Raadsvoorstel (geplaatst op 1 juni 2023) Pilot Evenemententerrein

Raadsvoorstel Voorstel aan de raad van de gemeente Noardeast-Fryslân Jaartal + zaaknummer

: 2023 / 2023-026308

Raadsvergadering d.d.

: 29 juni 2023 (It Debat 15 juni 203)

Portefeuillehouder

: A.J. Soepboer

Programma

: (1) Ynwenner & Bestjoer

Programmaonderdeel

: 102

Naam opsteller

: R. Leijstra (E-mail: r.leijstra@noardeast-fryslan.nl)

Onderwerp

: Pilot Evenemententerrein Tolhuispark

Begrotingswijziging

: nee

Voorgesteld raadsbesluit In te stemmen met het collegebesluit om: - Kennis te nemen van het locatieprofiel; - In te stemmen met de pilot “Evenementen Tolhuispark” in 2024, 2025, 2026. Inleiding In 2019 heeft uw raad een motie (bijlage 1) aangenomen waarin het college wordt verzocht een voorstel te maken voor de raad voor het bestemmen van een evenemententerrein in de breedste zin van het woord in het Tolhuispark. Om tot dit raadsvoorstel te komen, is het college voornemens om een driejarige pilot te starten om de effecten van een evenemententerrein op deze locatie te meten. Aangezien het om een collegebevoegdheid gaat, wordt de raad gevraagd om in te stemmen met het collegebesluit. Het college heeft uw raad op 17 mei 2023 geïnformeerd (bijlage 2) over het organiseren van deze pilot. Tijdens deze bijeenkomst is de toezegging gedaan om met een raadvoorstel te komen. Met dit voorstel wordt voldaan aan deze toezegging. De pilot evenemententerrein Tolhuispark is een driejarige pilot waarbij, indien een evenementenvergunning wordt verleend, een tweetal grotere evenementen, Dokk’em Open Air en Concours Hippique, de mogelijkheid krijgen gedurende de pilot het evenement te organiseren voor maximaal 4 dagen per jaar en alleen voor deze twee evenementen. Deze twee evenementen zijn gekozen, omdat zij voorheen ook gebruik maakte van dit terrein.

Aan de hand van de driejarige pilot worden jaarlijks de effecten gemeten van het evenement op de omgeving. Beoogd effect Uitvoering geven aan de in 2019 door de uw raad ingediende motie en duidelijk in kaart te brengen en verder te onderzoeken wat de mogelijkheden zijn voor het organiseren van evenementen in het Tolhuispark om hiermee organisaties enige zekerheid te bieden en omwonenden en stakeholders meer duidelijkheid. Argumenten 1.1 De pilot is een bevoegdheid van het college. Uw raad heeft in de motie van 2019 de kaders gesteld door aan te geven dat er een voorstel wordt gemaakt voor het bestemmen van het Tolhuispark als evenemententerrein en om te kijken of het terrein ook gebruikt kan worden voor (sport)activiteiten. Om daar invulling aan te geven, zal er eerst duidelijk moeten zijn wat de effecten van een evenement zijn. Het college beschouwt de pilot daarom als uitvoering van de motie. Naar aanleiding van de raadsbijeenkomst op 17 mei heeft uw raad kenbaar gemaakt dat hij behoefte heeft aan een voorstel. Aangezien het hier om een collegebevoegdheid gaat, wordt uw raad gevraagd om instemming met het collegebesluit. Voor het definitief bestemmen van het Tolhuispark als evenementenlocatie komt het college terug naar uw raad. 1.2 Het voorstel past binnen het vastgestelde beleid. In 2021 is het evenementenbeleid voor de periode 2021-2024 vastgesteld door het college.

In dit evenementenbeleid staat dat de gemeente evenementen stimuleert die een positief economisch effect hebben op de dorpen en de stad, zorgen voor sociale binding en een prettige leefomgeving. Bovendien staat er in het evenementenbeleid dat de gemeente, waar mogelijk en nodig locatieprofielen ontwikkelt. Het

1

Lokaal Akkoord heeft in 2022 nogmaals het belang aangegeven van een evenemententerrein door aan te geven dat er een vast evenemententerrein in Dokkum komt. In een locatieprofiel (Bijlage 3) staan de kaders waaraan de organisator moet voldoen. Het gaat dan bijvoorbeeld om geluidsnormen, eindtijden, parkeren, bereikbaarheid, maar ook het aantal keer per jaar dat een evenement plaats mag vinden op de locatie. Doordat er een locatieprofiel is, weten bewoners/ondernemers of sportaanbieders wat er wel en wat er niet mag en waar ze aan toe zijn. 1.3 De pilot is nodig voor de invulling van de moties uit 2019 en 2021. In 2019 heeft de raad een motie aangenomen waarin het college wordt verzocht om met een voorstel te komen voor een evenemententerrein in de breedste zin van het woord in het Tolhuispark en te onderzoeken of dit terrein ook voor andere (sport)activiteiten gebruikt kan worden. De raad heeft in 2021 (Bijlage 4) aangegeven dat een evenemententerrein samen met de sportaccommodaties de hoogste prioriteit heeft en bij de ontwikkeling hiervan niet gewacht moet worden op andere ontwikkelingen in de parken. Om uiteindelijk tot een voorstel te komen over het wel of niet creëren van een evenemententerrein op de voorgestelde locatie, zal er eerst onderzoek gedaan moeten worden naar de effecten van een evenement op dit terrein.

Vinke Vision heeft met een evenementenprofiel (Bijlage 5) aangegeven welke mogelijkheden er liggen in het Tolhuispark, maar ook welke beperkingen. Het Tolhuispark is door Vinke Vision geschikt bevonden voor sportevenementen. Ook is het Tolhuispark geschikt voor muziekevenementen. Het Tolhuispark is slechts geschikt voor 4 dagen grote evenementen per jaar. Meer kan niet. 1.4 Het organiseren van evenementen gebeurt in overleg met direct belanghebbenden op het Tolhuispark. Het evenementenprofiel geeft aan dat het Tolhuispark theoretisch gezien een goede locatie is. Het heeft de benodigde infrastructuur voor het organiseren van zowel kleine als grote (sport)-evenementen. Dit betekent echter niet dat alle onderdelen vanuit het onderzoek ook van toepassing zullen zijn bij een evenement. Afhankelijk van de aard en de grootte van een evenement kunnen er aanpassingen worden gedaan in overleg met de betrokkenen op het Tolhuispark. 1.5 Een driejarige pilot geeft meer duidelijkheid en zekerheid op de lange termijn. Het college heeft gekozen voor een driejarige pilot in plaats van een korte pilot. Hiermee verwacht het college een beter beeld te kunnen geven van de effecten van evenementen op de omgeving. Bij een eenjarige pilot kunnen er namelijk conclusies worden getrokken die niet representatief zijn voor een langere periode.

Organisatoren moeten bovendien in staat worden gesteld om ook aanpassingen te doen om een voor iedereen zo optimaal mogelijk evenement te organiseren. Verder hebben de organisatoren van evenementen aangegeven om drie jaar nodig te hebben om tot een rendabele businesscase te komen. Organisatoren zullen namelijk ook investeringen moeten doen om het evenement te organiseren. De pilot zal jaarlijks worden geëvalueerd. Kanttekeningen en risico’s 1.1 Een evenement zal nog steeds een evenementenvergunning moeten aanvragen. Tolhuispark zal voor de duur van de pilot worden aangewezen als evenementenlocatie. De evenementen zullen echter nog steeds een vergunningenprocedure moeten doorlopen om tot een definitief besluit te komen over het wel of niet doorgaan van een evenement. Aan een verleende evenementenvergunning worden voorschriften verbonden waar de vergunninghouder zich aan moet conformeren. Dit sluit aan op bestaande procedures die gelden vanuit de vergunningverlening voor een evenement. Direct belanghebbenden hebben de mogelijkheid tot het indienen van bezwaar. 1.2 Er zijn meerdere onderzoeken nodig om van de pilot tot een definitief omgevingsplan te komen. Om tot een definitief omgevingsplan te komen, zullen ook onderzoeken plaats moeten vinden in het kader van de Wet natuurbescherming. Dit is onderdeel van de procedure in relatie tot het evenement.

Als onderdeel van de aanvraag kan er dan ook een ecologisch onderzoek (quick scan van de natuurwaarden) plaatsvinden en daarnaast moeten ook de effecten van stikstofdepositie als gevolg van de evenementen berekend worden. 1.3 Organisaties kunnen er ook zelf voor kiezen om het evenement niet te organiseren. Het is mogelijk dat één van de organisatoren van de genoemde evenementen er voor kiest om het evenement niet te organiseren. Het is evident dat de effecten voor het organiseren van het evenement dan niet gemeten kunnen worden.

2

V 1.0

1.4 Omwonenden en betrokkenen hebben hun zorgen en bezwaren tegen een evenemententerrein reeds uitgesproken Tijdens It Petear van 17 mei 2023 hebben verschillende insprekers hun zorgen en bezwaren tegen de komst van de evenementen uitgesproken. Ook is er een petitie overhandigd aan de burgemeester. Financiën Deze pilot brengt geen onvoorziene kosten met zich mee. De voor de vergunning benodigde onderzoeken, zoals het geluidsonderzoek en de onderzoeken in het kader van de flora & fauna, zijn reeds gedekt binnen de bestaande begroting. Vervolg en planning Bij een positief besluit van de raad kan de organisatie een vergunningsaanvraag indienen. Hiervoor moeten dan de geldende procedures en termijnen doorlopen worden. Omwonenden en belanghebbenden, zoals de sportvereniging, worden actief betrokken door de gemeente bij de evaluatie van de pilot. Communicatie + Participatie Tijdens It Petear is duidelijk naar voren gekomen dat er zorgen en bezwaren zijn bij belanghebbende verenigingen en omwonenden. Het college betrekt de buurt en direct belanghebbenden actief bij de jaarlijkse evaluatie van de pilot. Hierover worden nog gesprekken gevoerd met buurt. Het actief communiceren in verschillende stadia is hierin belangrijk. Bijlagen 1. Motie 4 juli 2019 Behoud evenemententerrein; 2. Collegebrief NF Evenemententerrein Tolhuispark; 3. Locatieprofiel; 4.

Motie 21 januari 2021 – Prioriteit by sportfasiliteiten; 5. Evenementenprofiel Tolhuispark; 6. Collegebesluiten 25 april en 30 mei 2023; 7. Collegebrief 7 december 2021 aan raad over stand van zaken Tolhuis- en Harddraverspark. Dokkum, 30 mei 2023 Burgemeester en wethouders van de gemeente Noardeast-Fryslân,

de secretaris, H.J.C.M Verbunt MBA

de burgemeester, mr. J.G. Kramer

3

V 1.0

Raadsbesluit 2023 / 2023-026308

De raad van de gemeente Noardeast-Fryslân, gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 30 mei 2023; Besluit: in te stemmen met het collegebesluit om: - Kennis te nemen van het locatieprofiel; - In te stemmen met de pilot “Evenementen Tolhuispark” in 2024, 2025, 2026.

Aldus besloten door de raad van de gemeente Noardeast-Fryslân in zijn openbare vergadering d.d. 29 juni 2023. De raad voornoemd, de griffier,

de voorzitter,

{{Signer1}}

{{Signer2}}

mr. S.K. Dijkstra

mr. J.G. Kramer

4

V 1.0