Raadsvoorstel rapportages Rekenkamercommissie inzake financiële informatievoorziening

Raadsvoorstel Voorstel aan de raad van de gemeente Noardeast-Fryslân Jaartal + zaaknummer

: 2022-271267

Raadsvergadering d.d.

: 26 januari 2023

Portefeuillehouder

: J. D. de Vries

Programma

: Alle programma's

Programmaonderdeel

: Alle programmaonderdelen

Naam opsteller

: P. Westra

E-mail

: p.westra@noardeast-fryslan.nl

Onderwerp

: Rapportages Rekenkamercommissie inzake Financiële informatievoorziening

Begrotingswijziging

: N.v.t.

Voorgesteld raadsbesluit In te stemmen met de in het raadsvoorstel voorgestelde uitvoering van de aanbevelingen inzake de beide RKC-rapporten over de Financiële informatievoorziening. Inleiding De rekenkamercommissie (RKC) heeft een tweetal rapporten opgesteld over de financiële informatievoorziening van en voor de gemeenteraad. Het eerste rapport ‘Financiële informatievoorziening deel 1’ is in november 2021 uitgebracht. De onderzoeksvraag van de eerste rapportage richt zich op de vraag of de gemeenteraad beschikt over adequate, voldoende en tijdige financiële informatie op basis van de PenC-documenten om zijn controlerende en kaderstellende taken uit te voeren. De RKC oordeelt in deze rapportage dat de begrijpelijkheid van teksten in de documenten van de PenC-cyclus voldoende is. De RKC komt in haar rapportage wel met een aantal aanbevelingen welke aan het college voorgelegd zijn om deze over te nemen en de raad hier voor 1 juli 2022 over te informeren. De RKC heeft een mooi rapport uitgebracht met duidelijke aanbevelingen voor het college. Op 12 juli 2022 laat het college aan de raad weten de aanbevelingen van het rapport ter harte te nemen en een ambtelijke werkgroep in te stellen die aan de slag gaan met de conclusies en aanbevelingen in relatie tot de PenC-cylus. De rapportage is opgenomen als Bijlage 1.

Het tweede rapport ‘Meer grip op gemeentegeld’ is in augusutus 2022 uitgebracht. De tweede rapportage is gericht op de vraag op welke wijze de gemeenteraad de aangerijkte financiële informatie verwerkt en in hoeverre de gemeenteraad in staat wordt gesteld om de stand van zaken te doorgronden, en op basis daarvan de noodzakelijke besluiten te nemen. De tweede rapportage is vooral gericht op de werkprocessen van de raad en niet op de informatievoorziening van het college. De rapportage is opgenomen als Bijlage 2. De hoofdboodschap die uit beide rapporten voortkomt is de zoektocht naar verbeteringen in de PenC-cyclus. Beide rapporten komen met duidelijke conclusies en aanbevelingen die het college, de auditcommissie, de raad en de ambtelijke organisatie allemaal omarmen. Er is een ambtelijke werkgroep opgericht welke een Plan van Aanpak aan het voorbereiden is om de verbeteringen in de PenC-cylus uit te werken. De auditcommissie zal hier in het eerste kwartaal van 2023 actief bij betrokken worden. Beoogd effect Verbeteren financiële informatievoorziening voor de gemeenteraad. Argumenten 1.1 De aanbevelingen uit de eerste rapportage van de RKC zijn door het college aangenomen en verwerkt in de PenC-cyclus. In de eerste rapportage van de RKC is een aantal conclusies en aanbevelingen opgenomen.

Het college heeft de opdracht van de gemeenteraad gekregen om de aanbevelingen uit te voeren. Hieronder wordt per aanbeveling aangegeven wat het college hiermee heeft gedaan in de PenC-cyclus. Aanbeveling 1: Consequenties van een positief-negatief structureel begrotingssaldo. 1

In het rapport van de RKC wordt aangegeven dat het aanbeveling verdient om de consequenties van een positief dan wel negatief structureel begrotingssaldo te verwerken in de begroting. De document analyse voor het onderzoek van de RKC heeft zich beperkt tot de PenC-documenten uit 2019 en 2020. Deze aanbeveling neemt het college ter harte en hier wordt al opvolging aan gegeven in de begroting 2022. Aanbeveling 2: Systematiek verwerking primitief begrotingssaldo. Uit de PenC-documenten blijkt dat er gewerkt wordt met een primitieve begroting, die middels raadsvoorstellen voor nieuwe investeringen, nieuw beleid en mogelijke bezuinigingen wordt aangepast. In de rapportage wordt aangegeven dat het wenselijk is om de huidige systematiek los te laten en een primitief saldo te presenteren waarin op basis van nieuwe plannen en/of bezuinigingen een reëel en actueel beeld van de financiële situatie wordt geschetst. Deze aanbeveling neemt het college ter harte en hier wordt al opvolging aan gegeven in de begroting 2022. Aanbeveling 3: Risico’s in risicoparagraaf uitbreiden. De RKC concludeert dat de accountant bij herhaling opmerkingen maakt in de accountantsverslagen over de paragraaf ‘risico’s en weerstandsvermogen’. Daarbij wordt aangegeven dat de risico’s te eenzijdig en te optimistisch zijn.

De RKC beveelt aan het advies van de accountant hierin op te volgen door ook externe en andere factoren op te nemen in de paragraaf. De risicoanalyse is een doorlopend proces waarbij tweemaal per jaar de risico’s geïnventariseerd worden in samenwerking met de betrokken medewerkers uit de organisatie. Eind 2021 heeft de directie het besluit genomen om het financieel risicomanagement door te ontwikkelen. Deze aanbeveling neemt het college daarom ook ter harte en hier wordt opvolging aan gegeven in de begroting 2022. Aanbeveling 4: Duidelijkere en beknopte verantwoording van afwijkingen in tussentijdse rapportages. De RKC adviseert om een meer toegespitste tussentijdse rapportage op te stellen waarin over praktische afwijkingen rond activiteiten en doelen, dan wel veranderende financiële verhoudingen/voorwaarden gerapporteerd gaat worden. Deze aanbeveling neemt het college ter harte en hier wordt opvolging aan gegeven in 2e tussentijdse rapportage 2022. Aanbeveling 5: Integraal opnemen van onderhuisvesting in de begroting. In de rapportage wordt aangegeven dat het de voorkeur verdient om in de begroting de onderwijshuisvestingsplannen integraal op te nemen zodat de gemeenteraad een volledig overzicht heeft van de stand van zaken bij de onderwijshuisvesting zonder allerlei separate documenten te raadplegen. Deze aanbeveling neemt het college ter harte.

Aangezien de financiële positie het eerder niet toeliet om het integraal huisvestingsplan (IHP) te verwerken, was ervoor gekozen om alleen het hoognodige te verwerken. In de begroting 2023 is het IHP volledig verwerkt waardoor opvolging is gegeven aan de aanbeveling. Aanbeveling 6: Verkeerslichtenmodel strikter uitvoeren op een navolgbare wijze. Het verdient de aanbeveling de opzet van het stoplichtenmodel strikter toe te snijden op de belangrijke wijzigingen en daarbij ook consequent de kleuren te gebruiken die overeenkomen met de vastgestelde feitelijke situatie. Wanneer in dat kader verwijzingen worden opgenomen naar bedragen, beveelt de RKC aan dit in exacte, absolute getallen te doen en niet in termen van ‘meer en minder’ of ‘hoger dan’ of ‘toename’. Deze aanbeveling neemt het college ter harte. Doormiddel van de verkeerslichten wordt in de tussentijdse rapportage en in de jaarstukken de voortgang van de activiteiten gerapporteerd. Ambtelijk is er een Plan van Aanpak in voorbereiding om de PenC-cyclus te verbeteren. De werking van het verkeerslichtenmodel zal onderdeel uitmaken van dit Plan van Aanpak. Opvolging van de aanbeveling is onderhanden. De auditcommissie zal in het eerste kwartaal van 2023 hierbij actief betrokken worden om mee te denken in de mogelijke verbeteringen van de PenC-cyclus.

Aanbeveling 7: Actualisatie onderhoud kapitaalgoederen Het verdient de aanbeveling om de beheerplannen en beheersystemen voor het onderhoud kapitaalgoederen te actualiseren en dit helder op te nemen in de PenC-cyclus. De raad heeft in juni 2021 de nota kapitaalgoederen vastgesteld. Deze aanbeveling neemt het college ter harte en hier wordt opvolging aan gegeven in de begroting 2022. 1.2

De aanbevelingen uit de tweede rapportage van de RKC uit te voeren zoals hieronder is aangegeven.

Onderstaande voorstellen zijn gebaseerd op input vanuit de griffie. Ook hier is de hoofdboodschap dat college en raad / auditcommissie gezamenlijk blijven zoeken naar verbeteringen in de P&C-cyclus en de P&C-documenten, zodat de raad goed in positie wordt gebracht. Aanbeveling 1: Een goede introductie bij de start van de raadsperiode. 2

V 1.0

De PenC-cyclus is als onderwerp opgenomen in het startprogramma voor de (nieuwe) raad. Naast algemene informatie heeft ook de door de raad benoemde accountant hierin een rol. Verder zal bij het verschijnen van elk PenC-document, kort de verbinding worden aangegeven met eerdere en latere documenten, zodat de cyclus voor de raad inzichtelijk wordt. Ook zal bij elk PenC-document de betreffende handreiking uit de bijlagen van het RKC-rapport aan de raad worden verstrekt. Aanbeveling 2: De aanbieding van een aantal meer praktische hulpmiddelen. Er zal een duidelijke planning van de PenC-documenten opgesteld worden waarbij de auditcommissie betrokken zal worden. Deze aanbeveling zal meegenomen worden in het Plan van Aanpak om de PenCcyclus te verbeteren. Het is aan de raadsleden zelf om desgewenst goed gebruik te maken van de instrumenten en hulpmiddelen zoals die in de bijlagen 3 en 4 bij het onderzoeksrapport zijn aangeleverd. Aanbeveling 3: Streven naar een zo beperkt mogelijke omvang van de afzonderlijke P&C-documenten. Deze aanbeveling komt overeen met aanbeveling 4 uit de 1e rapportage. In de 2e tussentijdse rapportage 2022 is hier een eerste aanzet voor gegeven om alleen te rapporteren op afwijkingen. Aanbeveling 4: De behandeling van de jaarrekening en het jaarverslag, samen met de managementletter van de accountant uitgebreid in een brede setting voor te bereiden.

Nadat de auditcommissie het jaarlijkse overleg met de accountant over jaarrekening en -verslag heeft gehad, worden deze documenten voortaan geagendeerd voor it Petear. Daarin kan de accountant de belangrijkste conclusies toelichten en duiden voor de raad. Ook kan de auditcommissie desgewenst de raad enkele aanbevelingen meegeven. Aanbeveling 5: Toezicht op de inrichting van de P&C-cyclus. Dit wordt een belangrijke taak voor de auditcommissie. Samen met het college zorgen voor een voor de raad inzichtelijke P&C-cyclus en heldere P&C-documenten. Documenten die tijdig naar de raad worden gezonden zodat een goede voorbereiding plaats kan vinden. Aanbeveling 6: Bespreken accountantscontrole. Deze taak wordt ook nu al door de auditcommissie uitgevoerd. Aanbeveling 7: Terugrapportage aan de raad over haar bevindingen. De terugrapportage vanuit de auditcommissie aan de raad kan op twee manieren, schriftelijk en mondeling. Schriftelijk door de essentie van het betreffende P&C-document te duiden en mondeling via een korte toelichting in it Petear. Het is aan de auditcommissie hoe en wanneer zij gebruik maakt van deze mogelijkheden. Aanbeveling 8: Opstellen huishoudelijk reglement. Vooralsnog kan worden volstaan met een iets uitgebreidere omschrijving van taken en bevoegdheden in het te actualiseren Reglement van Orde van de raad.

Desgewenst kan in een later stadium een eigen huishoudelijk reglement worden ontwikkeld. Aanbeveling 9: Samenstelling van de auditcommissie. Op basis van bovenstaande taakuitbreiding, wordt het aantal leden van de auditcommissie uitgebreid van drie naar vier. Bij de verkiezing van de leden wordt primair geselecteerd op basis van kennis en affiniteit. Daarnaast wordt zo mogelijk ook rekening gehouden met een verdeling over coalitie en oppositie. Als vaste externe adviseur kan gebruik worden gemaakt van de door de raad benoemde accountant. Naast het beoordelen van jaarverslag en -rekening kan zijn deskundigheid en advies ook worden benut bij de andere P&C-documenten. Mocht de auditcommissie behoefte hebben aan extra kennis en/of deskundigheid, dan kan die ad hoc worden ingehuurd. Kanttekeningen en risico’s N.v.t. Financiën Er zijn aan de uitvoering van de aanbevelingen geen extra kosten verbonden. Vervolg en planning In 2023 zal de uitvoering van de aanbevelingen waar nodig worden besproken met de auditcommissie en daarna ter hand worden genomen. Communicatie + Participatie N.v.t. 3

V 1.0

Bijlagen 1. Rapport ‘Financiële informatievoorziening deel 1’; 2. Rapport ‘Meer grip op gemeentegeld’. Dokkum, 20 december 2022 Burgemeester en wethouders van de gemeente Noardeast-Fryslân,

de secretaris, H.J.C.M Verbunt MBA

de burgemeester, mr. J.G. Kramer

4

V 1.0

Raadsbesluit 2022-271267

De raad van de gemeente Noardeast-Fryslân, gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 20 december 2022; Besluit: in te stemmen met de in het raadsvoorstel voorgestelde uitvoering van de aanbevelingen inzake de beide RKC-rapporten over de Financiële informatievoorziening. Aldus besloten door de raad van de gemeente Noardeast-Fryslân in zijn openbare vergadering d.d. 26 januari 2023. De raad voornoemd, de griffier,

de voorzitter,

{{Signer1}} 27/01/2023 16:41:36 CET

{{Signer2}} 30/01/2023 11:36:15 CET

Signed By: Dijkstra, Sytze <s.dijkstra@noardeast-fryslan.nl>

Signed By: Kramer, Johannes <j.kramer@noardeast-fryslan.nl>

Id: 7ee392e3-dfa9-4f03-bb05-a7f5347ca899

Id: 7ee392e3-dfa9-4f03-bb05-a7f5347ca899

Auth: Scribble

Auth: Scribble

mr. S.K. Dijkstra

mr. J.G. Kramer

5

V 1.0