Raadsvoorstel - Dekking kosten programma-organisatie Programma Dienstverlening

Raadsvoorstel Voorstel aan de raad van de gemeente Noardeast-Fryslân Jaartal + zaaknummer

: 2024 / 2023-255544

Raadsvergadering d.d.

: 13 februari 2025

Portefeuillehouder

: wethouder Koonstra

Programma

: (1) Ynwenner en bestjoer

Programmaonderdeel

: Versterken professionele, efficiënte en kwalitatieve dienstverlening

Naam opsteller

: Andree Hofer (E-mail: a.hofer@noardeast-fryslan.nl)

Onderwerp

: Dekking kosten programma-organisatie Programma Dienstverlening

Begrotingswijziging

: Ja

Voorgesteld raadsbesluit De kosten van de programma-organisatie voor het Programma Dienstverlening (€ 162.500) te dekken uit de Algemene Reserve. De begroting 2025 door middel van Begrotingswijziging no. 2 aan te passen. Inleiding Het college wil met een Programma Dienstverlening komen tot een optimale dienstverlening. Bij het raadvoorstel voor de dekking van de programmamanager (It Petear 30 mei 2024 en It Beslút 5 juni 2024) hebben we aangekondigd met een separaat voorstel voor de dekking van de programmaorganisatie te komen. Beoogd effect Het zijn van een moderne, burgergerichte publieke dienstverlener die behoort tot de top 5 beste noordelijke overheidsorganisaties. Argumenten 1.1 Het programma geeft invulling aan uw ambities op het gebied van dienstverlening. De hoofddoelstelling van programma 1. Ynwenner en bestjoer luidt “De gemeente Noardeast-Fryslân is een resultaatgerichte organisatie met focus op klantgerichte dienstverlening, goed toegesneden op de toekomst en met als speerpunten het verbeteren van de dienstverlening, een veilige woon- en leefomgeving, een krachtig en eigentijds bestuur en een gezond financieel beleid voor de lange termijn”. En kerndoelstelling 1.1: “Beter passende dienstverlening (maatwerk) en hoge kwaliteit en klanttevredenheid”.

Daar heeft u bij de vaststelling van de begroting voor 2025 de doelstelling aan toegevoegd: “De dienstverlening scoort bij de beste 5 van noordelijke overheidsorganisaties”. In het coalitieakkoord “Foar de Mienskip” heeft de nieuwe coalitie de ambitie op het gebied van dienstverlening benadrukt en aangegeven concreet te willen investeren in: “Professionele, efficiënte en kwalitatieve dienstverlening (korte wachttijden, nakomen servicenormen en een track- en trace systeem zodat inwoners weten wat de status van bijvoorbeeld een aanvraag is) met aandacht voor behoud van de menselijke maat en persoonlijk contact, middels het Programma Dienstverlening dat we in 2025 uitvoeren.” 1.2 Het voorstel is goed onderbouwd. Voor het Programma Dienstverlening is een Plan van Aanpak (PvA) opgesteld. Dit is op 23 januari 2025 aan u gepresenteerd. Aan de hand van het PvA zijn de kosten voor het programma nauwkeurig bepaald. De kosten bedragen € 325.000. 1.3 De investering uit de Algemene Reserve is zo laag mogelijk gehouden. In de eerste plaats zetten we binnen het programma zoveel mogelijk eigen personeel in voor de uitvoering van het programma. De inzet van eigen mensen is goedkoper dan het inhuren van externe deelprojectleiders en experts op de gezochte deskundigheid. Ook levert de inzet van eigen personeel voordelen op voor borging in de organisatie en talentontwikkeling.

Bovendien is voor de helft van de kosten dekking gezocht uit de middelen voor de eigen organisatie. 1.4 Dekking uit de Algemene Reserve is de beste oplossing en het voorstel voldoet aan de drie O’s. Voor de start van het Programma moet de financiering geregeld zijn. Omdat het PvA in december 2024 gereed was, is nu een gedegen inschatting van de kosten van de programma-organisatie voorhanden. 1

Bij het raadsvoorstel voor de dekking van de kosten van de programmamanager hebben wij aangekondigd dat deze via een separaat voorstel aan de raad zullen worden voorgelegd. In een goede kostenraming kon eerder nog niet voorzien worden. Vanwege de door u voor 2025 aangescherpte ambities is de inzet hierop onvermijdelijk en gelet op de eerder aangekondigde planning en de daarop gebaseerde aanstelling van de programmamanager en de gezette voorbereidende stappen binnen de organisatie is uitvoering van het programma nu onuitstelbaar. Daarmee voldoet de voorgestelde dekking aan de drie O’s. 1.5 Met het programma genereren we immateriële én materiële opbrengsten. Een betere dienstverlening voegt waarde toe voor onze inwoners en levert meer waardering op. Daarnaast kunnen we met het programma ook besparingen genereren. Uit een goed onderbouwde berekening op basis van feitelijke cijfers blijkt dat we voor het opvolgen van terugbelverzoeken jaarlijks meer dan € 80.000 kunnen besparen. Daarmee verdient deze investering zichzelf snel terug en creëren we een beter financieel perspectief voor onze gemeente. Kanttekeningen en risico’s Dekking uit de Algemene Reserve verdient normaal gesproken niet de voorkeur. Dit vanwege de dalende trend van de Algemene Reserve.

Gelet op de noodzaak, ambities en de eerdere aankondiging om met een separaat raadsvoorstel voor de programma-organisatie te komen én het op termijn betere financiële perspectief, is dit in dit geval een gedegen, consistente en weloverwogen beslissing. Door dit voorstel kan de reguliere bedrijfsvoering en dienstverlening zonder problemen doorgang vinden en is de uitvoering van het programma verzekerd, én realiseren we een verbeterd financieel perspectief voor de gemeente. Financiën Bovenstaand voorstel leidt tot volgende financiële consequenties:

Zoals in bovenstaand overzicht is te zien zal de Algemene Reserve dalen door het voorstel en gedurende het jaar 2028 negatief zijn, hetgeen onwenselijk is. Gebaseerd op ongewijzigd beleid de komende jaren (zie de negatieve begrotingsresultaten inzake de jaren 2026-2028). Vervolg en planning Na besluitvorming kan het programma, met de zekerheid van voldoende middelen voor de volledige projectduur, uitgevoerd worden. Communicatie + Participatie De raad zal na vaststelling van het programma over de inhoud van het programma en periodiek over de voortgang van het programma geïnformeerd worden. Bijlagen N.v.t.

2

V 1.0

Dokkum, 14 januari 2025 Burgemeester en wethouders van de gemeente Noardeast-Fryslân,

de secretaris, H.J.C.M Verbunt MBA

de burgemeester, mr. J.G. Kramer

3

V 1.0

Raadsbesluit 2024 / 2023-255544

De raad van de gemeente Noardeast-Fryslân, gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 14 januari 2025; Besluit: De kosten van de programma-organisatie voor het Programma Dienstverlening (€ 162.500) te dekken uit de Algemene Reserve. De begroting 2025 door middel van Begrotingswijziging no. 2 aan te passen.

Aldus besloten door de raad van de gemeente Noardeast-Fryslân in zijn openbare vergadering d.d. 13 februari 2025. De raad voornoemd, de griffier,

de voorzitter,

{{Signer1}} 14/02/2025 11:35:29 CET

{{Signer2}} 14/02/2025 12:25:04 CET

Signed By: Dijkstra, Sytze <s.dijkstra@noardeast-fryslan.nl>

Signed By: Kramer, Johannes <j.kramer@noardeast-fryslan.nl>

ID: fd380b11-def1-4453-bfdc-3559ff06fa34

ID: fd380b11-def1-4453-bfdc-3559ff06fa34

Auth: Scribble

Auth: Scribble

mr. S.K. Dijkstra

mr. J.G. Kramer

4

V 1.0