Verslag auditcommissie 25 oktober 2021

Verslag van de DIGITALE bijeenkomst van de auditcommissie op maandag 25 oktober om 18.45 uur. Aanwezig: Tijdstip: Locatie:

K. de Jager (voorz.), S. Keizer, P. Braaksma, A. Slomp, financieel adviseur, T. Toren adj. griffier en H. Prins – griffie. Namens de RKC neemt J. Westinga deel aan deze bijeenkomst. 18.45 uur digitaal via Zoom

1. Opening door de voorzitter, dhr. K. de Jager 2. Vaststellen agenda De agenda wordt ongewijzigd vastgesteld. 3. Verslag auditcommissie d.d. 30-06-2021 Er zijn geen op- of aanmerkingen. Het verslag wordt ongewijzigd vastgesteld. 4. Evaluatie It Petear d.d. 7 oktober / financiele informatie B&W / Accountant Heeft dit voldaan aan de verwachting? Leden van de auditcommissie geven aan dat zij een andere verwachting hadden van de financiële informatie die gepresenteerd is tijdens it Petear op 7 oktober jl. Men had meer diepgang verwacht. De informatiebijeenkomst was op initiatief van het college georganiseerd. Het college deed dit eerder eind maart en heeft toen aangegeven dit vaker te willen doen. Voor de auditcommissie is het duidelijk dat de presentatie op deze manier geen meerwaarde had. Door weth. T. Berends is aangegeven dat voor meer diepgang 2x15 minuten te kort was. Het is jammer dat dit niet gemeld is bij griffie / agendacommissie. Men is het er over eens dat meerwaarde creëren begint bij van elkaar weten waar de behoefte ligt. Dit wordt gezien als een leermoment; betreffende onderwerp verdient minimaal een aparte avond. Mogelijk zelfs meerdere avonden. P. Braaksma merkt op dat het belangrijk is dat de financiële kennis fractiebreed op orde is, dus niet alleen bij de zgn. “specialist” binnen een fractie. T.

Toren geeft aan dat de Rekenkamercommissie bezig is met een onderzoek naar de financiële informatievoorziening aan de gemeenteraad. Het tweede deel van dit onderzoek is gericht op participerend onderzoek. Met de raden bekijkt de RKC hoe omgegaan wordt met de financiële informatie die wordt aangereikt. Dit wordt raadsbreed opgepakt de komende periode (t/m de PPN 2022). 5. Tweede tussentijdse rapportage De tweede tussentijdse rapportage laat een flink positief beeld zien. Dit komt bijvoorbeeld door hogere rijksbijdrage(n) als gevolg van extra middelen voor Jeugdzorg, Coronacompensatie, stijging van het Accres (het rijk geeft meer uit, dan krijgen wij ook meer) en hoeveelheidsverschillen in aantallen. Er wordt regelmatig meer geld toegekend vanuit het rijk dan vooraf verwacht. Dit heeft vooral te maken met de gebruikte maatstaven (aantallen) die vaak 2 jaar nadien definitief worden vastgesteld. Een voorbeeld hiervan is bijvoorbeeld de leerlingaantallen voortgezet onderwijs (na-ijleffect).

Hoewel er op de algemene uitkeringen vaak mutaties zijn (via mei- en septembercirculaire), is tot dusver altijd behoudend geraamd bij de maatstaven waar we als gemeente geen invloed op hebben. De wens van veel gemeenten is dat het Rijk het basisbedrag van de Algemene uitkering 4 of 5 jaar zou vastzetten, dan kunnen gemeenten daar beleid op maken. Nu wijzigt 2 keer per jaar de koers en het is lastig daar op te sturen. Ook in de begroting die overlegd moet worden aan de Provincie werkt dit door. P. Braaksma geeft aan dat wanneer we steeds bezuinigen, terwijl later blijkt dat er wel voldoende financiële middelen zijn, dit de geloofwaardigheid niet ten goede komt. Meer durf tonen bij het opstellen van de begroting is wat hem betreft wenselijk. Nu zijn de budgetten niet goed verdeeld, er moet meer balans komen. A.Slomp verwacht wat dat betreft veel van de nieuwe manier van begroten (Zero based budgeting). Deze manier van begroten geeft meer inzicht, meer handvatten, wat is belangrijk / minder belangrijk en geeft zicht op een betere balans in de budgetten en de mogelijkheid om weg te blijven van de jaarlijkse discussie om te moeten bezuinigen. De begroting 2023 zal op deze manier opgesteld worden. Het is daarbij wel aan de raad om ook daadwerkelijk keuzes te maken die er voor zorgen dat er een structurele buffer ontstaat waardoor weggebleven kan worden van die discussie. P.

Braaksma stelt A. Slomp de vraag of het mogelijk is gebruik te maken van progressieve afschrijving bij bijvoorbeeld financiering onderwijshuisvesting. Slomp geeft aan dat in de financiële verordening bepaald is dat afschrijving lineair dan wel annuïtair geregeld moet worden. Hij zegt toe het BBV te zullen checken op deze vraag en komt hier schriftelijk op terug (reactie wordt toegevoegd aan dit verslag). 6. Voorstel en voorbereiding bijeenkomst met RKC gezamenlijk met auditcommissie Dantumadiel (+korte s.v.z. onderzoek RKC) De gez. RKC is bezig met een onderzoek naar de financiële informatievoorziening in beide gemeenten. Het is een onderzoek in twee delen. Het eerste deel doet onderzoek naar de informatie die wordt verstrekt aan de gemeenteraden over de financiën (documentstudie, hiervoor is een extern deskundige ingeschakeld). Enkele onderwerpen worden hierin speciaal uitgelicht: Onderwijshuisvesting, Kapitaalgoederen, sociaal domein en de P&C cyclus. Dat onderdeel is zo goed als afgerond, in december worden de raden geïnformeerd. De RKC gaat nu van start met deel 2, dat betreft participerend onderzoek, met de raden bekijken hoe zij zelf omgaan met deze informatie, hoe wordt de informatie verwerkt. De RKC kijkt mee en wil de raad daarin ondersteunen. Dit geldt ook voor de beide auditcommissies.

De RKC wil graag met de auditcommissie in gesprek over de samenstelling, de werkwijze, de terugkoppeling richting raden, etc. Voorzitter Roebroek heeft hiervoor een document gemaakt en dat wil hij graag met de gezamenlijke auditcommissies bespreken in een soort benen op tafel bijeenkomst. Voorstel is op woensdag 24 november a.s. om 19.30 uur in Dokkum. De leden van de auditcommissie gaan hiermee akkoord. 7. Voorstel en voorbereiding evaluatiebijeenkomst begeleidingscommissie RKC (begeleidingscommissie bestaat uit 3 leden NE-F en 2 leden DanD) Op 24 november a.s. aansluitend aan gez. bijeenkomst Auditcommissies In de verordening van de RKC is aangegeven dat de begeleidingscommissie één keer per jaar een evaluatiebijeenkomst heeft met de RKC leden. De start van de RKC was op 1 oktober 2020, daarom wordt voorgesteld een evaluatiebijeenkomst te organiseren. In NE-F zitten de leden van de auditcommissie alle drie in de begeleidingscommissie. Vanuit Dantumadiel 2 leden. Het voorstel is deze bijeenkomst aansluitend te organiseren

aan de gezamenlijke bijeenkomst met de auditcommissies van Dantumadiel en de RKC. De leden gaan hiermee akkoord. Onderwerpen die aan de orde kunnen komen: Terugblik afgelopen jaar, onderzoeksprogramma, de voortgang en nieuwe voorzitter. De auditcommissie gaat nadenken of hier nog onderwerpen/agendapunten aan toegevoegd moeten worden. 8. Rondvraag Geen opmerkingen 9. Sluiting De voorzitter K. de Jager sluit om 19.15 uur de vergadering.