Raadsvoorstel Formatie dorpencoördinatoren uitbreiden

Raadsvoorstel Voorstel aan de raad van de gemeente Noardeast-Fryslân Jaartal + zaaknummer

: 2023 / 2023-245641

Raadsvergadering d.d.

: 21 december 2023

Portefeuillehouder

: H. Jouta

Programma

: (2) Mienskip

Programmaonderdeel

:-

Naam opsteller

: M. Schinkel (E-mail: m.schinkel@noardeast-fryslan.nl)

Onderwerp

: Formatie dorpencoördinatoren uitbreiden

Begrotingswijziging

: Ja

Voorgesteld raadsbesluit De huidige formatie van dorpencoördinatoren te verhogen met 1 FTE en het hiervoor benodigde structurele bedrag van € 93.000 ten laste te brengen van het begrotingsresultaat 2024 en verder. Inleiding Het college wenst het voorstel van april 2023 te herzien met betrekking tot de formatie van dorpencoördinatoren. Dit betreft het voorstel inzake de desintegratie van de formatie, in verband met de ontvlechting met Dantumadiel. Door het eerdere besluit te herzien en vast de houden aan de huidige formatie, kunnen de dorpencoördinatoren de dorpen op het huidige niveau blijven faciliteren en wordt uw raad voorgesteld hiervoor het benodigde krediet beschikbaar te stellen. Beoogd effect Positief maatschappelijk effect door een betere verbinding tussen de ambtelijke organisatie, het bestuur en de mienskip van Noardeast Fryslân. Argumenten 1.1 Het voorstel past in coalitieakkoord. In het coalitieakkoord is opgenomen dat Noardeast-Fryslân staat voor een hechte en levendige mienskip, waarbij de gemeente van de mienskip is, voor de mienskip werkt en waar bestuurders bereikbaar zijn. Met de contactwethouders en de dorpencoördinatoren wordt de stem van de inwoners in de organisatie gebracht, op die manier staat de gemeente dichtbij en tussen de samenleving. Het college verzoekt uw raad een krediet beschikbaar te stellen voor één extra FTE dorpencoördinator.

Door de ontvlechting is een reductie van 25%, conform verdeelsleutel, geïnitieerd. 1.2 Dorpencoördinatoren vervullen een belangrijke brug tussen burgers, organisaties en de ambtelijke organisatie, om zo de afstand tussen inwoners en gemeente en bestuur te verkleinen. De dorpencoördinatoren zijn door de gemeente aangesteld om de contacten met de inwoners en de verenigingen te stroomlijnen. Dorpencoördinatoren staan midden in de maatschappij en brengen groepen bewoners en gemeente bij elkaar, met als doel het optimaliseren van de leefbaarheid. In Nederland vinden regelmatig herindelingen plaats op gemeentelijk niveau. Soms zijn dit wijzigingen in de grens tussen twee gemeenten. Maar vaker gaat het om fusies van gemeenten met als doel de bestuurskracht te vergroten, de organisatie te professionaliseren en om de dienstverlening aan de inwoners te verbeteren. Deze bestuurlijke schaalvergroting als gevolg van gemeentelijke herindelingen maakt ook dat het gemeentebestuur letterlijk steeds meer op afstand van de inwoners komt te staan. Met als risico dat de participatie, betrokkenheid en tevredenheid van inwoners met het lokale bestuur afneemt. Dorpencoördinatoren vervullen een belangrijke brug tussen burgers, organisaties en de ambtelijke organisatie, om zo de afstand tussen inwoners en gemeente en bestuur te verkleinen.

Ze vormen een laagdrempelig eerste aanspreekpunt voor de burgers in de dorpen en zorgen ervoor dat de wensen, klachten en ideeën op de juiste afdelingen terecht komen. Ook kijken zij in hoeverre er kansen zijn om deze initiatieven te koppelen aan gemeentelijke opgaven, taken en beleid. Zij zorgen ervoor dat initiatieven vanuit de dorpen op de juiste plaats in de organisatie komen. Wanneer nodig, fungeren ze als ‘luis in de pels’ binnen de gemeentelijke organisatie, wanneer een vraag of initiatief in de ambtelijke molen dreigt vast te 1

lopen. Door de frequente contacten met het dorp, weten dorpencoördinatoren goed wat er speelt in de Mienskip. Deze kennis brengen zij de organisatie in, zodat beleidsmakers deze informatie kunnen gebruiken bij het opstellen van nieuw beleid of (toekomstige) ontwikkelingen. Daarnaast attenderen de dorpencoördinatoren de verenigingen en organisaties op de mogelijkheden van fondsen, regelingen of overheidssubsidies. Om de huidige werkzaamheden te kunnen blijven voortzetten op de huidige wijze, is het belangrijk het bestaande team op niveau te hebben en te houden. Daarnaast speelt de aankomende Omgevingswet per 1 januari 2024 ook een belangrijke rol voor deze functies. Hier zullen de dorpencoördinatoren (met betrekking tot burgerparticipatie) een grote rol gaan spelen. 1.3 Door de ontvlechting en vertrek van medewerkers is de werkdruk bij de huidige 4 dorpencoördinatoren (3,5 Fte) enorm toegenomen. Om 52 dorpen, 6 wijkraden, de stad, het bestuur en ambtelijke organisatie op de huidige wijze te kunnen ondersteunen, zoals beschreven onder punt 1.2, is het noodzakelijk de afdeling te versterken met 1 Fte. Kanttekeningen en risico’s Wanneer er geen structurele financiële middelen beschikbaar gesteld worden, is het noodzakelijk de werkzaamheden te herijken (dit zal onder meer inhouden minder contacten met dorpen/organisaties).

Daarnaast is in de Kadernota en in de Begroting 2024 geen voorstel gedaan voor extra inzet van dorpencoördinatoren aangezien de urgentie nu aan de orde komt door vertrek van personeel en de desintegratie van de formatie in verband met de ontvlechting met Dantumadiel. Dit was onvoorzien. Financiën De reguliere Planning & Control cyclus van de gemeente Noardeast-Fryslân is zo ingericht dat nieuwe beleidvoorstellen en wensen ingediend dienen te worden bij de Kadernota. Op deze manier kan er een integrale afweging gemaakt worden van alle nieuwe beleidsvoorstellen en wensen in relatie tot de beschikbare ruimte. Het voorstel voor extra formatie voor een dorpencoördinator is niet opgenomen in de Kadernota 2024. De Kadernota 2024 is op 13 juli 2023 vastgesteld. Er is structureel geen ruimte aanwezig om deze kosten te dekken uit de loonsom van cluster Omjouwing & Ekonomy. Indien de raad instemt met deze FTE Dorpencoördinator dan zullen de structurele kosten van € 93.000 ten laste komen van het exploitatiesaldo. Deze structurele kosten zullen primitief verwerkt worden in de begroting 2024. Het voorstel voldoet aan de 3-O’s: Het is onvoorzien omdat het college de urgentie erkent en in oktober verzocht heeft om op korte termijn een voorstel aan uw raad voor te willen leggen en het besluit van het college (desintegratie van formatie ontvlechting) te herzien.

Het is onuitstelbaar vanwege de nu al hoge werkdruk binnen dit team. Dan kan de eenheid de taken, zoals beschreven onder punt 1.2 niet meer uitvoeren, zoals gewenst in het coalitie akkoord. Het is onvermijdelijk omdat we de werkzaamheden niet op de huidige wijze kunnen voorzetten. Tijdelijk nemen de andere collega’s het waar maar geven al aan dit er niet stuctureel bij te kunnen doen.Het wachten op een volgende kadernota zou betekenen dat te lang een te hoge werkdruk wordt veroorzaakt bij de huidige ambtelijke organisatie met alle gevolgen van dien. Tevens staat dit haaks op de wensen/doelen zoals opgenomen in het coalitieakkoord 2022-2026 'Ferbûn mei de mienskip'De verwachte stand van de Voor de dekking van het structurele bedrag van € 93.000, welke ten laste gaat van het begrotingsresultaat vanaf 2024, is geen dekking vanaf 2026. Dit blijkt uit het onderstaande: Bedragen (x € 1.000) 2024 2025 Primitieve begroting 2024-2027 4.312 6.853

2026 2027 -2.136 -4.662

Dorpencoördinator

-93

-93

-93

Primitieve begroting 2024-2027 4.219 6.760

-93

-2.229 -4.755

Vervolg en planning Uitzetten vacature Dorpencoördinator zodat deze functie in januari 2024 is ingevuld. Communicatie + Participatie N.v.t.

2

V 1.0

Bijlagen Dokkum, 21 november 2023 Burgemeester en wethouders van de gemeente Noardeast-Fryslân,

de secretaris, H.J.C.M Verbunt MBA

de burgemeester, mr. J.G. Kramer

3

V 1.0

Raadsbesluit 2023 / 2023-245641

De raad van de gemeente Noardeast-Fryslân, gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 21 november 2023; gelet op de doelstelling zoals opgenomen in het coalitieakkoord 2022-2026 'Ferbûn mei de mienskip'; Besluit: de huidige formatie van dorpencoördinatoren te verhogen met 1 FTE en het hiervoor benodigde structurele bedrag van € 93.000 ten laste te brengen van het begrotingsresultaat 2024 en verder. Aldus besloten door de raad van de gemeente Noardeast-Fryslân in zijn openbare vergadering d.d. 21 december 2023. De raad voornoemd, de griffier,

de voorzitter,

{{Signer1}} 22/12/2023 11:50:05 CET

{{Signer2}} 22/12/2023 11:50:44 CET

Signed By: Dijkstra, Sytze <s.dijkstra@noardeast-fryslan.nl>

Signed By: Kramer, Johannes <j.kramer@noardeast-fryslan.nl>

ID: 21ac1a54-6524-459e-af37-e763f370f2b2

ID: 21ac1a54-6524-459e-af37-e763f370f2b2

Auth: Scribble

Auth: Scribble

mr. S.K. Dijkstra

mr. J.G. Kramer

4

V 1.0