Raadsvoorstel - Uitwerking aanbevelingen rekenkamer voor grote participatieve projecten

Raadsvoorstel Voorstel aan de raad van de gemeente Noardeast-Fryslân Jaartal + zaaknummer

:

2025 / 2025- 220274

Raadsvergadering d.d.

:

20 november 2025

Portefeuillehouder

:

Mevr. Prins

Programma

:

(1) Ynwenner en bestjoer

Programmaonderdeel

:

Versterken professionele, efficiënte en kwalitatieve dienstverlening met aandacht voor het behouden van de menselijke maat en persoonlijk contact

Naam opsteller

:

Andree Hofer (E-mail: a.hofer@noardeast-fryslan.nl)

Onderwerp

:

Uitwerking aanbevelingen rekenkamer voor grote participatieve projecten

Begrotingswijziging

:

Nee

Voorgesteld raadsbesluit De aanbevelingen aan het college uit het Rekenkameronderzoek “MFC It Spektrum” voor een betere kaderstelling en meer regie op grote participatieve projecten op te pakken met een verbeterde werkwijze voor majeure projecten zoals in de toelichting bij dit raadsvoorstel is aangegeven. Inleiding De rekenkamer Noardeast-Fryslân heeft onderzocht hoe het college in de periode 2022–2024 de zoektocht naar een oplossing voor de problemen rond MFC It Spektrum in Burdaard heeft aangepakt en uitgewerkt. Op basis daarvan heeft de rekenkamer aanbevelingen gedaan voor college en raad. De algemene aanbevelingen aan het college hadden vooral betrekking op een betere kaderstelling en meer regie op grote participatieve projecten. In dit raadsvoorstel is uitgewerkt hoe we hier invulling aan geven. De rekenkamer heeft op basis van dit onderzoek ook aanbevelingen aan de raad gedaan. Deze aanbevelingen zijn in een separaat raadsvoorstel uitgewerkt. Ook voor de specifieke uitwerking voor de toekomst van MFC Burdaard is een separaat raadsvoorstel opgesteld. De rekenkamer hanteert de term ‘grote participatieve projecten’. Binnen onze gemeente hanteren wij voor dit soort projecten de term ‘majeure projecten’. Dat zijn projecten die door de raad zijn aangewezen. In de Planning & Control (P&C) documenten krijgen deze nu al meer aandacht dan de gewone activiteiten.

Ook zijn de “Majeure Projecten” op de RaadsAORTA opgenomen. De aanbevelingen zijn uitgewerkt in een verbeterde werkwijze voor majeure projecten. Binnen onze organisatie hebben wij een eigen methodiek projectmatig werken. In dit voorstel lichten wij toe hoe we majeure projecten daarop aan laten sluiten. Beoogd effect Het bieden van een helder kader en duidelijke afspraken om bestuurlijke verantwoordelijkheid, participatie en financiële haalbaarheid te combineren in een aanpak voor grote (participatieve) projecten. Argumenten 1. De aanbevelingen zijn uitgewerkt in een verbeterde werkwijze voor majeure projecten. Het rekenkameronderzoek beoogde duidelijk te maken wat goed is verlopen en wat beter had gekund, met het oog op toekomstige trajecten waarbij betrokkenheid van de mienskip essentieel is. Met dit raadsvoorstel geven we invulling aan een duidelijke projectstructuur voor grote participatieve projecten, met borging van rollen en bevoegdheden, markering van sleutelmomenten en vastlegging van afspraken over participatie voor de betreffende projecten. Dit is uitgewerkt in: a. Frequentere rapportages over majeure projecten. b. Opname van “participatie” als vast rapportageonderdeel bij majeure projecten in P&C-stukken. c. Opstellen van startnotities voor alle majeure projecten. d. Een procedurevoorstel voor het aanwijzen en afvoeren van majeure projecten. e.

Een betere aansluiting op de methodiek projectmatig werken.

1

Dit sluit aan op de aanbevelingen 1a (kaderstelling), 2a en b (sleutelactoren, rollen en bevoegdheden), 4a, b en c (transparantie en bijsturing op sleutelmomenten), 5a en b (draagvlak bij opdrachtformulering en het verdere traject). Punt 6 (herstel van vertrouwen tussen gemeente en gemeenschap) heeft betrekking op de specifieke situatie van MFC Burdaard. In de bijlage is een overzicht van aanbevelingen uitgewerkt. Deze uitwerking maakt onderdeel uit van de aanpak “Financieel Comfort” en sluit aan op het raadsbesluit aanpassing van de planning & control – cyclus (13 april 2023). In ‘It Beslút’ van 6 maart 2025 heeft uw raad het algemene participatiebeleid vastgesteld. Daarin is vastgelegd hoe we inwoners betrekken bij de ontwikkeling, uitvoering en evaluatie van beleid. a. We werken aan frequentere rapportages voor de majeure projecten. Hiervoor wordt een werkwijze en voorstel uitgewerkt. b. We nemen “participatie” op als vast rapportageonderdeel bij majeure projecten in P&C-stukken. In de rapportages aan de Raad zullen we “participatie” toevoegen als vast rapportageonderdeel voor alle majeure projecten. Daarmee kunnen we in de tussenrapportages en jaarrekening hier op uniforme wijze over rapporteren. c. Voor alle nieuw door de raad benoemde majeure projecten stellen we een “startnotitie” op. De “startnotitie” maakt onderdeel uit van het instrumentarium van de raad.

Met de kaderstellende startnotitie wordt een ingrijpend (beleids-, ontwikkel- of participatie-) proces in kaart gebracht waarbij betrokkenheid van raad en/of inwoners (/bedrijven/ maatschappelijke partners) vereist, beoogd of gewenst is. Doel van de startnotitie is om de verwachtingen van raad, college en betrokkenen te stroomlijnen en tijdens het proces hier grip op te kunnen houden. Kortom: in de startnotitie is uitgewerkt hoe we invulling aan participatiebeleid geven. Daarmee is de startnotitie een ideaal instrument voor dit doel. d. We komen met een procedurevoorstel voor het aanwijzen en/of afvoeren van majeure projecten. In de begroting van 2024 zijn voor het eerst majeure projecten opgenomen. Sindsdien zijn er geen nieuwe bijgekomen of oude (afgeronde of afgewaardeerde) projecten afgevoerd. Een heldere procedure voor het aanwijzen of afvoeren (bijvoorbeeld bij de begrotingsbehandeling) helpt om het portfolio van majeure projecten actueel te houden. e. We laten majeure projecten beter aansluiten op onze interne methodiek “Projectmatig werken”. Binnen onze organisatie kennen wij een methodiek “Projectmatig werken”. Deze methodiek is op 7 juni 2023 toegelicht aan de auditcommissie. In 2023 is de vernieuwde werkwijze ‘projectmatig werken’ geïntroduceerd.

Met deze methode zorgen we als organisatie voor een uniforme manier van het werken aan projecten, van voorbereiding tot afronding. Binnen deze methodiek werken we met projectformats als “Startdocument”, “Plan van Aanpak” (PvA), “Voortgangsrapport” en “Eindrapport”. In deze formats zijn afspraken vastgelegd over onder andere budget, planning, capaciteit, haalbaarheid en het beleggen van verantwoordelijkheden zoals portefeuillehouder, ambtelijk opdrachtgever, projectleider. Alle Plannen van Aanpak worden in de portfolioboard projectmatig werken (het overleg van Directie en Clusterhoofden) besproken. Zo houden zij zicht op het portfolio aan projecten. Daarbij moeten we wel opmerken dat dit interne documenten zijn en enkel bedoeld voor intern gebruik. Wel kunnen kaders over rollen en verantwoordelijkheden, die voor de raad van belang zijn, worden doorvertaald in de startnotitie voor de raad en de P&C-rapportages. Niet voor alle door de raad benoemde majeure projecten is intern een PvA opgesteld. Dat komt omdat in de methodiek van projectmatig een PvA wordt opgesteld als er duidelijkheid is over het concreet op te leveren eindresultaat. Zolang dat nog niet het geval is, betreft het een potentieel project in de verkenningsfase.

Wel zullen we een betere aansluiting realiseren door af te spreken dat we voor elk majeur project altijd minimaal een “startdocument” of een “Plan van Aanpak” opstellen. Toetsing aan Omgevingsvisie Niet van toepassing.

2

V 1.0

Kanttekeningen en risico’s De aangegeven maatregelen vragen extra inzet van de organisatie. De organisatie zal frequenter rapporteren over meer onderdelen. Daar staat tegenover dat door gebruik te maken van de cyclus en het beter benutten van het bestaande instrumentarium, we meer grip kunnen realiseren op grote participatieve processen, meer rust kunnen creëren door minder vaak ad hoc te rapporteren en daarnaast dat we u als raad beter kunnen informeren. Financiën Niet van toepassing. Vervolg en planning Na positieve besluitvorming: No. 1.1 1.2 1.3

Onderwerp (besluitpunt) Frequentere rapportages (per kwartaal) Toevoegen van “participatie” als rapportageonderdeel bij majeure projecten Startnotitie nieuwe majeure projecten

1.4

Procedure voor het op- en afvoeren van majeure projecten

1.5

De verbeterde aansluiting van de majeure projecten op de interne methodiek projectmatig werken

Planning Start 2026 Start 2026 We komen deze raadsperiode nog met een voorstel voor het aanwijzen en afvoeren van majeure projecten in de P&Cdocumenten. Direct daarna kunnen we met die procedure en opstellen van een startnotitie voor nieuwe majeure projecten van start gaan.

Communicatie + Participatie Niet van toepassing. Bijlagen - Uitwerking aanbevelingen Dokkum, 23 september 2025 Burgemeester en wethouders van de gemeente Noardeast-Fryslân,

de secretaris, H.J.C.M Verbunt MBA

de burgemeester, mr. J.G. Kramer

3

V 1.0

Raadsbesluit 2025 / 2025- 220274

De raad van de gemeente Noardeast-Fryslân, gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 23 september 2025; Besluit: De aanbevelingen aan het college uit het Rekenkameronderzoek “MFC It Spektrum” voor een betere kaderstelling en meer regie op grote participatieve projecten op te pakken met een verbeterde werkwijze voor majeure projecten zoals in de toelichting bij dit raadsvoorstel is aangegeven. Aldus besloten door de raad van de gemeente Noardeast-Fryslân in zijn openbare vergadering d.d. 20 november 2025. De raad voornoemd, de griffier,

de voorzitter,

Signed By: Dijkstra, Sytze

Signed By: Kramer, Johannes

21/11/2025 10:49:13 CET {{Signer1}}

21/11/2025 13:27:21 CET {{Signer2}}

ID: 00de99c3-91ed-4662-8bc7-71d5844f9f7d

ID: 00de99c3-91ed-4662-8bc7-71d5844f9f7d

Auth: Scribble

Auth: Scribble

mr. S.K. Dijkstra

mr. J.G. Kramer

4

V 1.0