Raadsvoorstel - Uitkomst Europese aanbesteding accountancydiensten - voorgenomen gunning

Raadsvoorstel Voorstel aan de raad van de gemeente Noardeast-Fryslân Jaartal + zaaknummer

:

2026 / 002180

Raadsvergadering d.d.

:

19 februari 2026

Portefeuillehouder

:

J.G. Kramer

Programma

:

(1) Ynwenner en bestjoer

Programmaonderdeel

:

-

Cluster

:

Griffie

Onderwerp

:

Voorgenomen gunning accountantsdiensten

Begrotingswijziging

:

Nee

Voorgesteld raadsbesluit 1. In te stemmen met de voorgenomen gunning van de opdracht accountantsdiensten aan de in het geheime advies genoemde inschrijver, die als economisch meest voordelige partij uit de beoordeling is gekomen. 2. Geheimhouding op te leggen op de bij dit voorstel behorende bijlagen (1) Proces-verbaal van Gunning Europese aanbesteding voor accountantsdiensten 2025-2035 en (2) PVG bijlage - Beoordelingsformulier kwaliteit conform de Woo. 3. De geheimhouding op te heffen van het aan de raad verstrekte document Bijlage 6 Kwaliteit, open vragen en interview waarop de raad geheimhouding heeft opgelegd op 6 november 2025, voor zover opgenomen in bijgaand en als zodanig gewaarmerkt uittreksel van het Geheimhoudingsregister op grond van artikel 89 lid 4 Gemeentewet. Inleiding De huidige overeenkomst van accountantsdiensten verloopt per controle boekjaar 2025. Om te voorzien in de verplichte controle van de jaarrekening en aanvullende accountantswerkzaamheden is een Europese aanbesteding uitgevoerd. De inschrijftermijn is inmiddels gesloten en de ontvangen inschrijvingen zijn beoordeeld conform de vastgestelde gunningscriteria. Beoogd effect Te komen tot een contract met een accountant voor de boekjaren 2026-2035.

De overeenkomst wordt afgesloten voor een periode van 36 maanden plus tweemaal een optionele verlenging van 36 maanden en tenslotte eenmaal met 12 maanden (ofwel totaal maximaal 120 maanden). Argumenten 1.1 De aanbestedingsprocedure is uitgevoerd volgens de geldende wet- en regelgeving. Er is een werkgroep samengesteld bestaande uit alle vier de leden van de auditcommissie, de concerncontroller en de coördinator PenC tezamen met de adjunct-griffier. Onder begeleiding van het inkoopadviesbureau BIC uit Leeuwarden is er een Europese aanbesteding voor accountantsdiensten in de markt gezet eind 2025 waarvan de inschrijving verliep op 6 januari 2026. De beoordeling heeft op 20 en 21 januari 2026 plaatsgevonden waarbij de inschrijvingen beoordeeld zijn op zowel kwaliteit als prijs. De gemeenteraad wordt verzocht in te stemmen met de voorgenomen gunning van de opdracht voor accountantsdiensten aan de inschrijver, die als economisch meest voordelige partij uit de beoordeling naar voren is gekomen, zoals uitgewerkt in het bijgevoegde geheime advies beschreven in het Proces-verbaal van Gunning (bijlage 1). 1.2 Het betreft nog een voorgenomen gunning. Nadat de gunningsbeslissing bekend wordt, geldt er nog een bezwaartermijn van 20 kalenderdagen. Daarnaast wordt bij de inschrijver die de voorgenomen gunning heeft bewijsstukken uitsluitingsgronden en geschiktheidseisen opgevraagd.

Deze bewijsstukken moeten binnen 7 kalenderdagen zijn aangeleverd en worden getoetst door BIC. Pas na ondertekening contract door beide partijen is de gunning helemaal definitief afgerond. 1.3 Op grond van artikel 213 Gemeentewet wijst de gemeenteraad een accountant aan. Deze is belast met de controle van de jaarrekening, het verstrekken van een accountantsverklaring en het uitbrengen van een accountantsverslag met bevindingen. 1

2.1 Het proces-verbaal incl. advies tot gunning en het bijbehorende Beoordelingsformulier kwaliteit worden onder geheimhouding aan de raad ter beschikking gesteld. De uitkomsten van deze beoordeling bevatten concurrentiegevoelige informatie, waaronder tarieven, onderbouwingen en kwalitatieve verschillen tussen inschrijvers. In het kader van de Woo artikel 5.1, lid 2 sub f worden vertrouwelijke bedrijfsgegevens, waaronder concurrentiebedingen of concurrentiegevoelige informatie afgeschermd voor openbaarmaking. 3.1 Voor het document bijlage 6 Kwaliteit, open vragen en interview van de aanbestedingsprocedure is geen grond meer voor geheimhouding. De onderbouwing van de geheimhouding is gebaseerd op de uitzonderingsgronden uit de Wet open overheid (Woo). Nu de beoordeling van de aanbestedingsprocedure is afgehandeld, is de grond voor geheimhouding komen te vervallen. 3.2 De gemeenteraad dient de geheimhouding op te heffen. Gelet op artikel 89, lid 4 Gemeentewet is de gemeenteraad het orgaan om de geheimhouding op te heffen. Toetsing aan Omgevingsvisie N.v.t. Kanttekeningen en risico’s Na de voorgenomen gunning is er gelegenheid voor de inschrijvers, die zijn afgevallen, om bezwaar te maken. Deze bezwaartermijn van 20 dagen moet worden afgewacht voordat er overgegaan kan worden tot definitieve gunning.

Financiën De kosten voor accountantsdiensten zijn structureel opgenomen in de begroting. Het beschikbare budget is toereikend om de kosten van het inschrijvende accountantskantoor, aan wie de voorgenomen gunning is verleend, te dekken. Vervolg en planning Alle inschrijvers worden op vrijdag 20 februari 2026 geïnformeerd over de uitkomsten van deze aanbesteding en de voorgenomen gunning. Er volgt een bezwarenprocedure van 20 kalenderdagen na bekendmaking van de gunningsbeslissing. Afhankelijk van de eventuele bezwaren volgt daarna de definitieve gunning en hopen we dat de ingangsdatum van het contract voor 15 maart 2026 kan ingaan. De griffier zorgt voor verdere afhandeling van de aanbesteding en het aangaan van het contract. Na besluitvorming over het opheffen van geheimhouding wordt dit verwerkt in het wettelijk verplichte geheimhoudingsregister. Het betreffende document wordt na besluitvorming raad op openbaar gezet in iBabs. Communicatie + Participatie De voorgenomen gunning wordt aan alle inschrijvers bekend gemaakt op vrijdag 20 februari 2026. Elke inschrijver krijgt zijn eigen beoordeling gemotiveerd terug in vergelijking met de inschrijver die als economisch meest voordelige partij naar voren is gekomen. Na de definitieve gunning zal er een kennismakingstraject komen met de nieuwe accountant waar zowel de gemeenteraad, college als organisatie bij betrokken worden.

Bijlagen 1. Proces-verbaal van Gunning Europese aanbesteding voor accountantsdiensten 2025-2035 (GEHEIM); 2. PVG bijlage - Beoordelingsformulier kwaliteit (GEHEIM); 3. Uittreksel geheimhoudingsregister.

Dokkum, 5 februari 2026 Namens de werkgroep Europese aanbesteding accountantsdiensten K. de Jager

2

V 1.0

Raadsbesluit 2026 / 2026-002180.

De raad van de gemeente Noardeast-Fryslân, gelezen het voorstel van de werkgroep Europese aanbesteding accountantsdiensten; gelet op het bepaalde in artikel 213 van de Gemeentewet, artikel 5.1 lid 2 sub f van de Woo en artikel 89, lid 4 Gemeentewet; Besluit: 1. In te stemmen met de voorgenomen gunning van de opdracht accountantsdiensten aan de in het geheime advies genoemde inschrijver, die als economisch meest voordelige partij uit de beoordeling is gekomen. 2. Geheimhouding op te leggen op de bij dit voorstel behorende bijlagen (1) Proces-verbaal van Gunning Europese aanbesteding voor accountantsdiensten 2025-2035 en (2) PVG bijlage - Beoordelingsformulier kwaliteit conform de Woo. 3. De geheimhouding op te heffen van het aan de raad verstrekte document Bijlage 6 Kwaliteit, open vragen en interview waarop de raad geheimhouding heeft opgelegd op 6 november 2025, voor zover opgenomen in bijgaand en als zodanig gewaarmerkt uittreksel van het Geheimhoudingsregister op grond van artikel 89 lid 4 Gemeentewet.

Aldus besloten door de raad van de gemeente Noardeast-Fryslân in zijn openbare vergadering d.d. 19 februari 2026. De raad voornoemd, de griffier,

de voorzitter,

Signed By: Dijkstra, Sytze 2026-02-20T10:25:54+01:00 ID: 84a9e150-2aef-4151-972f-3fdbe4673285 Auth: Scribble

{{Signer1}}

Signed By: Kramer, Johannes 2026-02-20T10:35:43+01:00 ID: 84a9e150-2aef-4151-972f-3fdbe4673285 Auth: Scribble

{{Signer2}}

mr. S.K. Dijkstra

mr. J.G. Kramer

3

V 1.0