gebruiken.

• Aanbeveling 4: Het college nuanceert onze aanbeveling voor wat betreft de PM-posten door het volgende te vermelden: ”Wij delen die mening maar zien ons af en toe ook genoodzaakt om hier wel mee te werken omdat wij de raad wel een signaal willen geven, maar een benodigd investeringsbudget nog niet gespecificeerd kan worden.“ De rekenkamer wil benadrukken dat het hanteren van een PM post een uitzondering moet zijn. Daarnaast zou het, op basis van de normbedragen mogelijk moeten zijn om een bandbreedte aan te geven, veel parameters voor de berekening van onderhoud, renovatie en vervanging zijn bekend. De voorspelbaarheid van investeringen en opgaven wordt daarmee vergroot.. • Aanbeveling 5: Het college stelt deze aanbeveling uit tot helder is wat de gehele insteek is van het brede rekenkameronderzoek. Daarbij vermeldt het college dat: ”Een algemene risicoparagraaf voor het hele programma brengt veralgemenisering met zich mee waardoor het instrument kracht verliest.“ De rekenkamer wil benadrukken dat deze aanbeveling zich richt op het probleem dat de raad updates over de voortgang van projecten van het VIV ontvangt. Maar in deze informatie is niet duidelijk wat de impact van keuzes op projectniveau is voor de totale portefeuille en op het totaal budget. Daarom blijft

49 / 58

•

de rekenkamer aanbevelen om niet alleen op projectniveau risico’s te presenteren, maar ook een structurele risicoparagraaf op te nemen waarin inzichtelijk is wat de impact op de totale portefeuille is. Aanbeveling 7: Het college neemt onze aanbeveling over, maar vermeldt nog wel dat de gemeente niet wil uitgaan van één index maar juist kijkt naar meerdere instrumenten om de ontwikkelingen te duiden. De rekenkamer benadrukt hierbij dat voor de kostenontwikkeling bij bouwprojecten de BDBindex de meest gebruikelijk norm is. De rekenkamer pleit er daarom ook voor om deze in ieder geval ook te betrekken in het bepalen van de index. Daarbij is ook zeker de onderbouwing van de gehanteerde index van belang, omdat daarmee de opbouw van het normbedrag pas inzichtelijk wordt.

50 / 58

Bijlage 1. Normenkader

Deelvragen

1

2

3

A. Wat zijn de kaders (voorafgaand aan project) en de gestelde doelen voor het vastgoedbeleid van de gemeente Noordoostpolder, zowel het accommodatiebeleid als ook de infrastructurele werken en de majeure projecten (hierna: vastgoed)?

A. Wat is de argumentatie om bepaald vastgoed wel en bepaald vastgoed niet in VIV & Meerjaren Onderhoudsplan Wegen (MOW) op te nemen en waarom zijn voor andere majeure projecten PM posten opgenomen? B. Wie bepaalt de opname in VIV en/of MOW? C. Wat zijn de voor- en nadelen van het wel of niet opnemen in de VIV & MOW en heeft de raad hier een rol in? A. Hoe worden de middelen begroot voor het vastgoed uit vraag 1 en hoe wordt bepaald of dit een reële begroting is om de kwaliteit van het vastgoed voldoende meerjarig te kunnen borgen? B. En bij de vrijvallende kapitaallasten van eerdere investeringen: worden die

Norm

Paragraaf

A. Er zijn beleidskaders ten aanzien van 2.1 vastgoed resp. infrastructuur vastgesteld. B. Voorafgaand aan een project wordt de relatie met de beleidskaders (zie A) gelegd en 2.1, 2.4.4 zijn de projectspecifieke kaders vastgesteld. C. Voor majeure projecten gelden verbijzonderde kaders.

NTB

D. De kaders voorzien in mogelijkheden om te sturen op doelmatigheid en doeltreffendheid. A. In beleid is het onderscheid gemaakt tussen een investering, vervangingsinvestering en onderhoudskosten.

2.1, 2.1.2, 2.2.4, 2.4.5

B. In de verantwoordingsinformatie is het genoemde onderscheid duidelijk aanwezig.

2.4.1, 2.4.5

C. Er zijn spelregels of uitgangspunten vastgelegd wanneer een investering wordt opgenomen in het VIV of het MOW. D. Het besluit tot het opnemen van een investering gebeurt door de daartoe bevoegde persoon. E. De afwegingen om vastgoed op te nemen in het VIV en MOW zijn navolgbaar. A. In beleid ligt vast hoe de gemeente haar activa – zijnde vastgoed resp. infrastructuur – langjarig op een bepaald kwaliteitsniveau behoudt. B. In beleid ligt vast hoe de gemeente komt tot investeringsbeslissingen en welke financiële spelregels daarbij gelden. C. De onderbouwing van investeringen voorziet in methoden om de betrouwbaarheid/voorspelbaarheid te verhogen (denk aan marktconformiteit).

2.2.3, 2,4

2.2.2

2.2.2 2.2, 2.4.4

2.1, 2.3.2, 2.4

51 / 58

C.

A.

4

A. 5

A. 6

gereserveerd voor toekomstige investeringen? Houden de gereserveerde middelen voor toekomstige investeringen voldoende rekening met prijsstijgingen en veranderende eisen met betrekking tot bijvoorbeeld veiligheid, energiegebruik en onderwijsgebruik? Hoe zijn de taken en bevoegdheden bij het vastgoedbeleid inclusief infrastructurele werken en majeure projecten verdeeld tussen de raad, het college van B&W en de ambtelijke organisatie? Hoe is de gemeentelijke vastgoedportefeuille samengesteld en hoe is deze verdeeld over de programma’s in de gemeentebegroting? Welke normbedragen worden gehanteerd bij renovatie of vervanging en zijn die bedragen realistisch, gegeven de geldende wetgeving?

7

A. Wat is de staat van onderhoud en hoe wordt dat integraal en gemonitord?

8

A. Wat is de meerjarige planning van het onderhoud en hoe vindt de actualisatie plaats?

9

A. In hoeverre houdt de gemeente adequaat toezicht op de onderhoudssituatie van het VIV, VII, majeure projecten en ander infrastructurele werken als wegen en bruggen?

D. Risico’s op grote toekomstige investerings- en/of onderhoudsopgaven worden onderkend, van beheersmaatregelen voorzien en verantwoord.

A. De taken en bevoegdheden zijn helder vastgelegd met een duidelijke verdeling tussen raad, het college van B&W en de ambtelijke organisatie. De taken en bevoegdheden worden conform de vastgelegde afspraken ingevuld.

2.5

A. De gemeentelijke activa (vastgoed resp. infrastructuur) zijn onderverdeeld naar hun relatie met programma’s en producten in de begroting.

2.4

A. De gehanteerde normbedragen zijn marktconform en passen bij de geldende wetgeving.

2.4

A. In het beleid is een vorm voor onderhoud vastgelegd, waaraan periodiek getoetst 2.3 wordt en waar bestedingsplannen op gebaseerd worden. A. Er is een meerjarenonderhoudsplan als instrument om de gewenste staat van 2.3 onderhoud te bewaken. A. De gemeenteraad wordt tijdig van volledige informatie voorzien aangaande het beleid (doelen) en de realisatie van onderhoud. 2.3, 2.5 B. De gemeenteraad neemt besluiten over onderhoud wanneer de aan hen beschikbaar gestelde informatie daar aanleiding voor geeft.

52 / 58

10

11

12

13

14

A. In welke mate verloopt de uitvoering van beleid, toezicht en verantwoording doelen en financiën volgens verwachting? A. Welke informatie ontvangt de gemeenteraad over de stand van zaken ten aanzien van het realiseren van deze doelen? A. Hoe kan de raad (tussentijds) sturen op de planning (doelen en financiën) van Vastgoed? Mede in relatie tot de jaarlijkse overhevelingen. A. Is deze informatie toereikend om de resultaten (tijdens projectuitvoer) van het vastgoedbeleid inclusief majeure projecten en andere infrastructurele werken op hoofdlijnen te kunnen controleren? Zo nee, hoe kan deze informatie worden verbeterd? A. Het college neemt in de paragraaf onderhoud kapitaalgoederen bij de begroting en de jaarstukken de verplichte onderdelen op grond van artikel 12 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten op.

A. Zie norm 9A.

2.5

A. Zie norm 9A.

2.5

A. De gemeenteraad heeft voldoende effectieve mogelijkheden om (tussentijds) bij te sturen op planning, doelen en 2.5 financiën.

A. De informatie die de gemeenteraad ontvangt is toereikend om resultaten te controleren. B. B. De gemeenteraad ontvangt aangaande 2.5 majeure projecten extra informatie (conform spelregels majeure projecten) om haar controlerende taak hierbij sterker te kunnen uitvoeren.

2.4

53 / 58

Bijlage 2. Bronnenoverzicht

1.

Onderwerp /document Programmabegroting 2023-2026

2.

Financiële beheersverordening 2023

3.

Stukken die inzicht geven in de governance van de gemeente Noordoostpolder Algemene kader-/visiestukken op het gebied van vastgoedbeleid, procesafspraken en onderhoud / MJOP/ Onderhoudsbeleid Beleidsplan Openbare Ruimte 2020 (of recenter) Gemeentelijk verkeers- en vervoersplan

4.

5. 6. 7.

8.

9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16.

17.

Strategische raadsagenda 2014: Maatschappelijk vastgoed & Cultuurbedrijf (27 maart 2014) Verordening Voorzieningen Huisvesting Onderwijs 2015 Startnotitie Voorzien in Vastgoed (22 februari 2016) Beleidsvisie Voorzien in Vastgoed (16 oktober 2017) Uitvoeringsprogramma Voorzien in Vastgoed 2018-2029 (19 februari 2018) Integraal Huisvestingplan Onderwijs Noordoostpolder 2018-2029 (5 februari 2018) Raadsbesluit VO Campus (24 februari 2020) Leidraad (kader) informatievoorziening bij Majeure projecten (25 mei 2020) Strategische Raadsagenda 2022-2026: Cultuurbedrijf (30 maart 2022) Uitvoerings- en beheerplan Wegen en Riolering 2023 (college, maart 2023: is in LIS opgenomen) Startnotitie Cultuurhuisvesting (3 april 2023)

Bron Gemeenteraad 14 november 2022 13:30:00, Gemeente Noordoostpolder Gemeenteraad 11 december 2023 19:30:00, Gemeente Noordoostpolder Besturingsfilosofie en Mandaatregeling NOP Informatie opgevraagd bij geïnterviewden

Beleidsplan | Gemeente Noordoostpolder Gemeenteraad 03 april 2023 19:30:00, Gemeente Noordoostpolder Gemeenteraad 27 maart 2014 19:30:00, Gemeente Noordoostpolder Verordening voorzieningen huisvesting onderwijs gemeente Noordoostpolder 2015 | Lokale wet- en regelgeving (overheid.nl) Gemeenteraad 22 februari 2016 19:30:00, Gemeente Noordoostpolder Gemeenteraad 16 oktober 2017 21:15:00, Gemeente Noordoostpolder Gemeenteraad 19 februari 2018 19:30:00, Gemeente Noordoostpolder Gemeenteraad 19 februari 2018 19:30:00, Gemeente Noordoostpolder Gemeenteraad 24 februari 2020 19:30:00, Gemeente Noordoostpolder Gemeenteraad 25 mei 2020 19:30:00, Gemeente Noordoostpolder Gemeenteraad 30 maart 2022 19:30:00, Gemeente Noordoostpolder Gemeenteraad 03 april 2023 19:30:00, Gemeente Noordoostpolder Gemeenteraad 03 april 2023 19:30:00, Gemeente Noordoostpolder

54 / 58

Aanpassing Uitvoeringsprogramma VIV 2023 (10 juli 2023) VIV Uitvoeringsjaarplan 2024 (11 december 2023)

Gemeenteraad 10 juli 2023 13:30:00, Gemeente Noordoostpolder Gemeenteraad 11 december 2023 19:30:00, Gemeente Noordoostpolder

20.

Programma & Overzicht Onderwijshuisvesting 2024 (11 december 2023)

Gemeenteraad 11 december 2023 19:30:00, Gemeente Noordoostpolder

21.

VII Mobiliteitsvisie 2050 (2022)

22.

Nota reserves en voorzieningen

a. Mobiliteitsvisie 2050 (2022) b. 20240422 Memo aan raad, proces VII 20240521 Presentatie GR Voorzien in infra Nota reserves en voorzieningen 2024

23.

Zwembad Bosbad (Emmeloord)

24.

Sociaal cultureel centrum / Dorpshuis de Marke en sporthal Triangel (Marknesse)

25

Financiële positie gemeente

18. 19.

a. 20190506 RB Toekomstscenario’s Bosbad b. 20220525 RB Keuze renovatie/verbouw c. 20221114 RB Aanvullende middelen 20240129 RB Nieuwbouw Bosbad a. Uitvoeringsjaarplan 2020 (blz. 6 vermelding aanpak dorpshuis) b. 20220301 Memo GR Stand van zaken Dorpshuis Marknesse c. 20230309 B&W Dorpshuis bij sporthal Marknesse 20230710 RB Clusterwijziging middelen dorpshuis en sporthal Marknesse (punt 25) a. 20260326 Memo financiële positie naar 2030 voor de gemeenteraad b. 20240326 Lijst investeringen 2024-2027 c. 25. c 20240408 Presentatie commissie Doorkijk financiële positie 2030

Aanvullende documenten uit gesprekken / interviews RB Rapportageformat Majeure projecten 2023 Rapportageformat Majeure projecten 240422 Memo aan de raad - proces VII 4. D07 00 Memo VIV Financiële positie in Perspectiefnota 2025 Bijlage I 20220929 Scenario-onderzoek VOCampus Bijlage II 20230829 Investeringsraming Marknesse

55 / 58

Bijlage 3. Overzicht leidende documenten

56 / 58

Bijlage 4. Overzicht geïnterviewde personen

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13

Organisatieonderdeel

Rol

College van B&W College van B&W Bedrijfsvoering, Financiën & Control Bedrijfsvoering, Financiën & Control Bedrijfsvoering, Financiën & Control Bedrijfsvoering, Financiën & Control Beleidsontwikkeling Beleidsontwikkeling Beleidsontwikkeling Ingenieursbureau Ingenieursbureau Ingenieursbureau Ingenieursbureau

Wethouder Wethouder Adviseur Teamleider Financieel beleidsadviseur Manager Manager Projectmanager Programmamanager Manager Adviseur infrastructuur Teamleider vastgoed & geo-informatie Teamleider realisatie & beheer

57 / 58

Werken met TwynstraGudde betekent samen maatschappelijke transities werkend krijgen. Met advies, management en opleidingen helpen we mensen en organisaties bij duurzame veranderingen. Denk aan energie en klimaat, wonen, veiligheid, landbouw, mobiliteit, zorg en onderwijs. Onze kracht ligt in daadkracht. In het creëren van oplossingen die werkbaar zijn én werkbaar blijven. Samen met onze opdrachtgevers - en alle belanghebbenden daaromheen - werken we aan een samenleving die schoon, veilig, gezond en weerbaar is. Zo maken we blijvend impact op morgen.