Raadsvoorstel collegeverklaring Noardeast-Fryslân

Raadsvoorstel Voorstel aan de raad van de gemeente Noardeast-Fryslân Jaartal + zaaknummer

: 2023 / 2023 185311

Raadsvergadering d.d.

: 19 oktober 2023

Portefeuillehouder

: J.D. de Vries

Programma

: n.v.t.

Programmaonderdeel

: n.v.t.

Naam opsteller

: H. Pilat (E-mail: h.pilat@noardeast-fryslan.nl)

Onderwerp

: Collegeverklaring voor de financiële rechtmatigheid

Begrotingswijziging

: Nee

Voorgesteld raadsbesluit 1. De verantwoordingsgrens voor de collegeverklaring voor de financiële rechtmatigheid vanaf de jaarrekening 2023 te bepalen op 1% van de totale lasten inclusief de dotaties aan de reserves. 2. De rapporteringsgrens voor afwijkingen in de financiële rechtmatigheid te bepalen op 0,1% van de totale lasten. In de paragraaf bedrijfsvoering van de jaarrekening een toelichting te geven op de “fouten” en “onduidelijkheden” voor zover zij de rapportagegrens overschrijden en daarbij tevens in te gaan op de leer- en verbeterpunten. 3. Het onderwerp “rechtmatigheid van de beheershandelingen” als vast onderdeel op te nemen in de tweede tussentijdse rapportage. 4. De bijgaande aangepaste “Financiële verordening Noardeast-Fryslân 2023” vast te stellen en deze met terugwerkende kracht in werking laten treden vanaf 1 januari 2023 . 5. De bijgaande aangepaste “Controleverordening Noardeast-Fryslân 2023” vast te stellen en deze met terugwerkende kracht in werking laten treden vanaf 1 januari 2023. Inleiding Tot en met de jaarrekening 2022 heeft de accountant jaarlijks zowel de getrouwheid van de cijfers als de financiële rechtmatigheid getoetst. Vanaf de jaarrekening 2023 is het College van burgemeester en wethouders zelf verantwoordelijk voor het afgeven van een rechtmatigheidsverantwoording, die in de jaarstukken wordt opgenomen.

De gemeenteraad stelt daarbij vast welke verantwoordings- en rapportagegrenzen worden gehanteerd. In bijgaande notitie “Rechtmatigheidsverantwoording met ingang van de jaarrekening 2023” wordt toegelicht waarom de wet is aangepast, wat de wet inhoudt en welke gevolgen deze heeft. Er wordt een voorstel gedaan op welke wijze de verantwoording in relatie tot de financiële rechtmatigheid vanuit het college aan de raad zal gaan plaatsvinden. Uitgaande van dat voorstel ligt er ter vaststelling een aangepaste financiële verordening en een aangepaste controleverordening aan u voor. De aanpassingen ten opzichte van de oude versie zijn gemarkeerd in geel. Beoogd effect Het doel van de verandering is om meer transparantie te krijgen in de totstandkoming van de gemeentelijke jaarrekening en om op die wijze een beter gesprek tussen de gemeenteraad en het college mogelijk te maken over de financiële rechtmatigheid van de beheershandelingen. De gemeenteraad kan zo zijn controlerende rol beter vervullen. De gemeenteraad bepaalt op welk detailniveau het college zich gaat verantwoorden. Argumenten Argumenten per voorgesteld besluit : Besluit 1 : De voorgestelde verantwoordingsgrens van 1% voor afwijkingen in relatie tot de financiële rechtmatigheid sluit aan bij de goedkeuringstolerantie van 1% die wordt gehanteerd voor het verkrijgen van een goedkeurende verklaring voor de getrouwheid.

Dit leidt tot éénduidigheid van de te hanteren normen voor de jaarrekening. Het grensbedrag was gemeten over de jaarrekening 2022 een bedrag van ongeveer € 1,9 miljoen. Besluit 2 : Door de rapportagegrens vast te stellen op 0,1% wordt de raad in de paragraaf bedrijfsvoering geïnformeerd over afwijkingen van enige omvang die zich voordoen in de jaarrekening waar het gaat om de financiële rechtmatigheid. De raad is hiermee goed in 1

staat te voldoen aan zijn controlerende rol. De rapportagegrens was gemeten over de jaarrekening 2022 een bedrag van ongeveer € 190.000. Besluit 3 : Door het opnemen van dit onderwerp in de tweede rapportage wordt de raad ook lopende het jaar geïnformeerd over de voortgang van de uitvoering van het Interne Controleplan en mogelijke bevindingen voortkomend uit de interne controles welke van invloed kunnen zijn op de rechtmatigheidsverklaring bij de jaarrekening. Besluit 4 en 5: In beide verordeningen zijn aanpassingen aangebracht in verband met de wettelijke invoering van de collegeverklaring voor de financiële rechtmatigheid. Omdat deze invoering plaatsvindt vanaf het begrotingsjaar 2023 moeten deze verordeningen in werking treden vanaf 1 januari 2023. Kanttekeningen en risico’s Hoewel de invoering van de collegeverklaring voor de financiële rechtmatigheid twee keer een jaar is uitgesteld, zijn er nog steeds ontwikkelingen gaande die gevolgen hebben voor de wijze waarop deze wet wordt uitgevoerd. Dit raadsbesluit leidt tot een aangepaste Financiële verordening. Wij verwachten dat deze verordening binnenkort nog een keer moet worden aangepast in verband met door te voeren wijzigingen in de P&Ccyclus. Financiën Niet van toepassing. Vervolg en planning Dit voorstel is besproken in de auditcommissie van de gemeenteraad. Het advies van de commissie is als bijlage toegevoegd.

Communicatie + Participatie Niet van toepassing. Bijlagen 1. Notitie “Rechtmatigheidsverantwoording met ingang van de jaarrekening 2023”; 2. Raadsbesluit: Financiële verordening Noardeast-Fryslân 2023; 3. Bijlage 1 bij de Financiële verordening Noardeast-Fryslân 2023 over het afschrijvingsbeleid (ongewijzigd); 4. Raadsbesluit: Controleverordening Noardeast-Fryslan 2023; 5. Advies auditcommissie.

Dokkum, 12 september 2023 Burgemeester en wethouders van de gemeente Noardeast-Fryslân,

de secretaris, H.J.C.M Verbunt MBA

de burgemeester, mr. J.G. Kramer

2

V 1.0

Raadsbesluit 2023 / 2023 185311

De raad van de gemeente Noardeast-Fryslân, gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 12 september 2023; gelet op het bepaalde in de artikelen 212 en 213 van de Gemeentewet en gelet op het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) en het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (BADO);

Besluit: 1. 2.

3. 4. 5.

De verantwoordingsgrens voor de collegeverklaring voor de financiële rechtmatigheid vanaf de jaarrekening 2023 te bepalen op 1% van de totale lasten inclusief de dotaties aan de reserves. De rapporteringsgrens voor afwijkingen in de financiële rechtmatigheid te bepalen op 0,1% van de totale lasten. In de paragraaf bedrijfsvoering van de jaarrekening een toelichting te geven op de “fouten” en “onduidelijkheden” voor zover zij de rapportagegrens overschrijden en daarbij tevens in te gaan op de leer- en verbeterpunten. Het onderwerp “rechtmatigheid van de beheershandelingen” als vast onderdeel op te nemen in de tweede tussentijdse rapportage. De bijgaande aangepaste “Financiële verordening Noardeast-Fryslân 2023” vast te stellen en deze met terugwerkende kracht in werking laten treden vanaf 1 januari 2023 . De bijgaande aangepaste “Controleverordening Noardeast-Fryslân 2023” vast te stellen en deze met terugwerkende kracht in werking laten treden vanaf 1 januari 2023.

Aldus besloten door de raad van de gemeente Noardeast-Fryslân in zijn openbare vergadering d.d. 19 oktober 2023. De raad voornoemd, de griffier,

de voorzitter,

{{Signer1}} 20/10/2023 11:25:21 CEST

{{Signer2}} 20/10/2023 11:37:36 CEST

Signed By: Dijkstra, Sytze <s.dijkstra@noardeast-fryslan.nl>

Signed By: Kramer, Johannes <j.kramer@noardeast-fryslan.nl>

ID: 33452e24-2d5f-4878-8c7c-14d67afded6d

ID: 33452e24-2d5f-4878-8c7c-14d67afded6d

Auth: Scribble

Auth: Scribble

mr. S.K. Dijkstra

mr. J.G. Kramer

3

V 1.0