Raadsvoorstel centrale huisvesting bestuur en ambtelijk apparaat Dokkum

Raadsvoorstel Voorstel aan de raad van de gemeente Noardeast-Fryslân Jaartal + zaaknummer

: 2019/ Z291927-2020

Raadsvergadering d.d.

: 30 september 2021 (It Debat 7 juli)

Portefeuillehouder

: J. Kramer/T. Berends

Programma

: (1) Ynwenner en bestjoer

Programmaonderdeel

: 101-2

Naam opsteller

: H.J. Jonker (E-mail: h.jonker@noardeast-fryslan.nl)

Onderwerp

: Centralisering huisvesting ambtelijk apparaat Dokkum/plek raadszaal.

Begrotingswijziging

: ja

Samenvatting Bij het kaderbesluit van december 2019 heeft de gemeenteraad het college verzocht, op basis van het rapport “Huisvesting gemeente Noardeast-Fryslân, fase 2”, nader onderzoek te doen naar de in kaart gebrachte varianten. Als financieel kader is meegegeven dat de bestaande opgetelde begrotingsjaarlasten, van de bestaande gemeentehuizen, als maximum moeten worden gehanteerd. In de afgelopen periode heeft een verdere verdiepingsslag plaatsgevonden met als resultaat het rapport “Huisvesting gemeente Noardeast-Fryslân, fase 3”. Deze fase 3 heeft een langere doorlooptijd gekend dan vooraf werd ingeschat. Hieraan ligt niet alleen de complexiteit van het vraagstuk ten grondslag. Het is ook de impact van de Covid-19 pandemie geweest die het onderzoek heeft vertraagd. Niet alleen qua tijd maar vooral vanwege de ontstane veranderende kijk op onze manier van werken en daarmee ook op de omvang van de huisvestingsbehoefte. Daarnaast heeft het onderzoek naar de mogelijkheid van situering van de raadszaal in de Bonifatiuskerk om redenen van zorgvuldigheid veel tijd gevergd. Al met al hebben de ontwikkelingen gezorgd voor dynamiek maar ook voor dilemma’s en lastige afwegingen. Vanuit die achtergrond en met een zorgvuldig proces van afweging stelt het college de gemeenteraad voor te kiezen voor scenario 5 en hier gefaseerd uitvoering aan te geven. Besluit De raad besluit: 1.

Te kiezen voor scenario 5, zoals omschreven in het bijgevoegde en als zodanig gewaarmerkte rapport “Huisvesting gemeente Noardeast-Fryslân, fase 3” en daarmee de raadszaal te situeren in een nieuw gebouwdeel B en niet in de Bonifatiuskerk of op de publiekshal van gebouwdeel C. 2. Te kiezen voor een fasegewijze aanpak van scenario 5. 3. Het college opdracht te geven de planvorming voor gebouwdeel C als eerste stap verder uit te werken. 4. De besluitvorming over de planvorming voor gebouwdelen A1/A2 en B voor de zomer van 2022 plaats te laten vinden. 5. Het college opdracht te geven de realisatie van een parkeermogelijkheid voor ambtelijk personeel op de gemeentewerf verder uit te werken en de mobiliteitsopties in het kader van te ontwikkelen duurzaamheidsbeleid verder te onderzoeken. 6. Door het vaststellen van de 18e begrotingswijziging 2021 een voorbereidingskrediet van € 340.000 beschikbaar te stellen voor de uitwerking van de verdere planvorming. 7. Het college te verzoeken het verdere tijdpad op hoofdlijnen in beeld te brengen met daarin verwoord de momenten van (financiële) besluitvorming. Motivering van het besluit Algemeen. Het rapport “Huisvesting gemeente Noardeast-Fryslân, fase 3”, zou eigenlijk een logisch vervolg moeten zijn op het huisvestingsonderzoek fase 2. Echter de Covid-19 pandemie heeft gezorgd voor gewijzigde omstandigheden.

Een ander belangrijk aspect in dit geheel is de financiële positie van onze gemeente die ons college noopt tot het maken van lastige keuzes. Daarnaast is er eind dit jaar nog de afgesproken evaluatie van de samenwerkingsovereenkomst met de gemeente Dantumadiel en de daarop definitieve 1

besluitvorming over de eventuele voortzetting van deze overeenkomst, die van invloed kan zijn op de werkplekbehoefte. Ons college vindt, met de kennis van nu, dat met een andere bril kijken naar uitgangspunten uit de vorige fase reëel en zelfs nodig is. Vanuit dat gedachtenkader kiest ons college voor scenario 5, nieuwbouw gebouwdeel B. In die context van nieuwe inzichten en de actualiteit worden de verdiepingsvragen van uw raad, verwoord in het kaderbesluit van 19 december 2019, meegenomen en beantwoord. 1. Voorkeurscenario 5. Scenario 5 onderscheidt zich zoals omschreven in het rapport door de volgende kenmerken:  Het huidige gebouwdeel B wordt vernieuwd.  De raadszaal komt in gebouwdeel B.  De publiekshal blijft in gebouwdeel C.  Het beoogde vergadercentrum en het werkcafé wordt in gebouwdeel B gesitueerd.  Gebouwdeel B wordt daarmee ‘het ontmoetingsgebouw’ waar op de begane grond en de 1e verdieping de raadzaal, het werkcafé en het vergadercentrum/fractiekamers zijn gesitueerd. a) Gebouwdeel B levert sluitende bijdrage ruimtebehoefte organisatie. In het kaderbesluit heeft uw raad gevraagd om de ruimtelijk functionele aspecten nog eens goed inzichtelijk te maken. Met het opgestelde Ruimtelijk Functioneel Programma van Eisen (RFPvE) wordt hieraan voldaan.

Het RFPvE biedt inzicht in de vraag wat nodig is om de ambtelijke organisatie op een effectieve, efficiënte, moderne manier de medewerkers te huisvesten. Het RFPvE biedt daarnaast de onderbouwing van de benodigde m2, die overigens ten grondslag ligt aan alle voorliggende (vijf) scenario’s. Voor onze organisatie bedraagt de ruimtebehoefte 5.633 m2. Het RFPvE is gebaseerd op de nieuwe werkconcepten van activiteitgericht werken in hybride vorm. Vanuit de ervaringen in den lande met werkconcepten van Activiteitgericht werken wordt met de hybride vorm geanticipeerd op de laatste ontwikkelingen. Door uit te gaan van een flex-factor van 60, een verlaging van 10% op de uitgangspunten van ‘voor Covid-19’ (plm. 70%), wordt een reële vervolgstap gezet. Hierdoor wordt op diverse manieren ‘winst’ geboekt. Naast besparing op huisvestingskosten en minder versnippering van de medewerkers over gebouwen wordt er ook ‘duurzaamheidswinst’ (minder pendelen tussen de verschillende werklocaties, minder woon-werk verkeer en meer digitaal overleg) behaald. Hiermee wordt onze organisatie een aantrekkelijker werkgever en krijgt daardoor een betere concurrentiepositie op de huidige, krappe arbeidsmarkt. Uiteraard wordt met dit werkconcept wel het nodige van de ambtelijke organisatie gevraagd.

Coördinatie- en afstemmingsvraagstukken in relatie tot de bezettingsgraad en het opnieuw uitvinden van culturele en verbindingsaspecten binnen de organisatie zijn daarvan voorbeelden. Door de nieuwbouw van gebouwdeel B kan de ruimtebehoefte sluitend worden gemaakt op de eigen beschikbare ruimte. Voor nieuwbouw van B is dan totaal 1678 m2 nodig.

b) Eisen duurzaamheid en gebouw B. Gebouw B is niet efficiënt in gebruik door veel verkeersruimten op verschillende bouwlagen. Ook heeft gebouw B hoge onderhoudskosten en een hoog energieverbruik. Om die reden valt er veel voor te zeggen om gebouw B te vernieuwen en te gaan voor energie neutrale nieuwbouw. Dit als aanvulling op de bijdrage die een nieuw gebouw B kan leveren aan de benodigde aantal werkplekken. De kabinetsdoelstelling om in 2030 45% en in 2050 95% minder CO2 uit te stoten, heeft voor kantooreigenaren grote gevolgen. Om aan die doelstelling te voldoen moet ook onze gemeente haar kantoren verduurzamen. Op basis van de aangescherpte energieprestatieeisen bestaat vanaf 2024 de energielabel C verplichting voor bestaande bouw. Vervolgens worden de eisen trapsgewijs aangescherpt met een label A-verplichting in 2030. Uiteindelijk zal in 2050 de BENG-norm gaan gelden. Een enorme opgave dus voor de komende jaren. Naast de verduurzaming worden aan een modern kantoor veel eisen gesteld. Zo moet een kantoor een gezonde, veilige en prettige werkplek bieden. Bouwdeel B is gedateerd en niet flexibel indeelbaar. Daarnaast hebben de bewerkelijke buitenschil en de verouderde verwarmingsinstallaties hoge onderhoudskosten tot gevolg. Het 40 jaar oude gebouw is financieel in 2022 afgeschreven.

De hoge kosten die gemoeid zijn met het voldoen aan de energieprestatie en de voorbeeldfunctie van de gemeente op het gebied van de energietransitie maken het naar het oordeel van het college legitiem om aan uw raad nieuwbouw van bouwdeel B voor te stellen. Als wij de komende jaren van onze inwoners een forse verduurzamingsstap eisen, kunnen wij als gemeente daarbij zelf niet achterblijven

c) Raadszaal in gebouwdeel B en niet in Bonifatiuskerk/gebouwdeel C.

In de afgelopen periode is veelvuldig en oplossingsgericht overleg gevoerd met het bestuur van Parochie Pax Christie om inzichtelijk te krijgen onder welke condities een raadszaal in de Bonifatiuskerk gestalte zou kunnen krijgen. Tal van zaken (o.a. eigenaarschap, gebruik/medegebruik, faciliteiten, aanpassingen in gebouw, financiële zaken) zijn nader onderzocht, uitgewerkt in een goed onderbouwd rapport en uiteindelijk door ons college gewogen. Om het huidige programma van eisen’ (‘situatie Kollum’) met goede faciliteiten te realiseren in de kerk zullen extra voorzieningen binnen en buiten de kerkmuren gecreëerd moeten worden. De ruimte binnen de kerk 2

V 1.0

kent als raadszaal namelijk beperkingen zowel qua afstand tussen raadsleden onderling als ten opzichte van aanwezige belangstellenden. Alhoewel er aanpassingen mogelijk zijn met betrekking tot de aanwezige katholieke symboliek blijft het een raadszaal in een kerk en kan dit vragen oproepen. Het politieke leerstuk van de scheiding van Kerk en Staat is hierbij niet aan de orde, maar gevoelsmatig kan een deel van de bevolking en/of (toekomstige) raadsleden principiële bezwaren hiertegen hebben met een beroep op de neutraliteit van de overheid. Er zijn ontegenzeggelijk ook voordelen verbonden aan het situeren van de raadszaal in de Bonifatiuskerk. Het ontwerp is mooi en aansprekend. Bovendien wordt daarmee het behoud en in zekere zin versterken van een beeldbepalend pand in de binnenstad van Dokkum verzekerd. Maar deze tijden nopen ons gemeentebestuur ook tot een prudent beheer van de beschikbare financiële middelen. Er zal, linksom of rechtsom bezuinigd moeten worden. Naast efficiencyoverwegingen is met name deze laatste, financiële overweging bepalend voor onze keuze om uw raad voor te stellen de raadszaal niet in de Bonifatiuskerk te situeren. Daarnaast biedt een raadszaal in gebouwdeel B om redenen van (multi)functionaliteit en verbinding met de organisatie meer mogelijkheden.

Tenslotte blijkt uit doorrekeningen dat de scenario’s 1 en 2 (de varianten met de raadszaal in de Bonifatiuskerk) veel duurder uitvallen dan de overige scenario’s. Mogelijk kan op de uitgave nog inverdiend worden door het verkrijgen van subsidies in het kader van het (gedeeltelijke) herbestemming van gebouwen met cultuur-historische waarde. De keuze voor gebouwdeel B in plaats van C (scenario 3) ligt meer in de conceptuele sfeer. Met nieuwbouw van gebouwdeel B wordt gekozen voor ‘ontmoeting en verbinding’. Een raadszaal, die ook nog eens heel toegankelijk is en voldoet aan de ruimtebehoefte van het programma van eisen, past in die gedachtegang. Met een keuze voor scenario 3 zou gebouwdeel B niet vernieuwd maar gerenoveerd gaan worden. Op grond van de geschetste voordelen van gebouwdeel B is er naar het oordeel van het college dan sprake van een gemiste kans. Met die argumentatie is het college zeker bereid het verschil in uitgave van € 20.000 in de eerste tien jaar tussen beide scenario’s te accepteren.

d) Gebouwdeel C blijft volledig beschikbaar als ‘werkgebouw’.

In de eerdere plannen was oorspronkelijk een extra verdieping op gebouwdeel C aan de Koningstraat een reële optie om de gevraagde capaciteit te kunnen realiseren. Al vrij snel werd duidelijk dat deze mogelijkheid niet direct de voorkeur verdiende. Vanuit uw raad werd aangedrongen op een bijstelling door elders binnen de kaders mogelijkheden te zoeken. Inmiddels kan worden vastgesteld dat een opbouw op gebouwdeel C niet nodig is. De werkplekbehoefte kan opgelost worden binnen de geschetste scenario’s. Het gebouw kent grotere vloervelden met goede zichtlijnen waardoor een overzichtelijke werkomgeving met een goede mix aan werkplekken gecreëerd kan worden. Daarmee is gebouwdeel heel geschikt voor het nieuwe kantoorconcept. e) Vernieuwing gebouwdelen A1/A2. In alle scenario’s is de vernieuwing van de bouwdelen A1 en A2 meegenomen. Ten aanzien van de vorige fase is de aanname voor deze bouwdelen een andere. Nu is er geen sprake meer van een cosmetische aanpak. Er wordt vooral gekozen voor efficiencyverbetering waardoor er substantieel meer effectieve ruimte gerealiseerd kan worden en ook het monumentale deel beter tot zijn recht komt. f) Fasegerichte aanpak. Voor de nabije toekomst spelen er naar de mening van ons college nog twee zaken. a. Ten eerste de dienstverlening door onze ambtelijke organisatie aan de gemeente Dantumadiel.

Eind dit jaar zal deze dienstverlening worden geëvalueerd. Zonder daar op vooruit te lopen moet altijd rekening worden gehouden met een wijziging in de gemaakte afspraken. Mocht die wijziging gevolgen hebben voor de ambtelijke dienstverlening, dan heeft dit logischerwijs ook consequenties voor de toekomstige ruimtebehoefte voor onze organisatie. Het gaat hier immers om net iets meer dan een kwart van de totale organisatie omvang. We verwachten dat na de coalitievorming in beide gemeenten pas met zekerheid iets gezegd kan worden over de eventuele voortzetting van de huidige dienstverlening. b. Ten tweede zal de verkoop van de voormalige gemeentehuizen in Kollum en Ferwert leiden tot tijdelijke huisvesting en/of het zoeken van oplossingen in de sfeer van activiteitgericht werken. Om die redenen opteert ons college voor een knip in de uitwerking van scenario 5. Dit betekent concreet dat wij voorstellen te beginnen met het aanpassen van gebouwdeel C aan de vereisten van het concept activiteitgericht werken in hybride vorm. Logisch ook omdat gebouwdeel C eigenlijk als een basisdeel van de plannen bestempeld kan worden. Niet voor niets is gebouwdeel C onderdeel van alle geschetste 5 scenario’s. Het gebouw leent zich uitstekend voor een inrichting op basis van dat werkconcept. Met die aanpak kan vaart worden gemaakt en geprioriteerd. Voor wat betreft het resterende deel, t.w.

de delen A1 en A2 en gebouwdeel B wordt dan een jaar gewacht totdat duidelijk is hoe de toekomst er uit ziet na de komende evaluatie van de samenwerking met de gemeente Dantumadiel. Bovendien is er dan ook meer duidelijkheid over de langdurige financiële positie van onze gemeente. Dit brengt automatisch met zich mee dat uw raad in de loop van 2022 nadere besluiten zal moeten nemen over deze vervolgfase. Daarnaast is het mogelijk dat als gevolg van de verkoop 3

V 1.0

van het gemeentehuis Kollum uw raad tijdelijk een andere vergaderlocatie nodig heeft omdat gebouwdeel B nog niet is gerealiseerd. 2. Parkeren. Een hogere toestroom van medewerkers heeft gevolgen voor de parkeersituatie. In onderzoeksfase 2 heeft uw raad gevraagd om een nadere analyse. Om die reden is externe expertise ingezet om de situatie te duiden en ons te voorzien van oplossingsrichtingen. Op basis van het ingesteld ‘Onderzoek duurzame mobiliteit en parkeren Noardeast-Fryslân’ kan worden geconcludeerd dat het realiseren van een 37-tal parkeerplaatsen voor personeel op de gemeentewerf aan de Rondweg-Noord geen hogere parkeerdruk in de stad oplevert. Dit oordeel is gebaseerd op een parkeercapaciteit, die rechtstreeks afhankelijk is van de beoogde activiteit gerelateerde werkwijze in hybride vorm. Ons college wil verder gaan, mede vanuit een voorbeeldfunctie, en de beschikbare ruimte van 70 plekken zoveel als mogelijk benutten. Daarmee kan niet alleen de hogere toestroom van medewerkers worden gekanaliseerd maar ook een positieve bijdrage worden geleverd aan de parkeerruimte voor de binnenstad. De ruimte op de werf is beschikbaar en heeft daarom, zij het afhankelijk van de uitvoering, lage (meer)kosten van realisatie.

Daarnaast geeft het ‘Onderzoek duurzame mobiliteit en parkeren Noardeast-Fryslân’ handvatten aan de organisatie door te wijzen op mogelijkheden in het kader van het duurzaamheidsvraagstuk. Goede faciliteiten voor personeel dat gebruik maakt van de fiets of andere vormen van duurzame mobiliteit kunnen stimulerend werken en ook bijdragen aan minder parkeerproblemen. Vanuit dat perspectief kan dus ook, zij het op meer indirecte wijze, de druk op parkeerplaatsen in de stad worden verlicht. Met een aantal omwonenden rondom het gemeentehuis zijn afspraken gemaakt over parkeren onder gebouwdeel B. Hiervoor kan onder gebouwdeel C een goed alternatief worden geboden. Ook (al bestaande) parkeerplaatsen voor bezoekers onder gebouwdeel C blijven van belang voor een goede dienstverlening. Het college is van mening dat uitgaande van scenario 5 de aangereikte aanbevelingen een goede basis bieden voor een adequate aanpak. 3. Gebouwen Kollum en Ferwert. a. Na de gerechtelijke uitspraak over de beoogde verkoop in Kollum heeft het college zich beraden over de ontstane situatie en de gevolgen ervan voor het besluit tot verkoop van het gemeentelijk eigendom. Het college ziet de verkoop van de beide panden als twee verschillende trajecten met daaruit volgend een verschillende aanpak. Via een projectmatige aanpak met tijdlijn zullen de mogelijkheden worden onderzocht.

Zorgvuldigheid gaat voor snelheid, zij het dat er wel rekening gehouden moet worden met de financiële randvoorwaarde met betrekking tot de bekostiging van de centrale huisvesting. Voor Kollum wordt vanuit een breder perspectief c.q. visie onderzocht wat de positie van het gemeentehuis in dat geheel is of kan zijn. Vanuit integraliteit zoeken naar perspectief en het realiseren van een invulling met toegevoegde waarde voor het dorp. In Ferwert heeft de mienskip haar wensen al kenbaar gemaakt. Met de diverse belanghebbenden zullen de komende maanden de gesprekken worden voortgezet zodat er voor beide panden een goede uitvraag kan worden gedaan. Ten aanzien van beide trajecten zal uw raad nog in de gelegenheid worden gesteld zijn zienswijze te geven. Bij de invulling van de projectopzet is hier aandacht voor. b. Door de verkoop van de beide gemeentehuizen komt ook de discussie omtrent de fysieke dienstverlening op locaties aan de orde. De dienstverlening is afgelopen periode (mede door Corona) sterkt veranderd en geeft aan dat we opnieuw moeten kijken naar de inrichting van de gemeente brede dienstverlening. We constateren dat veel producten en diensten via de digitale of telefonische kanalen wordt aangevraagd/verstrekt. Daarbij wordt er momenteel volledig op afspraak gewerkt.

Door deze ontwikkeling zien we dat inwoners alleen nog fysiek worden geholpen als dit voor het product/dienst of vanuit de wens van de inwoner noodzakelijk is. Hiervoor gebruiken we veelal de centrale locatie Dokkum of wordt bij inwoners thuis of op een andere locatie een afspraak ingepland. De noodzaak om fysiek loketten te hebben neemt, ook mede door automatisering, sterk af. Eind 2021 zal daarom aan uw raad een concreet voorstel worden voorgelegd over de verdere inrichting van de gemeente brede dienstverlening na afloop van de huidige coalitie/raadsperiode. 4. Dienstverleningshandvest Noardeast-Fryslân-Dantumadiel In het dienstverleningshandvest (DVH) Noardeast-Fryslân-Dantumadiel, behorende bij de Centrumregeling, zijn afspraken gemaakt over de verdeling van kosten wanneer er keuzes gemaakt worden in de huisvesting bij partijen. Om die reden heeft ons college van Noardeast-Fryslân zijn voornemen tot besluitvorming en onderliggende overwegingen geagendeerd en toegelicht aan de gemeente Dantumadiel in de gezamenlijke bestuurscommissie van 25 mei jongstleden. De bestuurscommissie heeft hiervan kennisgenomen en wacht de definitieve besluitvorming in de gemeenteraad af.

Conform de gemaakte afspraken tussen partijen zal bij de verdere fase gewijze uitwerking van het beoogde scenario 5 de gemeente Dantumadiel worden betrokken bij het maken van afwegingen en inhoudelijke en financiële keuzes. De fasegewijze aanpak (eerst gebouwdeel C) biedt de gelegenheid om de ruimtebehoeftes en kostenverdelingen goed uit te diepen om zo tot een exacte vaststelling van de bijdrage van de gemeente Dantumadiel te komen. Mogelijk levert de hiervoor gememoreerde komende evaluatie van de samenwerking met de gemeente Dantumadiel ook nog 4

V 1.0

input. Daarbij speelt eveneens het voornemen tot verkoop dan wel verhuur van het huidige gemeentekantoor in Damwâld een rol, ook in financieel technische zin. 5. Tijdpad. Na de besluitvorming (definitiefase) volgt de fase waarin de selectie van (interieur)architect en adviseurs plaats heeft. In zijn algemeenheid volgen dan de ontwerpfase, de engineeringsfase met uiteindelijk de realisatie en in gebruik name. Als gekozen wordt voor een fasegewijze aanpak is het nu nog niet reëel om een afgebakend tijdpad ingekleurd te hebben. Vanzelfsprekend zal bij de verdere inrichting van dat proces de positie en betrokkenheid van de raad niet worden veronachtzaamd. Dit geldt overigens ook voor andere betrokkenen zowel in als buiten de gemeentelijke organisatie. Welk programmadoel wordt hiermee gediend? Programma 1 ‘Ynwenner en Bestjoer’ gaat over dienstverlening aan de burger, uitgewerkt in onder andere kernbegrippen als ‘beter passende dienstverlening’ (maatwerk), ‘hoge kwaliteit’ en ‘klanttevredenheid’. De voorgestelde concentratie draagt in de ogen van het college bij aan het realiseren van het gestelde kerndoel. Wat gebeurt er als we het niet doen? Met de voorliggende keuze wordt duidelijkheid gecreëerd.

Het niet nemen van een besluit betekent het laten voortduren van de huidige minder effectieve en efficiënte manier van werken, die bovendien niet meer aansluit bij de eisen van hedendaags werkgeverschap. Ook is er dan sprake van instandhouding van niet optimaal gebruikte panden. Er wordt een kans gemist op het bij de tijd brengen van de te behouden en aan te passen panden, ook voor wat betreft de verduurzaming. Financiële aspecten Algemeen Het mag duidelijk zijn dat als breder kader blijft gelden de in een eerder stadium geformuleerde randvoorwaarde dat de financiële dekking van de toekomstige huisvesting in Noardeast-Fryslân plaats moet vinden binnen de huidige, beschikbare budgetten van de gemeentelijke begroting. Dit betekent eigenlijk dat de jaarlijkse lasten niet mogen uitkomen boven de opgetelde jaarlasten van de huidige drie gemeentehuizen in de gemeente. Echter alle doorgerekende scenario’s blijken niet te passen binnen dit gestelde financiële kader. Enerzijds heeft dit te maken met autonome kostenstijgingen waaronder bouwkosten en anderzijds met de geschetste inhoudelijke ontwikkelingen, op basis van voortschrijdend inzicht. Dit brengt natuurlijk financieel lastige maar inhoudelijk zeer verdedigbare keuzes met zich mee. a. Gevolgen financieel kader keuze scenario 5 Het verschil met het oorspronkelijk financieel vertrekpunt bedraagt € 84.000 negatief.

In welk jaar dit tot een uitzetting in de begroting zal leiden is afhankelijk van de fasering van het project en ook van de uiteindelijke verkoop van de gemeentehuizen Kollum en Ferwert. Dit wordt in de verdere planuitwerking inzichtelijk gemaakt. Het is niet uitgesloten dat keuzes in het vervolgtraject kunnen leiden tot een vermindering van deze uitzetting. b. Hybride werken Uitgangspunt van de financiële doorrekening zijn de huidige exploitatiebudgetten van de drie bestaande gemeentehuizen. Bij het vaststellen van de begroting 2021 is besloten een bezuiniging vanaf het jaar 2023 van € 382.000, waarvan € 281.000 ten gunste van Noardeast-Fryslân komt, in te boeken door het toepassen van het hybride werken met een flexfactor van 50%. Dit bedrag zou deels uit de huisvestingskosten moeten komen. Het opgestelde RFPvE gaat uit van een flexfactor van 60%. Het (volledig) realiseren van die bezuiniging is daarmee niet meer realistisch. Ook dit zal nader uitgewerkt moeten worden en zal een nadelig effect hebben op de begroting 2023 en verder. c. Verkoop gemeentehuizen Kollum en Ferwert Het ligt in de verwachting dat de verkoopopbrengsten van de gemeentehuizen Kollum en Ferwert boven de huidige boekwaarde zal liggen. Dit betekent dat dit tot een incidentele opbrengst zal leiden. Deze zal conform het bestaande beleid terugvloeien in de algemene reserve. d.

Kosten inrichting In de doorrekening van de plannen wordt nog geen rekening gehouden met de inrichting van de nieuwe werkomgeving. Vervanging van meubilair is een onderdeel van de samenwerkingsbegroting NoardeastFryslân – Dantumadiel. Voor een dergelijk grote vervanging is echter geen budget ingebracht in de samenwerking. Dantumadiel is bekend met het feit dat zij haar aandeel in de kosten van het vervangen van meubilair zal moeten dragen. In de begroting van Noardeast-Fryslân is nog vanuit voormalig Dongeradeel een stelpost aanwezig voor de vervanging van meubilair. In de verdere planuitwerking zal ook bepaald moeten worden of deze stelpost voldoende is de kosten te kunnen dekken. 5

V 1.0

e. Kostencalculaties scenario’s. De voorliggende kostencalculaties zijn op basis van algemene eenheden zoals vierkante meterprijzen opgesteld. Op basis van deze calculaties is het nog niet mogelijk een investeringskrediet aan te vragen voor de realisatie van de plannen. De verdere planuitwerking zal leiden tot een kredietaanvraag, waarbij de nu voorliggende financiële gegevens het kader zijn. Voor de verdere planuitwerking is wel een voorbereidingskrediet nodig van € 340.000. Voorgesteld wordt om deze kosten te dekken uit de ontvangen herindelingsmiddelen. Het vrij besteedbare deel van de herindelingsvergoeding is op dit moment € 1.241.000. f. 18e begrotingswijziging 2021 Door het vaststellen van de 18e begrotingswijziging 2021 wordt er € 340.000. beschikbaar gesteld als voorbereidingskrediet centrale huisvesting. Dekking hiervan zal plaatsvinden uit de middelen ontvangen voor de herindeling. Communicatie en participatie Er is gewerkt op basis van een communicatieplan waarbij rekening is gehouden met zowel de interne als de externe belanghebbenden. De organisatie is in ruime mate meegenomen bij de totstandkoming van het Ruimtelijk en Functioneel Programma van Eisen en een aantal medewerkers is binnen de projectorganisatie betrokken geweest bij de totstandkoming van het rapport ‘Huisvesting.

De externe omgeving is waar nodig geïnformeerd en meegenomen conform het communicatieplan. Bijlagen 1. Rapport Huisvesting gemeente Noardeast-Fryslân, fase 3. 2. Ruimtelijk en Functioneel Programma van Eisen (versie 5). 3. Notitie Bonifatiuskerk 210506. 4. Raadszaal in de Bonifatiuskerk. 5. Raadszaal op gebouwdeel C. 6. Raadszaal op gebouwdeel B. 7. Revitalisatie A1 en A2. 8. Studie beschikbaar Functioneel Nuttig Vloeroppervlak (FNO). 9. Financiële uitwerking scenario’s. 10. Rapport Parkeren en Duurzame mobiliteit Noardeast-Fryslân

Dokkum, 1 juni 2021 Burgemeester en wethouders van de gemeente Noardeast-Fryslân,

de secretaris, H.J.C.M Verbunt MBA

de burgemeester, mr. J.G. Kramer

6

V 1.0

Raadsbesluit 2019/ Z291927-2020

De raad van de gemeente Noardeast-Fryslân, gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 1 juni 2021; Besluit: 1. Te kiezen voor scenario 5, zoals omschreven in het bijgevoegde en als zodanig gewaarmerkte rapport “Huisvesting gemeente Noardeast-Fryslân, fase 3” en daarmee de raadszaal te situeren in een nieuw gebouwdeel B en niet in de Bonifatiuskerk of op de publiekshal van gebouwdeel C. 2. Te kiezen voor een fasegewijze aanpak van scenario 5. 3. Het college opdracht te geven de planvorming voor gebouwdeel C als eerste stap verder uit te werken. 4. De besluitvorming over de planvorming voor gebouwdelen A1/A2 en B voor de zomer van 2022 plaats te laten vinden. 5. Het college opdracht te geven de realisatie van een parkeermogelijkheid voor ambtelijk personeel op de gemeentewerf verder uit te werken en de mobiliteitsopties in het kader van te ontwikkelen duurzaamheidsbeleid verder te onderzoeken. 6. Door het vaststellen van de 18e begrotingswijziging 2021 een voorbereidingskrediet van € 340.000 beschikbaar te stellen voor de uitwerking van de verdere planvorming. 7. Het college te verzoeken het verdere tijdpad op hoofdlijnen in beeld te brengen met daarin verwoord de momenten van (financiële) besluitvorming.

Aldus besloten door de raad van de gemeente Noardeast-Fryslân in zijn openbare vergadering d.d. 30 september 2021. De raad voornoemd, de griffier,

de voorzitter,

Signed By: Dijkstra, Sytze <s.dijkstra@noardeast-fryslan.nl> {{Signer1}} 04/10/2021 12:50:39 CEST

Signed By: Kramer, Johannes <j.kramer@noardeast-fryslan.nl> {{Signer2}} 04/10/2021 10:17:58 CEST

ID: 869efaad-fd69-43ab-865e-c0c4147c509a Auth: Scribble

ID: 869efaad-fd69-43ab-865e-c0c4147c509a Auth: Scribble

mr. S.K. Dijkstra

mr. J.G. Kramer

7

V 1.0