Raadsvoorstel Huisvesting Gebietsteams

Raadsvoorstel Voorstel aan de raad van de gemeente Noardeast-Fryslân Jaartal + zaaknummer

: 2024/ 2022-276137

Raadsvergadering d.d.

: 11 juli 2024

Portefeuillehouder

: B. Koonstra

Programma

: (1) Ynwenner en bestjoer

Programmaonderdeel

:-

Naam opsteller

: C. Eelkema (E-mail: c.eelkema@noardeast-fryslan.nl)

Onderwerp

: Huisvesting medewerkers Gebietsteams

Begrotingswijziging

: Ja

Voorgesteld raadsbesluit 1. Een krediet ad. € 189.000, - beschikbaar te stellen voor de inrichting van de Gebietsteams East en West (waaronder werkplekken, overleg- en spreekruimte). 2. Een krediet ad. € 291.000, - beschikbaar te stellen voor de verbouw en exploitatiekosten voor de huisvesting van Gebietsteam West in de voormalige school ‘de Tsjelke’ in Holwert. 3. De kosten te dekken vanuit de stelpost oude bedragen gemeentehuis Kollum. 4. De begroting met begrotingswijziging 17 aan te passen. Inleiding Naar aanleiding van het raadsvoorstel ‘Centrale huisvesting ambtelijk apparaat in Dokkum’ van 4 december 2019, heeft de raad besloten de Gebietsteams dicht bij de Mienskip te huisvesten. Om hiermee de Gebietsteams herkenbaar en laagdrempelig benaderbaar te maken voor de bewoners. Om uitvoering aan dit raadsbesluit te geven is onderzoek gedaan naar mogelijke locaties. In 2023 is onderzocht welke locatie in de respectievelijke gewesten van Noardeast-Fryslân het meest geschikt is voor de huisvesting van de Gebietsteams. Uit dit onderzoek bleek dat een locatie in Kollum (voor Gebietsteam East) en een locatie in Ferwert/Holwert (voor Gebietsteam West) de meest geschikte dorpen voor huisvesting zijn.

Beoogd effect Gemeente Noardeast-Fryslân is een resultaatgerichte organisatie met focus op klantgerichte dienstverlening, goed toegesneden op de toekomst en met als speerpunten het verbeteren van de dienstverlening, een veilige woon- en leefomgeving, een krachtig en eigentijds bestuur en een gezond financieel beleid voor de lange termijn. Het beoogde effect van de nieuwe huisvesting voor de Gebietsteams is om hun locaties dichter bij de Mienskip (gemeenschap) en hun doelgroepen te brengen. Dit doel wordt nagestreefd om verschillende redenen: •

Toegankelijkheid: Door de Gebietsteams dichter bij de gemeenschap te plaatsen, wordt de drempel voor inwoners verlaagd om contact op te nemen. Dit bevordert een laagdrempelige benadering, waardoor inwoners sneller en gemakkelijker de weg naar de juiste ondersteuning vinden.

•

Efficiëntie in Werken: De huisvesting dient ondersteunend te zijn aan de werkzaamheden van de Gebietsteams. Dit betekent dat de werkomgeving zodanig ingericht is dat medewerkers efficiënt en effectief kunnen werken. Dit omvat onder andere goede werkplekken, vergaderfaciliteiten en de benodigde technologie en infrastructuur.

Argumenten Huidige situatie De huidige situatie is dat de Gebietsteams op dit moment als volgt gehuisvest zijn: • gebietsteam Noard is gehuisvest in Dokkum (gemeentehuis); • gebietsteam East is gehuisvest in Kollum; • gebietsteam West is gehuisvest in Dokkum (gemeentehuis). 1

Gewenste situatie Het uitgangspunt is dat de Gebietsteams lokaal gehuisvest zijn, herkenbaar en laagdrempelig benaderbaar zijn in het gebied waar de opgaven zich afspelen. Daarnaast wordt – waar mogelijk – samengewerkt met partners, lokale partijen en inwoners. Op basis van dit uitgangspunt is onderzocht welke kernen in de gewesten van Noardeast-Fryslân in aanmerking komen voor het huisvesten van de Gebietsteams. Uit dit onderzoek kwamen Dokkum, Kollum en de combinatie Ferwert-Holwert als meest passend naar voren. •

Gebietsteam Noard: De huisvesting blijft voorlopig in het gemeentehuis in Dokkum. Zodra de plannen voor de locatie van de werven verder uitgewerkt is, kan worden gekeken of Gebietsteam Noard hier ook gehuisvest kan worden.

•

Gebietsteam East: In Kollum biedt de locatie van de werf een geschikte mogelijkheid voor de huisvesting van Gebietsteam East. Deze locatie biedt ruimte voor het ontvangen van inwoners en borgt de veiligheid van zowel personen als gegevens. Binnen dit gebouw wordt al samengewerkt tussen Dokwurk, Radarwerk en gemeente NoardeastFryslân (werf). Hiermee is de laagdrempeligheid tot stand gekomen. Gezien de aanwezige partners en dat de werf hier gesitueerd is, biedt dit kansen om middelen efficiënter te gebruiken en daarmee om kosten te besparen. Gezien deze (unieke) kans is het Gebietsteam East hier al gehuisvest.

•

Gebietsteam West: Voor het Gebietsteam West is in Holwert een geschikte locatie gevonden in de voormalige school ‘de Tsjelke’. Deze locatie is gemeentelijk eigendom en biedt mogelijkheden om het Gebietsteam in – een deel van – het gebouw onder te brengen.

Het gebruik van beide locaties in het gebied waar de opgaven zich afspelen zorgt ervoor dat de Gebietsteams beter aansluiten bij hun respectievelijke doelgroep. Dit komt de efficiëntie en samenwerking ten goede. 1. Voor de inrichting van locatie Kollum is ervoor gekozen om deze met bestaand meubilair in te richten. Dit meubilair is echter niet Arbo-verantwoord. Daarbij is de inrichting summier uitgevoerd. Voor locatie Holwert is geen meubilair beschikbaar. Het benodigde meubilair zal worden aangeschaft binnen de raamovereenkomst voor losse inventaris. 2. De locatie die als geschikt wordt geacht in Holwert is een voormalige school. Om deze geschikt te maken als kantoorlocatie voor de Gebietsteams dient deze verbouwd te worden. Bij de verbouwing wordt zoveel als mogelijk de bestaande indeling gehandhaafd. Kanttekeningen en risico’s Om te kunnen voldoen aan het raadsbesluit om de Gebietsteams dicht bij de Mienskip te huisvesten, is het noodzakelijk dat hiervoor passende huisvesting beschikbaar komt buiten Dokkum. Dit om ervoor te zorgen dat de medewerkers van de Gebietsteams een adequate uitvalsbasis hebben om daarmee de gestelde ambities waar te kunnen maken. Het is lastig om binnen de gestelde regio (Ferwert/Holwert) een passende locatie te vinden voor het huisvesten van Gebietsteam West. Er zijn niet veel beschikbare locaties in de(ze) regio te vinden.

Hergebruik van een gebouw die in eigendom van de gemeente is, wordt als een duurzame oplossing gezien. Om een gezonde en veilige werkomgeving te creëren (en te behouden) dient er een investering gedaan te worden in passend meubilair. De prijzen stijgen elk jaar. Door gebruik te maken van de raamovereenkomst voor losse inventaris wordt deze prijs als reëel gezien. Financiën De financiele consequenties zijn onder te verdelen in investeringen en exploitatie. Deze consequenties zijn hieronder weergegeven. Investeringen: • Inrichting: Om beide locaties passend in te richten is een investering benodigt van € 189.000, -. De inrichting bestaat onder andere uit bureau’s, bureaustoelen, kasten, print- en kopieerapparatuur, warme- en koude drankenautomaat en vergaderfaciliteiten ((vergader)meubilair en audiovsiuele middelen).

2

V 1.0

•

Verbouw: Om de beoogde locatie in Holwert geschikt te maken als kantooromgeving is een verbouw noodzakelijk. De verbouw is minimaal gehouden en sluit zoveel mogelijk aan op de bestaande indeling. De kosten van de verbouw zijn geraamd op € 291.000, -.

De kapitaallasten van deze investeringen bedragen € 30.000,- per jaar. Exploitatie De exploitatiekosten worden geraamd op € 41.000, - per jaar. In de meerjarenraming is geen rekening gehouden met deze extra lasten. De kapitaal- en de exploitatielasten (totaal € 71.000, -) kunnen gedekt worden vanuit de stelpost oude bedragen gemeentehuis Kollum. Op deze stelpost is structureel € 174.000, - beschikbaar. Eerder is afgesproken dat alle exploitatielasten binnen het huisvestingsproject beschikbaar blijven binnen het huisvestingsproject. In de huidige staat van activa wordt rekening gehouden met € 20.000, - afschrijvingslasten per jaar voor de voormalige school ‘de Tsjelke’ in Holwert. Deze oude investeringen zijn nog niet volledig afgeschreven, vandaar dat deze nog in de staat van activa zitten. Deze afschrijvingskosten zijn al verwerkt in de meerjarenbegroting. Vervolg en planning Na akkoord van de raad wordt uitvoering gegeven aan het huisvesten van de medewerkers van de Gebietsteams East en West in de respectievelijke locaties. De irichting van locatie Kollum kan dit jaar worden afgerond. Voor de medewerkers van Gebietsteam West is de verwachting dat deze vanaf maart 2025 gebruik kunnen maken van hun locatie. Communicatie + Participatie Binnen de Gebietsteams heeft communicatie over dit advies plaatsgevonden.

Voor de inrichting van de locaties geldt een uniforme inrichting (immers gelijk aan het nu gekozen werkplekconcept). Op specifieke onderdelen/inrichting zal overleg plaatsvinden met de toekomstige gebruikers. Bijlagen - Raadsbesluit 4 december 2019. Dokkum, 11 juni 2024 Burgemeester en wethouders van de gemeente Noardeast-Fryslân,

de secretaris, H.J.C.M Verbunt MBA

de burgemeester, mr. J.G. Kramer

3

V 1.0

Raadsbesluit 2022 / Z329555-2021

De raad van de gemeente Noardeast-Fryslân, gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 11 juni 2024; Besluit: 1. Een krediet ad. € 189.000, - beschikbaar te stellen voor de inrichting van de Gebietsteams East en West (waaronder werkplekken, overleg- en spreekruimte). 2. Een krediet ad. € 291.000, - beschikbaar te stellen voor de verbouw en exploitatiekosten voor de huisvesting van Gebietsteam West in de voormalige school ‘de Tsjelke’ in Holwert. 3. De kosten te dekken vanuit de stelpost oude bedragen gemeentehuis Kollum. 4. De begroting met begrotingswijziging 17 aan te passen.

Aldus besloten door de raad van de gemeente Noardeast-Fryslân in zijn openbare vergadering d.d. 11 juli 2024. De raad voornoemd, de griffier,

de voorzitter,

{{Signer1}} 17/07/2024 16:47:04 CEST

{{Signer2}} 17/07/2024 20:45:58 CEST

Signed By: Dijkstra, Sytze <s.dijkstra@noardeast-fryslan.nl>

Signed By: Kramer, Johannes <j.kramer@noardeast-fryslan.nl>

ID: 8ebd5746-beca-4386-b850-2e50a48b46d7

ID: 8ebd5746-beca-4386-b850-2e50a48b46d7

Auth: Scribble

Auth: Scribble

mr. S.K. Dijkstra

mr. J.G. Kramer

4

V 1.0