Technische vragen CDA-CU met antwoorden Jaarrekening 2020

Technische vragen Jaarrekening 2020

CDA 1

Vraag Bladzijde 65; Er zijn nagenoeg geen bedrijfskavels meer te koop in de gemeente, er wordt volop ingezet in uitbreiding. Wat is de status hiervan? Niet alleen voor Dokkum, maar ook de overige dorpen. Antwoord: Voor Dokkum (Betterwird fase 2A,2B en 3) wordt momenteel gewerkt aan een uitbreidingsplan van in totaal 10 ha. In eerste instantie 6 ha en in een later stadium 4 ha. Dit gebeurt op basis van het Bedrijfsterreinenconvenant. Er liggen geen concrete uitbreidingsplannen voor bedrijfsterreinen op andere locaties binnen de gemeente waar nu aan gewerkt wordt. Er worden op dit moment gesprekken gevoerd vanuit de regio Noordoost Fryslân met de Provincie over een nieuwe convenant bedrijventerreinen. In die gesprekken wordt het huidige convenant met de Provincie geëvalueerd als opstap naar het nieuwe convenant. Hierin worden voor de periode 2021-2025 afspraken gemaakt over het aantal hectares netto bedrijventerrein dat in de regio mag worden aangelegd.

2

3

4

5

Bladzijde 98; Er zijn geen structurele financiële middelen voor verkeersveiligheid. Wordt er dan helemaal niets aan gedaan? Het lijkt me dat er toch wel iets aan gedaan wordt. Antwoord: Bij regulier wegenonderhoud kunnen soms (zeer) kleine aanpassingen aan de infrastructuur worden meegenomen. Maatregelen voor verkeersveiligheid waarvoor financiële middelen nodig zijn kunnen niet worden uitgevoerd. Mocht er een maatregel nodig zijn dan wordt hier een afzonderlijk voorstel voor opgesteld. Bladzijde 108; Dubieuze debiteuren. De voorziening is opgehoogd zo te zien. Wat is de verwachting van de inning van de deze debiteuren? Gezien de crisis waar we nu in zitten. Wat is de gemiddelde tijd aan debiteuren die open staan? Antwoord: Bij dubieuze debiteuren bestaat er een gerede twijfel over de mate waarin de vorderingen inbaar zijn. De gemeente is verplicht om de vorderingen bij het opmaken van de eindbalans te beoordelen en hiervoor een voorziening op te nemen. Vorderingen bestaan dus nog wel, maar er is alvast rekening gehouden met het feit dat het geld misschien niet (volledig) binnenkomt. Wij hebben op dit moment niet paraat wat de gemiddelde termijn is van de openstaande vorderingen. Er zijn vorderingen die al heel lang openstaan en waar invorderingsacties voor zijn ingezet.

Ze liggen bijvoorbeeld bij de deurwaarder, er is een betalingsregeling getroffen of ze worden in termijnen betaald, bijvoorbeeld met automatische incasso. Het merendeel van de debiteuren betaald voor de vervaltermijn. Indien een debiteur niet tijdig betaald worden er zo snel mogelijk invorderingsacties ondernomen, zoals betalingsherinnering, aanmaning en zondig dwangbevel. Bladzijde 123; Faillissement verbonden partijen. Is hier een combinatie met dubieuze debiteuren te maken? Invloed is 5% met een max van 800.000 dat is nogal wat. Antwoord: Nee die combinatie is niet direct te maken. Het gaat hier om verbonden partijen die mogelijk door Corona een hogere bijdrage nodig hebben. Tot op heden is dit echter niet tot uiting gekomen, mede ook door de brede rijkscompensatieregelingen die er zijn. Bladzijde 124; Ziekteverzuim. Er is nog steeds een risico omtrent een extreem hoog ziekteverzuim van het personeel. Het ziekteverzuim was 6,27% en wat is het cijfer wat acceptabel is? Wat wordt er allemaal aan gedaan om het ziekteverzuim te verlagen? Antwoord: Hoewel het cijfer wellicht hoog lijkt, is dit cijfer niet geheel afwijkend van het landelijke beeld. Een acceptabel ziekteverzuim is niet echt vast te stellen. Wel is er organisatie breed een streven vastgelegd om jaarlijks het verzuimcijfer met een half tot een heel procent te laten dalen.

Het streven was om uit te komen rond een cijfer van 6%. Het uiteindelijke doel daarmee is om meer overeenkomstig het landelijk gemiddelde te gaan komen. Op dit moment is nog niet bekend wat het landelijke gemiddelde ziekteverzuimcijfer is voor 2020 voor de Gemeenten. Het meest actuele cijfer is het cijfer van 2019, deze stond toen op 5,8% (bron A&O fonds Gemeenten). Gedurende het jaar 2020 is meerdere keren in het nieuws geweest dat landelijk het ziekteverzuim is gestegen in vergelijking met het jaar daarvoor (e.e.a. beïnvloed door de Covid 19 pandemie), de verwachting is dan ook dat landelijk gemiddelde voor 2020 boven de 6% uitkomt.

Technische vragen Jaarrekening 2020

Binnen onze organisatie heeft er ten opzichte van het jaar daarvoor een daling van het cijfer ingezet, in 2019 stond deze op 6,84%. De resultaten kunnen daarmee positief genoemd worden. Acties die hebben plaatsgevonden om het ziekteverzuim te laten dalen zijn een veelvoud van zaken geweest, zoals o.a.: 1. Een intensivering van het contact met, en begeleiding en advisering van zowel medewerkers als leidinggevenden, met onze Arbodienst; 2. Het aanbieden van interventies voor medewerkers, zowel preventief als curatief; 3. Het onderwerp ziekteverzuim bespreekbaar maken, gesprekken hierover aangaan op alle niveau’s binnen de organisatie; 4. Een bewustwordingsproces in gang zetten dat preventie belangrijk is, en dus op voorhand al eerder in gesprek met elkaar gaan bij signalen; 5. Het aanbieden en verzorgen van verschillende trainingen en workshop die vrij voor alle medewerkers te volgen zijn, zoals bijvoorbeeld de Prikkelsessie “Breinvriendelijk (thuis)Werken” 6

Bladzijde 196; opbrengst precariorechten. Er wordt in 2020 nog bijna 3M ontvangen aan precariorechten. Gezien dit wordt afgeschaft. Is dit de laatste keer dat dit is ontvangen? Antwoord: Nee, ook in 2021 wordt er nog precario op kabels en leidingen geheven. Vanaf 2022 niet meer.

CU

Vraag Algemeen Om notities, nota’s, raadsvoorstellen, Jaarstukken e.d. begrijpelijk te kunnen lezen, is een traject ingezet om dit te bevorderen. Onze fractie mist voor de Jaarstukken NeF 2020 een lijst met verklaring afkortingen. Vraag: is het voor de Jaarstukken over 2021 mogelijk om een lijst met verklaring afkortingen op te nemen? Antwoord: In de basis zouden alle afkortingen bij het eerste gebruik volledig uitgeschreven moeten worden met daarachter vervolgens de afkorting. We nemen de suggestie voor een lijst met afkortingen mee maar nog beter zou zijn dat alle teksten opzichzelf al voldoende helder zijn. In het persbericht van 26 mei jl wordt aangegeven dat 2020 een zeer bewogen jaar is geweest. Covid 19 ligt hier mede ten grondslag. Wordt er in de PPN 2021 en Begroting 2021 ook een paragraaf gewijd aan sociale, maatschappelijke en economische herstelplannen voor de komende jaren? Antwoord: Geen technische vraag mbt de jaarrekening. Analyse Rechtmatigheidsbegroting: is er een controlehuis (door een kwaliteitsslag in processen, eigenaarschap en transparante verantwoording als onderdeel van de te nemen stappen) in aanbouw? Zo nee, wanneer dan wel te verwachten? Antwoord:

1

2

3

Voor het jaar 2021 is het Interne Controleplan geactualsieerd. Dit plan is erop gericht voor 2021 ambtelijk een rechtmatigheidsverklaring te kunnen voorbereiden die door het college van BenW kan worden afgegeven. Het is nog niet bekend of de rechtmatigheidsverklaring ook daadwerkelijk met ingang van het verslagjaar 2021 wordt ingevoerd. Dit heeft te maken met het demissionaire karakter van het kabinet. Op het moment dat duidelijk is wanneer invoering plaatsvindt moet de raad een aantal besluiten nemen over de wijze waarop verantwoording plaatsvindt en moeten ook twee verordeningen worden aangepast. Hiervoor zal een voorstel worden gedaan als duidelijk is op welk moment wettelijke invoering plaatsvindt.. De rechtmatigheidsverklaring bevat een verantwoording van het college aan de raad over 3 rechtmatigheidscriteria: Voorwaarden criterium (is er gewerkt volgens de gemaakte afspraken in het kader van wet en regelgeving) Misbruik en oneigenlijk gebruik criterium (het misbruiken van overheidsregelingen of deze aanwenden voor een ander doel) Begrotingscriterium (Zijn de programma’s dit jaar binnen de raming gebleven)

Technische vragen Jaarrekening 2020

Om dit te kunnen realiseren is het essentieel dat er een onafhankelijk oordeel wordt gevormd over de in onze organisatie aanwezige situatie. Hiervoor zijn vorig jaar de principes van de three lines of defense in het controleplan opgenomen. In 2020 is deze werkwijze geëffectueerd. De taken binnen de three lines of defense zijn op dit moment als volgt verdeeld als het gaat om de financiële rechtmatigheid: 1e lijn: controle / beheersing van risico’s op de afdeling onder verantwoordelijkheid van de teamleider. 2e lijn: Onafhankelijke review op de controles / beheersing van risico’s door Concerncontrol. 3e lijn: Controle op opzet, bestaan en werking van de beheersprocessen in de 1e lijn door Concerncontrol. De werking is als volgt : Plan : Beleidsbepaling door B&W en Raad Do : Risico’s, beheersmaatregelen en controles onder verantwoordelijkheid van teamleider en lijnmanagers Check : Onafhankelijke review en rapportage door Concerncontrol Act : Bijsturing (indien nodig) door Raad, College, lijnmanagers en teamleiders Voor de werking is van groot belang dat de organisatie en ook de lijnfunctionarissen risico bewust gaan leren denken. Om de verantwoordelijkheid te kunnen dragen moet elke teamleider een beeld hebben van “wat kan er in mijn proces fout gaan?” (risico bewustzijn) en “welke (beheers) maatregel heb ik getroffen om te voorkomen dat deze fout wordt gemaakt?”.

Om dit risico eigenaarschap te bevorderen is met ingang van het interne controleplan 2021 een jaarlijks overleg ingesteld tussen teamleider, beleidsmedewerker, controleur, applicatiebeheerder en concerncontrol met als doel samen de risico’s per proces in kaart te brengen en afspraken te maken over bijbehorende passende beheersmaatregelen. De verwachting is dat dit leidt tot een betere beheersing van de financiële processen. Naast financiële rechtmatigheid en volledigheid van opbrengsten wordt hierbij ook aandacht geven aan risico’s ten aanzien van informatieveiligheid en misbruik en oneigenlijk gebruik. Vanaf 2021 zullen de Interne controles ten behoeve van het sociaal domein niet meer worden uitbesteed maar worden uitgevoerd door de kwaliteitsmedewerkers. Concerncontrol zal vanaf 2021 ook worden ingezet in de 2e en de 3e lijn binnen het sociaal domein. Programma 1 Ynwenner en Bestjoer 4

5

6

Blz 22: Tabel beleidsindicatoren: het zou mooi zijn als ook naast de landelijke indicatoren volgend jaar(over 2021)een kolom kan worden toegevoegd van een gemeente vergelijkbaar met Noardeast-Fryslan(gemeente vergelijkbaar qua inwoner aantal en uit noord/oost Nederland). Dat geeft o.i. een beter vergelijk. Vraag: is dat realiseerbaar? Antwoord: De raad gaat over de opbouw van het document. Op dit moment voldoen de P&C documenten aan de wettelijke kaders. Wanneer de raad een uitbreiding wil zal zij hiervoor het college opdracht moeten geven. Technisch gezien zou dit te realiseren zijn. Blz.25: wethouderspensioenen: welke beheersmaatregelen zijn genomen om herhaling te voorkomen: Antwoord: De toegepaste beheersmaatregel is dat de rekenrente op 0% gezet is. Hierdoor hebben toekomstige rentefluctuaties geen effect meer. De andere oorzaak is de hogere levensverwachting. Hier zijn niet direct beheersmaatregelen op te zetten. De eenheden (leeftijd/rente) op basis waarvan de berekeningen gemaakt worden, worden in november bekend gemaakt. Dit is te laat om nog te kunnen verwerken in de tweede tussentijdse rapportage waardoor dit altijd in de jaarrekening tot uiting komt. Programma 2 Mienskip Punt 202: Beter bij de bevolkingssamenstelling passende en veilige speeltuinvoorzieningen/ voorzieningenniveau. Vraag: 1. wat is de planning van het ontwerp subsidieregeling en 2.

is hiervoor ook niet(deels) het Dorpen en Wijkenfonds van toepassing?(zou die ook niet wat uitgebreider kunnen worden, met andere woorden kan het onder 1 regeling?)

Technische vragen Jaarrekening 2020

Antwoord: Het advies voor het nieuwe speelvoorzieningenbeleid (harmonisatie) wordt in oktober aan de gemeenteraad voorgelegd. Voor het realiseren van nieuwe speelvoorzieningen kunnen de plaatselijke belangen / wijkraden inderdaad een beroep doen op ‘het dorpen en wijken-fonds’. Dit zal ook in het advies voor het speelvoorzieningenbeleid worden opgenomen. 7

8

9

10

11

Blz.39: hoort het bedrag a 3811 niet te worden gewijzigd in 3.811? Antwoord: 3811 (drie miljoen achtonderdelfduizend) staat gelijk aan 3.811, dat zou anders zijn geweest als er 3,811 (drie duizend achthonderdelf) had gestaan. Terecht opgemerkt dat de punt ontbreekt maar doet dus niks af aan de waarde van het getal. Programma 3 Soarch en Wolwezen Punt 302 Blz. 43: de deelname aan activiteiten door inwoners met een psychische kwetsbaarheid (18 jaar en ouder) neemt toe. Activiteitenprogramma Gezondheidsbevordering (nota Gezondheidsbeleid 2018 – 2021) uitvoeren. De buurtkamers hebben hierin een belangrijke functie. Deze voorzieningen worden steeds meer bekend onder de doelgroep. Andere activiteiten worden opgenomen in het nog op te stellen uitvoeringsprogramma o.b.v. PHP en nota GGB. Vraag: Dantumadiel heeft besloten flink te bezuinigen op welzijnswerk. Heeft dit directe gevolgen voor bovenstaande initiatieven? Antwoord: De Buurtkamers worden grotendeels gesubsidieerd vanuit de Wmo. De bezuinigingen van Dantumadiel op het welzijnswerk kan gevolgen hebben voor de beschikbare uren en inzet vanuit het Bolwerk (professionele begeleiding en aansturing) in de buurtkamers. Althans, de buurtkamers die het betreft in Dantumadiel.

In 2020 worden voorbereidingen getroffen voor de inzet van een medewerker armoede en achterstanden (aandachtsgebied) waarbij specifieke aandacht is voorkwetsbare groepen. De eerste minimacoach kan met ingang van 1 maart 2021 starten. De vacatures zijn nog niet allemaal ingevuld. Hiervoor moet nog een nieuwe sollicitatieronde plaatsvinden. Vraag: hebben de deelnemers aan de opleiding tot minimacoach hun opleiding afgerond en kunnen zij zeer binnenkort deze functie vervullen? (Opleiding tot minimacoach duurt 2 jaar en is gestart in mei 2019) Antwoord: De deelnemers ronden de opleiding begin juli 2021 af. Niet alle deelnemers hebben gesolliciteerd op de functie minimacoach en van de deelnemers die wel hebben gesolliciteerd, is één aangenomen en gestart. Wegens het ontbreken van geschikte kandidaten zijn de overige twee vacatures ingevuld na een sollicitatieprocedure via werk- en leerbedrijf NEF. Aanpak armoede en schulddienstverlening wordt verder geïntensiveerd. Het project Vroegsignalering en de intensivering van schuldhulpverlening heeft vertraging opgelopen. Door werkdruk op de beleidsterrein armoede en schulden (deels Co-vid-19 gerelateerd), zijn plannen nog niet gerealiseerd. Vraag: 1. Wat is het tijdpad/de planning? 2. Krijgt dit hoge prioriteit? 3. Gaat het bedrijfsleven/de ondernemers voor het individu/het gezin? Antwoord: 1.

Het volledige tijdspad/planning loopt geheel 2021 door. 2. Er is tijd vrijgemaakt om dit te bewerkstelligen. De onderwerpen met de hoogste prioriteit (wettelijke taken) worden direct opgepakt. 3. Nee, op dit moment word geen prioriteit aan een bepaalde doelgroep gegeven Het percentage inwoners dat als vrijwilliger actief is bedraagt eind 2020 50% (minimaal 1 keer per jaar vrijwilligerswerk gedaan). De gemeente voert regie op het jaarplan en projecten van de welzijnsstichtingen om de zelfredzaamheid en participatie van inwoners te stimuleren (inzet van bijvoorbeeld huisbezoeken). Het aandeel inwoners dat vrijwilligerswerk verricht ligt op een hoog niveau (45%). De doelstelling is te ambitieus geformuleerd. Desalniettemin zetten we in op het programma MEEDOEN van NEF en blijft het werkplan van het Bolwerk gericht op het stimuleren van deelname aan vrijwilligerswerk door inwoners. Vraag: onze fractie heeft in december 2020 schriftelijke vragen gesteld nav preventief huisbezoek senioren. Wij willen hier blijvend aandacht voor blijven vragen en zijn van mening dat

Technische vragen Jaarrekening 2020

huisbezoeken niet geheel afhankelijk moeten zijn van de inzet van vrijwilligers. Hoe wordt hier nu mee omgegaan? Antwoord: Huisbezoeken worden afgelegd door de gebiedsteams en het team Wmo. Dit n.a.v. heronderzoeken en aanvragen voor voorzieningen en de beoordeling ervan op recht, nut en noodzaak. Huisbezoeken in het kader van preventie is (nu) geen taak van het gebiedsteam/gemeente als het gaat om de eigen organisatie. Een aantal organisaties wordt weliswaar gesubsidieerd in het kader van preventie. Denk aan st. Present, Humanitas, Bolwerk, Homestart, MindUp GGZ. En uiteraard kerken spelen een rol in de maatschappij m.b.t. preventie, signalering en ondersteuning. Dat geldt ook voor de woningbouwcoöperaties. 12 13

14

15

16

17

Blz 54 Tabel indicatoren, zie opmerking bij programma 1 over tabel blz 22, extra kolom met een vergelijkbare gemeente . Vraag: is dit in de Jaarrekening over 2021 mogelijk? Programma 4 Wurk, Bedriuw en Rekreaasje Punt 401.1 Toename bedrijventerreinen met 3% blijft achter, met name Dokkum en Hallum worden genoemd. Vraag: hoe is de in situatie Kollum? Die situatie is toch identiek aan Dokkum en Hallum? Antwoord: In Kollum zijn geen concrete plannen voor industrie. Vanuit Dokkum, Hallum en Kollumerzwaag is een meer actieve vraag naar bedrijfskavels. In Kollum is in 2020 de laatste kavel verkocht. Om nieuwe vraag te kunnen honoreren proberen we voor Kollum 2 ha in het convenant op te laten nemen. Programma 5 Wenjen en Omjouwing Plan van Aanpak Dorpsbiografieën? Er wordt over gesproken. Vraag: wat is de concrete planning? Antwoord: Binnen de uitrol van de DOM’s wordt hier verder over nagedacht. Daarvan hangt de planning ook af. Er is tot nu toe geen actie op geweest en overigens ook niet op het maken van ruimtelijke kwaliteitskaarten per kern. De Omgevingsvisie en het voorbereidingsproces daarvoor bieden wellicht nog aanknopingspunten. Wel zijn er vorig jaar studenten van de hogeschool Van Hal Larenstein voor ons aan de slag geweest met een afstudeeronderzoek naar dorpsbiografieën met als resultaat een handleiding voor dorpsbiografieën.

Het ideaal is om het verhaal van elk dorp in kaart te brengen om zo goede stappen te kunnen zetten naar de toekomst, waarbij gemeente, inwoners en ondernemers gezamenlijk de biografie maken. Programma 6 Iepenbiere Romte Er staan vele reconstructies en revitaliseringen op de kleur oranje. Dit wegens gebrek aan financiële middelen. Vraag: 1. hoe is de stand van zaken in 2021 en 2. is de verwachting dat we over 2021 weer vele oranje stoplichten krijgen? 3. Wat zijn de plannen om het gefaseerd op te pakken? Antwoord: 1. Voor de projecten die op de planning staan in 2021 is in de begroting 2021 budget beschikbaar gesteld. Deze kunnen dus uitgevoerd worden. 2. Deze projecten staan in de eerste Turap op groen, ze zijn de ontwerpfase dan wel in voorbereiding. Als de uitvoering op schema blijft, blijven de stoplichting op groen. Nu het kapitaalgoederenbeleid gereed is, zullen in vervolg de vervangingsinvesteringen volgens planning kunnen worden opgepakt (eventueel gefaseerd als dat nodig is). Overig Blz.108: toelichting Verschillen Algemene Dekkingsmiddelen: Dubieuze Debiteuren. Welke acties worde uitgezet om herhaling over 2021 zo veel als mogelijk te beperken.

Antwoord: Qua inning worden er zo snel mogelijk invorderingsacties ondernomen, zoals betalingsherinnering, aanmaning en zondig dwangbevel, maar zoals in het antwoord bij vraag 3 al is aangegeven, is de gemeente verplicht om jaarlijks de dubieuze debiteuren te beoordelen. Blz 125 Risicobeheersing, R106: Vraag: waarom is er een risico opgenomen voor naheffingen/boetes belastingdienst, UWV en ABP? Als de personeels- en salarisadministratie op orde is, de gegevens-uitwisselingen met de genoemde instanties correct en volledig plaatsvinden

Technische vragen Jaarrekening 2020

18

19

en afdrachten op tijd worden betaald, met andere woorden de processen/protocollen/AO op orde is. Vraag: 1. dan is er toch geen risico? 2. Waarom staat deze dan wel in deze ‘toplijst’ ? Antwoord: Hoe goed alle processen en protocollen ook ingericht zijn, door gewijzigde wetgeving of andere interpretatie van wetgeving kan het voorkomen dat bijvoorbeeld de belastingdienst een andere mening heeft waardoor er een naheffing komt die in onze ogen niet terecht is. Actueel voorbeeld is de uitruil via het IKB van de reiskostenvergoeding woon-werk nu er veel thuis wordt gewerkt. Wetgeving wordt gedurende het jaar gewijzigd waardoor er een extra belastingplicht ontstaat. Ondanks dat we dit voorbeeld hebben kunnen opvangen binnen de begroting is dit zeker wel een risicovorm die altijd blijft bestaan. Blz.127: Weerstandsvermogen en Risicobeheersing: College schrijft dat de verhouding uitstekend is. Vraag: Welke indicatoren worden per risico gebruikt om te bepalen hoe hoog het risico is? Antwoord: De manier van inschatten van het risico verschilt per risico. Hier is geen eenduidige indicator voor. Dat is ook niet mogelijk aangezien risico’s erg verschillen van elkaar. Blz 146 Compensatiepakket COVID: Eind 2020 is er nog ruim 2,2 miljoen beschikbaar.

Vraag: is/wordt dat inmiddels in 2021 ingezet of blijven er eind 2021 nog steeds niet ingezette compensatiemiddelen over? Antwoord: geen technische vraag.