Raadsvoorstel Plan van Aanpak verkoop gemeentehuis Kollum

Raadsvoorstel Voorstel aan de raad van de gemeente Noardeast-Fryslân Jaartal + zaaknummer

: 2021 / Z322127

Raadsvergadering d.d.

: 30 september 2021

Portefeuillehouder

: T. Berends en J.D. de Vries

Programma

: (1) Ynwenner en Bestjoer

Programmaonderdeel

: 101.1 / 101.2 / 101.3 / 103.1 en 104

Naam opsteller

: H. Dijkgraaf (E-mail: h.dijkgraaf@noardeast-fryslan.nl)

Onderwerp

: Plan van Aanpak Verkoop gemeentehuis Kollum 2e fase

Begrotingswijziging

: nee

Voorgesteld raadsbesluit De raad wordt voorgesteld het volgende besluit te nemen: Geen wensen en bedenkingen in te dienen ten aanzien van het bijgaande en als zodanig gewaarmerkte Plan van Aanpak Verkoop gemeentehuis Kollum 2e fase. Toelichting: op 7 september 2021 heeft een klankbordgroep plaatsgevonden. De input van de klankbordgroep is verwerkt in het voorliggende Plan van Aanpak. Daarmee acht de klankbordgroep het Plan van Aanpak Verkoop gemeentehuis Kollum 2e fase behandelrijp. Inleiding Na de ambtelijke en bestuurlijke fusie is per 1 januari 2019 de gemeente Noardeast-Fryslân ontstaan. In 2019 is besloten het bestuurlijk en ambtelijk apparaat centraal te huisvesten in Dokkum onder de voorwaarde dat dekking van de toekomstige centrale huisvesting moet plaatsvinden binnen de huidige, beschikbare budgetten van de gemeentelijke begroting. De verkoop van twee vrijkomende gemeentehuizen waaronder dat van Kollum, kan daar een bijdrage aan leveren. Het College van B&W heeft daarom in 2020 besloten het gemeentehuis van Kollum te verkopen. Na de twee vonnissen van de rechtbank Noord-Nederland van 27 januari 2021 heeft het College van B&W besloten om voor het terrein van het gemeentehuis Kollum inclusief opstallen een nieuwe verkoopprocedure te starten. Om effectief en efficiënt samen te kunnen werken aan het gewenste eindresultaat, is dit Plan van Aanpak opgesteld.

Het beschrijft op basis van de informatie die tot nu toe bekend is de organisatie en inrichting van verkoopprocedure en zal steeds worden aangepast naarmate het project vordert. Meer in het bijzonder wordt aandacht besteed aan:  de aanleiding voor de opdracht;  de opdrachtformulering met kaders en randvoorwaarden;  het gewenste eindresultaat;  de projectfasen en daarbij behorende planning;  risicoanalyse en projectbeheersing;  het betrekken van de stakeholders;  de projectorganisatie en de daarbij behorende rollen, taken en verantwoordelijkheden. Beoogd effect Het beoogd effect van het Plan van Aanpak is: 1) te laten zien dat uitvoering wordt gegeven aan de motie van de gemeenteraad van 4 februari 2021; 2) een eenduidige opdrachtformulering, inclusief kaders en randvoorwaarden; 3) inzicht te geven in de relatie met bestaand beleid en andere projecten zodat de wederzijdse afhankelijkheden en complexiteit van de verkoop gemeentehuis Kollum zichtbaar wordt; 4) inzicht te geven in de verschillende stakeholders die bij dit project zijn betrokken; 5) de projectaanpak inzichtelijk te maken om het gewenste resultaat te bereiken; 6) inzicht te geven in de risicoanalyse en projectbeheersing; 7) de projectstructuur inzichtelijk te maken zodat rollen, taken en verantwoordelijkheden van een ieder duidelijk zijn met het oog op effectief en efficiënt samenwerken aan het gewenste

eindresultaat. 1

Argumenten 1.1 Verkoop van onroerend goed (gebouwen en grond) is een collegebevoegdheid. Het is daarmee ook het College van B&W dat het Plan van Aanpak vaststelt. De gemeenteraad heeft aangegeven nadrukkelijk betrokken te willen worden bij het verkoopproces gemeentehuis Kollum. Vandaar dat het Plan van Aanpak voor wensen en bedenkingen aan de gemeenteraad wordt voorgelegd. 1.2 Projectmatig werken vraagt om een Plan van Aanpak zodat het gewenste eindresultaat bereikt kan worden binnen de gestelde kaders en randvoorwaarden. 1.3 Er is samenhang met/afhankelijkheid van vier andere projecten. Het gaat om: * project Centrale Huisvesting en fysieke dienstverlening; * project Exit-strategie gemeentehuis en gemeentewerf Kollum; * project Aanpak Vastgoed Kollum; * verkoop gemeentehuis Damwâld. Belangrijk is dat de projectleiders en portefeuillehouders van deze projecten de onderlinge samenhang en afhankelijkheden goed in beeld hebben zodat sprake is van ambtelijke en bestuurlijke regie op de “totaalvisie / het totaalplan” voor de verkoop van het gemeentehuis Kollum, het verplaatsen van de gemeentewerf en de toekomst van de loketfunctie waartoe het College van B&W door de gemeenteraad is opgeroepen in zijn motie van 4 februari 2021.

Een overkoepelend projectleider brengt in beeld waar deze projecten elkaar raken, hoe de tijdlijnen zich tot elkaar verhouden en waar tijdverschuivingen binnen die projecten van invloed zijn op de andere projecten; in dit geval op Verkoop terrein van gemeentehuis Kollum inclusief opstallen. 1.4 Er wordt vanwege de onderlinge samenhang / afhankelijkheid van projecten een integrale en daarmee “totale” risicoanalyse gemaakt zodat duidelijk is welke risico’s uit de andere projecten impact hebben voor dit project en hoe die het beste beheerst kunnen worden. Met behulp van deze risicoanalyse en inzicht in genomen maatregelen om te voorkomen of beperken dat deze risico’s leiden tot nadelige effecten kan het college bij de besluitvorming op een later moment een afweging maken of zij afgezet tegen het belang van de totale opgave bereid is bepaalde risico’s te accepteren. Kanttekeningen en risico’s Planning en data in projectfasen In de planning worden, op verzoek van de klankbordgroep, geen concrete data noch kwartalen met jaartal genoemd.

Redenen daarvoor zijn: - de vervangende huisvesting voor de functies in het gemeentehuis (loketfunctie, werkplek medewerkers, raadszaal, Vluchtelingenwerk) en de gemeentewerf (buitendienst en materieel) is een noodzakelijke voorwaarde voor de verkoop van het terrein van het gemeentehuis Kollum inclusief opstallen; - er heeft nog geen integrale risicoanalyse plaatsgevonden; - er zijn diverse onduidelijkheden en onzekerheden ten aanzien van de vervangende huisvesting (waaronder de raadszaal). Denk bijvoorbeeld aan opleveren bouwdeel B en de situatie in de bouw op dit moment. De klankbordgroep heeft aangegeven dat de verhuizing van de raadszaal afgezet moet worden tegen het gebruik en de kosten van vervangende huisvesting, inclusief alle ICT-apparatuur. Realisatie van een tijdelijke raadszaal leidt (met het oog op het gebruik daarvan) tot relatief hoge kosten hetgeen niet wenselijk wordt geacht. Dat betekent dat een nieuwe raadszaal gereed moet zijn voordat de overdracht van het terrein gemeentehuis Kollum inclusief opstallen plaatsvindt. De start van de openbare verkoop kan dan dus pas plaatsvinden op het moment dat duidelijk is wanneer de raad een nieuwe raadszaal in gebruik kan nemen. Risico-inventarisatie Het Plan van Aanpak bevat op dit moment nog geen risico-inventarisatie. Gelet op de complexiteit (samenhang met c.q.

afhankelijk van drie andere projecten: project Centrale Huisvesting en fysieke dienstverlening, project Exit-strategie gemeentehuis en gemeentewerf Kollum, project Aanpak Vastgoed Kollum) en de politieke gevoeligheid van dit project zal per projectfase een risico-inventarisatie worden gemaakt op basis van de zgn. RISMAN-methode. De eerste risico-inventarisatie vindt plaats tijdens de voorbereidingsfase van de verkoopprocedure. Doel van de (integrale) risicoanalyse is: 1) Beheersing van de risico’s die samenhangen met de verkoop van het terrein van het gemeentehuis Kollum inclusief opstallen; 2) Een betere afweging van de door het College van B&W te nemen besluiten. 2

V 1.0

Daarbij gaat het om:  het bepalen van de kans dat een bepaald risico optreedt;  het bepalen van de gevolgen die het optreden van het risico heeft;  het bepalen van de beheersmaatregelen;  het bepalen van de actiehouder die de risico’s bewaakt, de risicomaatregelen implementeert en de risicoscore in de risicomatrix aanpast. Iedere projectfase zal daardoor een top 3 of top 5 met risico’s krijgen die beheerst moeten worden. Voordat het College van B&W de verkoopdocumenten zal vaststellen met het oog op de openbare publicatie van de verkoop, vindt een tweede risico-inventarisatie plaats zodat in het collegevoorstel de aanwezige risico’s en de genomen beheersmaatregelen opgenomen kunnen worden en het College van B&W een goede afweging kan maken. Het is belangrijk dat bij de risicoanalyse zijn betrokken:  de projectleiders van de projecten waar een samenhang mee is/afhankelijkheid van bestaat;  de ambtelijk opdrachtgever c.q. iemand anders van de directie;  de portefeuillehouders/leden stuurgroep;  projectleider Verkoop gemeentehuis Kollum 2e fase;  de leden van het kernteam aangevuld met relevante leden van het projectteam. Financiën N.v.t. Vervolg en planning In het Plan van Aanpak is in paragraaf 3.2 een planning met mijlpaalproducten en besluitvormingsmomenten weergegeven zonder concrete data of kwartalen en jaartallen.

Naar verwachting vindt een volgende klankbordgroep eind oktober of begin november plaats. Het college zal de klankbordgroep en de raad op gepaste wijze blijven informeren. Communicatie + Participatie Er wordt nog een stakeholdersanalyse en een communicatieplan opgesteld. Zie hiervoor ook de paragrafen 2.6 en 3.3 van het Plan van Aanpak. Bijlagen 1. Plan van Aanpak Verkoop gemeentehuis Kollum 2e fase

Dokkum,7 september 2021 Burgemeester en wethouders van de gemeente Noardeast-Fryslân,

de secretaris, H.J.C.M Verbunt MBA

de burgemeester, mr. J.G. Kramer

3

V 1.0

Raadsbesluit 2021 / Z322127-2021

De raad van de gemeente Noardeast-Fryslân, gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 7 september 2021;

Besluit: geen wensen en bedenkingen in te dienen ten aanzien van het bijgaande en als zodanig gewaarmerkte Plan van Aanpak Verkoop gemeentehuis Kollum 2e fase. Aldus besloten door de raad van de gemeente Noardeast-Fryslân in zijn openbare vergadering d.d. 30 september 2021. De raad voornoemd, de griffier,

de voorzitter,

Signed By: Dijkstra, Sytze <s.dijkstra@noardeast-fryslan.nl> {{Signer1}} 04/10/2021 12:51:49 CEST

Signed By: Kramer, Johannes <j.kramer@noardeast-fryslan.nl> {{Signer2}} 04/10/2021 10:17:43 CEST

ID: 0ecba652-5003-423f-b438-7b8678400664 Auth: Scribble

ID: 0ecba652-5003-423f-b438-7b8678400664 Auth: Scribble

mr. S.K. Dijkstra

mr. J.G. Kramer

4

V 1.0