Raadsvoorstel beschikbaar stellen middelen ombouw en ontvlechting

Raadsvoorstel Voorstel aan de raad van de gemeente Noardeast-Fryslân Jaartal + zaaknummer

: 2023 / 2023-019519

Raadsvergadering d.d.

: 26 april 2023

Portefeuillehouder

: Kramer/De Vries

Programma

: (1) Ynwenner en bestjoer

Programmaonderdeel

: Professionele dienstverlening

Naam opsteller

: Andree Hofer (E-mail: a.hofer@noardeast-fryslan.nl)

Onderwerp

: Beschikbaar stellen middelen ontvlechting en inrichting organisatie NF 2024

Begrotingswijziging

: ja

Voorgesteld raadsbesluit 1. Het mandaat te verlenen aan het college voor het doen van uitgaven voor de bestemmingsreserve ontvlechting. 2. Voor de personele structurele desintegratiekosten van de ontvlechting € 1.128.296 beschikbaar te stellen vanaf 1-1-2024. Inleiding Voor de ontvlechting en de opbouw van de organisatie Noardeast-Fryslân 2024 worden kosten gemaakt. In het kader van het budgetrecht zijn daarvoor raadsbesluiten nodig. Beoogd effect Een stabiele organisatie, wendbaar naar de toekomst, met visie, elan, en die op maat is toegesneden voor de situatie per 1-1-2024 en een ontvlechting van de samenwerking met Dantumadiel. Argumenten 1. Om vanuit de bestemmingsreserve uitgaven te kunnen doen, heeft het college mandaat nodig van de raad. De colleges van Dantumadiel en Noardeast-Fryslân hebben respectievelijk op 5 en 6 juli 2022 besloten tot ontvlechting. De ontvlechting brengt eenmalige kosten met zich mee. Voor deze incidentele financiële consequenties voor onze gemeente heeft u bij de vaststelling van de jaarrekening 2021 besloten hiervoor een bestemmingsreserve van € 3.500.000 in te stellen. Om vanuit die reserve uitgaven te kunnen verrichten, vragen wij u ons daartoe mandaat te verlenen. Er zijn al uitgaven gedaan, verplichtingen aangegaan en nog geraamde kosten voor de ontvlechting.

Componenten daarin zijn kosten voor Deloitte voor het opstellen van het opheffingsplan (€ 45.000 voor NF), inrichten van de projectorganisatie voor de uitvoering van het opheffingsplan (€ 961.000 voor NF) en de kosten van Twynstra Gudde voor ombouw van de organisatie voor Noardeast-Fryslân per 1-1-2024 (€ 41.500 voor NF). De gemeente zal de komende periode rekening moeten houden met meer éénmalige kosten voor de ontvlechting en de opbouw, bijvoorbeeld voor kosten die samenhangen met tijdelijke overbezetting op functies na de plaatsing. De omvang van deze kosten is op dit moment niet in te schatten. Daarom wordt aan de raad voorgesteld het mandaat over de gehele bestemmingsreserve aan het college te geven. Het college zal hier periodiek verantwoording over afleggen in de tussentijdse rapportages. 2.1 Wij willen een krachtige slagvaardige organisatie voor de gemeente. Na de ontvlechting kan met nieuwe energie invulling gegeven aan de missie en visie vanuit een krachtig samenspel tussen het eigen bestuur, de samenleving van Noardeast-Fryslân en de organisatie. Deze hernieuwde oriëntatie op de eigen gemeente versterkt de organisatie in haar streven om kwaliteit op maat te leveren aan bestuur, inwoners, partners en samenleving.

Daarmee komen we tot een organisatie die uitvoering geeft aan uw ambities, klaar is voor de uitdagingen van de toekomst en die kan opschalen om dichterbij de inwoners te komen, kortom om de beloftes van de herindeling waar te maken. Daarom stellen wij voor te investeren in de organisatie. 2.2 De ontvlechting brengt desintegratiekosten met zich mee. Daarvoor moet nu financiële ruimte gecreëerd worden. In het Lysiasrapport is rekening gehouden met structurele extra personeelskosten tussen de € 1.000.000 en € 2.000.000 voor beide gemeenten. 1

Denk bij de desintegratieschade bijvoorbeeld aan de volgende onderwerpen. Bij de nieuwe hoofdstructuur (directie en clusters) is afgesproken deze ‘ontvlechtingsproof’ te ontwerpen. Hierdoor zijn sinds 2023 de kosten van management (directie en clusterhoofden) gedaald met bijna € 2,5 miljoen per jaar ten opzichte van de oude situatie van directie, CMT en teamleiders. De hoofdstructuur was ontworpen op duurzaamheid, ook na de ontvlechting. Door de samenwerking konden efficiencyvoordelen behaald worden, die als gevolg van de ontvlechting vervallen. Denk daarbij bijvoorbeeld aan minder kwetsbaarheid (bijvoorbeeld minder éénpitter-functies bij uitvoering voor twee gemeenten), meer specialisatie, en efficiëntere inzet (bijvoorbeeld betere dorpencoördinatoren). We werken op dit moment met beleidsmedewerkers die het beleid van beide gemeenten voorbereiden. Op die plekken waar het beleid (vergaand) is geharmoniseerd, levert dit in de huidige situatie voordeel op. Dat voordeel gaat teniet door de ontvlechting. Hetzelfde effect treedt op bij medewerkers die het college ondersteunen bij het beleid rondom de verbonden partijen. Ook hier is sprake van desintegratiekosten als gevolg van de ontvlechting. 2.3 De exacte desintegratieschade is op basis van het inrichtingsplan Noardeast-Fryslân 2024 berekend.

In het traject ‘Ombouw Noardeast-Fryslân 2024’ is een inrichtingsplan voor Noardeast-Fryslân opgesteld. In dit traject heeft de organisatie van onderop, met medewerkerbetrokkenheid, uitgewerkt hoe de omvang van de organisatie afgestemd kan worden op het verzorgingsgebied van Noardeast-Fryslân. Als college hebben wij daarbij gesteld tot circa € 1 miljoen aan desintegratieschade bij u als gemeenteraad te willen aanvragen, gelet op de structurele financiële positie van de gemeente. Het management heeft, in eerste instantie samen met medewerkers, maar daarna ook op basis van de financiële kaders, zo concreet, zuiver en onderbouwd mogelijk aangegeven waar organisatorisch efficiencyverlies onvermijdelijk gecompenseerd dient te worden. Het inrichtingsplan leidt tot een bedrag van € 1.128.296 aan desintegratieschade. Als college hebben wij deze berekening en uitkomst vastgesteld als zijnde onvermijdelijk en stellen wij u voor dit bedrag per direct beschikbaar te stellen en ten laste te brengen van de structurele begrotingsruimte vanaf 2024, zodat het het plaatsingsproces begin mei 2023 kan starten. 2.4 Het management neemt een taakstelling op zich om ruimte te creëren voor toekomstige knelpunten.

De signalen vanuit de werkvloer, de Ondernemingsraad maar ook vanuit het management zelf maken duidelijk dat er nog tal van onzekerheden zijn, of met dit inrichtingsplan ook daadwerkelijk de dienstverlening en de ambities van raad en college kunnen worden uitgevoerd. Daarom zullen wij als college van de € 3,5 miljoen eenmalige middelen voor de ontvlechting een significant bedrag reserveren voor het incidenteel oplossen van knelpunten die in 2024 zullen blijken. Daarnaast heeft de direksje, op voorstel van de clusterhoofden, besloten om een taakstelling op te leggen op de topstructuur (direksje en clusterhoofden) van € 150.000 structureel vanaf 2025. Dat is circa 15% van de in 2022 reeds afgeslankte formatie. Dit budget wil de Direksje gebruiken om knelpunten in de uitvoering, die in 2024 structureel blijken te zijn, ook structureel op te lossen. Voor de realisatie van deze taakstelling zien de clusterhoofden en direksje een gezamenlijke verantwoordelijkheid. Kanttekeningen en risico’s 1. We hebben nog geen zicht op het totaal van de eenmalige kosten voor de ontvlechting en ombouw. Een aantal componenten is nu inzichtelijk, maar een aantal ook niet. We zullen periodiek verantwoording aan u afleggen over de gedane uitgaven die t.l.v. deze reserve gedaan worden. Deze kosten zullen deels ook nog in 2024 gemaakt worden. 2. De planning is krap.

Als college kunnen wij pas, na advies van de Ondernemingsraad, eind april 2023 besluiten over het inrichtingsplan. De direksje heeft een voorgenomen besluit genomen over het inrichtingsplan en dat voor advies aan de Ondernemingsraad gestuurd. De structurele desintegratiekosten zijn gebaseerd op dit plan, dat dus nog vastgesteld moet worden. In het kader van goed werkgeverschap moet de plaatsingsprocedure begin mei van start gaan om alle medewerkers voor de zomervakantie duidelijkheid te kunnen geven over plaatsing. Financiën Bij de vaststelling van de jaarrekening 2021 is een bestemmingsreserve ontvlechting gevormd van € 3.500.000,-. Op dit moment is er een beeld van de kosten voor Deloitte voor het opstellen van het opheffingsplan (€ 45.000 voor NF), de kosten van de projectorganisatie voor de uitvoering van het opheffingsplan (€ 961.000 voor NF) en de kosten van Twynstra Gudde voor ombouw van de organisatie voor Noardeast-Fryslân per 1-1-2024 (41.500 voor NF). Het restant is als onvoorzien gekenmerkt.

2

V 1.0

De kosten voor de structurele desintegratieschade zijn berekend op € 1.128.296,- voor Noardeast-Fryslân, gebaseerd op het inrichtingsplan voor Noardeast-Fryslân 2024. We stellen voor deze kosten ten laste te brengen van de structureel beschikbare begrotingsruimte (rekeningresultaat) vanaf 2024. Dit betekent voor de begrotingsruimte het volgende:

Bedragen x € 1.000 Raming 2024 Raming 2025 Raming 2026 Geraamd structureel resultaat 2.551 2.551 2.551 Geraamd incidenteel resultaat 6.083 6.836 Af: desintegratieschade -1.128 -1.128 -1.128 Restant resultaat 7.506 8.259 1.423 Vervolg en planning De werkzaamheden voor de uitvoering van het opheffingsplan en voor de inrichting van de organisatie van Noardeast-Fryslân zijn al van start gegaan. Begin mei 2023 het plaatsingsproces van start gaan en dit zal voor de zomer 2023 afgerond worden, zodat medewerkers tijdig weten waar zij aan toe zijn. Per 1 januari 2024 gaat de omgebouwde organisatie van Noardeast-Fryslân van start. Er wordt een drietal bijpraatmomenten voor de raad georganiseerd, waarin ook de planning aan de orde komt. Communicatie + Participatie In de opdracht Ombouw Noardeast-Fryslân 2024 is voorzien in medewerkerbetrokkenheid. In de afgelopen maanden hebben regelmatig medewerkersbijeenkomsten plaatsgevonden, waarvan de laatste op 5 april jongstleden. In de vervolgstappen zullen de medewerkers regelmatig geïnformeerd worden. Wij zullen u separaat informeren over het inrichtingsplan. Bijlagen N.v.t. Dokkum, 11 april 2023 Burgemeester en wethouders van de gemeente Noardeast-Fryslân,

de secretaris, H.J.C.M Verbunt MBA

de burgemeester, mr. J.G. Kramer

3

V 1.0

Raadsbesluit 2023 / 2023-019519

De raad van de gemeente Noardeast-Fryslân, gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 7 maart 2023: gelet op het bepaalde in de artikelen van de Financiële verordening;

Besluit: 1. Het mandaat te verlenen aan het college voor het doen van uitgaven voor de bestemmingsreserve ontvlechting. 2. Voor de personele structurele desintegratiekosten van de ontvlechting € 1.128.296 beschikbaar te stellen vanaf 1-1-2024.

Aldus besloten door de raad van de gemeente Noardeast-Fryslân in zijn openbare vergadering d.d. 26 april 2023. De raad voornoemd, de griffier,

de voorzitter,

Signed By: Dijkstra, Sytze <s.dijkstra@noardeast-fryslan.nl>

Signed By: Kramer, Johannes <j.kramer@noardeast-fryslan.nl>

01/05/2023 12:35:07 CEST {{Signer1}}

02/05/2023 14:13:31 CEST {{Signer2}}

Id: 10f0c176-872c-40f8-a1b2-11b1abedf09e

Id: 10f0c176-872c-40f8-a1b2-11b1abedf09e

Auth: Scribble

Auth: Scribble

mr. S.K. Dijkstra

mr. J.G. Kramer

4

V 1.0