Startnotitie raad nota kapitaalgoederen

Signed By: Dijkstra, Sytze <s.dijkstra@noardeast-fryslan.nl> 05/02/2021 12:06:45 CET ID: a08cbbee-b80c-43fb-8687-00d91212875d Auth: Scribble

Startnotitie raad

NOTA KAPITAALGOEDEREN

Opdrachtgever Opsteller Versie Versiedatum Status Zaaknummer

: : : : : :

T. Berends H. Hummel 1.0 11-12-2020 Definitief Z260804-2020

BIJLAGEN Nummer 1

Titel Routekaart

Opmerkingen

Nota Kapitaalgoederen

Inleiding Zodra je de voordeur uitstapt, kom je in de openbare ruimte. De openbare ruimte is voor iedereen toegankelijk en daarmee dé ontmoetingsplek in de gemeente. De beleving van de gebruikers van deze leefomgeving is afhankelijk van de inrichting, de voorzieningen en het functioneren hiervan. Maar ook de mate van beheer en de kwaliteit van de aanwezige kapitaalgoederen, zoals wegen, groen en riolering dragen bij aan de beleving van de gebruiker. Hierbij gaat het om de technische staat (heel en veilig) van de assets, maar ook om de verzorgingsgraad (schoon en netjes). Kapitaalgoederen zijn alle objecten of assets in de openbare ruimte, die samen de leefbaarheid en veiligheid van die openbare ruimte vormen. Deze objecten vertegenwoordigen een grote waarde voor de gemeente en voor de gebruikers en moeten op adequate wijze in stand worden gehouden of worden verbeterd, om de leefbaarheid van de openbare ruimte te garanderen. De mate van beheer van gemeentelijk areaal in de openbare ruimte is een belangrijk aspect om te kunnen voldoen aan de eisen en wensen van de inwoners, bezoekers en ondernemers. Na de aanleg moet beheer zorgen voor een zo efficiënt mogelijke invulling van de levenscyclus van het object. Optimaal beheer van het kapitaal heeft een positieve invloed op de mate van tevredenheid over de leefomgeving.

Ten aanzien van functie, gebruik en beleving van de openbare ruimte is het (integrale) belang groot. Immers, alle areaal samen vormt een geheel: de leefomgeving van de inwoners, ondernemers en bezoekers. Om de kwaliteit van de functie, het gebruik en de beleving te borgen is er een beleidskader nodig. Bij het opstellen van een beleidskader en bij het afwegen van de noodzakelijke keuzes spelen een aantal factoren een rol. De belangrijkste factor is de gewenste kwaliteit. Welke kwaliteit kan de gemeente minimaal bieden, rekening houdend met het beschikbare budget en bezuinigingen. De keuze voor een bepaalde kwaliteit werkt vervolgens door in factoren als veiligheid, risico’s als kapitaalvernietiging en leefbaarheid (uitstraling, comfort, gebruiksgemak). Naast een objectieve meting van de kwaliteit van de kapitaalgoederen, is een subjectieve meting ook van belang. De inwoners zijn immers degene die gebruik maken van de kapitaalgoederen. Naast kwaliteit, speelt ook aanpak een rol. Bijvoorbeeld de aanpak van invasieve exoten, of de mate waarin biodiversiteit een rol speelt in het groenbeheer, heeft invloed op het benodigde budget. In ‘Trochpakke! Mei elkoar foarút 2019-2022’ is bijvoorbeeld aangegeven de biodiversiteit te vergroten. De beheerfase heeft daarom alles te maken met een zorgvuldige afweging van doelen, wensen, opbrengsten en kosten.

Deze afwegingen worden samengevat tot kwaliteitsscenario’s, waar uiteindelijk de definitieve scenario’s, die passen binnen de beschikbare (financiële) middelen, over het kapitaal worden opgenomen in de Nota Kapitaalgoederen.

Aansluiting op (strategische) programmadoelen Professioneel (doelmatig en rechtmatig) beheer vraagt om een goede balans tussen budgetten, de kwaliteit van de kapitaalgoederen en de risico’s of effecten die voortkomen uit de mate van beheer. Om deze balans aan te brengen is het nodig om precies te weten hoe de openbare ruimte erbij ligt, maar ook wat de eisen en wensen zijn vanuit het bestuur en/of bewoners. Het coalitieakkoord ‘Trochpakke! Mei elkoar foarút 2019-2022’, de programmabegroting en – verantwoording geven hier handreikingen voor. Bij het opstellen van nieuw beleid en het afwegen van bezuinigingsmogelijkheden zijn de strategische doelen essentieel om tot een voor Noardeast-Fryslân passende beheerstrategie en dito beleid te komen, waarmee de ambities de komende jaren kunnen worden waargemaakt. Hieronder zijn de meest actuele doelstellingen in het kader van beheer openbare ruimte opgenomen.

Versie Versiedatum

: :

1.0 11-12-2020

2-8

Nota Kapitaalgoederen

Algemene visie wonen en omgeving uit coalitieakkoord De hoofddoelstelling van de gemeente op het gebied van ‘wenjen en omjouwing’ is het behouden en versterken van aantrekkelijke, identiteitsbewuste en toekomstbestendige woon- en leefomgeving. Monitoring is van groot belang om (met inwoners) goed in te kunnen spelen op actuele trends. De kwaliteit van de openbare ruimte moet doelmatig worden beheerd. Er dient een goede balans te zijn tussen het beheerniveau en de beschikbare financiële middelen.

Programma 6 - Realiseren van vastgestelde onderhoudskwaliteit De gemeente wil graag de vastgestelde onderhoudskwaliteit realiseren en wil dit op een aantal manier bereiken:   

Het beter op orde brengen van het kapitaalgoederenbeheer (kapitaalgoederenbeheerplan opstellen); De kapitaalgoederen beheren volgens afgesproken kwaliteitsniveau (objectieve beoordeling o.b.v. landelijke normen); Een leefomgeving met minder zwerfafval en onkruid in openbaar gebied (uitvoeren van een objectieve beoordeling van de Openbare ruimte ten aanzien van zwerfafval en onkruid). (Realisatie doelstelling is afhankelijk van het te kiezen kwaliteitsscenario)

Programma 6 - Duurzame inrichting openbare ruimte De gemeente wil de openbare ruimte graag duurzamer inrichten. Dit wil zij bereiken door het volgende te realiseren:   

Vergroten van de biodiversiteit; (Realisatie doelstelling is afhankelijk van het te kiezen kwaliteitsscenario); Kapitaalgoederen duurzamer onderhouden, levensduur verlengen; (Realisatie doelstelling is afhankelijk van het te kiezen kwaliteitsscenario) Opwaarderen van de openbare ruimte. (Realisatie doelstelling is afhankelijk van het te kiezen kwaliteitsscenario)

Effecten, doelen en resultaten van het proces In het Besluit Begroting en Verantwoording gemeenten en provincies (BBV) zijn wettelijke eisen vastgesteld voor begrotings- en verantwoordingsdocumenten van provincies en gemeenten. Daaronder vallen ook een paar belangrijke bepalingen voor het financieren en uitvoeren van beheer en onderhoud. Wij brengen de volgende zaken in beeld:      

Wat hebben wij (arealen); Wat is de kwaliteit ervan (inspectie en monitoring); Hoeveel geld hebben we beschikbaar (begroting); Wat willen we bereiken (ambities: kwalitatief en vanuit strategische doelen); Welke beheerscenario’s zijn mogelijk en wat kosten ze (onderhoud/vervanging); Welke afwijkingen ten opzichte van de huidige middelen constateren wij?

Aanpak, scope en afbakening De volgende beheerdisciplines worden in de Nota Kapitaalgoederen uitgewerkt. Voor deze onderdelen van de openbare ruimte worden kwaliteitskeuzes aangeboden, inclusief de effecten op financiën en de impact op de openbare ruimte:

Versie Versiedatum

: :

1.0 11-12-2020

3-8

Nota Kapitaalgoederen

   

Groen Gebouwen Kunstwerken Verharding

Riolering maakt geen onderdeel uit van de scope van de Nota Kapitaalgoederen. Voor de riolering wordt er een separaat beleidsplan opgesteld (vGRP).

Methodiek Professioneel (doelmatig en rechtmatig) beheer vraagt om een goede balans tussen budgetten, de kwaliteit van de kapitaalgoederen en de risico’s of effecten die voortkomen uit de mate van beheer. Om deze balans aan te brengen is het nodig om precies te weten hoe de openbare ruimte erbij ligt. Deze huidige situatie vormt de basis van het nieuw op te stellen plan en bestaat uit de kwantiteit en kwaliteit van het areaal en de beschikbare budgetten. Op die manier is er een helder en reëel vertrekpunt gebaseerd op de huidige ontwikkelingen, de gemeentelijke strategie en de werkelijke toestand buiten. De systematiek biedt daarmee naast een inhoudelijk handvat ook handreikingen voor de procesmatige aanpak van het beheer en onderhoud. Immers, de uitgangspunten die afgeleid worden uit de strategische doelen worden in het proces meegenomen en moeten tot een passende inhoudelijke bijdrage aan het kwaliteitsscenario leiden. De kwaliteitsambitie (beleid maken – wat willen we bereiken?) is het uitgangspunt voor het beleidskader: afstemming van planningen, de (integrale meerjaren-) plannen en het (de keuze van) contracteren vinden vanuit dit kader plaats (programmeren en voorbereiden – wat gaan we doen?). Er wordt continu gemonitord in welke mate de behaalde resultaten overeenkomen met de ambitie (monitoring – hoe goed doen we het?).

Hierbij wordt gekeken in hoeverre de ambitie overeenkomt met de werkelijk behaalde resultaten (kwaliteit, kosten, risico’s) en welke bijstelling nodig is (verbetering).

Kwaliteitsscenario’s Ieder kwaliteitsniveau kent in meer of mindere mate risico’s, al naar gelang van het gebruik (structuurelementen) en het onderdeel. In hoofdlijn geldt het volgende:  bij een hoog niveau (A-kwaliteit) is er geen sprake van risico's;  bij een basisniveau (B-kwaliteit) zijn de risico's hanteerbaar;  bij een laag niveau (C-kwaliteit) is er sprake van risico's. Deze risico’s worden bij de beschrijving van de beheerscenario’s uitgewerkt, zodat ze een duidelijk onderdeel zijn van de afwegingen in de keuze voor een scenario.

Versie Versiedatum

: :

1.0 11-12-2020

4-8

Nota Kapitaalgoederen

Beeldmeetlatten De kwaliteitsscenario’s worden opgesteld aan de hand van meetlatten die verschillende kwaliteitsniveaus weergeven (in norm, beschrijving en beeld). Deze kwaliteitsniveaus zijn per beheeronderdeel weergegeven.

In de standaard kwaliteitscatalogus is voor verschillende onderdelen van de openbare ruimte de kwaliteit vastgelegd: de kwaliteitsmeetlat. Om een indruk te krijgen is in het figuur per kwaliteitsniveau een impressie gegeven van het aspect grasveld. Om een bepaalde kwaliteit in de openbare ruimte te realiseren zijn verschillende ambitieniveaus onderscheiden. De keuzemogelijkheden voor de gewenste kwaliteitsniveaus van de openbare ruimte zijn als volgt te typeren: niveau Zeer hoog Hoog Basis Laag Zeer laag

algemene beschrijving uitstekend onderhouden, als nieuw goed onderhouden, bijna niets op aan te merken voldoende onderhouden, wel wat op aan te merken sober tot voldoende, enige achterstanden bij het onderhoud onvoldoende onderhouden, flinke achterstanden, kapot

rapportcijfer (cijfer > 9,5) (cijfer 7,5 - 9,4) (cijfer 5,5 - 7,4) (cijfer 3,5 - 5,4) (cijfer < 3,4)

Elk kwaliteitsniveau bevat omschrijvingen en criteria met meetbare en toetsbare normen. Daarmee zijn de kwaliteitsniveaus meetbaar, zodat de kwaliteitskeuzes in het beleid ook op de werkvloer gerealiseerd, bijgestuurd en getoetst kunnen worden. Keuze in kwaliteit De kwaliteit van de kapitaalgoederen hoeft niet overal gelijk te zijn. Juist in tijden waar verwacht wordt een zo optimaal mogelijke kwaliteit na te streven, afgestemd op de gebruiker, of om invulling te geven aan een bezuiniging, is het doelmatig om te differentiëren in kwaliteit. Dit kan op basis van gebiedstypes. Dit zijn gebieden die verschillen in functie, inrichting of gebruik. Bij het toekennen van structuurelementen wordt daarom een primair onderscheid gemaakt naar functies als wonen, werken, winkelen en recreatie in de gemeente. Aan de andere kant kan de invulling van bepaalde thema’s ook vragen om een bepaalde kwaliteit. Bijvoorbeeld, het doel om een fietsgemeente te zijn, kan erin resulteren dat er voor fietspaden een hogere kwaliteitseis is.

Versie Versiedatum

: :

1.0 11-12-2020

5-8

Nota Kapitaalgoederen

Globale tijdsplanning In bijlage 1 is de routekaart weergegeven. Hierin zijn de te nemen werkstappen en de te behalen resultaten opgenomen. Op basis van de planning op hoofdlijnen worden vergadermomenten voor de Raad via de griffie gereserveerd. Toelichting op de route: 1. Informeren Omdat het opstellen van een kapitaalgoederennota een intensief traject is, waarbij verschillende disciplines moeten samenwerken, vindt een goede start plaats. Daarbij wordt in kaart gebracht wat de doelen zijn, welke gegevens nodig zijn, wat de verschillende stappen zijn en wanneer het bestuur wordt betrokken. Het ambtelijke startoverleg heeft inmiddels plaatsgevonden. 2. Gegevens op orde Wij verzamelen alle beschikbare gegevens die nodig zijn om de kosten en effecten van haalbare onderhoudsscenario’s te bepalen. Dit betreft de arealen/hoeveelheden, eenheidsprijzen en maatregelpakketten, planning en begroting, kwaliteitsontwikkelingen en inzicht in de beschikbare budgetten. 3. Rekenklaar Wij stellen een transparant rekenbestand op aan de hand van de verzamelde gegevens, waarbij scenario’s doorberekend worden. 4. Raadsworkshop Wij organiseren een (digitale) raadsworkshop waar inzicht gegeven wordt in de huidige situatie en naar uw mening wordt gevraagd over de mogelijke scenario’s, rekening houdende met doelstellingen uit het coalitieakkoord en de bewonerswensen.

De informatie die is opgehaald met de Oanheakker en uit de interviews met de dorpsbelangen analyseren we: wat vinden onze inwoners belangrijk bij het onderhouden van onze kapitaalgoederen. Ook dat is input voor de scenario’s. 5. Opstellen Het resultaat van de sessie nemen wij mee in de uiteindelijke opstelling van concrete beheerscenario’s en de doorrekening ervan. Wij brengen de (financiële) effecten en mogelijke risico’s in beeld. Het benodigd budget voor het onderhoud is afhankelijk van het onderhoudsniveau wat de raad kiest. De binnen de beschikbaar (financiële) middelen mogelijke keuzes, zullen aan de raad worden voorgelegd. 6. Besluitvorming De Nota kapitaalgoederen 2021 - 2025 wordt ambtelijk besproken en aangeboden ter besluitvorming. Wij lichten de Nota toe in de gemeenteraad.

Kosten en financiering Het opstellen van een beleidsplan kapitaalgoederen is een eenmalige actie. Het uitvoeren van deze opdracht kan deels met eigen capaciteit maar we zullen ook ondersteuning nodig hebben voor bijvoorbeeld projectbegeleiding en aanvullende onderzoeken. Het uitvoeren van het cyclische kapitaalgoederenbeheer is wel in de organisatie belegd. Voor dit project is er vorig jaar bij de begrotingsraad budget beschikbaar gesteld namelijk 2x € 50.000,- Dit is nodig voor projectbegeleiding en aanvullende onderzoeken. Hieronder de tekst van het besluit van de raad: Voorstel 16: Actualiseren en harmoniseren beleidsplan(nen) kapitaalgoederenbeheer In 2017 is een quickscan gedaan om het kapitaalgoederenbeheer inzichtelijk te maken, hierbij zijn aannames gedaan en zijn individuele beleidskeuzes achterwege gelaten. Om voor de komende jaren een verantwoorde begroting op te stellen en om vervangingen inzichtelijk te maken, is het zaak om het college en de gemeenteraad bewust te maken welke onderhoudsniveaus er zijn en wat de Versie Versiedatum

: :

1.0 11-12-2020

6-8

Nota Kapitaalgoederen

financiële consequenties zijn van de keuze per onderhoudsniveau. Hiervoor dient het beleidsplan kapitaalgoederen beheer geactualiseerd te worden. Wij stellen voor om in 2020 en 2021 hiervoor € 50.000 beschikbaar te stellen. Voorstel: Het beschikbaar stellen van € 100.000 voor het harmoniseren van de beleidsplannen kapitaalgoederenbeheer. De kosten te dekken uit de reserve Wegen.

Betrokken partijen en participatie Met de Oanheakker is er veel informatie opgehaald. Ook over hoe onze inwoners tegen het onderhoud aan kijken. Deze informatie kunnen we goed gebruiken bij het opstellen van de nota kapitaalgoederen. De gemeente (Oanheakker) heeft de afgelopen tijd veel gesprekken gevoerd met dorpsbelangen en wijkraden van alle dorpen in de gemeente. Tijdens deze gesprekken met de dorpenclusters kwamen er aandachtspunten en wensen naar voren die de bewoners graag veranderd zien in hun leefomgeving. Deze wensen zijn door de gemeente samengevat in een SWOT-analyse, die vervolgens vertaald is naar een ideale situatie per dorp. Om de Mienskip niet te overvragen en opnieuw een enquête uit te zetten om informatie op te halen die de richting van de beheerscenario’s kan bepalen, nemen wij in de Nota Kapitaalgoederen een analyse op. Een eerste verkenning heeft geleid tot drie speerpunten. Per speerpunt lichten wij toe wat de wensen zijn. Biodiversiteit De inwoners hechten waarde aan duurzame ontwikkelingen en het behoud en versterken van biodiversiteit. Men zet zichzelf ook in voor het inzaaien van plantensoorten en wensen dat de gemeente dit stimuleert door de aan- en herplanting van duurzame bomen. Ook buiten de bebouwde kom zien de inwoners graag dat bijvoorbeeld akkerranden voorzien zijn van bloemrijke mengsels.

Schone leefomgeving De inwoners zien graag een schone en verzorgde leefomgeving. Daarbij noemen zij dat de verantwoordelijkheid ook gedragen dient te worden door de inwoners zelf. De gemeente zorgt voor de basis: het groen- en grijsonderhoud. De inwoners zorgen voor een nette leefomgeving dichtbij hun eigen huis. Veilig De inwoners geven aan dat zij graag fietsen op veilige, brede fietspaden. Naast het feit dat de inwoners hier graag gebruik van maken, stimuleert het ook recreatie voor mensen van buitenaf (toerisme). Daarnaast zien de inwoners graag dat de wegen en aangrenzende bermen goed onderhouden zijn, vooral voor de brede landbouwvoertuigen. Al met al, streven de inwoners naar een veilige leefomgeving, waar niet te hard gereden wordt en de wegen en paden goed onderhouden zijn. Bovenstaande analyse wordt meegenomen in de afweging om te komen tot een efficiënt en doelmatig beheerscenario.

Betrokkenheid raad Hieronder de data van de contactmomenten in de eerste helft van 2021 met de raad zoals besproken in de Agendacommissie op 17 december: 4 februari it Beslút: Vaststellen startnotitie 11 maart it Petear: Workshop kapitaalgoederenbeheer 8 april it Debat: Kapitaalgoederenbeheer 12 mei it Beslút: Kapitaalgoederenbeheer Versie Versiedatum

: :

1.0 11-12-2020

7-8

Nota Kapitaalgoederen

Bewaking Tijd Het opstellen van de nota kent een duidelijke planning waarbij de contactmomenten met de raad maatgevend zijn. Bij de behandeling van de perspectiefnota 2022 moet de nota kapitaalgoederen klaar zijn. Geld Het budget ad 2 x € 50.000 is taakstellend bij het opstellen van deze nota. Kwaliteit De projectgroep deelt tussentijds de stand van zaken en deelproducten met de stuurgroep. De stuurgroep bewaakt de voortgang en de kwaliteit van de producten. Zo nodig wordt er bijgestuurd. Organisatie Het project wordt uitgevoerd door een projectgroep die onder aansturing staat van een projectleider. De projectleider legt verantwoording af aan zijn ambtelijk opdrachtgever, de manager van de afdeling Gemeentewurk. De projectgroep legt verantwoording af aan de stuurgroep. In de stuurgroep zit ook de verantwoordelijk wethouder. Er wordt een raadsworkshop georganiseerd waarbij op basis van stellingen informatie van de raad wordt opgehaald wat nodig is voor de verdere uitwerking van de nota. Bij de keuze voor de rol van de verschillende belanghebbenden wordt onderstaande participatieladder (in piramidevorm) gebruikt. De ene groep belanghebbenden kan daarbij een rol op een ander niveau (andere trede) krijgen dan een andere groep. De gemeenteraad krijgt een consulterende rol in het proces.

Versie Versiedatum

: :

1.0 11-12-2020

8-8