Raadsvoorstel beschikbaar stellen middelen ontvlechting en inrichting organisatie NF 2024

Raadsvoorstel Voorstel aan de raad van de gemeente Noardeast-Fryslân Jaartal + zaaknummer

: 2023 / 2023-019519

Raadsvergadering d.d.

: 30 maart 2023

Portefeuillehouder

: Kramer/De Vries

Programma

: (1) Ynwenner en bestjoer

Programmaonderdeel

: Professionele dienstverlening

Naam opsteller

: Andree Hofer (E-mail: a.hofer@noardeast-fryslan.nl)

Onderwerp

: Beschikbaar stellen middelen ontvlechting en inrichting organisatie NF 2024

Begrotingswijziging

: ja

Voorgesteld raadsbesluit 1. Het mandaat voor het doen van uitgaven voor de bestemmingsreserve ontvlechting bij het college te beleggen. 2. Voor de personele structurele desintegratiekosten van de ontvlechting € 1.000.000 beschikbaar te stellen vanaf 2024. Inleiding Voor de ontvlechting en de opbouw van de organisatie Noardeast-Fryslân 2024 worden kosten gemaakt. In het kader van het budgetrecht zijn daarvoor raadsbesluiten nodig. Beoogd effect Een stabiele organisatie, wendbaar naar de toekomst, met visie, elan, en die op maat is toegesneden voor de situatie per 1-1-2024 en een ontvlechting van de samenwerking met Dantumadiel. Argumenten 1. Om vanuit de bestemmingsreserve uitgaven te kunnen doen, heeft het college mandaat nodig van de raad. De colleges van Dantumadiel en Noardeast-Fryslân hebben respectievelijk op 5 en 6 juli 2022 besloten tot ontvlechting. De ontvlechting brengt eenmalige kosten met zich mee. Voor deze incidentele financiële consequenties voor onze gemeente heeft u bij de vaststelling van de jaarrekening 2021 besloten hiervoor een bestemmingsreserve van € 3.500.000 in te stellen. Om vanuit die reserve uitgaven te kunnen verrichten, vragen wij u ons daartoe mandaat te verlenen. Er zijn al uitgaven gedaan, verplichtingen aangegaan en nog geraamde kosten voor de ontvlechting.

Componenten daarin zijn kosten voor Deloitte voor het opstellen van het opheffingsplan (€ 45.000 voor NF), inrichten van de projectorganisatie voor de uitvoering van het opheffingsplan (€ 961.000 voor NF) en de kosten van Twynstra Gudde voor ombouw van de organisatie voor Noardeast-Fryslân per 1-1-2024 (€ 41.500 voor NF). Het restant is als onvoorzien opgenomen. De gemeente zal de komende periode rekening moeten houden met meer éénmalige kosten voor de ontvlechting en de opbouw, bijvoorbeeld voor kosten die samenhangen met tijdelijke overbezetting op functies na de plaatsing. De omvang van deze kosten is op dit moment niet in te schatten. Daarom wordt aan de raad voorgesteld het mandaat over de gehele bestemmingsreserve aan het college te geven. Het college zal hier periodiek verantwoording over afleggen in de tussentijdse rapportages. 2.1 Wij willen een krachtige slagvaardige organisatie voor de gemeente. Na de ontvlechting kan met nieuwe energie invulling gegeven aan de missie en visie vanuit een krachtig samenspel tussen het eigen bestuur, de samenleving van Noardeast-Fryslân en de organisatie. Deze hernieuwde oriëntatie op de eigen gemeente versterkt de organisatie in haar streven om kwaliteit op maat te leveren aan bestuur, inwoners, partners en samenleving.

Daarmee komen we tot een organisatie die uitvoering geeft aan uw ambities, klaar is voor de uitdagingen van de toekomst en die kan opschalen om dichterbij de inwoners te komen, kortom om de beloftes van de herindeling waar te maken. Daarom stellen wij voor te investeren in de organisatie. 2.2 De ontvlechting brengt desintegratiekosten met zich mee. Daarvoor moet nu financiële ruimte gecreëerd worden. In het Lysiasrapport is rekening gehouden met structurele extra personeelskosten tussen de €1.000.000 en € 2.000.000 voor beide gemeenten. 1

Denk bij de desintegratieschade bijvoorbeeld aan de volgende onderwerpen. Bij de nieuwe hoofdstructuur (directie en clusters) is afgesproken deze ‘ontvlechtingsproof’ te ontwerpen. Hierdoor zijn sinds 2023 de kosten van management (directie en clusterhoofden) gedaald met bijna 2,5 miljoen per per jaar ten opzichte van de oude situatie van directie, CMT en teamleiders. De hoofdstructuur is ontworpen op duurzaamheid, ook na de ontvlechting. Dat betekent dat op de personeelskosten voor directie en clusterhoofden niet met slechts 73,5% gerekend kan worden, maar met 100%. Door de samenwerking konden efficiencyvoordelen behaald worden, die als gevolg van de ontvlechting vervallen. Denk daarbij bijvoorbeeld aan minder kwetsbaarheid (bijvoorbeeld minder éénpitter-functies bij uitvoering voor twee gemeenten), meer specialisatie, en efficiëntere inzet (bijvoorbeeld betere dorpencoördinatoren). We werken op dit moment met beleidsmedewerkers die het beleid van beide gemeenten voorbereiden. Op die plekken waar het beleid (vergaand) is geharmoniseerd, levert dit in de huidige situatie voordeel op. Dat voordeel gaat teniet door de ontvlechting. Hetzelfde effect treedt op bij medewerkers die het college ondersteunen bij het beleid rondom de verbonden partijen. Ook hier is sprake van desintegratiekosten als gevolg van de ontvlechting.

Daarnaast worden op onderdelen binnen de samenwerkingsbegroting taken uitgevoerd die nu al exclusief voor Noardeast-Fryslân zijn. Daarmee is bij de berekening van de verdeelsleutel al wel rekening gehouden op macro niveau, maar kan deze afname op het niveau van de eenheid of cluster niet doorgevoerd worden. Denk aan brugbediening (Dantumadiel heeft geen bruggen) en beheer van begraafplaatsen (is door Dantumadiel uitbesteed). De verwachting is dat de ontvlechting ook op een aantal beleidsterreinen zal leiden tot structureel minder kosten. Dat is het geval als in de huidige situatie een groter deel dan 26,5% van de ambtelijke inzet wordt besteed aan Dantumadiel. Wij zijn het met Lysias eens dat er over het geheel genomen per saldo wel sprake zal zijn van nadelige structurele desintegratieschade. 2.3 Er moet op dit moment extra ruimte gereserveerd worden. De extra kosten voor de versterkte organisatie en desintegratieschade zijn op dit moment nog niet exact bekend. April dit jaar zal het nieuwe functieboek voor de organisatie van Noardeast-Fryslân gereed zijn. Dan zal duidelijk zijn welk kostenplaatje dat met zich meebrengt. Om het personeel voor Noardeast-Fryslân wel tijdig te kunnen plaatsen zal eerst financieel ruimte gecreëerd moeten worden. Want de raad moet het financiële kader stellen voor hogere structurele uitgaven.

Als we zonder dit besluit in april dit jaar toch starten met het plaatsingsproces, treden we op dat moment buiten de kaders die u ons gesteld heeft. Daarom is nu een voorstel voor de structurele personele meerkosten op basis van een raming gedaan. Daarvoor is gerekend met de inschatting van Lysias: minimaal 1 miljoen en maximaal 2 miljoen structurele meerkosten voor personeel, voor beide gemeenten. Voor Noardeast-Fryslân gaan we uit van € 1.000.000. De exacte meerkosten zijn na de uitwerking van het functieboek bekend en voorstellen die daaruit voortvloeien worden in de PPN/ kadernota voor 2024 meegenomen. Kanttekeningen en risico’s 1. We hebben nog geen zicht op het totaal van de eenmalige kosten voor de ontvlechting en ombouw. Een aantal componenten is nu inzichtelijk, maar een aantal ook niet. We zullen periodiek verantwoording aan u afleggen over de gedane uitgaven die t.l.v. deze reserve gedaan worden. Deze kosten zullen deels ook nog in 2024 gemaakt worden. 2. De kosten voor de structurele desintegratieschade zijn nu nog een grove raming. Deze raming is gebaseerd op het Lysias-rapport. Nadat het functieboek beschikbaar is, kunnen we een onderbouwde raming maken. Die onderbouwde raming nemen we mee in de voorbereiding van de PPN/ kadernota. 3. Mogelijke DVO’s zijn buiten beschouwing gelaten. Voor een beperkt aantal werkvelden worden voorstellen voor DVO’s uitgewerkt.

Daar heeft nog geen besluitvorming over plaatsgevonden. Daarom is daar in de berekeningen geen rekening mee gehouden. Financiën Bij de vaststelling van de jaarrekening 2021 is een bestemmingsreserve ontvlechting gevormd van € 3.500.000,-. Op dit moment is er een beeld van de kosten voor Deloitte voor het opstellen van het opheffingsplan (€ 45.000 voor NF), inrichten van de projectorganisatie voor de uitvoering van het opheffingsplan (€ 961.000 voor NF) en de kosten van Twynstra Gudde voor ombouw van de organisatie voor Noardeast-Fryslân per 1-1-2024 (41.500 voor NF). Het restant is als onvoorzien gekenmerkt. Voor de structurele desintegratiekosten gaan we voor Noardeast-Fryslân uit van € 1.000.000, gebaseerd op de inschatting Lysias (minimaal € 1.000.000, maximaal € 2.000.000 voor beide gemeenten). De exacte meerkosten worden na de uitwerking van het functieboek bekend. 2

V 1.0

Als gevolg van de ontvlechting zijn deze kosten onuitstelbaar en onvermijdbaar. We stellen voor deze structurele kosten mee te nemen in de PPN en ten laste te brengen van de begrotingsruimte (rekeningresultaat). Dit betekent voor de begrotingsruimte het volgende:

Vervolg en planning De werkzaamheden voor de uitvoering van het opheffingsplan en voor de inrichting van de organisatie van Noardeast-Fryslân zijn al van start gegaan. Na uitvoering van de opdracht Ombouw Noardeast-Fryslân 2024 zal vanaf 1 april 2023 het plaatsingsproces van start gaan en dit zal voor de zomer 2023 afgerond worden, zodat medewerkers tijdig weten waar zij aan toe zijn. Per 1 januari 2024 gaat de omgebouwde organisatie van Noardeast-Fryslân van start. Er wordt een drietal bijpraatmomenten voor de raad georganiseerd, waarin ook de planning aan de orde komt. Communicatie + Participatie In de opdracht Ombouw Noardeast-Fryslân 2024 is voorzien in medewerkerbetrokkenheid. In de afgelopen maanden hebben regelmatig medewerkersbijeenkomsten plaatsgevonden, waarvan de laatste op 11 januari jongstleden. In de vervolgstappen zullen de medewerkers regelmatig geïnformeerd worden. Bijlagen - Impactonderzoek ontvlechting Dantumadiel en Noardeast-Fryslân (7 april 2022) Dokkum, 7 maart 2023 Burgemeester en wethouders van de gemeente Noardeast-Fryslân,

de secretaris, H.J.C.M Verbunt MBA

de burgemeester, mr. J.G. Kramer

3

V 1.0

Raadsbesluit 2023 / 2023-019519

De raad van de gemeente Noardeast-Fryslân, gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 7 maart 2023: gelet op het bepaalde in de artikelen van de Financiële verordening;

Besluit: 1. Het mandaat voor het doen van uitgaven voor de bestemmingsreserve ontvlechting bij het college te beleggen. 2. Voor de personele structurele desintegratiekosten van de ontvlechting € 1.000.000 beschikbaar te stellen vanaf 2024.

Aldus besloten door de raad van de gemeente Noardeast-Fryslân in zijn openbare vergadering d.d. 30 maart 2023. De raad voornoemd, de adjunct griffier,

de wnd voorzitter,

{{Signer2}}

{{Signer1}}

mevr. S. Kooistra

dhr. F. Breeuwsma

4

V 1.0