Reactie OR adviesaanvraag RFPvE

Aan de WOR bestuurder van Noardeast-Fryslân

Datum: Betreft: Kenmerk:

24 juni 2021 Adviesaanvraag Ruimtelijk en Functioneel Programma van Eisen, versie 5

Geachte heer Verbunt, beste Henk,

Op 3 mei 2021 ontving de OR de adviesaanvraag Ruimtelijk en Functioneel Programma van Eisen, versie 5 van u. Tijdens de overlegvergadering op 22 april 2021 hebben Jan Drogt, Alexandra Meeuwisse en Harmen Jonker een concept van dit RFPvE toegelicht.

Als onderdeel van deze adviesaanvraag ontvingen wij op 3 mei 2021 de volgende stukken: - Adviesaanvraag RFPvE - Advies PVE huisvesting derde fase voorgenomen besluit 30 april 2021 - 1644102-0009 v0.5 - Ruimtelijk en functioneel Programma van Eisen Overige stukken die de Ondernemingsraad heeft geraadpleegd zijn: - 20210414 Brief gevraagd advies arbocommissie huisvesting def - Samenvatting uitkomsten enquête organisatie breed - 210420 Rapportage Duurzame mobiliteit - Rapport PvE Gezonde Kantoren De hiervoor genoemde stukken en de antwoorden op onze vragen, hebben ons een goed beeld gegeven. Wij zien dit als een goede basis om op voort te borduren. Wij onderschrijven het advies dat de arbocommissie heeft gegeven en willen u met ons advies nog een aantal punten meegeven. Advies 1. Medewerkersbetrokkenheid is belangrijk i.v.m. draagkracht en ook welzijn. Het is een grote verandering die veel vraagt van medewerkers. Hier kan en moet meer mee gedaan worden. Zorg ervoor dat iedereen de kans krijgt om op de hoogte te zijn en de mogelijkheid heeft om vragen te stellen en/of feedback te geven. 2. Als er ingrijpende dingen veranderen in het RFPvE, zoals de flexfactor en de m2 per werkplek, dan willen we daar graag bij betrokken worden. Bijv. in de vorm van een bijlage bij of aanvulling op deze aanvraag, zodat we ook aanvullend kunnen adviseren. 3.

De OR wil graag tijdig betrokken worden bij de uitwerking van ICT- en audiovisuele voorzieningen, hybride werken en digitalisering (i.c.m. archief- en bergruimte). 4. Het lijkt ons goed dat er t.z.t. ervaringsruimten/probeersessies worden georganiseerd. De OR wordt hier graag bij betrokken /daarover bijgepraat.

5. Voor de Gebiedsteam medewerkers wordt uitgegaan van werkplekken op externe locaties, maar die zijn er (nog) niet. Daarnaast hebben we vragen over de aantallen medewerkers waarmee gerekend is, kloppen die? We hebben ernaar gevraagd, maar geen duidelijkheid gekregen. Wij verwachten alsnog een inhoudelijke reactie daarop. De huisvesting voor de Gebiedsteams valt buiten deze scope, dus ook buiten het budget. Dat is een zorgpunt, zorg ervoor dat dat niet tussen wal en schip valt. 6. In het RFPvE wordt geschreven over een prettig binnenklimaat: lucht, licht, verwarming en akoestiek. LindHorst hanteert in principe de uitgangspunten, zoals die in het rapport ‘PvE gezonde kantoren’ zijn verwoord Gemiddeld klasse B is volgens LindHorst een prima uitgangspunt. Daarmee wordt voldaan aan het Bouwbesluit anno 2021 en zou je dus een prima binnenklimaat moeten hebben. Het rapport dateert van 2018 en dus is er niets meegenomen over de impact en effecten van een virus zoals Covid-19. We verwachten dat jullie de opgedane ervaringen met dergelijke zaken wel meenemen in het plan. Binnenklimaat en luchtkwaliteit zijn belangrijke factoren voor goede arbeidsomstandigheden, maar ook voor preventie van infectieziekten (veroorzaakt door bacteriën en virussen). Op dit punt heeft de OR instemmingsrecht, dus wij zien de stukken t.z.t. graag verschijnen. 7.

Hybride werken valt buiten de scope van het RFPvE. Er wordt in het RFPvE geschreven dat hybride werken om andere afspraken vraagt. Het vraagt ook om een goede en gezonde thuiswerkplek. We willen u erop wijzen dat de kostenbesparing die optreedt door het hybride werken, mogen besteed kan worden aan goede thuiswerkplekken. Omdat de raad budgetverantwoordelijk is, sturen we een afschrift van dit advies naar de raad. 8. Parkeren is een uitdaging met centrale huisvesting in het centrum van Dokkum. Mensen zullen worden gestimuleerd om op de fiets naar het kantoor te komen. Zorg ervoor dat de faciliteiten in verhouding zijn (fietsplan, voldoende veilige parkeerplaatsen, douches, kledinglockers).

Wij vertrouwen erop u hiermee voldoende geïnformeerd te hebben.

Met vriendelijke groet, namens de ondernemingsraad van de gemeente Noardeast-Fryslân,

Vice- voorzitter

secretaris